Permanentes Inventursystem: Hauptmerkmale, Vorteile, Unterschiede und Tipps

Ein permanentes Inventursystem verfolgt und verwaltet den Bestand in Echtzeit und ermöglicht es den Unternehmen, die Lagerbestände zu aktualisieren. Diese Methode unterscheidet sich von anderen Bestandsverfolgungsmethoden, wie z. B. periodischen Inventursystemen.

Die wichtigsten Merkmale eines Systems der kontinuierlichen Bestandsführung sind:

• Verfolgung in Echtzeit, damit die Unternehmen genaue Informationen über ihre Vermögenswerte erhalten.
• Automatisierung von Aufgaben wie der Aktualisierung und Verfolgung des Bestands.
• Die Sichtbarkeit von Lagerbeständen ermöglicht es Unternehmen, Lagerbewegungen und etwaige Probleme zu verfolgen.

Bei der permanenten Bestandsaufnahme werden Barcode-Scanner und Bestandsverwaltungssoftware verwendet, um den Bestand zu verfolgen und zu erfassen. Das System aktualisiert die neuesten Bestandsinformationen, wenn ein Verkauf getätigt wird. Dadurch erhält das Unternehmen Informationen über seine Bestandsverwaltung, z. B. wann es Lagerbestände bestellen oder Preise anpassen muss.

Die Vorteile der kontinuierlichen Bestandsführung liegen in der Verbesserung der Genauigkeit, der Bereitstellung von Informationen über Bedarfsänderungen, Fehlbestände oder Überbestände, der Kostenreduzierung, der Verbesserung der Prognosen, der Optimierung des Bestandsniveaus, der Verbesserung der Sichtbarkeit der Lieferkette, der Transparenz in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften und die Rechnungsprüfung, der Skalierbarkeit und der Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen.

Die Methode der permanenten Inventur macht physische Zählungen überflüssig und liefert somit genaue Informationen. Der Prozess der permanenten Inventur umfasst Folgendes:

• Zuweisung eines Identifikators, z. B. einer Seriennummer oder einer Lagerhaltungseinheit (SKU).
• Unternehmen nutzen die Point-of-Sale-Integration (POS), um Daten an das Bestandsverwaltungssystem zu senden, das den Bestand aktualisiert.
• Mit Barcode-Scannern und RFID-Etiketten für die Bestandsverwaltung lassen sich Bestandsartikel wie Einkäufe, Verkäufe und Retouren verfolgen.
• Die Bestandsverwaltungssoftware verarbeitet die POS- und Barcode-Scanner, aktualisiert die Lagerbestände und führt Aufzeichnungen.

Das permanente Inventursystem bietet eine Echtzeit-Sichtbarkeitsebene, die Folgendes ermöglicht:

• Zugang zu genauen Informationen, z. B. über die Verfügbarkeit von Lagerbeständen.
• Ermittlung der Lagerbestände und Entscheidung über die Wiederauffüllung von Bestellungen.
• Historische Verkaufsdaten und Echtzeit-Bestandsdaten bieten die Möglichkeit, Prognosen zu erstellen und gleichzeitig Fehl- oder Überbestände zu reduzieren.

Technologie ist in Systemen der permanenten Bestandsaufnahme von entscheidender Bedeutung. Lassen Sie uns ihre Bedeutung überprüfen.

• Integration von Verkaufsdaten in Software für die Bestandsverwaltung.
• Barcode-Scanner zur Verfolgung von Einkäufen, Verkäufen und Retouren.
• Bestandsverwaltungssoftware, die POS-Systeme und Barcode-Scanner verarbeitet.
• Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Fernzugriff und gewährleisten eine nahtlose Zusammenarbeit und Datensynchronisation.

Der Unterschied zwischen permanenten und periodischen Inventursystemen besteht darin, wie sie das System verfolgen und aktualisieren. Sie sind:

• Perpetual Inventory aktualisiert den Bestand in Echtzeit, nachdem der Verkauf und die Einkäufe getätigt wurden. Das System ist genau und eignet sich für ein Unternehmen mit hohem Umsatzvolumen.
• Bei der periodischen Inventur wird das Inventar zu bestimmten Zeitpunkten aktualisiert, entweder am Ende des Monats oder des Jahres. Kleine Unternehmen tun dies in der Regel.

Der Vorteil eines permanenten Inventursystems besteht darin, dass es Echtzeit-Bestandsmengen, Nachverfolgung und Einkauf von Artikeln ermöglicht. Der Nachteil ist, dass es eine Buchhaltungssoftware erfordert, die schwierig zu warten oder teuer sein kann.

