Den Fuhrpark verwalten – Software steigert die Effizienz

Den Fuhrpark verwalten ist eine sehr allgemein formulierte Aufgabe. Daher sollte zunächst festgestellt werden, welche Teilbereiche dazugehören. Bei genauer Betrachtung kann das umfassender sein, als im Vorfeld angenommen wird.

Wichtige Anforderungen sind:

1. Dokumentenverwaltung: Kaufverträge, Garantieunterlagen und Handbücher gehören zu jedem Fahrzeug. Dazu kommen Versicherungen, möglicherweise Wartungsverträge und Steuerbescheide. Im Laufe der Zeit fallen Prüfbescheinigungen, Inspektionsnachweise und Reparaturnachweise an. All diese Dokumente müssen rechtssicher und zuverlässig abgelegt werden. Im Idealfall lassen sich zudem entstehende Kosten herausfiltern. Dies hilft bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung.

2. Dispositionskalender: Fahrzeuge müssen gebucht und zugeteilt werden. Mitarbeitern sollte eine einfache Möglichkeit für die Reservierung gegeben werden. Hilfreich sind Übersichten in Kalenderform. Dadurch lassen sich Anfragen minimieren.

3. Wartungskalender: In enger Abstimmung zur Disposition müssen auch Wartungstermine verwaltet werden. Dazu zählen Inspektionen, aber auch Fristen für die Hauptuntersuchung. Idealerweise werden beide Kalender verknüpft.

4. Fahrerverwaltung: Verantwortliche benötigen einen Überblick über Qualifikationen der Fahrer. Nur so können sie prüfen, ob ein Mitarbeiter über die Berechtigung zum Führen eines Fahrzeugs verfügt.

5. Checklistenverwaltung: Bei häufig wechselnden Fahrern kommt der Abfahrtkontrolle besondere Bedeutung zu. Welches Zubehör muss im Fahrzeug sein? Sind Schäden vorhanden? Hier stehen praxistaugliche Lösungen im Vordergrund. Eine Möglichkeit stellen Checklisten dar, die ausgefüllt und aufbewahrt werden.

Welche Aufgaben Fuhrparkverwalter haben, hängt von der Organisation vor Ort ab. Der Fuhrparkverwalter ist in der Regel Ansprechpartner für das Flottenmanagement. Er erhebt Bedarfe und teilt Fahrzeuge zu. Die Wartungsverwaltung und Reparaturabwicklung gehören ebenfalls zu seinen Aufgaben. In manchen Fällen führt er Wartungstätigkeiten selbst aus oder lässt sie vom eigenen Personal erledigen. Auch die finanzielle Kalkulation kann zum Kompetenzbereich des Fuhrparkverwalters gehören. Etwa Berechnung von Leasingraten und der Wirtschaftlichkeit verschiedener Modelle. Ein großes Thema ist zudem die Sicherheit. Die vorgeschriebene Ausrüstung muss in allen Fahrzeugen vorhanden sein. Hauptuntersuchungstermine und sonstige Prüfungen müssen streng eingehalten werden. Oftmals sind Fuhrparkmanager gelernte Kfz-Mechaniker. Es ist aber auch möglich, eine Zertifizierung „Fuhrparkmanager“ bei Bildungsinstituten zu erwerben.

Das softwarebasierte Fuhrparkmanagement kann auf verschiedene Weise umgesetzt werden. Im einfachsten Fall erfolgt eine digitale Unterstützung durch Programme wie Excel. Einträge in Listen sind dort schnell geändert. Freigaben erlauben kollaboratives Arbeiten. Auch ein digitaler Kalender, wie Outlook ihn bietet, kann eine Hilfestellung darstellen. Vorteil einer solchen Lösung ist, dass notwendige Software meist vorhanden ist. Nachteilig kann die Aufteilung auf unterschiedliche Programme und Tabellen sein. Hierdurch wird das System schnell unübersichtlich. Bei einem großen Fuhrpark mit vielen Nutzern stößt diese Variante daher oft an ihre Grenzen.

