Für die Inventur-Tabelle Excel oder Inventarsoftware verwenden?

Es kann sinnvoll sein, für die Inventur-Tabelle Excel zu nutzen. Die Anwendung ist einfach und übersichtlich. Inventarsoftware hat dagegen oft einen größeren Funktionsumfang. Das kann Zeit und damit Kosten sparen. Wir betrachten zunächst rechtliche Voraussetzungen. Daraus ergeben sich die Gestaltungsmöglichkeiten einer Inventur. Es sind durchaus unterschiedliche Varianten denkbar. Diese haben jeweils Vor- und Nachteile. Daher sollte zu Beginn die passende Vorgehensweise ausgewählt werden. Erst danach geht es an die Suche der dafür geeigneten Software.

Maßgeblich ist das Handelsgesetzbuch (HGB). Daraus ergibt sich der Begriff des Inventars. Zu diesem zählen Vermögensgegenstände, Buchwerte und Bargeld. Ebenso aber auch Schulden und offene Forderungen. Die entsprechenden Werte müssen einmal zu Beginn des Geschäftsbetriebs erhoben werden. Danach muss zum Ende des Geschäftsjahres eine Bestandsaufnahme erfolgen. Dadurch soll die Inventaraufstellung aktuell bleiben. Dies zählt zu den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung.

Folgende Inventurarten sind vorgesehen:

• Stichtagsinventur: Hier wird die Bestandsaufnahme zeitgleich zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt. Dies entspricht auch dem Ende des Kalenderjahres. Es handelt sich sozusagen um die klassische Form der Inventur. So war es in früheren Zeiten oft üblich, dass Geschäfte zum Jahresende geschlossen wurden. Dadurch konnte die Inventur in kurzer Zeit konzentriert durchgeführt werden.
• Verlegte Inventur: Nicht immer ist es möglich, dass ein Geschäft zum Jahresende schließt. Für diesen Fall kann die verlegte Inventur gewählt werden. Die Bestandsaufnahme erfolgt bis zu drei Monate vor oder nach Jahresende. Daraus muss allerdings der Bestand zum Bilanzstichtag zu berechnen sein.
• Permanente Inventur: Dies ist eine weitere Alternative. Dabei darf die körperliche Bestandsaufnahme irgendwann im laufenden Jahr durchgeführt werden. Dies ist beispielsweise in den Betriebsferien oder im Rahmen von Wartungen möglich. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Bestand permanent dokumentiert wird.

Diese Dokumentation kann auch digital erfolgen. Die Bestandsaufnahme erfolgt durch Zählen, Messen oder Wiegen. Sofern nicht anders möglich, ist auch eine Schätzung zulässig. Dafür müssen dann anerkannte mathematische Verfahren zur Anwendung kommen.

Die permanente Inventur ist eine besondere Form der Inventarverwaltung. Sie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für die vorgeschriebene Bestandsaufnahme. Zusätzlich bringt sie einige Vorteile für Unternehmen mit sich. Der Geschäftsbetrieb wird nur minimal gestört. Das Inventar kann dann gecheckt werden, wenn es gerade passt. Verantwortliche haben ohnehin ein Interesse, den aktuellen Bestand regelmäßig abzugleichen.

Durch das Führen eines Lagerbuchs erfolgt dies sozusagen laufend. Entnahmen und Zugänge werden permanent dokumentiert. Fehlbestände fallen sofort auf. Auch die Koordination von Ressourcen wird vereinfacht. Rohstoffe werden zunehmend knapp und Arbeitsmittel teurer. Die permanente Bestandskontrolle erhöht den nachhaltigen Umgang in allen Bereichen.

Das bringt allerdings einige Anforderungen an die Inventarverwaltung mit sich:

• Das Buchen von Beständen muss einfach und zeitsparend sein
• Das verwendete System muss an allen Arbeitsorten verfügbar sein
• Der Bestand muss an einem zentralen Ort zusammengeführt werden
• Das System muss rechtssicher sein

Das digitale Führen eines Lagerbuches ist alternativlos. Ausgedruckte Listen oder klassische Lagerbücher sind nicht mehr zeitgemäß. Berechnungen erfolgen dort nicht automatisch. Es sind keine Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und anderen Systemen vorhanden. Das gemeinsame Arbeiten an einem Datenbestand ist mit Listen kaum möglich. Zudem gibt es keine Sicherheitskopien, wenn die physikalischen Exemplare abhandenkommen. Wird für die Inventur-Tabelle Excel eingesetzt, deckt dies viele Anforderungen bereits ab. Dennoch lohnt es sich, den Funktionsumfang einer Inventarsoftware gegenüberzustellen.

