Effiziente Fahrzeugdisposition: Software mit unterschiedlichen Schwerpunkten

Für die Fahrzeugdisposition Software sollte eine maßgeschneiderte Lösung zum Einsatz kommen. Die Aufgabe umfasst einen Kernbereich der innerbetrieblichen Abläufe. Daher zahlt sich Effizienz in diesem Bereich regelmäßig aus. Die Anforderungen der Disposition sollten im Vorfeld sorgfältig formuliert werden. Der Begriff der Disposition umschreibt die Verwaltung und Verteilung von Bedarfsgütern. Bezogen auf Fahrzeugdisposition ist also die Bereitstellung und der Einsatz von Fahrzeugen gemeint. Je nach Branche können dabei unterschiedliche Schwerpunkte eine Rolle spielen:

• Standorte: Zentral für die Planung ist in fast allen Anwendungsfällen der jeweilige Standort. Disponenten müssen wissen, wo sich ihre Fahrzeuge befinden. Die Erfassung kann bei der Auftragsverteilung erfolgen. Ebenso ist es denkbar, dass der Standort durch das eingesetzte Personal gemeldet wird. Zeitgemäß und effizient ist allerdings die automatische Standortbestimmung per GPS-Tracker. Dadurch ist die beinahe metergenaue Ortung in Echtzeit möglich.
• Aufträge: Gleichermaßen relevant sind aktuelle und vorgeplante Aufträge. Es muss also einfach möglich sein, Fahrzeuge mit Aufgaben zu verknüpfen. Dies ist in der Logistikbranche sowie für Handwerk und Dienstleistung sehr essenziell. Im Dienstwagenmanagement spielen Aufträge eine geringere Rolle. Hier geht es eher um die Reservierung, beispielsweise für geplante Fahrten.
• Ausstattung und Material: Für die Disposition können unterschiedliche Attribute von Wichtigkeit sein. In der Logistik etwa verfügbare Ladungskapazitäten oder Lademittel. Im Handwerk stehen die Vollständigkeit und der Zustand von Arbeitsmitteln im Vordergrund. Auch Verbrauchsmaterialien spielen hier oft eine wichtige Rolle. Bestandsmanagement kann also eine wichtige Anforderung sein.
• Wartung: Regelmäßige Wartungen müssen in allen Anwendungsbereichen eingeplant werden. Dabei geht es im Wesentlichen um die zeitliche Koordination. Die Fahrzeuge sind im notwendigen Zeitraum nicht einsatzbereit. Allerdings ist es unter Umständen möglich, Wartungen auf auftragsarme Zeiten zu legen. Ebenso ist es denkbar, erforderliche Arbeiten an Fahrzeug und Ausstattung zu kombinieren. Dadurch lassen sich Ausfallzeiten minimieren. Hier bieten Wartungsplaner großes Potenzial. Sie schützen vor ungewollten Überschneidungen und unterstützen mit automatisierten Erinnerungen. In manchen Branchen ist es sinnvoll, Wartungsarbeiten in der Fahrzeugverwaltung zu dokumentieren. Auf diese Weise liegen Dokumente bei Kontrollen digital vor. Mitarbeiter können sich auch selbst überzeugen, dass ihre Arbeitsmittel in Ordnung sind.
• Verantwortliche Personen: Immer verknüpft werden sollte verantwortliches Personal. Dazu zählen aktuelle Fahrer oder mit dem Fahrzeug eingesetzte Mitarbeiter. Zusätzlich vereinfacht es Prozesse, wenn Verantwortliche hinterlegt werden. Das können Ansprechpartner aus Verwaltung, Werkstatt und von externen Dienstleistern sein.
• Wirtschaftlichkeit: Es bietet sich an, erhobene Daten auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu nutzen. Kennzahlen wie Auslastung, Reparaturkosten und Ausfallzeiten helfen dabei, die Wirtschaftlichkeit objektiv zu betrachten. Entscheidungen können so auf Fakten gestützt werden. Der Fuhrpark lässt sich mit der Zeit immer weiter optimieren. Zudem ist es möglich, Zyklen für Wartung und Austausch sinnvoll anzupassen.

Disposition setzt, je nach den Anforderungen vor Ort, unterschiedliche Schwerpunkte. Entsprechend haben auch Entwickler von Softwareprodukten oftmals einen anderen Fokus. Dieser kann sehr spezialisiert sein. Für Nutzer ist es jedoch oft lohnenswert, ganzheitliche Ansätze zu betrachten. Damit sind Anwendungen gemeint, die alle Aufgaben rund um eine Thematik abdecken. Im Folgenden betrachten wir ein paar der gängigsten Lösungen:

1. Digitalisierte Listen und Datenbanken
Im Officebereich sind sehr universelle Anwendungen wie Excel und Access verbreitet. Vorlagen sind zum Teil frei verfügbar oder werden kommerziell angeboten. Entsprechend unterschiedlich ist der Funktionsumfang. Simple Übersichten in Tabellen sind einfach zu erstellen und intuitiv zu bedienen. Für einen digitalen Terminkalender ist dies unter Umständen bereits ausreichend.

