Inventardatenbank (Vorteile, Optimierung und Betrieb)

Eine Inventardatenbank verwendet ein zentrales Repository, um Informationen über den Bestand eines Unternehmens zu speichern und zu organisieren, der Rohstoffe und Komponenten, unfertige Erzeugnisse und fertige Produkte umfasst. Ihr Hauptzweck besteht darin, Echtzeittransparenz und Kontrolle über Lagerbestände, Standorte und Lagerbewegungen zu gewährleisten. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Lieferkettenabläufe effizient und effektiv verwalten und optimieren.

Die Rationalisierung der Inventarisierungsprozesse ist wichtig:

• Sie machen manuelle Eingaben überflüssig und stellen sicher, dass die Informationen korrekt sind.
• Ermöglicht es Unternehmen, ihre Bestände zu überwachen, Fehlbestände oder Überbestände zu erkennen und die notwendigen Entscheidungen bezüglich der Bestände zu treffen.
• Erstellung von Berichten und Analysen zur Unterstützung der Unternehmen bei der Planung.
• Nutzen Sie Daten zur Vorhersage von Trends und Nachfrage, um den Bestand zu aktualisieren.

Beispiele dafür, wie Unternehmen von Datenbanken zur Bestandsverwaltung profitieren:

• Ein Unternehmen, z. B. ein Bekleidungsgeschäft, kann den Bestand verfolgen und Fehlbestände und Überbestände um bis zu 25 % reduzieren. Es ermöglicht auch die Verwaltung von Lagern und Lieferanten, wodurch sich die Vorlaufzeit und die Bestandskosten um bis zu 15 % verringern.
• Ein weiteres Beispiel wäre ein Lebensmittelhändler, der eine Datenbank zur Bestandsverwaltung nutzt, um Muster vorherzusagen und überschüssigen Abfall um 40 % zu reduzieren.

Darüber hinaus können Unternehmen ihre Lagerbestände synchronisieren und aktualisieren, die Genauigkeit der Bestände sicherstellen und Fehlbestände reduzieren, indem sie die Bestandsverwaltungsdatenbank mit anderen Geschäftsanwendungen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Point-of-Sale (POS)-Systemen integrieren. Lagerverwaltungssysteme (WMS) bieten außerdem Einblick in die Bewegungen, die Nachverfolgung und die Berichterstattung.

Hier sind die wichtigsten Komponenten der Bestandsverwaltung von Datenbanken:

• Bereitstellung zahlreicher Tabellen, um die Speicherung verschiedener Datentypen zu gewährleisten, die Produkte, Lieferanten, Lagerbestände und Transaktionen umfassen.
• Jede Tabelle ist durch Beziehungen verbunden, die zeigen, wie die einzelnen Datenpunkte zusammenhängen.
• Das Schema ist die Gesamtstruktur der Datenbank. Es enthält Tabellen, Beziehungen und Datentypen.

Beispiele für wichtige Einrichtungen sind:

• Eine Tabelle zur Eingabe von Informationen über das Produkt, z. B. Produkt-ID, Name, Beschreibung, Preis und zusätzliche Kommentare.
• Eine Tabelle zur Eingabe von Informationen über den Lieferanten, seine ID, seinen Namen, seine Adresse und seine Kontaktangaben.
• Eine Tabelle zum Speichern von Informationen über die Lagerbestände der einzelnen Produkte, Produkt-ID, Menge und Standort.
• Eine Tabelle mit Informationen über Transaktionen wie Transaktions-ID, Datum, Produkt-ID, Menge und Typ.

Die Beziehung zwischen den Entitäten besteht darin, dass jedes Produkt mehrere Lieferanten hat, und dass jeder Lieferant bekanntlich mehrere Produkte hat. Jede Transaktion ist an ein Produkt und einen Lieferanten gebunden, und jeder Lagerbestand ist an ein Produkt und einen Standort gebunden.

Hier finden Sie einen Überblick über die Inventardatenbank und ihre Eigenschaften:

• Sie verfügt über IT-Ausrüstung, Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge und Möbel.
• Positionen wie Produkte oder Lagerhaltungseinheiten (SKUs) innerhalb einer Anlagenkategorie.
• Standorte sind Räume, in denen Vermögenswerte aufbewahrt werden. Diese können von Räumen bis hin zu Lagerhäusern und Baustellen reichen.

Die Indizierung digitaler Schlüssel wird für eine effiziente Datenbankleistung genutzt. Diese reichen von Primär- bis zu Fremdschlüsseln, Indizierung, Barcode-ID, SKU, Standort-ID und Datum. Diese Funktionen ermöglichen das richtige Filtern und Sortieren, verkürzen die Suchzeit und verbessern die Leistung der Datenbank.