Eine Anwendung für dediziertes Fahrzeugflottenmanagement ist speziell für diesen Anwendungszweck konzipiert. Bei vielen Produkten sind alle Funktionen wie Wartungskalender und Dispositionstool bereits integriert. Dadurch kann das Fuhrparkmanagement oft mit einer einzigen Anwendung umgesetzt werden. Das sorgt für effektive Arbeitsabläufe und Übersichtlichkeit. Von Nachteil kann es sein, dass eine weitere Fachanwendung im Unternehmen notwendig ist. Dies verursacht Kosten für Lizenzen, Administration und Schulung. Oft rechnet sich der Aufwand dennoch. Zum Beispiel dann, wenn die Fachanwendung Arbeitszeit einspart.

Spezialisierte Dispositionssoftware richtet ihren Fokus eher auf Transportdienstleister. In erster Linie geht es darum, aktuelle Touren planen und verwalten zu können. Entsprechend müssen Straßenkarten mit Detailinformationen integriert sein. Eine Zuteilung von Fahrpersonal ist ebenso erforderlich, wie eine Fahrzeitkalkulation. Sinnvoll ist es auch hier, wenn fixe Termine wie Wartungen berücksichtigt werden. Schließlich stehen Fahrzeuge dann nicht zur Verfügung. Gerade für die Tourenplanung ist Software letztlich unverzichtbar. Weniger geeignet ist Dispositionssoftware allerdings, wenn der Transport nicht das Kerngeschäft ist. Für Handwerksunternehmen oder andere Dienstleistungsunternehmen ist sie eher überdimensioniert.

Als Allrounder gilt moderne Software für ganzheitliche Asset-Verwaltung. Ein typischer Vertreter dieser Gattung ist die Inventarsoftware von Timly. Hiermit kann Inventar aller Art verwaltet werden, vom Werkzeug bis hin zum Fuhrpark. Möglich wird dies durch flexibel anpassbare Kategorien. Die notwendigen Eigenschaften bestimmt der Anwender. So erhalten manche Gegenstände nur wenige Basisattribute. Für Fahrzeuge können dadurch alle benötigten Informationen hinterlegt werden. Dokumente finden Platz in der digitalen Akte, Termine nimmt der Wartungskalender auf. Zudem ist es möglich, Aufbauten wie etwa Ladekräne oder Arbeitsplattformen fest zu verknüpfen.

Gleiches gilt für mitgeführte Ausrüstung, etwa im Kundendienstfahrzeug. Vorteilhaft ist insbesondere die einheitliche Verwaltung aller Assets in einer Software. Die Fahrzeugflotte wird dabei wie jedes andere Arbeitsmittel behandelt. Das verschlankt viele Arbeitsabläufe. Die Planung wird einfacher, wenn Fahrzeuge inklusive der mitgeführten Arbeitsmaschinen verwaltet werden. Termine müssen nicht mehr zusammengeführt werden. Anwender hingegen benötigen nur eine Software für die Verwaltung ihrer Arbeitsmittel.

Eine interessante Alternative ist das Konzept von Software-as-a-Service (SaaS). Hier läuft die Software auf einem Cloudserver. Die Nutzer melden sich von ihrem Endgerät über das Internet an. Sie erhalten eine Bedienoberfläche, mit der sie die Anwendung im vollen Umfang nutzen können. Auch hier ist der Einsatz von Apps möglich. SaaS hat zwei große Vorteile. Der Anbieter übernimmt die Administration. Das Firmennetzwerk muss zudem nicht für den Zugriff von außen geöffnet werden. Dies ist ein Gewinn für die Netzwerksicherheit. Der Datenschutz kommt dennoch nicht zu kurz. Moderne SaaS-Anwendungen nutzen Verschlüsselung und sichere Authentifikationsmechanismen.

