Bestandsmanagement für medizinische Geräte: Verfolgung, Verbesserung der Kostenrechnung und Effizienz

Die Bestandsverwaltung medizinischer Geräte ist für Gesundheitsdienstleister, die nahtlose und effiziente Dienstleistungen erbringen wollen, von entscheidender Bedeutung. Dazu gehört die systematische Organisation und Wartung medizinischer Geräte, um sicherzustellen, dass sie sicher, zugänglich und bei Bedarf einsatzbereit sind. Dieser Prozess minimiert Unterbrechungen, unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert die betriebliche Effizienz.

Eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung bringt auch verschiedene Vorteile mit sich, z. B. die Verringerung der Verschwendung durch abgelaufene oder ungenutzte Geräte, die Optimierung der Ressourcennutzung und die Sicherstellung des rechtzeitigen Zugriffs auf wichtige Materialien. Diese Faktoren wirken sich direkt auf die Qualität und Sicherheit der Patientenversorgung aus, indem sie Fehler minimieren und die Ergebnisse für die Patienten verbessern.

Andererseits kann eine ineffiziente Bestandskontrolle finanzielle Folgen für Gesundheitsdienstleister haben. Eine Überbevorratung bindet Kapital und erhöht die Lagerkosten, während Fehlbestände zu einer verzögerten Versorgung und zu Umsatzeinbußen führen. Daher ist die Behebung dieser Probleme wichtig, um sowohl die Patientenversorgung als auch die finanzielle Stabilität zu gewährleisten.

Um medizinische Geräte effektiv zu verfolgen, sollten Sie fortschrittliche Hilfsmittel und Technologien einsetzen. Dazu gehören Barcode-Scanner, RFID (Radio Frequency Identification) und automatisierte Inventarisierungssoftware.

Diese Systeme tragen dazu bei, die Genauigkeit der Nachverfolgung zu verbessern, indem sie Aktualisierungen in Echtzeit bereitstellen, menschliche Fehler minimieren und eine nahtlose Bestandsverwaltung für medizinische Geräte gewährleisten.

Die Verfolgung der Geräte in Echtzeit bietet erhebliche Vorteile. Sie hilft bei der Analyse, dass wichtige medizinische Geräte bei Bedarf verfügbar sind, minimiert die Verschwendung, indem sie eine Überbevorratung und die Verwendung von abgelaufenen Geräten verhindert, und unterstützt eine bessere Ressourcennutzung.

Diese Systeme verbessern auch die Prüfungsgenauigkeit und gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Normen für Gesundheitsdienstleister.

Andererseits ermöglichen Technologien wie RFID und Barcode-Scanning eine schnellere und präzisere Verfolgung. Sie lassen sich nahtlos in Bestandsverwaltungssoftware integrieren und liefern sofortige Aktualisierungen zu Lagerbeständen und Ausrüstungsstandorten.

Automatisierte Warnmeldungen sorgen für eine weitere Rationalisierung der Abläufe, indem sie den manuellen Aufwand reduzieren und den Wiederauffüllungsprozess erleichtern. Letztendlich führen diese Fortschritte zu kosteneffizienten Prozessen, optimieren die Bestandsnutzung und unterstützen bessere Ergebnisse für Gesundheitsdienstleister und Patienten.

Durch die Umsetzung bewährter Verfahren können Gesundheitsdienstleister den Bestand an medizinischen Geräten effizienter verwalten. Hier sind sieben wichtige Praktiken, die die Bestandskontrolle erheblich verbessern können:

• Verfolgen Sie Ihre Bestände in Echtzeit mithilfe von Systemen wie RFID- und Barcode-Technologien, um sowohl Fehlbestände als auch Überbestände zu vermeiden.
• Analysieren Sie historische Daten für die Bedarfsprognose, um optimierte Lagerbestände zu erhalten.
• Führen Sie regelmäßig Routine-Audits durch, um zu überprüfen, ob die Ausrüstung verbucht ist, und um Unstimmigkeiten umgehend zu beheben.
• Organisieren Sie die Ausrüstung an zentralen Lagerorten, damit die Werkzeuge leichter zugänglich sind und nicht verlegt werden.
• Schulung der Mitarbeiter in Technik und Kontrollverfahren zur Reduzierung von Fehlern.
• Führen Sie standardisierte Schritte für die Nachverfolgung und Auffüllung ein, um Konsistenz zu schaffen.
• Nutzen Sie automatische Wartungswarnungen von Tools, die den Zustand der Geräte verfolgen, um eine proaktive Wartung zu gewährleisten und unerwartete Ausfälle zu verhindern.

