Für die Betriebsmittelverwaltung App einsetzen

Die Betriebsmittelverwaltung App wird zum zentralen Werkzeug. Sie ist Schnittstelle des Betriebsmittelverwaltungssystems. Anwender sind es gewohnt, Informationen permanent griffbereit zu haben. Dafür haben sich Apps etabliert, die für Smartphones und Tablets zur Verfügung stehen. Dieses Prinzip macht in der Betriebsmittelverwaltung ebenfalls Sinn. Egal, ob am Schreibtisch in der Verwaltung oder auf der Baustelle vor Ort. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf benötigte Daten. Es geht dabei aber nicht nur um die reine Disposition der Arbeitsmittel. Die Betriebsmittelverwaltung umfasst mehrere Teilgebiete.

1. Statische Grunddaten über das Asset. Darunter fallen technische Datenblätter, aber auch reine Verwaltungsinformationen. Etwa das Datum der Inbetriebnahme und Gerätebezeichnungen. Mitarbeiter können sich damit einen schnellen Überblick über ihre Arbeitsmittel verschaffen.

2. Digitale Geräteakte. Hier werden alle relevanten Dokumente gesammelt. Das beginnt bereits bei den Kaufunterlagen. Bedienungsanleitungen und Wartungshinweise finden darin ebenso ihren Platz. Zudem erfolgt in der digitalen Geräteakte die laufende Dokumentation. Wartungsprotokolle und Nachweise gesetzlich vorgeschriebener Sicherheitsüberprüfungen werden permanent ergänzt. Bei Kontrollen liegen alle Dokumente in Echtzeit vor. Zudem ist maximale Transparenz gegeben. Jeder Mitarbeiter kann sich vom ordnungsgemäßen Zustand eines Werkzeugs überzeugen.

3. Dynamische Informationen. Arbeitsmittel sollen häufig einem Standort oder einer Person zugewiesen werden. Persönliche Zuordnungen erhöhen das Verantwortungsbewusstsein. Hinterlegte Standorte vereinfachen die Disposition. In der modernen Betriebsmittelverwaltung lassen sich derartige Informationen leicht aufnehmen. Die Aktualisierung ist intuitiv möglich. Die Einfachheit darf dabei nicht vernachlässigt werden. Je unkomfortabler Verwaltungsprozesse sind, desto eher werden sie vermieden.

4. Wartungskalender. Komplexe Arbeitsmittel benötigen eine eigene Terminplanung. Wartungen stehen regelmäßig an. Vorgeschriebene Überprüfungen zum Arbeitsschutz müssen eingehalten werden. Aber auch die Disposition kann hier integriert werden. So ist eine Verknüpfung mit persönlichen und örtlichen Zuordnungen denkbar. Verantwortliche sehen, wann ein Arbeitsmittel benötigt wird und wo es sich befindet.

5. Betriebswirtschaftliche Verwaltung. Auslastung und Reparaturanfälligkeit sind zwei Beispiele für relevante Kennzahlen der Betriebswirtschaft. Die lückenlose Erfassung von Daten ist eine wichtige Voraussetzung hierfür. Verantwortliche sollten in der Betriebsmittelverwaltung danach filtern können. Vorhanden sind die Daten ohnehin im Wartungskalender und in der digitalen Akte.

Digitalisierung und Automatisierung steigern im Normalfall die Effizienz. Ablagen in Papierform verursachen Verwaltungsaufwand. Sie müssen sortiert und gelagert werden. Der Zugriff ist nur für einen begrenzten Personenkreis möglich. Digitale Ablagesysteme sind flexibler. Sie produzieren nach der erstmaligen Erfassung keinen weiteren Arbeitsaufwand. Berechtigungssysteme sorgen für Datenschutz und Datensicherheit. Informationen liegen immer dort vor, wo sie benötigt werden. Rückfragen und die Übermittlung von Dokumenten entfallen.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Automatisierung von Abläufen. Checklisten lassen sich bei der Übernahme von Geräten einblenden. Die Terminverwaltung beinhaltet zeitgerechte Benachrichtigungen. Doppelbuchungen werden im System abgefangen. Die manuelle Koordination entfällt. Insbesondere lassen sich Fehler minimieren. Termine können nicht übersehen werden. Benötigte Arbeitsmittel stehen zuverlässig zur Verfügung.

