IT-Inventarverwaltung: Betriebliche Vorteile, Komponenten und Effizienz

Die IT-Inventarverwaltung dient der Verfolgung, Verwaltung und Optimierung des Lebenszyklus von IT-Anlagen. Dies geschieht ab dem Zeitpunkt, an dem die Anlage erworben wurde, bis zum Ende des Lebenszyklus. Auf diese Weise werden die Informationen über IT-Assets von Hardware, Software und Netzwerkgeräten verwaltet. Es hilft dabei, die ordnungsgemäße Nutzung, Wartung und Stilllegung von Anlagen zu gewährleisten. So können Unternehmen bessere Entscheidungen über die Zuweisung, Nutzung und den Ersatz von Anlagen treffen. Dies trägt zur Reduzierung von Kosten und Risiken bei und gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen.

Die Ziele von ITAM sind:

• Kosteneffizienz, z. B. durch die Optimierung von Anlagen und die Verbesserung von Budgets und Prognosen.
• Einhaltung von Vorschriften, wie z. B. genaue Aufzeichnungen und Verfolgung der neuesten Software- und Hardware-Updates.
• Verringerung von Risiken wie Sicherheitslücken, Verhinderung von Diebstahl, Gewährleistung der Instandhaltung und Erleichterung der Wiederverwertung und Ausmusterung von Vermögenswerten.

Die Einführung einer IT-Inventarverwaltung hilft Unternehmen:

• Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe durch eine zentralisierte Bestandsverfolgung, automatische Datenaktualisierung und eine Schnittstelle zur Ausgabe ausgemusterter Bestände.
• Verbessern Sie die Sicherheit, indem Sie die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, die Transparenz von Anlagen sicherstellen und das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern.
• Verbessern Sie die Entscheidungsfindung durch den Einsatz von Analysen und Berichten, die Integration mit IoT-Vorhersagetools und die Gewährleistung einer strategischen Planung bei gleichzeitiger Verbesserung der Entscheidungsfindung.

Die wichtigsten Komponenten der IT-Inventarverwaltung sind Hardware, Software und Lizenzen. Schauen wir uns die Komponenten an:

Hardware-Komponenten:

• Dazu gehören Informationen über die Geräte, wie Seriennummer, Hersteller und Modellnummer, sowie Daten über Kauf, Standort und Garantie.
• Zu den Geräten gehören Desktops, Laptops, Drucker, Server, Peripheriegeräte, Router, Switches und Firewalls.
• Status der Anlagen und etwaige Mängel.

Software-Komponenten:

• Zu den Anwendungen gehören Betriebssysteme wie Windows und Software wie Microsoft Office und Adobes.
• Eine Version der Software und Kompatibilität.

Lizenz-Komponente:

• Arten von Lizenzen wie Abonnements, unbefristete und gleichzeitige Lizenzen.
• Das Ablaufdatum von Lizenzen, Verlängerungen und Upgrades.
• Zuweisung von Lizenzen an bestimmtes Personal.

Bewährte Verfahren für die Verwaltung von IT-Anlagen drehen sich um die Erstellung und Pflege eines genauen und aktuellen Bestands. Sie sind:

• Automatisierung der Asset-Ermittlung mit Hilfe von Tools und Protokollen wie DNS, ICMP und SNMP.
• Sammeln von Informationen wie Hardware, Software, Standort, Barcodes, Konfigurationseinstellungen und Verwendung einer zentralen Datenbank.
• Überprüfung der Informationen in den Aufzeichnungen und Berichtigung etwaiger Fehler.
• Verwaltung des Inventars durch Nachverfolgung von der Beschaffung bis zur Entsorgung sowie durch Aktualisierung und Änderungen, wie z. B. Verlagerung von Anlagen, Aktualisierung von Software, Aufrüstung von Hardware und Ausmusterung von Anlagen.
• Regulierung von Audits, Aktualisierung von Aufzeichnungen und Implementierung von Prozessen.
• Integration mit anderen Systemen wie Konfigurationsmanagement-Datenbanken, IT-Service-Management-Tools, Finanz- und
• Beschaffungssystemen und Sicherheitsinformationssystemen.
  Berichte und Analysen zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Nutzung von Anlagen, der Einhaltung von Lizenzbestimmungen, der Wartung und des Austauschs von Hardware sowie der Kostenanalyse.

