Digitales Bestandsmanagement: Vorteile, Verwaltungstipps und Pflegeschritte

Das digitale Bestandsmanagement nutzt Technologie zur Verfolgung und Verwaltung der Bestände und hilft Unternehmen, den Bedarf an manueller Verarbeitung und physischer Bestandszählung zu verringern. Außerdem wird Software eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Bestandsverwaltung automatisiert, verfolgt und in Echtzeit überwacht wird. Auf diese Weise erhalten Unternehmen aktuelle Informationen über ihre Bestände, so dass sie fundierte Entscheidungen treffen und ihre Lieferkette optimieren können.

Der Unterschied zwischen digitalem und physischem Inventar besteht in der Methode, mit der es erfasst und verwaltet wird. Bei der physischen Bestandsaufnahme muss das Personal die physischen Vermögenswerte manuell zählen, was Zeit kostet, zu möglichen Fehlern führen kann und gewisse Einschränkungen mit sich bringt. Bei der digitalen Bestandsaufnahme hingegen werden automatisierte Systeme und Echtzeitinformationen eingesetzt, um effizient genauere Informationen zu generieren.

Die Vorteile einer digitalen Bestandsaufnahme reichen von:

• Das Risiko menschlicher Fehler wird verringert und die Bestände werden genauer erfasst.
• Die Steigerung der Effizienz durch die Automatisierung von Prozessen und Echtzeitdaten hilft Unternehmen, auf Veränderungen bei Angebot und Nachfrage zu reagieren.
• Verbesserung der Transparenz durch die Möglichkeit, die Lagerbestände an verschiedenen Standorten einzusehen.
• Die Kostenreduzierung hängt mit dem Personal zusammen, das die manuelle Zählung, Lagerung und Bestandsverwaltung übernimmt.
• Skalierung, wenn das Unternehmen wächst, um große Mengen an Informationen zu verarbeiten.

Ein digitales Inventar ist wichtig – vor allem für folgende Bereiche:

• Verfolgen Sie aktuelle Informationen und erstellen Sie Berichte, die den Unternehmen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Automatisieren Sie Prozesse, die bei der Auftragsabwicklung, der Bestandsverfolgung, der Überprüfung der Versandwege und der Reduzierung von Arbeitskosten und Fehlern helfen.
• Verbesserung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette und Ermittlung von Engpässen, was zur betrieblichen Effizienz beiträgt.
• Verbessern Sie die Kundenzufriedenheit, indem Sie sicherstellen, dass die gewünschten Produkte immer verfügbar sind.
• Effiziente Auftragsabwicklung, die zur Verkürzung der Vorlaufzeit und Verbesserung der Lieferzeiten beiträgt.

Einzelhandel, Fertigung, Veranstaltungsproduktion und AV-Ausrüstung sind Beispiele für Branchen, in denen digitale Systeme zum Einsatz kommen.

Die Verwendung eines digitalen Bestandsverzeichnisses hat viele Vorteile, darunter eine verbesserte Bedarfsprognose, höhere Effizienz und geringere Kosten. Durch die Optimierung von Prozessen und die Verringerung von Fehlern wird der Betrieb rationalisiert, was es zu einem Werkzeug macht, das viele Unternehmen nutzen.

Die digitale Inventarisierung hilft Unternehmen, ihre Effizienz zu steigern, indem sie den Bestand verfolgt, Bestellungen berechnet und die höchste Nachfrage nach Waren prognostiziert. Dadurch werden Fehlbestände, Überbestände und das Risiko menschlicher Fehler reduziert. Darüber hinaus hilft das digitale Inventar bei der Bedarfsprognose, indem es Bestände untersucht, Verkäufe und ihre Vorgeschichte analysiert, sie mit Markttrends vergleicht und den aktuellen und künftigen Bedarf prognostiziert. Dabei werden künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eingesetzt, um Muster und Trends zu erkennen und zu verbessern.

Darüber hinaus trägt die digitale Bestandsaufnahme zur Kostensenkung bei, da die mit der Lagerung und Pflege des Bestands verbundenen Kosten gesenkt werden. Auf diese Weise können Unternehmen das Risiko einer Über- oder Unterbevorratung verringern, die zu Verschwendung und den finanziellen Auswirkungen von Fehlbeständen führt. Daher müssen Unternehmen wissen, wie sie ihre Bestandsverwaltung verbessern können.

Wie verbessert die digitale Bestandsverwaltung die Optimierung der Bestände?

Die digitale Bestandsverwaltung verbessert die Bestandsoptimierung durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung und Rationalisierung von Prozessen. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Bestände optimal sind und Echtzeiteinblicke in die Bedarfsprognose und die Effizienz bei der Wiederauffüllung der Bestände gewährt werden.

