Inventur und Inventar: einfach erklärt

Inventur und Inventar einfach erklärt umfasst immer auch rechtliche Grundlagen. Regelungen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Wichtig sind dabei folgende Paragrafen:

• § 240 Abs. 1 HGB: Das Inventar. Danach muss jeder Kaufmann zu Beginn seiner Tätigkeit sein Inventar aufstellen. Damit ist gemeint, dass er ein Verzeichnis darüber erstellen muss. Die genauen Inhalte haben wir nachstehend näher beschrieben. Der Begriff des Kaufmanns ist dabei nicht wörtlich zu nehmen. Erfasst sind alle Unternehmen, die zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die Pflicht hierzu ergibt sich aus § 238 HGB. Nicht erfasst sind Firmen, die ihren Gewinn durch die Einnahme-Überschussrechnung ermitteln.
• § 240 Abs. 2 HGB: Die Inventur. Das Inventar muss zum Ende jedes Geschäftsjahres neu aufgestellt werden. Dabei darf das Geschäftsjahr die Dauer von 12 Monaten nicht überschreiten.
• § 242 Abs. 1 HGB: Die Bilanz. Zu Beginn der Tätigkeit muss der Kaufmann eine Eröffnungsbilanz erstellen. Danach ist er verpflichtet, dies zum Ende des Geschäftsjahres zu wiederholen. Die Bilanz enthält das Vermögen und die Schulden des Unternehmens. Das Ergebnis der Inventur ist Basis für die Bilanz.
• § 242 Abs. 3 HGB: Der Jahresabschluss. Neben der Bilanz ist eine Gewinn- und Verlustrechnung zu führen. Beides gemeinsam fließt in den Jahresabschluss. Details zum Jahresabschluss ergeben sich aus § 243 HGB. So müssen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung eingehalten werden. Zudem muss der Jahresabschluss klar und übersichtlich sein.

Zielrichtung ist die Gewährleistung eines vertrauensvollen Geschäftsverkehrs. Geschäftspartner sollen sich auf die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens verlassen können.

Zwar gibt es keine im Detail vorgeschriebene Form für die Aufstellung des Inventars. Jedoch ergeben sich Voraussetzungen aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Die Aufstellung muss also ebenfalls nachvollziehbar und klar sein. Entsprechend sollten die Posten nummeriert und gegliedert werden. Das Handelsgesetzbuch nennt ausdrücklich unterschiedliche Inhalte. Dazu zählen Grundstücke, Forderungen und Schulden, Bargeld sowie Vermögensgegenstände. In der Praxis wird unterschieden in Vermögen, Schulden und Reinvermögen. Zum Vermögen gehört Umlaufvermögen, zum Beispiel Material und Bargeldkassen. Arbeitsmittel, Fahrzeuge und auch Buchwerte zählen zum Anlagevermögen. Vom Vermögen werden alle Schulden und offene Forderungen abgezogen. Übrig bleibt das Reinvermögen des Unternehmens.

Die Inventur ist, einfach gesagt, die Aktualisierung des Inventars. Natürlich sind die Werte variabel. Anlagevermögen unterliegt Schwankungen. Einnahmen und Ausgaben werden fortlaufend getätigt. Materialien werden täglich verbraucht. Daher müssen Unternehmer einmal im Jahr aktuelle Zahlen erheben. Dabei erfolgt eine Bestandsaufnahme, beispielsweise durch Zählen, Messen und Wiegen. In der Regel muss die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Dann ist schließlich auch der Jahresabschluss fällig.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Unternehmern kann etwa zugestanden werden, die Durchführung der Inventur zu verschieben. Dies etwa, wenn die Bestandsaufnahme nicht am Jahresende durchgeführt werden kann. Grund können personelle Engpässe oder eine besondere saisonbedingte Auslastung sein. Zudem sind unterschiedliche Verfahren möglich. Beispielsweise ist unter bestimmten Voraussetzungen eine stichprobenartige Erhebung zulässig. Auf die möglichen Arten und Verfahren der Inventur gehen wir nachfolgend näher ein.

Naheliegend ist es, die Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchzuführen. In der Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr schließen ohnehin manche Firmen. Dann kann die Bestandsaufnahme durchgeführt werden – ohne den Geschäftsbetrieb zu stören. Hierbei handelt es sich um die Stichtagsinventur. Für die Durchführung wird ein Zeitraum von 10 Tagen vor und nach dem Stichtag gewährt.

