Effektivität steigern: Für die Fristenüberwachung Software nutzen

Soll für die Fristenüberwachung Software genutzt werden, müssen zuvor Details geklärt sein.

• Was versteht man unter einer Frist?
• Welcher Personenkreis muss eingebunden werden?
• Welche Arten von Verträgen und Pflichten können integriert werden?
• Wie soll die Benachrichtigung von Verantwortlichen geschehen?

Die Aufzählung der möglichen Fragen ist natürlich nicht abschließend. Gemeint sind mit Fristen in der Regel anstehende Termine aller Art. Dabei sind vorrangig Termine umfasst, deren Nichteinhaltung Nachteile für das Unternehmen verursachen. Dies können etwa verpasste Kündigungsfristen sein. Ebenso der Verfall von Garantieansprüchen aufgrund einer nicht fristgerechten Wartung. Allerdings lassen sich auch weitere Termine einbinden. So zum Beispiel die Verlängerung auslaufender Verträge. Auch die Fortbildungsverwaltung für Personal ist ein möglicher Themenbereich.

Die Software muss so konzipiert sein, dass der Datenbestand zentral verwaltet wird. Gleichzeitig müssen alle eingebundenen Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Benachrichtigungen können auf verschiedene Weise erfolgen. Einfach ist etwa die Erinnerung per E-Mail. Sind Apps im Einsatz, lassen sich anstehende Fristabläufe auch dort einblenden. Oft ist es sinnvoll, an dieser Stelle externe Dienstleister nativ einzubinden. Vergessen werden darf aber auch nicht die Disposition. Verantwortliche müssen wissen, wann Arbeitsmittel nicht zur Verfügung stehen. Dadurch werden die Anforderungen an eine Software schnell relativ komplex.

Um bei der Fristenüberwachung Software einzubinden, sind unterschiedliche Ansätze denkbar. Diese sollten sich nach der praktischen Umsetzung des Fristenmanagements im Unternehmen richten. Für die Organisation kommen ganz unterschiedliche Umsetzungen infrage. Wir betrachten drei mögliche Lösungswege:

1. Zentrales Fristenmanagement: Die Fristen im Unternehmen werden an einer zentralen Stelle verwaltet. Informationen werden jeweils in die Arbeitsbereiche gesteuert.

2. Fachbezogenes Fristenmanagement: Alle anstehenden Termine werden im jeweiligen Arbeitsbereich verarbeitet. Dadurch entsteht eine dezentrale Verantwortlichkeit.

3. Objektorientiertes Fristenmanagement: Arbeitsmittel erhalten einen eigenen digitalen Kalender. Dort werden alle Stichtage und Fälligkeiten eingetragen. Zugriff erhalten alle Arbeitsbereiche, die thematisch mit den jeweiligen Terminen befasst sind.

Im Idealfall sollte sich die ausgewählte Software an bestehende Arbeitsabläufe anpassen. In Einzelfällen kann der Einsatz einer Software auch Anlass für die Optimierung von Abläufen sein.

Im Verwaltungsbereich eines Unternehmens laufen die Fäden zusammen. Dort erfolgt die Personalverwaltung. Arbeitsmittel werden beschafft. Wartungen und gesetzliche Prüfungen müssen in Auftrag gegeben werden. Entsprechend bietet es sich an, hier das Fristenmanagement anzusiedeln. Mitarbeiter in der Verwaltung können nach vorgegebenen Zyklen Termine kontrollieren und koordinieren. Hierdurch besteht ein zentraler Überblick. Der Kontakt zu den Arbeitsbereichen ist in der Regel eng. Dabei können notwendige Informationen geteilt werden.

Der größte Vorteil dieser Vorgehensweise ist die Einfachheit. Es gibt einige wenige, feste Ansprechpartner. Diese sind in der Regel gut mit den Abläufen vertraut. Jeder im Unternehmen kennt die Zuständigkeiten. Durch das Zusammenfließen von Informationen an einem Ort wird die Effizienz gesteigert.

Die Zentralisierung der Informationen stellt zudem gleichzeitig den größten Nachteil dar. Es ist viel interne Kommunikation notwendig, die Arbeitszeit bindet. Je größer ein Unternehmen ist, desto weniger zweckmäßig ist dies. Zudem muss beachtet werden, dass Fallback-Lösungen vorhanden sein sollten. Ansonsten kann der Ausfall von Mitarbeitern unangenehme Folgen nach sich ziehen.

Die zentrale Fristenkontrolle bietet sich vorrangig für kleine Unternehmen an. Dort sind in der Verwaltung oft Allrounder tätig. Sie haben meist bereichsübergreifende Aufgaben und sind ohnehin Ansprechpartner. Zudem ist der regelmäßige Informationsaustausch besser zu gewährleisten.