Das System der periodischen Bestandsaufnahme hat Vorteile, z. B. ist es billiger und einfach zu implementieren. Es bietet jedoch keine Echtzeitgenauigkeit oder -transparenz in Bezug auf die Lagerbestände, und es besteht die Gefahr von Fehlern bei der Aufzeichnung.

Die Vorteile eines permanenten Inventursystems bestehen darin, dass es eine genaue zeitliche Verfolgung der Bestände ermöglicht, Fehlbestände reduziert, so dass Unternehmen bessere Entscheidungen zur Auffüllung der Bestände treffen können, und das Management der Lieferkette verbessert.

Nachteilig sind dagegen die Kosten für die Implementierung, die Komplexität des Systems und die Abhängigkeit von Technologie und Datenbanken. Dies macht es anfällig für Systemausfälle, Datenverletzungen und potenzielle Hackerangriffe.

Ein permanentes Inventursystem bietet zahlreiche Vorteile, aber seine Einführung und Pflege erfordert eine sorgfältige Abwägung der damit verbundenen Kosten und Komplexität.

Die wichtigsten Bestandteile von Systemen der permanenten Bestandsführung sind:

• Barcode-Scanner, die jedem Produkt eine eindeutige Kennzeichnung geben. Diese Kennungen enthalten die notwendigen Informationen wie Produktname, Code, Beschreibung und Preis. Sie erfassen Daten über gekaufte, verkaufte oder von einem Ort zum anderen transferierte Produkte.
• Für die Inventarisierung Software zu integrieren, integriert Barcode-Scanner mit Systemen wie POS. Damit wird die Zentralisierung von Informationen und die Organisation von Daten sichergestellt. Die Software verfolgt, überwacht und erstellt Berichte, um Unternehmen bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf Preisgestaltung und Verkaufsstrategien zu unterstützen.
• Point-of-Sale (POS)-Systeme verwenden Terminals zur Erfassung von Verkaufstransaktionen und zur Bereitstellung von Informationen für die Aktualisierung und Verfolgung des Bestands.

Diese Komponenten arbeiten zusammen, um:

• Integrieren Sie Daten zwischen Barcodescannern, Inventarsoftware und POS-Systemen.
• Sicherstellen, dass gekaufte, verkaufte oder verschobene Artikel über das Barcode-Inventarsystem und die POS-Systeme aktualisiert werden.
• Erstellung von Berichten über Lagerbestände, Verkaufstrends und Lagerumschlag.
• Regelmäßige Überprüfung des Bestands. Dadurch wird die Genauigkeit der Informationen im Perpetual System bestimmt.
• Erkennen Sie Fehler durch Scannen des Bestands. So können Unternehmen die notwendigen Korrekturen vornehmen, um Effizienz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Permanente Inventursysteme werden in vielen Branchen eingesetzt, z. B. im Einzelhandel, in der Fertigung und im E-Commerce. Schauen wir uns einige reale Szenarien an, in denen Systeme der permanenten Bestandsführung eingesetzt werden:

Einzelhandel
Der Einzelhandel verwendet permanente Inventarsysteme, um die Aktualität seiner Bestände zu gewährleisten. Dies hilft dem Sektor, sein Geschäft zu skalieren und auf die sich ändernde Verbrauchernachfrage zu reagieren.

Herstellung
Die Fertigungslinie verwendet eine permanente Bestandsaufnahme, um Rohmaterialien und unfertige Erzeugnisse zu verfolgen. Dies trägt zur Optimierung der Lieferkette und zur Senkung der Bestandskosten bei.

Elektronischer Geschäftsverkehr
Die E-Commerce-Branche nutzt die permanente Bestandsaufnahme zur Verwaltung ihrer umfangreichen Inventarsysteme. Dies ermöglicht eine schnelle und genaue Produktabwicklung. Außerdem hilft es, die Lagerbestände mit aktuellen Daten zu synchronisieren und zu aktualisieren, welche Bestände verfügbar sind und welche nicht.

Die Vorteile eines solchen Systems liegen in der Bereitstellung aktueller Informationen, der Verbesserung der Prognosen, der Reduzierung von Fehlbeständen und Überbeständen sowie der Verbesserung der Transparenz des Lieferkettenmanagements.