Um eine effiziente und ordnungsgemäße Verwaltung des IT-Inventars zu gewährleisten, müssen Sie Folgendes tun

• Gewährleistung von Techniken zur Erkennung von Vermögenswerten, wie z. B. Netzwerk-Scans zur Erkennung von Geräten, Durchführung von physischen Audits von Hardware und Software und Bereitstellung von Informationen über Vermögenswerte.
• Erstellen Sie eine Checkliste für das IT-Asset-Management, indem Sie Hardware, Software und Peripheriegeräte identifizieren.
• Sammeln Sie Informationen wie Seriennummern, Kaufdaten, Garantien, Standorte, Mitarbeiterzuweisungen, Softwareversionen und Lizenzen.
• Speichern Sie die Informationen an einem zentralen Ort, um einen einfachen Zugriff und regelmäßige Aktualisierungen zu gewährleisten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Prozesse rationalisieren und die Duplizierung und Integration von Daten reduzieren. Mit der Bestandsverwaltungssoftware von Timly können Sie effizient genaues IT-Inventar erstellen und pflegen. Dies ermöglicht Ihnen

• Verbesserte Verfolgung und Verwaltung von Vermögenswerten
• Verbesserung von Sicherheit und Compliance
• Optimierung der IT-Budgetierung und -Planung
• Rationalisierung von Wartungs- und Reparaturprozessen
• Reduzieren Sie Ausfallzeiten und erhöhen Sie die Produktivität

Beispiele für IT-Assets sind:

• Zur Hardware gehören Desktops, Laptops, Server, Speichergeräte, Drucker, Scanner, Router, Switches, Firewalls, Smartphones, Tablets und andere Geräte.
• Software wie Betriebssysteme, Datenbanken, Antivirusprogramme und Arbeitsanwendungen wie Microsoft Office und Google Workspace.
• Zu den Cloud-basierten Ressourcen gehören virtuelle Maschinen wie Microsoft Azure, Cloud-Speicher wie Google Drive, Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen sowie Lizenzen und Abonnements.
• Zur Netzwerkausrüstung gehören Router, Switches, Firewalls, Modems und Netzwerkschnittstellen.

Diese Punkte geben einen Überblick über die Arten von IT-Assets, die im Allgemeinen von Unternehmen genutzt und verwaltet werden.

Es gibt einige Vorschriften, die bei der Führung von IT-Bestandsverzeichnissen berücksichtigt werden müssen. Damit soll die Einhaltung der Vorschriften und der Schutz sensibler Informationen gewährleistet werden. Sie sind:

• Allgemeine Datenschutzbestimmungen (GDPR) sind Vorschriften, die die Richtigkeit der Aufzeichnungen gewährleisten.
• Das Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX) verlangt von den Unternehmen, dass sie genaue IT-Aufzeichnungen führen, um sicherzustellen, dass die Finanzprüfungen und -berichte den Standards entsprechen.
• Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verpflichtet Organisationen, ein genaues IT-Inventar zu führen, einschließlich elektronischer geschützter Gesundheitsinformationen (ePHI), um deren Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit sicherzustellen.

Damit Unternehmen sicherstellen können, dass ihre Bestände für die Prüfung und Berichterstattung bereit sind, müssen sie sicherstellen, dass sie:

• Nutzen Sie ein zentrales, cloudbasiertes System zur Verwaltung von IT-Ressourcen.
• Verwenden Sie das Scan-Tool, um die manuelle Eingabe zu minimieren.
• Kategorisieren und kennzeichnen Sie Objekte nach Typ und Standort.
• Aufzeichnung von Änderungen, Aktualisierungen und Zugriff auf Assets.
• Planen Sie Prüfungen und Aktualisierungen, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

Die Inventarisierung von IT-Anlagen ist wichtig für die Gesamtstrategie eines Unternehmens. Sie umfasst die Nachverfolgung und Verwaltung der Hardware, Software und Netzwerkgeräte des Bestands. Zu den anderen zu verwaltenden Vermögenswerten gehören Softwarelizenzen, Dienstleistungen, mobile Geräte, IoT und vorausschauende Wartung und andere.

IT-Ressourcen sind auch für ein effizientes Kostenmanagement wichtig. Dies geschieht durch die Ermittlung ungenutzter Anlagen, wodurch die Verschwendung verringert wird. Darüber hinaus müssen Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften stets im Auge behalten, um eine ordnungsgemäße Prüfung zu gewährleisten und Strafen bei Nichteinhaltung zu verhängen. Eine Bestandsaufnahme der IT-Anlagen hilft auch bei der Planung und Entscheidungsfindung, was für die Entwicklung von Plänen und strategischen Investitionen wichtig ist.

