Einfach und effektiv: Inventarsoftware mit Barcode-Scanner

Die Inventarsoftware mit Barcode-Scanner ist ein wesentlicher Teil des Bestandsmanagements im Unternehmen. Doch wie funktioniert eigentlich eine softwarebasierte Inventarverwaltung genau? Letztlich handelt es sich um eine große Datenbank. Darin werden alle Gebrauchsgegenstände erfasst. Der Begriff ist dabei möglichst umfassend zu sehen. So gehören dazu:

• Möbel und feste Einbauten in den Gebäuden
• Maschinen und Werkzeuge
• Hardware, Software und sonstige Geräte
• Gebäudetechnik
• Verbrauchsmaterial aller Art
• Rohstoffe und Baumaterialien
• Fahrzeuge aller Art

Die Liste ist natürlich nicht abschließend. Eine gute Inventarsoftware ist flexibel gestaltet. So lassen sich benötigte Kategorien schaffen. Zudem werden darin schablonenartige Vorlagen für Assets aller Art erstellt. Diese erhalten nur die zur Verwaltung benötigten Attribute. Dadurch bleibt die Inventarverwaltung schlank. Andererseits erhalten Mitarbeiter hierüber alle erforderlichen Informationen. Wichtig sind Zuordnungen und Verknüpfungen. So lassen sich Gegenstände Standorten und Mitarbeitern zuweisen.

Zudem ist es möglich, sogenannte Containerobjekte zu definieren. Dies können auch Gebäude, Räume oder Fahrzeuge sein. Jegliches darin enthaltene Inventar wird fest mit seinem Container verbunden. Das sorgt für Übersicht und klare Strukturen. Zusätzlich stehen üblicherweise in der Inventarsoftware etliche Komfortfunktionen zur Verfügung. Dazu zählen beispielsweise eine digitale Geräteakte, der Wartungsplaner und ein Ticketsystem. Mit dem Ticketsystem können etwa Schäden gemeldet werden. Der Reparaturverlauf lässt sich danach transparent im Ticket verfolgen.

Hinterlegte Informationen sind oft nicht statisch. Daher muss eine einfache Möglichkeit vorhanden sein, Daten zu aktualisieren. Hier ist der Einsatz von QR-Codes und Barcode-Scannern eine interessante Lösung.

Gefragt ist eine einheitliche Gestaltung der Inventaraufkleber. Oft muss eine Vielzahl an Assets im Unternehmen gekennzeichnet werden. Daher sollten einige Vorüberlegungen angestellt werden. Inventaraufkleber mit Logo können ein zusätzliches Erkennungsmerkmal sein. Die verwendete Inventarnummer sollte zudem keine Verwechslungsgefahr mit anderen Seriennummern bieten. Es stehen unterschiedliche Arten von Barcodes zur Verfügung. Hierzu zählen Strichcodes, Data Matrix Codes (DMC) und QR-Codes.

In vielen Bereichen haben sich QR-Codes durchgesetzt. Die benötigten Informationen lassen sich darin sehr platzsparend speichern. Zudem verfügen sie über eine Fehlertoleranz von bis zu 30 % der Gesamtfläche. Dadurch werden sie unempfindlich gegenüber Schmutz, Abnutzung und schlechten Sichtverhältnissen. Auch die Ausrichtung des Scanners spielt keine Rolle. Durch die hohe Verbreitung sind zudem viele Lesegeräte für QR-Codes erhältlich. So lassen sie sich inzwischen mit den meisten Smartphones nativ einlesen.

DMCs ähneln den QR-Codes nicht nur äußerlich. Letztlich unterscheiden sie sich in der Praxis hauptsächlich durch die unterschiedliche Codierung. Unter Umständen haben sie allerdings den Nachteil der geringeren Kompatibilität. Werden DMCs von der Inventarsoftware unterstützt, erfüllen sie ebenfalls den Zweck.

Strichcodes sind auf vielen Produkten ohnehin vorhanden. Die European Article Number (EAN) als Strichcode ist beispielsweise im Einzelhandel gebräuchlich. Allerdings sind Strichcodes deutlich Fehler-empfindlicher. Bei einem Einsatz in der Inventarverwaltung entsteht zudem die Gefahr von Missverständnissen. Daher spricht vieles für die Verwendung der neueren Formate QR-Code oder DMC.