Wichtig für die Flottenmanagement-Software ist, dass Einträge zeitnah vorgenommen werden. Das sorgt für Aktualität, um optimal den Fuhrpark verwalten zu können. Zudem verringert es die Gefahr, dass Mitarbeiter Meldungen vergessen oder aus Zeitnot unterlassen. Daher sollten Verantwortliche auf mobile Zugriffsmöglichkeiten achten, wenn sie Software auswählen.

Es ist vorteilhaft, wenn jeder Mitarbeiter mobil mit dem Flottenmanagement-System arbeiten kann. Allerdings gestaltet sich der Informationsaustausch ebenso durch unterschiedliche Arbeitszeiten oft schwierig. Die Werkstatt ist meist tagsüber besetzt. Auch die Disposition hat feste Arbeitszeiten. Fahrzeuge sind jedoch in vielen Branchen rund um die Uhr unterwegs. Integrierte Kalender helfen bei der Buchung von Fahrzeugen. Ein Ticketsystem sorgt für einen transparenten Austausch von Informationen. Darüber können Verantwortliche Aufgaben verteilen. Der Status bleibt für alle Beteiligten stets einsehbar. Auch das Melden von Defekten und Schäden ist so möglich.

Anwendungen wie Timly erlauben es zudem, Bilder zu hinterlegen. Verantwortliche werden über neue Tickets informiert. Arbeitsfortschritt und Anmerkungen werden direkt im Ticket dokumentiert. Auch nach Abschluss einer Aufgabe bleibt diese in der Historie nachvollziehbar.

Das Internet of Things (IoT) macht Alltagsgegenstände aber auch Fahrzeuge smart. Gemeint ist damit eine Vernetzung, über die Informationsaustausch stattfindet. IoT-Sensoren sind meist kompakt und stromsparend. Batteriebetrieben funktionieren sie inzwischen mehrere Jahre ohne Unterbrechung. Die Internetanbindung wird über optimierte IoT-SIM-Karten gewährleistet. Daher lassen sich die Sensoren in vielen Fällen auch in Fahrzeugen nachrüsten. Die Einbindung über die OBD-Schnittstelle oder den CAN-Bus eröffnet weitere Möglichkeiten. So können Standorte mittels GPS-Trackern automatisch übertragen werden. Telemetrie-Daten werden ebenfalls erhoben und übermittelt.

Sogar die automatisierte Überwachung von Füllständen ist auf diese Weise möglich. Eine Einbindung in die verwendete Software für Fuhrparkmanagement bringt enormen Mehrwert. Nachfragen nach aktuellen Standorten entfallen. Die Dokumentation von Verbräuchen und anderen Kennzahlen kann nahtlos integriert werden. Es ist dadurch möglich, teilautomatisiert den Fuhrpark verwalten zu können.

Den Fuhrpark verwalten ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Software spielt dabei eine wichtige Rolle. Durch das systematische Erheben und Verknüpfen von Informationen wird die Disposition vereinfacht. Mitarbeiter haben alle Informationen gebündelt und gefiltert vor sich. Für die Aktualität der Daten wird eine bestimmte Infrastruktur benötigt. Das Erfassen und Aktualisieren von Daten muss einfach sein. Insbesondere ist die mobile Bedienung einer Softwarelösung von Bedeutung. IoT-Sensoren können Routineaufgaben und Überwachungstätigkeiten automatisieren.

Arbeitsabläufe hängen nicht nur im Transportgewerbe vom funktionsfähigen Fuhrpark ab. Die sorgfältige Einhaltung von Wartungsterminen erhöht zudem die Nachhaltigkeit. Fahrzeuge bleiben einsatzbereit und verlieren nicht so schnell an Wert. Das Fuhrparkmanagement in die ganzheitliche Inventarverwaltung zu integrieren, ist ein interessanter Ansatz. Er bietet in vielen Branchen Vorteile gegenüber spezialisierten Lösungen.