Der dezentrale Ansatz verlagert die Zuständigkeiten an die einzelnen Arbeitsbereiche. Die Werkstatt kümmert sich um das Fristenmanagement seiner Mitarbeiter und aller Arbeitsmittel. Der für ein Kundendienstfahrzeug verantwortliche Mitarbeiter hat Termine seiner Maschinen im Blick. Steht beispielsweise eine Wartung an, kann diese dennoch durch die Verwaltung beauftragt werden. Dort reagiert man auf entsprechende Meldungen der Arbeitsbereiche. Die Fristenkontrolle erfolgt direkt vor Ort. Mitarbeiter haben ihre Arbeitsmittel täglich in der Hand. Sie sind in der Regel am besten informiert über Zustand und Probleme. Übernahmekontrollen sollen üblicherweise ohnehin erfolgen.

Hier ist die Effektivität ein großer Vorteil. Zudem wird die Selbstverantwortung gestärkt. Im Rahmen sicherheitstechnischer Überprüfungen sollten auch fällige Termine auffallen.

Nachteil ist hier, dass eine zentrale Kontrollmöglichkeit nicht ohne Weiteres gegeben ist. Wird in einem Bereich nachlässig gearbeitet, fällt dies womöglich nicht sofort auf. Zudem ist auch hier viel Kommunikation zwischen Fachbereichen und der Verwaltung erforderlich.

Eine themenbasierte Fristenverwaltung kommt besonders in sehr spezialisierten Arbeitsbereichen infrage. Dort muss vor Ort ein hohes Fachwissen vorhanden sein. Dadurch können Entscheidungen hier häufig am besten getroffen werden. Zudem verfügen die Mitarbeiter meist über ein hohes Maß an Selbstorganisation.

Die dritte Möglichkeit, eine Fristverwaltung zu organisieren, ist die objektorientierte Lösung. Jedes Arbeitsmittel wird digital verwaltet. In diesem Zuge erfolgt auch eine Erfassung von Terminen in einem objektbezogenen Kalender. Dieser steht allen Arbeitsbereichen zur Verfügung. Darin sehen Mitarbeiter vor Ort, ob Termine anstehen. Die Kfz-Werkstatt kann sich beispielsweise gezielt über alle Fahrzeuge informieren. In der Verwaltung besteht Zugriff auf die notwendigen Informationen. Automatisierte Benachrichtigungen können an alle involvierten Arbeitsbereiche versandt werden.

Der größte Vorteil ist hier die Transparenz. Dadurch ist weniger Austausch von Informationen notwendig. Zuständige Mitarbeiter sehen anstehende Termine und können nach jeweiliger Erfordernis filtern. Dennoch besteht in allen Arbeitsbereichen immer der gleiche Informationsstand.

Nachteilig sind die hohen Anforderungen an eine entsprechende Softwarelösung. Die Software muss in der Lage sein, Personaldaten und unterschiedlichste Arbeitsmittel zu erfassen. Zudem müssen die Daten von verschiedenen Arbeitsorten aufzurufen und zu bearbeiten sein.

Die objektorientierte Terminüberwachung ist daher oft Teil einer komplett digitalen Inventarverwaltung. Dort werden alle relevanten Informationen zu einem Asset zentral erfasst und gepflegt. Auch eine Personalverwaltung lässt sich integrieren. Geeignet ist diese Form der Fristenverwaltung für Unternehmen unterschiedlicher Größe. Entsprechende Software wie Timly ist nahezu beliebig skalierbar.

Es gibt verschiedene Anwendungen, um das Fristenmanagement mit Software zu gestalten. In der einfachsten Form lassen sich Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel nutzen. Sie bilden sozusagen ein digitales Fristenbuch. Dies kann beispielsweise thematisch gestaltet sein. Die Termine werden darin einfach notiert und bleiben sortierbar. Etwas komfortabler als eine Excel-Fristenüberwachung ist die Verwaltung mit Outlook. Dort können spezielle Kalender definiert und freigegeben werden. Zudem lassen sich automatisierte Erinnerungen einrichten. So ist ein kollaboratives Arbeiten recht unkompliziert möglich.

Spezielle Fristenverwaltungssoftware verfeinert diesen Ansatz noch. So ist in Buchhaltungssoftware oft ein Vertragsmanagement integriert. Gleiches gilt für Werkzeugverwaltungsprogramme. Dort finden sich oft auch Funktionen, mit denen Wartungstermine koordiniert werden. Einen übergreifenden Ansatz bietet die Inventarsoftware von Timly. Damit können Assets aller Art verwaltet werden. Die Attribute jeder Objektart sind frei anpassbar. Daher ist die Verwaltung von verschiedenen Assets in einer Anwendung möglich. Es ist egal, ob es sich um Fahrzeuge, Maschinen, Hard- oder Software handelt. Jedes Objekt hat einen eigenen Kalender. Zudem können Räume oder Bereiche als Container definiert werden. Für sie steht dann ebenfalls ein Kalender zur Verfügung. Termine lassen sich später aus unterschiedlichem Kontext filtern.