Die Optimierung Ihres Inventardatenbanksystems bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Hier sind einige der Vorteile

• Es verbessert die Transparenz der Bestände und die Verfolgung von Beständen, Standorten und Bewegungen. Außerdem liefert es Details zu den Lagerbeständen und verringert so Diskrepanzen.
• Durch die Optimierung der Bestände werden Überbestände und Abfälle reduziert. Außerdem werden Benachrichtigungen verschickt, wenn die Bestände niedrig sind, um den Nachschub zu gewährleisten.
• Sie enthält Informationen über Prognosen, Bestandsplanung und Management in der Lieferkette.
• Durch den Einsatz von Echtzeit-Analysen können Unternehmen Trends und Muster im Bestand erkennen. So können sie sich auf die Nachfrage und die neuesten Trends einstellen.
• Die Integration mit anderen Verwaltungsanwendungen ermöglicht eine effiziente Beschaffung und Bevorratung von Beständen. Es verfolgt auch den Bestand in verschiedenen Lagern und Zentren und verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Anbietern.

Um ein Datenbankmodell für ein Inventarsystem zu entwerfen, ist es wichtig, die Entwurfsprinzipien zu beachten, einschließlich Normalisierung und Entity-Relationship (ER)-Diagramme.

• Datenbankschemata werden normalisiert, um jegliche Redundanz zu beseitigen und gleichzeitig die Datenintegrität zu verbessern.
• ER-Diagramme werden verwendet, um die Beziehungen zwischen den Entitäten in der Datenbank darzustellen.

Um ein Datenbankmodell zu entwerfen, müssen Sie Folgendes tun:

• Identifizieren Sie die am Bestandsverwaltungssystem beteiligten Einheiten: Produkte, Aufträge, Kunden und Lieferanten.
• Definieren Sie die Attribute jeder Entität, wie Produktname, Bestelldatum, Kundenname und Lieferanteninformationen.
• Definieren Sie die Beziehung zwischen Entitäten.

Ein Fallbeispiel für ein Unternehmen, das ein robustes Bestandsverwaltungssystem zur Verfolgung und Überwachung eines Bestandssystems einsetzt, ist Amazon. Das Unternehmen nutzt zentralisierte Daten, um Programme wie Lagerverwaltungssysteme (WMS), Auftragsverwaltungssysteme (OMS), Softwarefunktionen für die Bestandsverwaltung und Lieferkettenmanagementsysteme zu integrieren.

Amazon nutzt auch die Echtzeit-Bestandsverfolgung, um den Bestand zu überwachen, zu identifizieren und zu optimieren, während fortschrittliche Analysen zur Vorhersage der aktuellen Nachfrage und zur Verlangsamung von Fehlbeständen eingesetzt werden. Darüber hinaus skaliert die Bestandsverwaltung mit dem Wachstum des Unternehmens und bewältigt so riesige Mengen an Beständen und ermöglicht die Anpassung an die Verwaltung von Produktkategorien, Vertriebskanälen und Regionen, um sicherzustellen, dass die Bestände optimiert werden.

Um optimale Verfahren für den Aufbau einer Datenbank für ein Bestandsverwaltungssystem zu gewährleisten, müssen Informationen über Geschäftsprozesse, Dateneinheiten, Beziehungen und Beteiligte gesammelt werden. Auch der Umfang der Bestandsverwaltung muss festgelegt werden, einschließlich der Vermögenswerte, Standorte und Benutzer.

• Sie müssen ein geeignetes Datenbankmanagementsystem (DBMS) wie PostgreSQL oder MySQL auswählen und dessen Skalierbarkeit, Zuverlässigkeit und Datensicherheit sicherstellen.
  Organisieren Sie die Datenbank in Module, die für die Nachverfolgung von Anlagen, Lagerbeständen, Transaktionen, Benutzern und Wartungsplänen zuständig sind.
• Dadurch wird die Datenredundanz verringert und die Datenintegrität verbessert. Es wird sichergestellt, dass jede Information an einem einzigen Ort gespeichert und aktualisiert wird.
• Skalieren Sie die Datenbank, um sicherzustellen, dass sie den Bestand und die Datenbank erweitert.
• Validieren Sie Regeln und Einschränkungen, um die Genauigkeit und Konsistenz der Daten zu gewährleisten.
• Integration mit Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) sowie Buchhaltungs- und Finanzsystemen.
• Verwenden Sie ein Barcode-Inventarsystem und RFID-Inventarverwaltung.
• Entwicklung eines Verfahrens zur Überwachung der Datenbankleistung, zur Ermittlung von Problemen und zur Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten wie Upgrades und Backups.