Um das Inventar in einem System der permanenten Inventur zu verfolgen, müssen Sie sicherstellen, dass es automatisiert und ständig verfolgt wird. So funktioniert es:

• Bei der Integration elektronischer Verkaufsstellen werden Barcode-Scanner oder Registrierkassen verwendet, um Echtzeitinformationen an die Bestandsverwaltungssoftware zu senden.
• Die Bestandsdatenbank wird bei jedem Verkauf aktualisiert und zeigt die verringerten Bestände an. So ist sichergestellt, dass die Informationen immer aktuell sind.
• Das System passt die Transaktionen entsprechend der neu eingegangenen Artikel, der Umlagerung von Artikeln zwischen Standorten, der Rückgabe oder des Umtauschs und der Entsorgung von Artikeln an.
• Bietet Echtzeit-Berichte über Lagerbestände, die einen Einblick in den Bestandsstatus geben.

Die Standardmethoden für den Bestandsnachweis lauten wie folgt:

• Überwachung des Lagerbestands durch automatische Verfolgung.
• Regelmäßige Zählungen dienen dazu, Unstimmigkeiten im System zu überprüfen und festzustellen, ob sie vorhanden sind. Dies hilft bei der Erkennung, Identifizierung und Validierung der Richtigkeit der Daten.
• Regelmäßige Audits zur Feststellung der Genauigkeit und Einhaltung der Vorschriften. Dies trägt dazu bei, dass die Datensätze im System auf dem neuesten Stand sind, und ermöglicht es den Unternehmen, bessere Entscheidungen über ihren Bestand zu treffen.

Wie Systeme zur permanenten Bestandsaufnahme die Effizienz der Lieferkette verbessern

Die Vorteile eines permanenten Inventarsystems bestehen darin, dass es die Lieferkette verbessert, indem es die Unternehmenstransparenz erhöht und es dem Unternehmen ermöglicht, den Bestand zu rationalisieren und zu prognostizieren. So wird es gemacht:

• Es bietet eine kontinuierliche Verfolgung von Bestands-, Umsatz- und Ertragsänderungen in Echtzeit.
• Es nutzt Analysen und maschinelles Lernen, um Daten zu analysieren und zukünftige Trends vorherzusagen. So können Unternehmen ihre Bestände anpassen und Fehlbestände und Überbestände reduzieren.
• Löst automatische Warnungen aus, wenn der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt. Dies ermöglicht es dem Personal, Artikel rechtzeitig auf Lager zu nehmen und so Fehlbestände zu minimieren.
• Integrieren Sie Systeme, um besser mit Lieferanten und Logistikpartnern zu kommunizieren. Dies ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und einen besseren Austausch, was die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Der Zugriff auf das cloudbasierte Inventar ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und verkürzt die Zeit, die für den Zugriff auf das Inventar benötigt wird.
• Automatisierte Arbeitsabläufe tragen dazu bei, Bestellungen, Bestandsaktualisierungen und Versandbenachrichtigungen zu verbessern.

Ein Perpetual-Inventory-System verbessert die Kommunikation mit den Lieferanten. Es nutzt Bestandsdaten in Echtzeit, um Planung, Produktion, Versand und Prognosen zu verbessern. Darüber hinaus sendet es automatische Benachrichtigungen an die Lieferanten, wenn die Bestände ein bestimmtes Niveau erreichen.

Die Bestandsverwaltungssoftware von Timly ermöglicht es Unternehmen, ihre Abläufe zu rationalisieren und ihr Geschäft zu skalieren. Außerdem hilft sie Unternehmen dabei, die Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen, um die Entscheidungsfindung der Beteiligten zu verbessern.

Die alltäglichen Herausforderungen bei der Verwendung eines Beispiels für ein System der permanenten Bestandsaufnahme sind:

• Die fehlerhaften Daten werden erfasst, was sich auf die Berichterstattung und die Entscheidungsfindung auswirkt. Daher muss die Organisation sicherstellen, dass das Personal geschult ist, Maßnahmen zur Datenvalidierung ergreifen und regelmäßige Audits durchführen, um Fehler zu korrigieren.
• Aktualisierung und Pflege zur Berücksichtigung von Änderungen bei Käufen und Verkäufen. Wird die Genauigkeit nicht beibehalten, kann dies zu ungenauen Berichten, ineffizienter Bestandsverwaltung und schlechten Prognosen führen.
• Gewährleistung regelmäßiger Aktualisierungen, Wartung und Überwachung sowie Implementierung von Prozessen zur Abschwächung dieser Probleme. Die Integration mit Softwaresystemen wie ERP- und POS-Systemen ist ebenfalls wichtig. Es können jedoch Herausforderungen bestehen, wie inkompatible Datenformate, begrenzte API-Funktionen und unzureichende Schulung des IT-Personals.