Geht es wiederum um zeitlich befristete Terminplanungen, ist möglicherweise die Projektmanagement-Software geeignet. Dies insbesondere, wenn es sich um Vertragsmanagement rund um das einzelne Projekt handelt. In diesem Fall bleiben alle projektbezogenen Daten gebündelt an einem Ort.

Bestimmte Konzepte haben sich themenübergreifend durchgesetzt. So sollte moderne Service-Software über ein Ticket-System verfügen. Dabei wird ein Auftrag erstellt und an ein Objekt gebunden. Der Auftrag kann beispielsweise per E-Mail an alle Beteiligten gesendet werden. Zudem ist üblicherweise eine Statusanzeige enthalten, die wiedergibt, welchen Bearbeitungsstand der Auftrag hat. Dadurch ist es möglich, dass alle Beteiligten sich permanent informieren können. Sollte es erforderlich sein, lassen sich Informationen ergänzen. Gleichzeitig kann das Ticket Bearbeitungsschritte dokumentieren. Dies können die Beauftragung eines Dienstleisters oder der erfolgreiche Abschluss sein. Auch geschlossene Tickets bleiben recherchierbar. So ist maximale Transparenz bei der Fristenkontrolle möglich.

Naheliegend ist es zudem, eine digitale Speichermöglichkeit für relevante Dokumente vorzusehen. Dadurch ist eine lückenlose Dokumentation von Fristen aller Art gegeben. Eine digitale Akte sammelt Prüfprotokolle. Sie kann aber auch Wartungshinweise enthalten. Es sind immer alle relevanten Informationen vor Ort verfügbar. Das hilft bei der Übernahme von Arbeitsmitteln. Es vereinfacht die Weitergabe von allgemeinen Hinweisen, etwa zur Durchführung von Reparaturen. Die Dokumentation hilft aber auch bei der Kontrolle. Digitalisierte Nachweise sind für jeden Arbeitsplatz vor Ort verfügbar.

Wichtig ist, dass für die Fristenüberwachung Software überall nutzbar sein muss. Gerade auf Baustellen oder an Montageorten ist es relevant, Wartungstermine einzusehen. Auch Reparaturen müssen möglichst zeitnah in Auftrag gegeben werden. Das Ticket-System ist nur dann effektiv, wenn alle Mitarbeiter damit arbeiten können. Daher ist es sinnvoll, eine Bedienung über Mobilgeräte vorzusehen. Software-as-a-Service bietet ideale Voraussetzungen dafür. Die eigentliche Anwendung läuft auf einem zentralen Cloudserver. Dort liegt auch der Datenbestand. Anwender melden sich über eine verschlüsselte Verbindung an. Danach stehen ihnen entsprechend der eingeräumten Rechte bestimmte Funktionen zur Verfügung. Für die einfache Bedienung kann eine App bereitgestellt werden. Damit können alle Informationen über ein Arbeitsgerät vor Ort aufgerufen werden. Tickets können erstellt, eingesehen und aktualisiert werden. Auch auf anstehende Termine weist die App zeitgerecht hin. Die wertvolle Informationssammlung ist damit nicht nur im Büro verfügbar.

Professionelle Inventarsoftware wird laufend erweitert. Immer wieder findet neue Technik Einzug in die Anwendung. Ein Beispiel hierfür ist das Internet of Things (IoT). Damit lassen sich Gegenstände aller Art vernetzen. IoT-Sensoren sind autark. Sie verfügen über langlebige Batterien. Für die Internetanbindung bringen sie optimierte IoT-SIM-Karten mit. Dadurch können etwa Arbeitsmaschinen mit GPS-Trackern versehen werden. Diese messen Arbeitsstunden. Sie melden bei anstehenden Terminen aber auch den Standort. Das vereinfacht die Planung und verringert notwendige Nachfragen. Präzise Distanzsensoren ermöglichen sogar die Überwachung von Füllständen. Bei Unterschreitung bestimmter Werte erfolgt eine Benachrichtigung über das System. Insbesondere bei nutzungsabhängigen Fristen ist dies eine sinnvolle Hilfestellung.

Soll für die Fristenüberwachung Software eingesetzt werden, kommt es auf Details an. Kommunikationswege spielen eine wichtige Rolle. Ideale Voraussetzungen bieten ganzheitliche Lösungen, etwa eine Inventarsoftware. Es ist ohnehin vorgesehen, sämtliches Inventar damit zu erfassen. Termine und die Dokumentation von Wartungen gehören folgerichtig dazu. Bei der Auswahl einer geeigneten Software kommt es zudem auf die Ausgestaltung an. Mobile Lösungen sind in vielen Branchen von Vorteil. Weiterhin gibt es wichtige Komfort-Features. Hierzu zählt beispielsweise eine Überwachung durch IoT-Sensoren. Diese sparen oft wertvolle Arbeitszeit. Effektivität ist im Alltag ein wichtiger Faktor. Nur so kann der zusätzliche Aufwand für das Fristenmanagement gering gehalten werden.