2. Fahrzeugdispositionssoftware
Software für Transport- und Lieferplanung richtet sich an das Speditionsgewerbe. Grundlegende Anforderungen sind daher die Verwaltung von Laderaum und das Berechnen von Strecken. Weitere gängige Funktionen sind die digitale Verwaltung von Lieferscheinen und Kalkulation von Mautkosten. Zum Teil sind Schnittstellen zu den Fahrern integriert. Dafür stehen beispielsweise Apps zur Verfügung, in denen Aufträge angezeigt werden.

3. Flottenplanungssoftware
Einen umfassenderen Ansatz verfolgt die Flottenplanungssoftware. Es ist eine Anwendung, die alle Anforderungen an den Fuhrpark abdeckt. Dazu zählen die Verwaltung von Fahrzeugpools, elektronische Fahrtenbücher und GPS-Standortüberwachung. Auch hier sind Apps üblich. Damit können Anwender zum Beispiel Fahrzeuge reservieren und Schäden melden. Der Schwerpunkt ist oft ein optimaler Einsatz vorhandener Fahrzeuge.

4. Fahrzeugverwaltungssoftware
Hier stehen administrative Aufgaben im Vordergrund. Die Digitalisierung von Unterlagen gehört dazu, aber auch die Werkstattplanung. Fahrzeuge werden dabei eher als Arbeitsmittel gesehen. Reine Fahrzeugmanagement-Systeme lassen sich entsprechend auch gut in andere Softwareprodukte einbetten.

5. Software für automatische Disposition
Ein sehr innovatives Feld ist die automatische Disposition. Der Ursprung lässt sich auf die Verwaltung von Waren zurückführen. So können erhobene Warenbewegungen auch für Vorhersagen genutzt werden. Dies ermöglicht zielgerichtete und zeitgerechte Bestellungen, die sich gut automatisieren lassen. Der nächste Schritt ist es, den Transport der Waren zu integrieren. Der Bedarf an Kapazitäten wird auf diese Weise gesteuert, prognostiziert und angepasst. Doch auch Tourenoptimierung in der Logistik wird bereits berücksichtigt. Intelligente Fahrstreckenplanung spart Ressourcen. Das optimale Ausnutzen von Laderaum steigert die Effizienz. Gerade durch den vermehrten Einsatz von künstlicher Intelligenz besteht hier viel Potenzial.

6. Software für ganzheitliche Inventarverwaltung
Zum Prinzip ganzheitlicher Inventarverwaltung gehört ebenfalls, dass Fahrzeuge Arbeitsmittel sind. Diese haben ähnliche Anforderungen. Ob es sich bei einem Asset um ein Baufahrzeug oder ein Werkzeug handelt, spielt zunächst keine Rolle. Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit stehen im Vordergrund. Entsprechend geht es um die Bereitstellung und den Funktionserhalt. Dabei wird Inventarsoftware sehr unterschiedlichen Objekten gerecht. Attribute sind oft frei anpassbar. Dadurch kann sowohl Mobiliar als auch der Fuhrpark in einer Anwendung verwaltet werden. Einzelne Funktionen stehen nur den Assets zur Verfügung, die sie benötigen. So haben Fahrzeuge beispielsweise einen Wartungsplaner. Für Verbrauchsmaterial in einem Fahrzeug kann eine Mindestmenge definiert werden. Die Assets können zudem miteinander verknüpft werden. Ein Kundendienstfahrzeug wird so zum Containerobjekt für das benötigte Werkzeug. Die Arbeitsmittel werden nicht mehr getrennt voneinander verwaltet. Sie bilden vielmehr eine Einheit. Dies ist besonders relevant, wenn das Fahrzeug nicht ausschließlich als Transportmittel benötigt wird.