Die verwendeten Instrumente und Techniken reichen von:

• Perpetual-Inventory-Systeme zeichnen Verkäufe, Einkäufe und Bestandsverwendung auf. Beispiele für permanente Inventarsysteme sind Kassensysteme oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Software.
• Modelle der ökonomischen Bestellmenge (EOQ) optimieren den Bestand und reduzieren die Kosten für Bestellung, Wareneingang und Lagerhaltung.
• Die ABC-Analyse hilft bei der Priorisierung der Bestände nach Wichtigkeit und Rentabilität. Die Artikel sind mit den Kategorien A, B und C verknüpft, damit Unternehmen ihre Zeit und Ressourcen auf kritische Bestände konzentrieren können.
• Der kontinuierliche Nachschub (CR) konzentriert sich auf die regelmäßige Wiederauffüllung der Bestände und vermeidet die Notwendigkeit, große Lagerflächen zu haben.
• Bei der bedarfsgesteuerten Auffüllung werden Nachfragedaten verwendet, um die richtige Menge an zu bestellenden Beständen zu ermitteln. Diese Informationen werden aus Verkäufen, Kundenumfragen und Marktforschung gewonnen und helfen, Über- und Unterbestände zu vermeiden.
• Die Überwachung der Lieferantenleistung trägt dazu bei, die Zuverlässigkeit, Qualität und Reaktionsfähigkeit der Leistung des Lieferanten zu ermitteln.
• Regelmäßige automatische Auffüllungen sind gekennzeichnete Bestände, die einen automatischen Auffüllungsauftrag auslösen, sobald der Bestand zur Neige geht. Dies hilft den Unternehmen, bestimmte Bestseller-Bestände aufzufüllen.

Digitale Inventare haben Vor- und Nachteile, die sich darauf auswirken, wie Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren. Die Vorteile der digitalen Bestandsaufnahme sind:

• Es ermöglicht einen effizienten Zugriff auf Dateien, wodurch die Zeit für die Suche nach bestimmten physischen Dateien reduziert wird.
• Mit Hilfe von Versionskontrolle und Revisionsverfolgung wird die Genauigkeit und Integrität digitaler Dateien sichergestellt, so dass Fehler oder Unstimmigkeiten vermieden werden.
• Es ermöglicht den Zugriff auf digitale Bestände, die Teams gemeinsam nutzen und darauf zugreifen können. Dies ist hilfreich, wenn Lieferanten oder Partner eingesetzt werden, da es die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert.
• Es verringert den Bedarf an großen Lagerflächen, so dass Flächen frei werden und die Lagerkosten sinken.

Die Nachteile der Verwendung digitaler Bestandsverzeichnisse sind:

• Die Anfangskosten und der Personalaufwand für das Scannen, Kategorisieren und Organisieren der zu digitalisierenden Akten sind erheblich. Dies ist ein großer Aufwand, wenn ein Unternehmen große Mengen an Vermögenswerten oder Informationen verwendet.
• Es muss laufend gewartet werden, um sicherzustellen, dass die Dateien aktuell, in der richtigen Reihenfolge kategorisiert und relevant sind. Ohne Wartungspläne könnten Fehler auftreten, und das System könnte mit der Zeit unübersichtlich werden.
• Sie erfordert ein Datenmanagement, da Fehler und Unstimmigkeiten zu Produktionsfehlern führen können.
• Es ist anfällig für Angriffe auf die Cybersicherheit, daher ist es wichtig, die Sicherheit aufrechtzuerhalten und bestimmten Personen Zugang zu gewähren, damit es nicht zu unbefugten Zugriffen oder Datenverletzungen kommt.

Um ein digitales Inventar zu erstellen und einzurichten, müssen Sie die folgenden Schritte beachten. Sie müssen mit den Vorbereitungsschritten für die Digitalisierung beginnen:

• Überprüfung der physischen Zählung des gesamten Inventars. Sie müssen sich vergewissern, dass die Aufzeichnungen korrekt sind und dass die Beschreibung, der Zustand und der Standort der Gegenstände mit den Angaben in den Unterlagen übereinstimmen.
• Standardisierung der Bestandsinformationen, damit es keine Auswirkungen aufgrund von Diskrepanzen und Unstimmigkeiten gibt.
• Die Umwandlung der Bestandsdaten in ein digitales Format erfolgt täglich in Excel.
• Weisen Sie jedem Artikel digitale Identifikatoren zu, z. B. Barcodes oder QR-Codes. Dies ist für die Verfolgung und Überwachung erforderlich.
• Integration mit anderen digitalen Systemen, wie ERP- oder Buchhaltungssoftware.