Welche Lösung die richtige ist, hängt von vielen Faktoren vor Ort ab. Vorhandene Systeme zu ersetzen, ist mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Daher muss jede Migration gut begründet sein.

Zentrale listenbasierte Verwaltung. Beliebt und verbreitet ist die zentrale Verwaltung in einfachen Listen. Diese werden oft digital in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel geführt. Dieser Ansatz muss nicht schlecht sein. Die Software ist nicht ohne Grund in vielen Anwendungsbereichen etabliert. Sie ist einfach zu bedienen; Anwender sehen Eingaben und Ergebnisse umgehend. Bei sehr großen und komplexen Datenbeständen leidet allerdings die Übersichtlichkeit. Zudem sind Mehrbenutzerfähigkeit und Cloudanbindung nachträglich hinzugefügt worden. Sie funktionieren nicht immer so intuitiv, wie es im Alltag nötig ist. Auch bei weiteren Anforderungen zeigt sich, dass es sich um keine Spezialanwendung handelt. So ist keine Benutzerverwaltung integriert. Das Einbetten von Dokumenten ist umständlich. Eine Bedienung über Mobilgeräte ist kaum praktisch umsetzbar.

Verwaltung nach Arbeitsbereichen. Bei dieser Variante wird die Betriebsmittelverwaltung an die jeweiligen Verantwortlichen ausgelagert. Dort ist der beste Überblick vorhanden, welche Arbeitsmittel benötigt werden. Zustand und Verfügbarkeit werden vor Ort im Auge behalten. Die Auswahl des genutzten Systems orientiert sich an den Arbeitsabläufen. Im einfachsten Fall ist dies eine Magnettafel am Arbeitsplatz des Vorarbeiters. Es können aber auch digitale Listen oder andere vorhandene Software eingesetzt werden. Der Vorteil ist, dass die Verwaltung verschlankt wird. Der größte Nachteil an diesem Modell ist der fehlende zentrale Überblick. Zudem erhalten die Verantwortlichen fachfremde Zusatzaufgaben. Letztlich bleibt auch hier die Anforderung, eine geeignete Software zur Verfügung zu stellen.

Klassische Werkzeugverwaltung. Vermehrt bieten große Werkzeughersteller Software für die Betriebsmittelverwaltung an. Anwender erhalten das Paket aus einer Hand. Entsprechend liegt der Schwerpunkt auf der Verwaltung und Disposition von Werkzeugen. Die Funktionen der Software sind passend zugeschnitten. Nachteilig kann es sein, dass nicht alle Inventargegenstände aufgenommen werden können. Auch Fahrzeuge und Gebäudeinfrastruktur bleiben möglicherweise außen vor.

ERP-Systeme. Das Gegenteil einer sehr spezialisierten Lösung ist die ERP-Software. Enterprise Resource Planning hat den Anspruch, alle Ressourcen im Unternehmen abzudecken. Dazu gehören die Personalverwaltung, die Materialwirtschaft und die Inventarverwaltung. Auch Lieferketten und Fertigungsprozesse werden abgebildet. Dadurch entsteht ein sehr umfassendes Bild. Die Software ist in allen Arbeitsbereichen präsent. Verantwortliche haben gute Möglichkeiten, Informationen zu sammeln und Entscheidungen zu treffen. Die Integration von Betriebsmittelverwaltung in ERP-Systeme vereinheitlicht die IT-Infrastruktur. Nachteilig ist die Komplexität solcher Lösungen. Mitarbeiter müssen geschult werden. Zudem müssen die Arbeitsabläufe auf die Software abgestimmt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein solches System überdimensioniert sein.