Excel ist universell und einfach. Darauf basiert der Erfolg der seit Jahrzehnten etablierten Office-Software. Es ist mitunter erstaunlich, welchen Funktionsumfang findige Anwender dem Produkt entlocken. Das Tabellenkalkulationsprogramm verwendet sogenannte Arbeitsmappen. Darin lassen sich nahezu beliebig viele Tabellen anlegen. Dabei handelt es sich in der Rohform nur um leere Listen, die sich in Spalten und Zeilen gliedern.

Allerdings hat die Software etliche Möglichkeiten der Formatierung und Gliederung. Jede Spalte lässt sich ansprechen und mit anderen Spalten verknüpfen. Rechenoperationen und andere Funktionen lassen sich auf einzelne Elemente anwenden. Verknüpfungen sind aber auch über verschiedene Tabellen möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit, Skripte einzubinden. Dadurch sind sehr einfache Auflistungen von Beständen möglich. Mit der entsprechenden Vorarbeit können auch komplexe Berechnungen und Vergleiche angewendet werden. So lassen sich Bestände gut zahlenmäßig mit Excel verwalten. Die Eingabe erfolgt zumeist per Tastatur in den entsprechenden Spalten. Das ist für Nutzer intuitiv, da dies einem Eintrag in analogen Listen entspricht. So ist es auch naheliegend, für die Inventur-Tabelle Excel einzusetzen.

Verbreitung und Einfachheit gehören zu den großen Stärken von Excel. Es gibt zahlreiche Vorlagen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Dadurch wird es einfach, für die Inventur-Tabelle Excel einzusetzen. In fast allen Unternehmen sind die benötigten Lizenzen ohnehin im Einsatz. Mitarbeiter sind mit der Benutzung meist vertraut, da sie das Standardprodukt bereits kennen. Sowohl in der Ausbildung als auch im Studium wird Excel zumeist genutzt. Für die Bedienung ist normalerweise nur ein PC oder Laptop nötig. Es gibt inzwischen auch Versionen für andere Plattformen, etwa für Mobilgeräte.

Durch die Universalität ist die Software recht flexibel. Benötigte Funktionen können in der Regel ergänzt werden. Durch die Verbreitung finden sich immer ausreichend Programmierer, die Skripte erstellen können. Zudem ist die Nutzung der Software zukunftssicher. Die Office-Programme gehören zu den Kernprodukten von Microsoft. Daher müssen Anwender nicht befürchten, dass die Software nicht weiterentwickelt wird. Auch die Versorgung mit Sicherheitsupdates ist garantiert.

Ob für die Inventur-Tabelle Excel ausreicht, ist auch eine Frage der Unternehmensstrategie. Das Tabellenkalkulationsprogramm verfolgt einen universellen Ansatz. Die spezialisierte Inventursoftware ist zielgerichtet für den Anwendungszweck optimiert. Entwickler haben sich im Vorfeld gefragt, welche Anforderungen bei der Inventur auftreten. Die festgelegten Punkte wurden systematisch implementiert. Das hat in der Regel den Vorteil, dass die Software „Out-of-the-Box“ funktioniert. Weitere Hilfsmittel für den Datentransfer sind nicht notwendig. Das spart Zeit und vereinfacht die Durchführung der Inventur.

Ein weiterer Aspekt ist, dass die Inventur nur ein Teilbereich der Inventarverwaltung ist. Wenn das Inventar aufgestellt wird, kann es gleich digital erfasst werden. Danach werden alle wichtigen Parameter permanent erhoben und aktualisiert. Dazu gehören Standorte, Verantwortliche und zum Beispiel die Wartungshistorie. Steht dann die Inventur an, liegt bereits eine aktuelle Auflistung aller Assets vor. Diese muss nur noch abgearbeitet werden. Die Software von Timly bietet zur Vereinfachung einen speziellen Inventurmodus. Ist dieser aktiv, reicht das Einscannen von Arbeitsmitteln für die rechtssichere Erfassung.

Eine der wichtigsten Voraussetzungen ist die Möglichkeit, alle Assets einheitlich zu erfassen. Es muss möglich sein, unterschiedliche Artikel und Arbeitsmittel zu verwalten. Timly hat hierfür frei anpassbare Profile. Es werden schablonenartige Vorlagen erstellt, denen sich die benötigten Attribute zuweisen lassen. Dadurch lassen sich einfache Lagerartikel genauso erfassen wie komplexe Maschinen und Anlagen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verfügbarkeit der Software. Nutzen Sie für das Inventurprotokoll Excel, gibt es möglicherweise Zugriffskonflikte. Eine datenbankbasierte Software ist hingegen für die parallele Nutzung optimiert.