Gerade im Einzelhandel ist das Jahresende oft eine umsatzstarke Zeit. Die Kunden haben dann besonders viel Zeit, da viele von ihnen Urlaub haben. Also wäre es kontraproduktiv, den Betrieb in dieser Zeit zu schließen. Andere Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern zum Jahresende Urlaub. Entsprechend fehlen dann möglicherweise die Kräfte, um die Inventur durchzuführen. Für solche Fälle gibt es die verlegte Inventur. Diese erlaubt es, die Bestandsaufnahme in einem größeren Zeitfenster durchzuführen. Dies erstreckt sich von drei Monaten vor bis zwei Monaten nach dem Jahresende. Allerdings muss eine Rückrechnung des Bestandes auf den Bilanzstichtag möglich sein.

Noch flexibler ist die permanente Inventur. Bei dieser Variante kann die Bestandsaufnahme irgendwann im Jahr durchgeführt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass Bestände permanent in einem Lagerbuch festgehalten werden. Der große Vorteil ist, dass so auftragsarme Zeiten gefüllt werden können. Ebenso ist es möglich, die Inventur mit Aufgaben wie der Wartung zu verbinden. Das Lagerbuch kann auch digital geführt werden. Daher lässt es sich in eine softwarebasierte Inventarverwaltung integrieren.

Zur Vereinfachung der Bestandsaufnahme ist die Stichprobeninventur vorgesehen. Sie darf angewendet werden, wenn die Zählung von Gütern nicht oder nur mit erheblichem Aufwand möglich wäre. In diesem Fall werden Stichproben entnommen. Der Bestand wird damit auf Basis anerkannter mathematisch-statistischer Methoden berechnet.

Festgeschrieben sind die möglichen Arten in § 241 HGB. Dort beschreibt der Gesetzgeber die Inventurvereinfachungsverfahren. Die Varianten können zum Teil auch kombiniert werden. Dies ist unter anderem abhängig von der Art der zu erhebenden Güter. Auch ein Wechsel ist erlaubt. In der Praxis sollte allerdings geprüft werden, ob der damit verbundene Aufwand lohnt.

Auch für die eigentliche Bestandsaufnahme gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Im Wesentlichen sind drei Verfahren zu nennen:

1. Die körperliche Inventur: Dabei werden Artikel einfach gezählt. Bei geeigneten Materialien ist auch das Messen oder Wiegen zur Mengenermittlung zulässig. Die Preisermittlung richtet sich nach dem Netto-Einkaufspreis. Altersbedingt sind Abwertungen zulässig.

2. Die Anlageninventur: Hierbei handelt es sich um Werte, die investiert wurden. Zu erheben sind also Arbeitsmittel wie Anlagen, Maschinen und Werkzeuge. Für die Bewertung spielen aktueller Zustand und das Alter eine Rolle. Viele Gegenstände verlieren bei dauerhafter Nutzung an Wert.

3. Die Buchinventur: Umfasst sind Buchwerte aller Art. Also angelegtes Geld, Schulden, offene Forderungen und sonstiges unbares Vermögen. Dabei erfolgt entsprechend eine Berechnung der Werte.

Hier liegt es in der Natur der Sache, dass bei vielen Unternehmen alle drei Arten genutzt werden. Diese werden dann zu einem Gesamtergebnis zusammengeführt.

Inventur und Inventar einfach erklärt umfasst auch Grundlagen. Das Zählen von Gegenständen ist sicherlich selbsterklärend. Dennoch werden Aufgaben durch Mitarbeiter oft unterschiedlich aufgefasst. Daher empfiehlt es sich, bestimmte Vorgaben zu machen. Besonders wenn externe Aushilfskräfte eingesetzt werden, vermeidet dies Probleme. Daher sollte die Bestandsaufnahme gründlich vorbereitet werden. Für mehr Übersichtlichkeit können Bereiche gebildet werden. Der Umfang der zu erhebenden Güter sollte möglichst genau beschrieben werden. Es kann auch sinnvoll sein, detaillierte Methoden zu benennen. Diese können Zählrichtung und die Form der Notierung betreffen.