Erfolgreiche Systeme werden in der Mode- und Fertigungsindustrie eingesetzt. In diesen Branchen werden mit ERP integrierte Bestandsverwaltungssysteme eingesetzt, um die Lagerbestände zu verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass das System skalierbar ist und eine einfache Wartung und Aktualisierung ermöglicht.

Eine effiziente Art der Bestandsverfolgung und -verwaltung besteht darin, sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen genau erfasst werden. Dies ermöglicht eine effiziente Verfolgung und Verwaltung, die mit einem Datenbankmanagementsystem durchgeführt werden kann. Dies kann auch mithilfe von Funktionen wie Barcode-Scanning und RFID-Integration für die Verfolgung und Genauigkeit in Echtzeit erfolgen.

Wichtig ist auch, dass regelmäßig Audits durchgeführt werden, um Probleme festzustellen und zu beheben. Dies trägt zu einer ordnungsgemäßen Bestandsverwaltung bei. Regelmäßige Zykluszählungen sind ebenfalls wichtig, um den Bestand genau zu erfassen und Verbesserungen zu ermitteln. Auch die Integration von Barcodes und RFID ist effizient, um die Bestandsaufnahme zu rationalisieren. Dies verringert das Risiko manueller Fehler und verbessert so die Genauigkeit und betriebliche Effizienz.

Zu den häufigen Problemen bei der Bestandsverwaltung gehören manuelle Fehler, Fehlbestände und Überbevorratung. Durch geeignete Bestandsverwaltungsstrategien, wie z. B. Just-in-Time-Management, können diese Probleme gemildert werden. Mit dem Bestandsverwaltungssystem von Timly können Unternehmen ihre Bestände mühelos verfolgen und verwalten. Mit der robusten Plattform von Timly können Unternehmen ihren Bestand zentralisieren, die Bewegungen des Fahrzeugbestands verfolgen, Warnmeldungen planen und sich für die Integration von Barcode-Scans entscheiden.

Echtzeit-Funktionen können die Bestandsverwaltung verbessern, indem sie Bestandsmengen, -bewegungen und -status verfolgen und überwachen. Sie helfen Unternehmen auch bei der Entscheidungsfindung und der Anpassung an Veränderungen bei Angebot und Nachfrage.

Es bietet unter anderem folgende Funktionen:

• Sofortiger Einblick in die Lagerbestände.
• Barcode-Scannen, RFID-Etiketten oder QR-Codes zur Sicherstellung von Bestandsbewegungen. Dadurch wird auch das Risiko manueller Fehler verringert.
• Aktualisierung der Lagerbestände in Echtzeit. Dies trägt dazu bei, Änderungen bei Lagerbewegungen, Verkäufen und Retouren zu berücksichtigen.
• Nutzung historischer Informationen und Algorithmen des maschinellen Lernens zur Vorhersage der Nachfrage und zur Optimierung der Lagerbestände.
• Versenden von Warnungen bei niedrigen Lagerbeständen, Fehlbeständen und Überbeständen.

Zu den Vorteilen gehört die Verbesserung der Entscheidungsfindung bei Auffüllung, Zuweisung und Preisgestaltung. Außerdem wird die Kundenzufriedenheit erhöht und die Bestandskosten werden gesenkt. Zu den Technologien, die für eine Echtzeit-Bestandsaufnahme eingesetzt werden können, gehören cloudbasierte Bestandsverwaltungssysteme, RFID- und Barcode-Scanning, IoT-Geräte, maschinelles Lernen und API-Integrationen.

Werkzeuge und Technologien für Bestandsverwaltungsdatenbanken sind:

• MySQL: Es verwendet Open Source, was für kleine bis mittlere Unternehmen geeignet ist.
• SQL Server wird für größere Unternehmen und Konzerne verwendet.
• Oracle verfügt über fortschrittliche Funktionen, die für Großunternehmen verwendet werden.

Inventarverwaltungssoftware mit integrierter Datenbankfunktionalität sind:

• TImly ist ein cloudbasiertes Inventarsystem, das Echtzeitverfolgung, automatische Zuweisungen und anpassbare Berichte bietet.
• Zoho Inventory ist ebenfalls eine cloudbasierte Bestandsverwaltungssoftware, die Funktionen wie Nachverfolgung, Berichterstattung und Integration mit anderen Plattformen bietet.

Aufstrebende Technologien für die Bestandsverfolgung sind Cloud-Datenbanken wie Amazon Aurora, Google Cloud SQL und Microsoft Azure. KI und IoT sind aufkommende Technologien, die in Cloud-Datenbanken eingesetzt werden.