Ganzheitliche Inventarverwaltung. Nicht prozessorientiert, sondern eher objektorientiert ist der Ansatz von Inventarsoftware. Das Prinzip ist, dass alle verwendeten Inventargegenstände umfassend verwaltet werden können. Zunächst unwichtig ist, ob es sich um Fahrzeuge, Gebäudetechnik oder Werkzeuge handelt. Um unterschiedliche Assets erfassen zu können, steht eine Art Baukasten zur Verfügung. Jeder Kategorie werden die benötigten Attribute zugeordnet. Diese können beliebig fein aufgegliedert werden. Containerobjekte nehmen andere Objekte auf. Verknüpfungen sind auch zu Räumen oder Personen möglich. Ganzheitliche Inventarsoftware erfüllt alle anfallenden Aufgaben rund um die Arbeitsmittel. Dazu zählen etwa das Vertragsmanagement, die Wartungsplanung und die Disposition. Ticket-Systeme sorgen für transparente Kommunikation, die Betriebsmittelverwaltung App für Komfort. Systeme wie das von Timly sind zudem skalierbar. Sie sind bei Kleinunternehmen im Einsatz, aber auch bei DAX-Konzernen mit diversen Standorten.

Eine besondere Anforderung an die Betriebsmittelverwaltung App ist die Mobilität. Mitarbeiter benötigen den Zugriff nicht nur auf dem Betriebsgelände. Der zentrale Datenbestand muss daher über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt werden. Dafür kann das eigene Netzwerk nach außen geöffnet werden. Dann sind aber häufig zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen notwendig, beispielsweise ein VPN. Das virtuelle private Netzwerk erzeugt einen verschlüsselten Tunnel. Darin lassen sich die Daten sicher übertragen.

Einfacher ist es dagegen, die Betriebsmittelverwaltung in die Cloud auszulagern. Bei Einhaltung der gängigen Sicherheitsmechanismen kann dies die sicherere Alternative sein. Das interne Netzwerk bleibt geschlossen. Der Cloud-Server wird vom Anbieter abgesichert. Benutzerrechteverwaltung, Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen für den Datenschutz. Anbieter wie Timly halten dabei alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein. Auf diese Weise benötigen Mitarbeiter nur ein mobiles Endgerät mit Internetanbindung. Wartungsplaner und digitale Geräteakte lassen sich danach von jedem Arbeitsort aufrufen. Die mobile Betriebsmittelverwaltung sammelt permanent Informationen und speichert sie an einem zentralen Ort.

Auch die bevorzugte IT-Infrastruktur unterliegt einem Wandel. Desktop-PCs finden sich häufig nur noch an reinen Büroarbeitsplätzen. Laptops, Tablets und Smartphones übernehmen viele Funktionen. Gerade die Verfügbarkeit von internetfähigen Smartphones eröffnet neue Chancen. Die Geräte bringen alle Voraussetzungen für eine komfortable Betriebsmittelverwaltung mit. Die Kamera lässt sich als Barcode-Scanner für QR-Codes einsetzen. Web-Apps erfordern keine lokalen Installationen mehr. Inhalte bleiben nur temporär auf dem Gerät gespeichert.

Durch das einfache Einscannen von QR-Codes öffnet sich die Profilverwaltung eines Assets. Die Autorisierung erfolgt einmalig zu Arbeitsbeginn per Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Informationen stehen allen Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung. Eine Aktualisierung ist direkt über die optimierte Touch-Oberfläche möglich. Schäden werden online gemeldet, benötigte Werkzeuge angefordert. Die digitale Werkzeugverwaltung vereinfacht zahlreiche Prozesse. Zudem bietet sie einen zeitgemäßen und sicheren Informationsaustausch.