Gerade monotone Tätigkeiten sind oft fehleranfällig, da die Konzentration schnell nachlässt. Aus diesem Grund sollte auf die Zuverlässigkeit von eingesetzten Mitarbeitern geachtet werden. Ebenso auf die Einhaltung von Pausen. Am Ende hängt schließlich die Qualität der Bilanz von der Bestandsaufnahme ab.

Bei der Bestandsaufnahme sind verschiedene Hilfsmittel nötig. Für das Notieren von Ergebnissen dürften in den meisten Fällen digitale Ablagen zum Einsatz kommen. Dabei kann es sich um freigegebene Excel-Listen handeln. Doch auch hier gibt es Alternativen. Inventarsoftware wie Timly bietet innovative Möglichkeiten.

Ganzheitliche Inventarverwaltung bringt folgende Vorteile für die Inventur:

• Tagesaktuelle Erfassung des Inventars. Durch flexibel anpassbare Kategorien lassen sich mit der Inventarsoftware alle Assets erfassen. Dabei ist es egal, ob es sich um Möbel, Werkzeuge oder Fahrzeuge handelt. Die Attribute werden einfach an die Art des Artikels angepasst. Komfortable Check-in- und Check-out-Funktionen sorgen für die Aktualität der Bestände. Daher kann auf diese Weise auch ein digitales Lagerbuch umgesetzt werden. Das Erstellen von Listen vor der Inventur entfällt zudem.
• Mobile Zugriffsmöglichkeit. Software wie Timly lässt sich mit einer App auf dem Smartphone bedienen. Die Software ist zudem cloudbasiert konzipiert. Dadurch benötigen Mitarbeiter nur ein Gerät mit Internetverbindung. Für den Aufruf eines Profils reicht es, den QR-Code eines Artikels einzuscannen.
• Umschalten in den Inventurmodus. In der Inventarsoftware kann auf den Inventurmodus umgeschaltet werden. Danach müssen Gegenstände nur noch gescannt werden, um sie rechtssicher zu erfassen. So werden Fehlerquellen minimiert. Zudem handelt es sich um eine zeitsparende Methode.
• Einfache Standortfeststellung. Die aktuellen Standorte und Ansprechpartner sind in Timly hinterlegt. Das vereinfacht die Bestandsaufnahme. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die aktuellen Orte per GPS-Tracker zu übermitteln. Zudem lassen sich Zuordnungen von Arbeitsmitteln und Material zu bestimmten Bereichen vornehmen.
• Übersicht über den Fortschritt der Inventur. Verantwortliche können sich davon überzeugen, wie die Bestandsaufnahme voranschreitet. Dies vereinfacht es, die Einhaltung von Fristen zu überwachen.
• Automatische Berichtserstellung. Nach Abschluss der Inventur stehen Berichte in verschiedenen Formaten zur Verfügung. Werte sind darin bereits kalkuliert. Auf diese Weise kann das Ergebnis der Inventur einfach weiterverarbeitet werden.

Wechselnde Arbeitsorte werden zunehmend zur Normalität. Mitarbeiter sind regelmäßig im Homeoffice oder wochenweise auf Montage. In diesem Fall bringt die Bestandsaufnahme logistische Probleme mit sich. Insbesondere, wenn Mitarbeiter nur für die Inventur zum Firmenstandort kommen müssen. Hierfür hat Timly die Selbstinventur entwickelt. Mitarbeiter erhalten per E-Mail die Aufforderung, ihr zugewiesenen Inventar zu erfassen. Dies können sie direkt durch das Einscannen des QR-Codes in der App durchführen. Ist die Erfassung erledigt, erhalten Verantwortliche automatisch eine schriftliche Zusammenfassung.

Ob allen Mitarbeitern eine Inventur und Inventar einfach erklärt werden kann, hängt von den Umständen vor Ort ab. Die gesetzlichen Regelungen aus dem HGB lassen einigen Gestaltungsspielraum. Verantwortliche können die für sie richtigen Bausteine daraus wählen. Klare Vorgaben für das ausführende Personal und gute Rahmenbedingungen führen zum Erfolg. Doch es geht nicht nur darum, den Jahresabschluss effektiv zu erstellen. Ein permanenter Überblick des eigenen Inventars verbessert Arbeitsprozesse und erleichtert Entscheidungen. Alle Informationen rund um die eigenen Arbeitsmittel sind in einer Inventarsoftware gespeichert. Das sorgt nicht nur bei der Inventur für Effizienz und Nachhaltigkeit.