Bei der Wahl zwischen Excel und Access für die Bestandsverwaltung ist es wichtig, die Komplexität und den Umfang des Bestandsverwaltungssystems zu berücksichtigen. Schauen wir uns die Vor- und Nachteile an.

Excel-Bestandsverfolgung:

• Die Vorteile sind, dass die meisten Menschen mit Excel vertraut sind, dass es kostengünstig ist, eine benutzerfreundliche Oberfläche hat und grundlegende Berichte liefert.
• Die Nachteile sind die begrenzte Skalierbarkeit, die fehlende Datennormalisierung, die zu Inkonsistenzen führt, die fehlende integrierte Sicherheit und die automatisierten Arbeitsabläufe.

Was Microsoft Access betrifft:

• Die Vorteile liegen in der Skalierbarkeit, der Datennormalisierung, der Sicherheit, den automatisierten Arbeitsabläufen und den Berichts- und Analysemöglichkeiten.
• Die Nachteile sind, dass der Einzelne mehr technisches Verständnis braucht, dass es zusätzliche Kosten verursacht und dass es komplex ist.

Einzelpersonen können Excel vorübergehend oder ad hoc für kleine bis mittelgroße Bestände verwenden. Microsoft Access ist unverzichtbar für große und komplexe Inventarunternehmen, die erweiterte Berichte, Analysen und Arbeitsabläufe benötigen. Es ist auch unerlässlich, wenn Unternehmen Sicherheits- und Datenintegritätsfunktionen benötigen. Bei der Entscheidung zwischen Excel und Access sollten Sie die Größe des Unternehmens, die Komplexität der Daten und die Anforderungen an die Berichterstattung berücksichtigen.

Kleine Einzelhändler, E-Commerce-Unternehmen und Startup-Firmen sind Beispiele für Unternehmen, die von Excel-Inventar profitieren würden. Ms Access eignet sich auch für mittlere Unternehmen, Hersteller und Unternehmen mit Standorten und Lagern, die eine zentrale Bestandsaufnahme benötigen.

Um eine Inventardatenbank in SQL zu erstellen, müssen Sie Folgendes tun:

• Wählen Sie ein Datenbankmanagementsystem mit MySQL, Microsoft Access oder Oracle.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie die Daten speichern möchten, die Sie benötigen, einschließlich Produkt- oder Serviceinformationen sowie Käufer- und Kundendaten.
• Stellen Sie sicher, dass die Informationen wie erforderlich abgerufen werden.
• Fügen Sie Informationen in die Tabelle ein, um sie auszuprobieren.
• Testen Sie die Datenbank.
• Erstellen Sie Tabellen für Produkte, Aufträge, Kunden und Bestände.

Stellen Sie sicher, dass es eine Produkt-, Auftrags-, Kunden- und Bestandstabelle gibt und definieren Sie Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten.

Hier ist ein Beispiel-SQL-Skript für ein einfaches Bestandsverwaltungssystem:

CREATE DATABASE InventoryDB;
USE InventoryDB;

CREATE TABLE Produkte (
ProduktID INT PRIMARY KEY,
Name VARCHAR(255),
Beschreibung VARCHAR(255),
Preis DECIMAL(10, 2),
Menge INT
);

Ein praktisches Beispiel für die Entwicklung einer Inventardatenbank wäre die Verwendung einer robusten und skalierbaren Plattform für die Verfolgung und Verwaltung von Beständen, Bestellungen und Verkäufen. Für einen nordamerikanischen Arzneimittelhersteller wurde ein maßgeschneidertes Bestandsverwaltungssystem entwickelt. Dies ermöglichte dem Unternehmen die Integration mit seiner eigenen Hardware und ermöglichte intuitive UI-Designs.

SaaS-Module gewährleisten eine robuste und skalierbare Plattform für die Verfolgung und Verwaltung von Lagerbeständen, Bestellungen und Verkäufen. Sie wird die Bestandsverwaltung vereinfachen, Transparenz in den Bestand und die Abläufe bringen und die Bestandsverfolgung automatisieren.

Darüber hinaus ist es bei einer groß angelegten Implementierung für Einzelhändler mit 1.700 Filialen wichtig, ein zentralisiertes Bestandsverwaltungssystem zu verwenden, das einen Überblick über den Bestand und die Abläufe sowie eine automatische Nachverfolgung und Berichterstattung bietet. Die praktische Umsetzung hat uns gelehrt, dass Anpassung, Skalierung und Integration für mehr Wachstum und Rentabilität unerlässlich sind. Durch die Nutzung dieser Lektionen und des Fachwissens von Timly in der Bestandsverwaltung können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Genauigkeit verbessern und die Effizienz steigern.