Der Zugriff über die App steigert die Akzeptanz der Mitarbeiter. Er ist schnell und einfach. Immer verfügbare Informationen bieten viele Vorteile. Dabei entstehen zusätzliche Pflichten, aber auch ein Mehrwert. Dieser Mehrwert wächst mit dem Internet der Dinge (IoT). Kleine, sparsame Sensoren übernehmen dann Routineaufgaben. Werkzeugtracking vereinfacht die Disposition und erhöht die Sicherheit. Füllstandskontrollen von Betriebsmitteln werden automatisiert.

Die übermittelten Informationen lassen sich direkt in der Betriebsmittelverwaltung verwenden. Wartungen können nach Erreichen vorgegebener Betriebsstundenzahlen in Auftrag gegeben werden. Mitarbeiter erhalten Warnungen, wenn Werkzeuge aus dem erlaubten Bereich entfernt werden. Moderne Sensoren wie die des Schweizer Anbieters adnexo lassen sich problemlos nachrüsten. Die Batterien haben zum Teil mehrjährige Laufzeiten. Bei Bedarf ist die Internetanbindung per IoT-SIM-Karte bereits enthalten. Timly bietet eine Integration der IoT-Sensoren in die Plattform Ax-Track von adnexo an.

Effiziente Betriebsmittelverwaltung ist gerade im Handwerk eine besondere Herausforderung. Die Arbeitsorte wechseln häufig. Kunden vor Ort erwarten, dass Arbeiten schnell und störungsfrei ausgeführt werden. Genügend Material sollte mitgeführt werden, um unnötige Fahrten zu vermeiden. Hier ist es sinnvoll, die Ausstattung fest mit einem Kundendienstfahrzeug zu verknüpfen. Für das Material lassen sich Mindestmengen festlegen. Werden diese unterschritten, erhalten Verantwortliche eine Meldung. Für alle im Fahrzeug vorhandenen Assets werden die Termine übersichtlich angezeigt. Mitarbeiter können über die Betriebsmittel App Bestellungen oder Reparaturaufträge erteilen. Dadurch wird Zeit gespart. Zudem sind Mitarbeiter nicht mehr an die Arbeitszeiten von Werkstatt oder Lager gebunden.

Soll für die Betriebsmittelverwaltung Freeware eingesetzt werden, birgt dies einige Risiken. Gleiches gilt auch für Open-Source-Software. Anwender haben dann gegenüber den Entwicklern keine Ansprüche. Weder müssen auftretende Fehler behoben noch Sicherheitsupdates zur Verfügung gestellt werden. Stellt der Hersteller die Entwicklung des Produkts ganz ein, geraten Anwender unter Zugzwang. Sie benötigen zeitnah eine Alternative.

Auch der Support ist essenziell, wenn eine Software für wichtige Aufgaben benötigt wird. Treten Probleme auf, spart dies in der Regel wertvolle Arbeitszeit. Dadurch ist es oft am Ende sogar günstiger, auf ein kommerzielles Produkt zu setzen. Dies insbesondere, wenn es sich um eine komplexe und alternativlose Anwendung handelt.

Eine digitale Betriebsmittelverwaltung bringt einen enormen Mehrwert für Unternehmen. Ressourcen lassen sich besser steuern und nutzen. Details über die Arbeitsmittel werden transparent. Steigern lässt sich der Nutzen durch den Einsatz einer Betriebsmittelverwaltung App. Mitarbeiter haben von jedem Arbeitsort Zugriff. Egal, ob sie sich am Firmensitz, auf Montage oder im Homeoffice befinden. Wichtige Informationen liegen in Echtzeit vor. Zudem wird die Praxistauglichkeit erhöht. Es ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Das in der Regel ohnehin vorhandene Smartphone reicht aus. Dennoch stehen alle notwendigen Funktionen für die Betriebsmittelverwaltung zur Verfügung.