Was ihre Rolle bei der Cybersicherheit betrifft, so ist die Verwaltung des IT-Bestands wichtig für:

• Definition von Schwachstellen wie nicht autorisierte Geräte und nicht gepatchte Software.
• Die Organisation kann sicherstellen, dass Vermögenswerte nach Prioritäten geordnet werden, um Risiken zu minimieren.
• Einblicke in die Infrastruktur des Unternehmens zu gewähren. Dies verringert das Risiko, erhöht die Effizienz und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Sicherheitsprobleme und Bedrohungen.

IT-Teams können ihre Abläufe rationalisieren und die Produktivität steigern:

• Kosteneinsparungen durch Vermeidung unerwünschter Anschaffungen oder übermäßiger Käufe von IT-Anlagen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Softwarelizenzvereinbarungen, wodurch das Risiko von Strafen und Bußgeldern verringert wird.
• Lokalisierung und Bereitstellung von Anlagen, wodurch die Ausfallzeiten auf der Serviceebene reduziert und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Wartung und Aufrüstung der Anlagen sichergestellt wird.
• Es können fundierte Entscheidungen über die Aufrüstung, den Ersatz und die Ausmusterung von IT-Anlagen getroffen werden. Dies trägt dazu bei, unerwünschte Verschwendung zu reduzieren und Ressourcen besser zuzuordnen.
  Verbesserung der Anlagennutzung durch bessere Verfolgung und Gewährleistung einer besseren funktionalen Berichterstattung bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität und Senkung der Kosten.

Um die Investitionsrentabilität (ROI) der IT-Inventarverwaltung zu bewerten, ist es wichtig, Probleme wie redundante Anschaffungen zu ermitteln und gleichzeitig die Nutzung der IT-Bestände zu maximieren. Die Nachverfolgung von IT-Anlagen und die Bestandsverwaltung helfen dabei, den richtigen Lebenszyklus, das richtige Nutzungsmuster und die richtige Wartung der Anlagen zu gewährleisten. Außerdem wird sichergestellt, dass die Anlagen rechtzeitig gewartet werden, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Lebensdauer verlängert wird.

Um ROI, müssen Unternehmen Folgendes tun:

• Schätzen Sie die Reduzierung von überflüssigen Anschaffungen und unerwünschten Wartungskosten.
• Berechnen Sie die Produktivität und Effizienz, die sich aus der Optimierung abnehmender Anlagen und der Reduzierung von Ausfallzeiten ergeben.
• Senkung der Kosten um etwa 20 % bei überflüssigen Anschaffungen und Steigerung der Effizienz um 15 %. Außerdem können die Prognosen für unerwartete Ausfälle und unerwünschte Kosten um etwa 10 % verbessert werden.

Für die Verwaltung des IT-Inventars ist es wichtig, dass:

• Stellen Sie sicher, dass die Informationen über IT-Anlagen aktuell, vollständig und genau sind. Dazu gehören die Art der Anlage, die Seriennummer, der Standort und die Eigentumsverhältnisse.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten standardisiert sind, was dazu beiträgt, Fehler und Unstimmigkeiten zu minimieren.
• Implementieren Sie Regeln zur Datenvalidierung, um sicherzustellen, dass die Daten den Kriterien entsprechen, z. B. zur Ermittlung doppelter Seriennummern und ungültiger Asset-Typen.

Konsistente Prozesse verringern Fehler und verbessern die Effizienz. Zu diesem Zweck müssen ordnungsgemäße Verfahren für die Beschaffung, den Einsatz, die Verfolgung, die Überwachung, die Wartung, die Reparatur, die Entsorgung und die Stilllegung von Anlagen sichergestellt werden, die den gesamten Lebenszyklus von der Anschaffung bis zur Entsorgung abdecken.

Hier sind einige Kriterien für die Auswahl der richtigen Software.

• Stellen Sie sicher, dass die Software Daten von physischen bis hin zu digitalen Assets sowie deren Nutzung, Zustand und Wartungshistorie speichern und verfolgen kann.
• Bewertung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Software.
• Ob die Software skalierbar ist, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
• Verfügt über eine robuste Benutzeroberfläche zur einfachen Anpassung und Navigation.
• Berichte und Analysen der Software ermöglichen den Status der Anlagen in Echtzeit und anpassbare Berichte.
• Einhaltung der Sicherheitsvorschriften
• Umfang und Häufigkeit von Support und Wartung.