Im Wesentlichen gibt es drei verschiedene Typen von Barcode-Scannern:

1. Dedizierte Handscanner: Dies sind Geräte, die nur zum Scannen von Barcodes dienen. Sie sind kabellos oder mit Kabel erhältlich. Es gibt sie für verschiedene Barcode-Typen. Zum Teil werden auch unterschiedliche Formate erkannt. Sie sind häufig sehr robust und liegen gut in der Hand. Entsprechend sind sie dort erste Wahl, wo häufig und schnell gescannt werden muss.

2. Stationäre Scanner: Dabei handelt es sich um die fest verbaute Alternative. Sie können beispielsweise an einem Lagerplatz angebracht werden. Anwender registrieren Artikel, ohne den Scanner in die Hand nehmen zu müssen. Das ist gerade im Lagerbereich oft sinnvoll, wenn entnommene Artikel ausgebucht werden sollen.

3. Multifunktionsgeräte: Ein verbreitetes Beispiel sind Smartphones. Neben den zahlreichen anderen Funktionen kann die Kamera als Barcode-Scanner genutzt werden. Als Schnittstelle dient entweder eine spezielle App oder gleich die Inventarsoftware. Hier ist eine Personalisierung einfach umzusetzen, da Smartphones meist fest zugeordnet sind. Sie haben zudem den Vorteil, dass die Anwender keine zusätzliche Hardware benötigen.

Es gibt unterschiedliche Varianten für Arbeitsabläufe. So können auch Standorte und Personen individuelle QR-Codes erhalten. Dann ist das Zuweisen durch das bloße Einscannen der Kennungen möglich. Bei fest zugewiesenen Scannern ist es auch denkbar, die Individualnummer zu hinterlegen. Das spart einen Scanvorgang ein.

Alle Lösungen für Inventarsoftware mit Barcode-Scanner haben eines gemeinsam. Sie benötigen ein Endgerät, mit dem die Informationen verarbeitet werden können. Dies spielt insbesondere dann eine Rolle, wenn Daten eingegeben werden müssen. An festen Scanstationen lässt sich dies beispielsweise über einen PC umsetzen. Dann dient der QR-Code dazu, um den Artikel schnell aufrufen zu können. Schwieriger ist dies, wenn die Bedienung von unterwegs erfolgen soll. Smartphones bringen bereits gute Voraussetzungen mit. Sie verfügen über eine Internetverbindung und haben eine integrierte Kamera. Die Inventarsoftware kann oftmals auch als App eingesetzt werden.

Interessant ist der Ansatz von Software-as-a-Service (SaaS). Dabei läuft das eigentliche Programm auf einem Cloudserver. Endgeräte wählen sich über eine abgesicherte Internetverbindung ein. Die Anwendung wird dann beispielsweise als Web-App im Browser aufgerufen. Sie erkennt dabei automatisch die Größe des verwendeten Bildschirms. Eine optimierte Ansicht wird vorgegeben.

Flexibilität ist wichtig. Je aufwändiger Login-Prozesse sind, desto komplizierter werden Buchungen in der Inventarsoftware. Doch die Einfachheit darf nicht zulasten der Sicherheit gehen. Ein elementarer Punkt ist der Einwahlschutz. Verbindungen dürfen ausschließlich verschlüsselt aufgebaut werden. Zudem sind sichere Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung Pflicht. Kommen SaaS-Anwendungen zum Einsatz, muss die Datenschutzgrundverordnung beachtet werden. Personenbezogene Daten dürfen nur auf Servern innerhalb der Europäischen Union liegen. Zudem hat die Absicherung der Server dem aktuellen Stand der Technik zu entsprechen.

Auch der Datenschutz ist von besonderer Bedeutung. Für die Einhaltung sorgt eine Berechtigungsverwaltung. Nutzer bekommen so nur Zugriff auf für sie unbedingt notwendige Inhalte. Zudem kann es sinnvoll sein, auf manche Inhalte nur Leseberechtigungen zu erteilen. Das schützt wichtige Inhalte vor ungewollter Veränderung. Eine moderne Inventarsoftware bietet feingranulare Einstellungsmöglichkeiten. Über vorgefertigte Profile werden Anwender entsprechend ihrer Tätigkeit berechtigt.

Einmal jährlich steht in jedem Unternehmen die Bestandsaufnahme für das Inventar an. Es gibt unterschiedliche Inventurarten. Die klassische Stichtagsinventur erfolgt zum Jahresende. Für die verlegte Inventur wird ein Zeitfenster von insgesamt fünf Monaten eingeräumt. Die permanente Inventur erlaubt sogar, irgendwann im Jahr die körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen. Dann muss allerdings ein tagesaktuelles Lagerbuch geführt werden. Darin werden alle Ein- und Ausgänge protokolliert.