Danach müssen Sie ein skalierbares, kompatibles System auswählen, das für seine Benutzerfreundlichkeit und kosteneffizienten Funktionen bekannt ist. Dieses System hilft Ihnen mit geringen Lagerbeständen und Aufzeichnungen, fortschrittlichen Berichten und Analysen sowie robusten Sicherheitsmaßnahmen.

Die Arbeitsabläufe müssen aktualisiert werden, um den Betrieb zu rationalisieren. Um diese Prozesse zu automatisieren, müssen Unternehmen daher Barcode-Scanner implementieren, Cloud-basierte Software verwenden, Algorithmen für maschinelles Lernen einsetzen, die Informationen aus historischen Daten extrahieren, und Bedarfsprognosen erstellen, um Bestellungen zu optimieren und Fehlbestände und Überbestände zu vermeiden. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Systeme mit den Lagern integriert sind, um das Verpacken, Kommissionieren und Versenden von Artikeln zu gewährleisten. Unternehmen müssen also wissen, wie sie Lagerbestände einrichten können.

Das digitale Inventar von Timly ist bekannt für seine automatische Verfolgung und sein robustes System, das Unternehmen bei der Skalierung und Rationalisierung ihres Inventars unterstützt. Es verfügt über Funktionen wie Echtzeit-Updates, zentralisierte Bestandsverfolgung und Datenschutz, um den Unternehmen Sicherheit zu bieten. So können Sie sicher sein, dass Ihre Unternehmen ihre Bestände verwalten, die Lagerkosten und Fehlbestände reduzieren und gleichzeitig ihre Gewinne maximieren können.

Grundlegende Überlegungen zur Einführung des digitalen Bestandsverzeichnisses

Für die Einführung des digitalen Bestandsverzeichnisses ist es wichtig, Folgendes zu beachten:

• Die Organisation von Daten ist sowohl für die physische Speicherung als auch für digitale Systeme unerlässlich. Sie hilft, dass die Daten jederzeit zugänglich sind und für die richtigen Entscheidungen genutzt werden können.
• Um die erfolgreiche Einführung der Software zu gewährleisten, ist eine Teamschulung erforderlich. Dies würde Dateneingabe, Nachbestellung und Lagerhaltung umfassen.
• Systemkompatibilität mit externer Software wie Buchhaltung, ERP und anderen vom Unternehmen verwendeten Tools.

Wenn diese grundlegenden Überlegungen berücksichtigt werden, können Unternehmen reibungslos auf eine digitale Bestandsaufnahme umstellen, was dazu beiträgt, Fehler zu reduzieren, den Datenzugriff zu verbessern und sicherzustellen, dass die Daten für die Entscheidungsfindung genutzt werden.

Um Workflows für das digitale Bestandsmanagement zu erstellen, müssen bestimmte Schritte zur Rationalisierung der Prozesse sichergestellt werden.

• Ermitteln Sie die Ziele, die mit der Verwaltung des Bestands-Workflows erreicht werden sollen. Diese können von der Reduzierung von Überbeständen und Fehlbeständen bis zur Verbesserung der Auftragsabwicklung reichen.
• Erstellen Sie ein Flussdiagramm der Arbeitsabläufe und listen Sie Produkte, Auftragserteilung, Zahlungsabwicklung, Auftragsabwicklung, Versand und Kundenzufriedenheit auf.
• Integrieren Sie das Inventarsystem mit Content-Management-Systemen (CMS), Marketing-Automatisierungsplattformen, CRM-Systemen (Customer Relationship Management), Projektmanagement-Tools und anderer Unternehmenssoftware.
• Automatisieren Sie Aufgaben innerhalb des Arbeitsablaufs, um manuelle Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
• Verwenden Sie die Echtzeitverfolgung, um die Bestände zu überwachen und zu wissen, wann der Vorrat aufgefüllt werden muss.
• Nutzen Sie die Genehmigungen des Inventar-Workflows, um den Prozessablauf zu kennen.
• Überwachen Sie die wichtigsten Metriken und KPIs, um zu erkennen, welche Bereiche optimiert werden müssen.
• Schulung der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie den Arbeitsablauf verstehen, und um die Lernzeit zu verkürzen.

Diese Schritte sind ein Leitfaden für die Erstellung eines effektiven Arbeitsablaufs für die digitale Bestandsverwaltung. Sie helfen bei der Rationalisierung von Prozessen, um mehr Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Es gibt einige Tools, die für die digitale Bestandsverwaltung verwendet werden, wie z. B.:

• Die Bestandsverwaltung von Timly unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung der Bestandsverfolgung, und das robuste System bietet eine Möglichkeit zur Skalierung und Rationalisierung von Unternehmen. Mit Echtzeit-Updates, zentraler Bestandsverfolgung und Datenschutz können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Unternehmen in den richtigen Händen ist.
• Zoho Inventory ist bekannt für seine Berichts- und Verwaltungsfunktionen. Es bietet automatische Ausfüllfunktionen und die Möglichkeit der Integration mit anderer Software, was es zu einer robusten Wahl für Unternehmen macht, die ihre Abläufe rationalisieren möchten.