Durch die Integration von Softwarelösungen, die mit prädiktiver Analytik arbeiten, können Bestandsschwankungen nahtlos verwaltet werden. Die Software für die Verwaltung medizinischer Geräte von Timly beispielsweise aktualisiert Bestandsdaten in Echtzeit, warnt die Benutzer vor Nachschubbedarf und protokolliert Wartungspläne für eine bessere Übersicht.

Diese Kombination aus Technologie und strategischen Praktiken erhöht die Gesamteffektivität und reduziert gleichzeitig Kosten und Fehler.

Wie kann ein IMS helfen, den Bestandsschwund zu verringern?

Der Schwund von Lagerbeständen, der durch Diebstahl oder verlegte Geräte verursacht wird, stellt eine erhebliche finanzielle Herausforderung dar. Ein effektives Bestandsverwaltungssystem (IMS) mindert dieses Risiko durch Automatisierung und Bestandsüberwachung in Echtzeit. Es hilft bei:

• Behalten Sie den Überblick über Ihre Bestände in Echtzeit für eine bessere Sichtbarkeit.
• Reduzieren Sie Fehler durch vereinfachte und automatisierte Prozesse.
• Erhöhen Sie die Sicherheit mit detaillierten Protokollen, um Diebstahl und Abhandenkommen zu verhindern.

Das IMS von Timly bietet Einrichtungen des Gesundheitswesens alle notwendigen Werkzeuge, um Vermögenswerte zu verfolgen, Diebstahl zu verhindern und genaue Bestandsaufzeichnungen zu führen. Durch die Automatisierung von Schlüsselprozessen werden menschliche Fehler reduziert und die Nachvollziehbarkeit der Ausrüstung sichergestellt.

So konnte SOS Ärzte durch den Einsatz des IMS von Timly den Schwund erheblich reduzieren. Denn die digitalen Tools ersetzten den umständlichen Papierkram und die Nachverfolgung in Echtzeit, was zu einem transparenten Asset Management und verbesserten operativen Abläufen führte. All dies führte zu erheblichen Kosteneinsparungen. Lesen Sie die komplette Erfolgsgeschichte von SOS Ärzte hier!

Die Bestandsverwaltung medizinischer Geräte konzentriert sich auf hochwertige, langlebige medizinische Geräte (DME). Diese Art von Inventar erfordert eine strenge Einhaltung und Wartung, was sie von der Verwaltung des allgemeinen medizinischen Bedarfs unterscheidet.

Im Gegensatz zu Einwegprodukten wie Handschuhen oder Spritzen müssen langlebige Geräte wie Beatmungsgeräte langfristig nachverfolgt und regelmäßig gewartet werden. Dies erhöht die Komplexität des Arbeitsablaufs und bringt viele Herausforderungen mit sich, wie z. B.:

• Einhaltung strenger regulatorischer Standards.
• Regelmäßige Überwachung von Wartung, Reparatur und Kalibrierung.
• Erhöhtes Risiko des Diebstahls oder der Verlagerung.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen RFID-Systeme zur Echtzeitüberwachung einsetzen. Außerdem können sie regelmäßige Geräteprüfungen durchführen und die Daten für eine umfassende Überwachung zentralisieren. Durch die Einhaltung dieser Praktiken können Unternehmen nicht nur die Nachverfolgung von DME optimieren, sondern auch die Kosteneinsparungen maximieren und die Patientenversorgung verbessern.

Die Bestandsverwaltung im Gesundheitswesen umfasst die Wartung, Verfolgung und Überwachung sämtlicher Vorräte. Sie sorgt für reibungslose Abläufe. Um die Patientenversorgung zu unterstützen, müssen daher wirksame Strategien die Verschwendung oder Unterbevorratung von Ressourcen verhindern.