Die IT-Bestandsaufnahme dient der Kostenoptimierung, indem sie unerwünschte Käufe und Abonnements verhindert und eine bessere Beschaffung gewährleistet. Hier finden Sie einige Informationen darüber, wie dies geschieht.

• Es wird sichergestellt, dass keine unerwünschten oder doppelten Käufe getätigt werden. Außerdem werden Verschwendung und unerwünschte Ausgaben reduziert.
• Es hilft bei der Verfolgung von Software- und Service-Abonnements, was eine Reduzierung von Kosten und Verschwendung ermöglicht.
• Sie liefert wertvolle Erkenntnisse für Vertragsverhandlungen mit Anbietern und die Einhaltung von Vorschriften, um Strafen zu vermeiden.
• Es verringert den Verwaltungsaufwand, indem es ihn durch Nachverfolgung und Berichterstattung rationalisiert.
• Sie ermöglicht es Unternehmen, die Nutzung von Anlagen zu optimieren und gleichzeitig eine ordnungsgemäße Zuweisung und Kostenreduzierung sicherzustellen.
• Es bietet Compliance und Auditing, um sicherzustellen, dass Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Um eine IT-Inventarverwaltung zu implementieren, müssen Unternehmen den unten stehenden Leitfaden befolgen:

• Beginnen Sie mit einer Planungsphase. Dies erfordert die Definition der benötigten IT-Assets, die Festlegung von Zielen, die Ermittlung der verantwortlichen Akteure, die Bewertung der aktuellen Prozesse und die Erstellung eines Projektplans.
• Das Unternehmen muss sich dann auf die Ausführungsphase konzentrieren, indem es Benutzerrollen und Berechtigungen konfiguriert, Inventardaten erfasst, die Datenvalidierung implementiert und die Anlagen verfolgt. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die Systeme rechtzeitig gewartet werden und Einblicke und ein robustes Dashboard zur Überwachung der Anlagennutzung, der Wartung und der Einhaltung von Vorschriften generieren können.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Herausforderungen und Lösungen für die Implementierung der IT-Inventarverwaltung werfen.

• Widerstände gegen Veränderungen. Die Beteiligten müssen während des gesamten Umsetzungsprozesses einbezogen werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Daten validiert sind, und setzen Sie Prioritäten, um Ressourcen für eine erfolgreiche Umsetzung zuzuweisen.
• Außerdem ist die Integration mit bestehenden Systemen für einen nahtlosen Datenaustausch unerlässlich.
• Sicherstellen, dass die Implementierung den gesetzlichen Anforderungen wie GDPR und HIPAA entspricht.

Der Unterschied zwischen Asset Management (AM) und Inventory Management (IM) besteht darin, dass beide unterschiedliche Arten der Ressourcenverwaltung darstellen. Obwohl beide zur Verfolgung und Überwachung eingesetzt werden, unterscheiden sie sich in Umfang, Schwerpunkt und Zielsetzung.

Die Vermögensverwaltung konzentriert sich auf den gesamten Lebenszyklus von Vermögenswerten, von der Beschaffung bis zur Entsorgung. Es umfasst Planung, Einkauf, Nutzung, Wartung und Entsorgung. Es zielt darauf ab, die Effizienz, Leistung und Datenanalyse von Anlagen zu optimieren. Die Beispiele für verwaltete Vermögenswerte reichen von Geräten über Fahrzeuge bis hin zu geistigem Eigentum.

Die Bestandsverwaltung konzentriert sich auf die Verfolgung und Prüfung der Bestände. Sie zielt auch darauf ab, die Lagerbestände aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Fehlbestände und Überbestände zu minimieren. Das Inventar kann manuell oder über ein automatisiertes System mit Barcode-Inventarisierungssystem und RFID-Etiketten verfolgt werden. Waren, unfertige Erzeugnisse und Rohmaterialien sind Beispiele für Inventar.

Szenarien für den Einsatz von Asset Management wären die Verwaltung komplexer und langer Lebenszyklen von Maschinen und Anlagen. Dies ist auch wichtig für die Optimierung von Anlagennutzung, Wartung und Zeitplan bei gleichzeitiger Verfolgung der Abschreibung von Anlagen. Die Bestandsverwaltung ist für schnelldrehende Anlagen gedacht. Sie ermöglicht eine ordnungsgemäße Bestandsaufnahme bei gleichzeitiger Reduzierung von Fehlbeständen und Überbeständen. Sie dient zur Bestimmung von Menge und Standort für das Lieferkettenmanagement.