• Mehrbenutzerfähigkeit: Die gleichzeitige Verwendung durch mehrere Nutzer sollte Standard sein. Das gilt für die meisten Anwendungen. Diese sind vorwiegend datenbankbasiert. Allerdings können ältere Office-Anwendungen aus diesem Grund als geeignete Lösungen ausscheiden.
• Cloud: Die Cloud-Anbindung hat sich in vielen Bereichen durchgesetzt. Vorteil ist eine ortsunabhängige Nutzbarkeit. Eine weitere Alternative ist es, nicht nur den Datenbestand in der Cloud bereitzustellen. Software-as-a-Service (SaaS) bietet Anwendungen, die auf einem Cloud-Server laufen. Sie werden vom angemeldeten Endgerät bedient. Dabei ist es wichtig, auf einen etablierten Anbieter zu setzen. Dieser ist nämlich für die Sicherheit der Daten verantwortlich. Transportverschlüsselung und sichere Authentifizierungsmechanismen sollten Mindeststandard sein. Ein Vorteil der Cloud-Anbindung ist, dass das Firmennetzwerk nicht geöffnet werden muss.
• Mobilgeräte: Die Software muss auch von Mobilgeräten aus nutzbar sein. Wenn eine Interaktion in Echtzeit gewünscht ist, führt kein Weg an der Nutzung von Smartphones vorbei. Hierfür sollten Apps vom Anbieter bereitgestellt werden. Eine interessante Alternative sind Web-Apps. Diese müssen nicht fest installiert werden. Der Nutzer meldet sich einfach im Browser am Cloud-Server an. Danach erhält er den vollen Funktionsumfang einer App. Ein großer Vorteil ist, dass Daten nur temporär auf dem Endgerät abgelegt werden. So lassen sich auch private Smartphones sicher einsetzen.
• Benutzer- /Rechteverwaltung: Datenschutz und Datensicherheit spielen eine wichtige Rolle. Daher ist es notwendig, nur berechtigten Nutzern Zugriff zu gewähren. Eine komfortable Benutzerverwaltung sollte daher enthalten sein. Darin können den Anwendern die benötigten Rechte eingeräumt werden. Für die Anmeldung sollten sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung obligatorisch sein.
• Ticketsysteme: Diese haben sich zur Verteilung und Überwachung von Aufgaben bewährt. Aufträge werden transparent an ein Objekt gebunden. Status und Verantwortliche sind jederzeit ersichtlich. Nachfragen und Mehrfachmeldungen von Defekten lassen sich so vermeiden. Zudem kann die Erfüllung der Aufträge einfach überwacht werden. Dabei helfen automatisierte Erinnerungen, die an Mitarbeiter und Verantwortliche gesendet werden. Die Dokumentation kann auch direkt im Ticket erfolgen.

Wartung und Reparaturen sind zwei wesentliche Elemente der Instandhaltung. Vorausschauende Wartung verringert das Auftreten von Defekten. Ungeplante Ausfälle hingegen werden schnell teuer. Kurzfristig Ersatz zu beschaffen, verursacht Aufwand und Kosten. Geplatzte Termine gehören zu den gefürchtetsten Ereignissen. Eine sorgfältige Wartungsplanung ist zudem effizient. Arbeitsmittel aus einem Arbeitsbereich werden dabei zeitgleich gewartet. Ganzheitliche Ansätze helfen, den besten Zeitpunkt für die Durchführung zu bestimmen. Alle Beteiligten erhalten rechtzeitig die nötigen Informationen. Wartungspläne können auch in der Software hinterlegt werden. Ebenso ist die Dokumentation direkt im Programm umsetzbar. Sind Fahrzeuge mehrtägig im Einsatz, lassen sich Reparaturen dennoch zeitnah beauftragen. Dadurch können Werkstatttermine besser koordiniert werden. Ersatzteile werden schon im Vorfeld bestellt. Viele kleine Bausteine der Software helfen, das beste Ergebnis zu erzielen.

Das Internet of Things (IoT) gewährleistet die Vernetzung von Gegenständen. Dabei kommen oft Sensoren zum Einsatz, die Daten erheben und versenden. Alle dafür notwendigen Voraussetzungen bringen die Geräte bereits mit. Sie haben eine Internetverbindung über das Mobilfunknetz. Genutzt werden energiesparende Protokolle und spezielle IoT-SIM-Karten. Eine eigene Stromversorgung wird über langlebige Batterien gewährleistet. Die nötige Software erfüllt zumeist nur einen eng umgrenzten Anwendungszweck. Dadurch ist es möglich, dass Fahrzeuge aller Art mit GPS-Trackern nachgerüstet werden. Zurückgelegte Entfernungen, Betriebsstunden und Standorte werden so verarbeitet. Andere Sensoren messen beispielsweise Füllstände von Betriebsmitteln oder Temperaturen. Hierdurch lässt sich bei der Fahrzeugdisposition Software smart gestalten. Standorte können permanent aktualisiert werden. Auf diese Weise sind aktuelle Routenberechnungen möglich. Auch nutzungsabhängige Wartungsintervalle lassen sich so besser kalkulieren. Ein weiterer Aspekt ist die Sicherheit. GPS-Tracker ermöglichen durch das Festlegen von erlaubten Zonen einen Diebstahlschutz. Wird ein Fahrzeug entwendet, kann es im Idealfall geortet und aufgefunden werden.