Es gibt jedoch Unterschiede zwischen Medizinprodukten und allgemeinem Verbrauchsmaterial:

• Medizinische Geräte: Diese Geräte erfordern eine routinemäßige Kalibrierung, eine langfristige Nachverfolgung und die Einhaltung von Konformitätsstandards.
• Allgemeines Verbrauchsmaterial: Allgemeine Vorräte haben eine kürzere Lebensdauer und müssen daher häufig nachgefüllt werden, was leicht zu bewerkstelligen ist.

Um diese komplexen Aufgaben zu vereinfachen, können Gesundheitsdienstleister Bestandsverfolgungslösungen wie das Medical Device Management System von Timly einsetzen. Dieses fortschrittliche System integriert Tools für die Standortverfolgung in Echtzeit, automatische Wartungswarnungen und zentralisierte Datenplattformen.

Auf diese Weise werden Fehler vermieden, der Verlust von Vermögenswerten verhindert und die betriebliche Effizienz im Gesundheitswesen gesteigert. Letztlich trägt dies zu einer besseren Versorgung und einer effizienten Ressourcennutzung bei und schützt gleichzeitig die finanzielle und betriebliche Gesundheit der Gesundheitsdienstleister.

Technologische, automatisierte Instrumente wie RFID und Bluetooth-Tracking verbessern heutzutage die traditionellen Inventarisierungsprozesse.  Dies ermöglicht eine höhere Genauigkeit, verbesserte Effizienz und geringere Risiken im Zusammenhang mit manuellen Vorgängen.

Durch die Echtzeit-Automatisierung entfällt die Notwendigkeit manueller Aufzeichnungen, was die Fehlerquote erheblich reduziert. Darüber hinaus zentralisieren ERP-Systeme, wenn sie mit diesen Tracking-Tools integriert sind, Daten, rationalisieren Arbeitsabläufe und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Normen.

RFID-Etiketten und Bluetooth-fähige Geräte liefern beispielsweise sofortige Aktualisierungen der Lagerbestände, was Gesundheitsdienstleistern dabei helfen kann, optimale Lagerbestände zu halten und Fehlbestände zu vermeiden.

Darüber hinaus wird durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien wie KI und ERP-Lösungen die Genauigkeit und Effizienz bei der Verwaltung des medizinischen Gerätebestands weiter verbessert.

Diese Systeme zentralisieren Daten, rationalisieren Arbeitsabläufe und bieten verwertbare Einblicke in den Bestand an medizinischen Geräten. Diese Integration minimiert Ineffizienzen und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Kurz gesagt: Durch den Einsatz von Technologien wie KI, RFID und ERP-Lösungen können Gesundheitsdienstleister die Bestandsverwaltung medizinischer Geräte optimieren, Kosten senken und den Gesamtbetrieb verbessern.

Wie kann KI die schnelle Umsetzung von Bestandszielen unterstützen?

KI-gesteuerte Systeme ermöglichen es Gesundheitsdienstleistern, ihre Bestandsziele schneller zu erreichen, indem sie Prozesse rationalisieren, Fehler reduzieren und intelligentere Entscheidungen treffen. Diese Tools bieten eine Nachverfolgung in Echtzeit, um eine genaue Zuweisung von Medizinprodukten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung optimaler Lagerbestände zu gewährleisten.

Mit Funktionen zur vorausschauenden Lagerhaltung analysieren KI-gestützte Systeme Nachfragemuster, um Engpässe und Überbestände zu vermeiden. Die automatische Nachbestellung garantiert eine rechtzeitige Auffüllung der Bestände ohne manuelle Eingriffe und spart so wertvolle Zeit und Ressourcen.

Ein Paradebeispiel ist SOS Ärzte, das die KI-gestützte Inventarisierungslösung von Timly integriert hat. Dadurch konnte das Unternehmen seine Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Vermögensverluste reduzieren und die Transparenz der Bestände erhöhen. Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte hier!

Ein schlechtes Bestandsmanagement führt häufig zu überhöhten Kosten im Gesundheitswesen. Studien zeigen sogar, dass die Ausgaben für die Versorgungskette bis zu 40 % des Betriebsbudgets ausmachen. Dies kann jedoch durch die Einführung proaktiver Bestandsführungspraktiken verbessert werden, die die Verschwendung durch fehlende, abgelaufene oder nicht abgerechnete Geräte eindämmen können.

Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Automatisierung. Durch Echtzeitverfolgung und Warnmeldungen werden fehlende, abgelaufene oder nicht fakturierte Geräte vermieden. Sie können RFID- und Barcode-Systeme für eine genaue Bestandsverfolgung medizinischer Geräte verwenden.

Im Folgenden finden Sie einige weitere bewährte Verfahren, die dazu beitragen können, überschüssige Bestände zu minimieren und die betriebliche Effizienz zu verbessern:

• Nutzen Sie datengestützte Nachfrageprognosen.
• Umsetzung schlanker Bestandsstrategien.
• Durchführung regelmäßiger Audits zur Feststellung von Unzulänglichkeiten.
• Zusammenarbeit mit Lieferanten für Just-in-Time-Lieferungen.
• Verwenden Sie eine genaue Bestandsverwaltungssoftware.

Diese Praktiken tragen dazu bei, unnötige Lagerbestände zu reduzieren und Bestellvorgänge zu rationalisieren, um Abfall zu verringern und Kosten zu sparen. Darüber hinaus kann eine bessere Bestandsverwaltung auch eine Überbevorratung verhindern, die zu Verderb oder Veralterung von medizinischem Material und Geräten führen kann.

Wie kann die Echtzeitverfolgung die Bestandskosten senken?

Echtzeit-Nachverfolgungssysteme optimieren die Bestandsverwaltung von Medizinprodukten, indem sie einen sofortigen Einblick in die Lagerbestände ermöglichen. Diese Systeme verhindern nicht nur Überbestände und Fehlmengen, sondern reduzieren auch Fehler durch genaue Prognosen und automatische Nachbestellungen.

Durch die Nutzung der prädiktiven Datenanalyse optimieren diese Systeme die Entscheidungsfindung weiter. So haben beispielsweise medizinische Einrichtungen wie Espoir Autisme Corse und Bayer erfolgreich Echtzeit-Bestandslösungen implementiert, was zu erheblichen finanziellen Vorteilen geführt hat.

Espoir Autisme Corse verzeichnete nach der Implementierung des Echtzeit-Tracking-Systems von Timly einen Rückgang des Bestandsschwunds und eine verbesserte Effizienz. In ähnlicher Weise erzielte Bayer eine verbesserte operative Genauigkeit und sparte Kosten durch die präzise Verfolgung des Bestands an medizinischen Geräten.

Durch den Einsatz von prädiktiver Analytik und Automatisierung können Gesundheitsorganisationen daher Verschwendung effektiv minimieren und die Bestandsverwaltung von Medizinprodukten optimieren. Dies führt letztlich zu einem insgesamt effizienteren Gesundheitssystem.

Das Management von Risiken im Bestand medizinischer Geräte ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften, die Reduzierung von Verlusten und die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz. Herausforderungen wie Diebstahl, Missmanagement und gesetzliche Vorschriften behindern jedoch eine effektive Bestandsverwaltung.

Das Gerätemanagement im Integrated Delivery Network (IDN) macht die Verfolgung und Wartung von Geräten an mehreren Standorten noch komplexer.

Dies kann zu einer inkonsistenten Verfolgung und Verzögerungen bei der Wartung führen, was die Patientenversorgung gefährden kann. Daher erfordern diese Herausforderungen proaktivere Lösungen zum Schutz der Anlagen und zur Aufrechterhaltung der Servicequalität.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen:

• Führen Sie zentralisierte Systeme zur Bestandsverfolgung ein und nutzen Sie Echtzeit-Überwachungstools.
• Nutzen Sie RFID- und Barcode-Technologien, um manuelle Fehler zu vermeiden und die Genauigkeit zu erhalten.
• Regelmäßige Audits helfen auch, Schwachstellen zu erkennen.
• Umfassende Mitarbeiterschulungen verbessern die Praktiken im Umgang mit dem Inventar.

Durch die Kombination von Automatisierung, Analytik und menschlicher Aufsicht können Gesundheitsdienstleister Risiken minimieren, die Einhaltung von Compliance-Standards unterstützen und die Bestandsverwaltung für medizinische Geräte optimieren.