Alle drei Verfahren lassen sich durch Inventarsoftware mit Barcode-Scanner unterstützen und vereinfachen. Verfügt die Anwendung über einen Inventurmodus, so genügt das Einscannen des QR-Codes. Damit ist der jeweilige Artikel bereits rechtssicher erfasst. Das Erstellen von Listen entfällt. Protokollierung und Dokumentation des Fortschritts erfolgen komplett digital. Auch als permanentes Lagerbuch lässt sich Inventarsoftware nutzen.

Timly geht sogar noch einen Schritt weiter. Die Software erlaubt eine innovative Selbstinventur. Mitarbeitern wird ein Link für die Durchführung zugesandt. Damit erhalten sie eine Auflistung der ihnen zugeteilten Arbeitsmittel. Hier reicht ebenfalls das Einscannen des QR-Codes in der App, um das Asset zu registrieren. Die Selbstinventur erzeugt ein Protokoll mit digitaler Unterschrift. Dieses wird an die Verantwortlichen zurückgesandt.

Professionelle Inventarsoftware wird mit verschiedenen Lizenzmodellen angeboten. In der Regel entstehen wiederkehrende Kosten. Grund ist, dass eine laufende Fortentwicklung gewährleistet wird. Zudem verursachen die Bereitstellung und Administration der Server Kosten.

Im Normalfall ist der Einsatz von Open-Source-Software dennoch keine sinnvolle Alternative. Frei verfügbare Software wird oft im Rahmen von Forschung und Lehre entwickelt. Manchmal findet sich auch eine Community, die die Anwendung hobbymäßig weiterführt. Dadurch kann nicht tagesaktuell auf Sicherheitslücken reagiert werden. Auch ein professioneller Support ist nicht enthalten. Der Aufwand für die Administration benötigter Server bleibt ohnehin beim Anwender. Die erforderliche Arbeitszeit übersteigt die Kosten für eine professionelle Software fast immer. SaaS-Anwendungen funktionieren hingegen „out of the box“. Das spart Kosten und sorgt für die optimale Verfügbarkeit.

Eine weitere Möglichkeit stellt das Tracking per RFID-Transponder dar. Bei der Radio-Frequency Identification handelt es sich um eine Funktechnik. Eine bekannte Variante ist die Near Field Communication (NFC). Die Datenübertragung erfolgt kontaktlos per elektromagnetischer Induktion. Sender und Empfänger müssen in unmittelbarer Nähe angebracht sein. Bei der NFC findet die Übertragung innerhalb weniger Zentimeter statt. Aktive RFID-Transponder können auch größere Distanzen überbrücken. In der Inventarverwaltung findet NFC häufig Anwendung. Assets lassen sich einfach mit NFC-Tags versehen. Danach müssen sie für ein Ein- oder Auschecken nur an einen Transponder gehalten werden.

Passive Tags kosten meist nur noch wenige Cent. Damit sind sie dennoch teurer als ausgedruckte Aufkleber mit QR-Codes. Für aktive RFID-Transponder müssen hingegen oft mehrere Euro gezahlt werden. Welche Technik sinnvoller ist, hängt von den Umständen ab. So kann Feuchtigkeit oder Metall die Funktion von RFID beeinträchtigen. Vorteilhaft hingegen ist, dass eine vollständige Automatisierung von Buchungsprozessen damit einfacher wird. Etwa dann, wenn das Lesegerät direkt im Regalboden eines Lagerplatzes angebracht ist. Müssen größere Entfernungen überwunden werden, können zudem IoT-Sensoren sinnvoll sein. Das Internet of Things nutzt oft stromsparende Techniken wie Bluetooth-LE oder ZigBee. Die benötigten Sender sind allerdings in jedem Fall teurer als NFC-Tags und QR-Codes.

Eine Inventarsoftware mit Barcode-Scanner ist mehr als eine Komfortfunktion. Das wiederkehrende Eintippen von Inventarnummern ist nicht zeitgemäß. Buchungsprozesse müssen im Bestandsmanagement so einfach wie möglich gehalten werden. Nur dann ist es zumutbar, Änderungen der Datensätze in Echtzeit zu dokumentieren. Der QR-Code hat dabei viele Vorteile. Die Anwendung ist denkbar einfach. Durch die Verbreitung ist eine hohe Kompatibilität mit Hard- und Software gegeben. Wenn Arbeitsabläufe einfach und intuitiv sind, erhöht dies die Akzeptanz. Auch dadurch wird die Inventarverwaltung im Unternehmen effizient.