Die Integration von Systemen trägt zur Verbesserung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit bei und bringt dem Unternehmen Vorteile, indem sie abteilungsübergreifende Transparenz in Echtzeit bietet. Sie rationalisiert Prozesse durch Automatisierung, verbessert die Entscheidungsfindung durch Datenanalysen, verbessert die Bestandsverwaltung in der Lieferkette und stellt sicher, dass die Daten über alle Plattformen hinweg konsistent sind, wodurch Diskrepanzen verringert werden.

Wie können digitale Inventurprogramme Fehlbestände verhindern?

Digitale Inventarisierungstools, die zur Vermeidung von Fehlbeständen eingesetzt werden, sind:

• Historische Verkaufsinformationen, Markttrends, Saisonalität und wirtschaftliche Trends. Dies hilft bei der Nachfrageprognose.
• APIs, die den Datenaustausch ermöglichen. Dies gewährleistet genaue Lagerbestände und ermöglicht eine rechtzeitige Reaktion auf Nachfrageänderungen.
• Regelmäßige Bewertung und Verfeinerung der Vorhersagemodelle. Dies geschieht durch die wöchentliche Aktualisierung der Daten und die Gewährleistung aktueller Erkenntnisse.

Bei der Betrachtung digitaler und traditioneller Inventarsysteme müssen viele Herausforderungen und Vorteile berücksichtigt werden:

• Digitale Inventarsysteme ermöglichen eine Bestandsverfolgung in Echtzeit, helfen bei der Automatisierung von Aufgaben und verbessern die Genauigkeit.
• Herkömmliche Inventarsysteme haben einen einfachen und kostengünstigen Ansatz für die Bestandsverwaltung.

Was die Herausforderungen betrifft:

• Die digitale Inventarisierung würde Vorlaufkosten, eine komplexe Implementierung und Mitarbeiterschulungen erfordern. Auch die Integration in bestehende Infrastrukturen und Prozesse kann eine Herausforderung sein.
• Traditionelle Systeme sind zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht skalierbar.

Letztlich hängt die Entscheidung zwischen digitaler und traditioneller Bestandsaufnahme von den Zielen und Bedürfnissen des Unternehmens ab. Daher müssen Unternehmen die Vor- und Nachteile jedes Ansatzes abwägen und entscheiden, welcher für sie der beste ist.

Es ist von entscheidender Bedeutung, das digitale Inventar mit anderen Geschäftssystemen zu integrieren. Dies trägt dazu bei, die Effizienz der Abläufe und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

• Die Integration mit Tools für das Lieferkettenmanagement hilft Unternehmen, die Auftragsabwicklung zu optimieren, Kosten zu senken und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Verbindung mit den Herausforderungen des Verkaufs, um eine genaue Zeiterfassung und nahtlose Abläufe zu gewährleisten. Sie trägt dazu bei, dass Artikel nachgefüllt werden, so dass sie immer vorrätig sind und die Unzufriedenheit der Kunden verringert wird.

Diese Integrationen tragen dazu bei, dass Unternehmen wie ein gut geöltes Schwungrad funktionieren, bei dem eine verfeinerte Technologie den Kundenservice verbessert und den Gewinn steigert.

• Der Lagerumschlag berechnet, wie oft der Bestand innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft oder ersetzt wurde. Wenn das Produkt eine hohe Umschlagshäufigkeit aufweist, bedeutet dies eine effiziente Bestandsverwaltung. Um das Risiko von Überbeständen und Veralterung zu verringern, wird sie wie folgt berechnet:

  Bestandsumschlag = durchschnittlicher Bestand / Kosten der verkauften Waren (COGS).

  Diese Kennzahl wird mithilfe von Echtzeit-Analysen und einem automatisierten Bestandsverwaltungssystem überwacht und optimiert.

• Die Lagerhaltungskosten sind mit den Kosten für die Aufbewahrung und Lagerung der Vorräte verbunden. Sie umfassen Lagerung, Versicherung, Steuern und die mit den Beständen verbundenen Kapitalkosten. Die Berechnung der Lagerhaltungskosten ist wichtig, um ihre finanziellen Auswirkungen zu bestimmen. Sobald die Kosten berechnet sind, können Unternehmen Kapital freisetzen, das zur Verbesserung anderer Geschäftsbereiche verwendet werden kann.

Daher sind der Lagerumschlag und die Lagerhaltungskosten von entscheidender Bedeutung für die Effizienz und finanzielle Solidität des digitalen Inventarsystems. Dies kann dazu beitragen, Kosten zu senken, Lagerbestände zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.