Darüber hinaus müssen bei kleinen und mittleren Unternehmen auch finanzielle Aspekte berücksichtigt werden, wie z. B.:

• Kosten der Umsetzung.
• Abonnement- oder Lizenzgebühren.
• Notwendigkeit von Investitionen in Hardware oder Infrastruktur.

Die Buchhaltung wird kontinuierlich in einem permanenten Inventarsystem geführt. Aktualisierungen werden in Echtzeit mit POS-Terminals, Scannern und Software durchgeführt, um Käufe und Verkäufe zu erfassen und genaue Informationen zu erhalten. Die Kosten der verkauften Waren (COGS) werden wie folgt berechnet:

• Gesamtkosten der Waren – Wert des Anfangsbestands

Journalbuchungen werden anhand von Transaktionsdatensätzen im Perpetual-Inventory-System vorgenommen.

• Käufe werden als Vorräte (zu Lasten) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (zu Gunsten) verbucht.
• Die Umsätze sind die Kosten der verkauften Waren (im Soll) und die Forderungen (im Haben).

Ein System der doppelten Buchführung stellt sicher, dass Transaktionen zweimal im Soll- und im Haben-Bereich erfasst werden. Dadurch können Aktiva und Passiva erhöht oder verringert werden, und das Eigenkapital wird durch die Transaktionen beeinflusst. Verkäufe und Käufe werden in Bestandsverzeichnissen und Journalen erfasst.

Die Schritte zur Implementierung und Prüfung eines Perpetual-Inventory-Systems umfassen die Definition der Geschäftsanforderungen, die Auswahl der Perpetual-Inventory-Software, die Konfiguration des Systems und eine umfassende Schulung der Mitarbeiter. Wichtig ist auch die Integration mit anderen Systemen wie ERP-, POS-, WMS- und Lieferkettenmanagementsystemen. Darüber hinaus ist es wichtig, Daten zu entwickeln und zu validieren sowie Zählungen durchzuführen, um die Genauigkeit der Inventur zu überprüfen und eventuelle Unstimmigkeiten festzustellen.

Zu den besten Praktiken gehören regelmäßige monatliche oder vierteljährliche Zählungen, der Abgleich der Bestandsdaten mit den Finanzunterlagen und die Verfolgung von Kennzahlen wie Bestandsgenauigkeit, Zählung und Dateneingabefehler. Die Untersuchung der Ursachen und die kontinuierliche Überwachung und Wartung des Systems sind ebenfalls wichtig.

Formeln zur Bestandsbewertung werden in Systemen mit kontinuierlicher Bestandsführung verwendet. Sie spiegeln die Veränderung der Kosten der verkauften Waren und des Endbestands wider. In Systemen mit kontinuierlicher Bestandsführung werden hauptsächlich die folgenden drei Inventurkalkulationsmethoden verwendet:

First in, first out (FIFO), wobei:

• COGS = (Anfangsbestand + Einkäufe) – Endbestand.
• Formel für den Endbestand = Anfangsbestand + Einkäufe – COGS

Letzter Eingang, erster Ausgang (LIFO)

• COGS = Letzte(r) Einkauf(e) + (Anfangsbestand – Endbestand)
• Endbestand = Anfangsbestand – Herstellungskosten + letzte(r) Einkauf(e).

Gewichtete Durchschnittskosten (WAC)

• Zur Ermittlung der Herstellungskosten werden die durchschnittlichen Anschaffungskosten der Vorräte zum Zeitpunkt des Verkaufs herangezogen.
• Diese Durchschnittskosten werden berechnet, indem die Gesamtkosten der zum Verkauf stehenden Waren durch die verfügbaren Einheiten geteilt werden.

Für permanente Bestandsaufzeichnungen:

• Aktualisieren Sie das Bestandskonto bei jeder Transaktion (Kauf oder Verkauf) mit der gewählten Methode der Bestandskalkulation.
• Kosten der verkauften Waren (COGS): Berechnen Sie die Herstellungskosten unter Verwendung der gewählten Inventurkalkulationsmethode (FIFO, LIFO oder WAC).
• Endbestand: Berechnen Sie den Bestand nach der gewählten Kalkulationsmethode (FIFO, LIFO oder WAC).
• Durchschnittliche Kosten pro Einheit: Berechnen Sie die durchschnittlichen Kosten pro Einheit für die WAC-Bestandskalkulationsmethode.