Vereinfacht wird die Anwendung zudem durch die Einbindung in das Netzwerk. Nutzen Sie für das Bestandsmanagement Excel, so muss die Tabelle freigegeben werden. Das kann unter Umständen praktische Probleme mit sich bringen. Etwa, wenn im Außenbereich kein Netzwerkzugang besteht. Ebenso, wenn Assets auf Baustellen oder an Montageorten erfasst werden sollen. Eine cloudbasierte Inventarsoftware wie Timly benötigt hingegen nur eine Internetverbindung. Die Web-App ermöglicht es sogar, Mobilgeräte wie Smartphones für die Inventur zu nutzen.

Mitarbeiter vieler Unternehmen arbeiten regelmäßig von anderen Standorten aus. Das können wechselnde Baustellen sein. Ebenso ist Projektarbeit bei unterschiedlichen Kunden an der Tagesordnung. Zusätzlich hat die Arbeit von zu Hause seinen festen Platz im Arbeitsleben gefunden. Viele Mitarbeiter sind tageweise oder dauerhaft im Homeoffice. Steht nun die Inventur an, verursacht das auch logistische Probleme. Mitarbeiter müssten nur für diesen Zweck den Unternehmensstandort aufsuchen.

Um unnötigen Aufwand zu vermeiden, gibt es die Selbstinventur. Moderne Inventarsoftware wie Timly enthält dafür eine eigene Funktion. Mitarbeiter erhalten per E-Mail die Aufforderung zur Bestandsaufnahme. Die ihnen zugeordneten Arbeitsmittel müssen sie einmal einscannen. Rechtssicher abgeschlossen wird das Verfahren mit einer digitalen Signatur. Ein eigenes Benutzerkonto auf dem Cloudserver benötigen sie dafür nicht. Die Registrierung kann auch in einem geschützten, externen Bereich erfolgen.

Die ganzheitliche Erfassung von Inventar bietet in einigen Bereichen weiteren Komfort. Innovative, smarte Sensoren helfen beispielsweise bei Standorterfassung oder Füllstandkontrolle. Das Internet of Things vernetzt Alltagsgegenstände und Arbeitsmittel. Langlebige Batterien und optimierte IoT-SIM-Karten ermöglichen auch die nachträgliche Vernetzung. Dadurch lassen sich Arbeitsmittel tracken und Lagerbestände automatisch überwachen. Je aktueller der Überblick des eigenen Bestandes ist, desto einfacher wird die Inventur. Es werden aber auch allgemein Arbeitsabläufe vereinfacht. Gerade wiederkehrende Kontrolltätigkeiten lassen sich durch Automatisierung leicht einsparen.

Bei der Inventarverwaltung Software vs. Excel zu stellen, ist kein ganz einfacher Vergleich. Ein wesentlicher Faktor sind sicherlich die entstehenden Kosten. Hier muss allerdings unterschieden werden, in die reinen Lizenzkosten und die Folgekosten. Lizenzkosten werden für Anschaffung und Betrieb von kommerzieller Software fällig. Hier sind Abonnements inzwischen gängig. Unternehmen verfügen häufig ohnehin über ausreichend Excellizenzen. Die vorhandenen Office-Pakete enthalten in der Regel auch Excel.

Alternativ können sie meist vergleichsweise günstig erworben werden. Wird für die Verwaltung der Lagerbestände Excel eingesetzt, hat dies Auswirkungen. Die Software muss vielfach am Tag aufgerufen werden. Das benötigt Zeit und verlangt Aufmerksamkeit vom Anwender. Falscheingaben können aufwändige Fehlersuchen nach sich ziehen.

Eine intuitiv zu bedienende Inventarsoftware ist im Normalfall teurer in der Anschaffung. Sie spart durch viele Komfortfunktionen aber regelmäßig wertvolle Arbeitszeit ein. Profile lassen sich durch das Einscannen von QR-Codes in der Web-App aufrufen. Eingaben erfolgen auf optimierten Touch-Oberflächen.

Die Bedienung ist auch bei schlechten Lichtverhältnissen möglich. Dadurch werden Informationen sofort erfasst, wenn sie anfallen. Eine Übermittlung ist nicht nötig. Der Datenbestand ist in Echtzeit verfügbar. Filter- und Abfragemöglichkeiten vereinfachen Planung und Verwaltung. So rechnet sich der Einsatz einer spezialisierten Inventarsoftware in fast allen Fällen. Zur Verdeutlichung sind spezielle ROI-Rechner verfügbar.

Für die Inventur-Tabelle Excel einzusetzen, kann die richtige Entscheidung sein. Letztlich hängt es von der strategischen Ausrichtung ab. Es ist die Lösung, viele kleine Werkzeuge für einzelne Aufgaben zu nutzen.

Dem gegenüber steht der ganzheitliche Ansatz. Alle Aufgaben rund um die Inventarverwaltung werden von einer Software abgedeckt. Dadurch wird die Anzahl der Schnittstellen verringert. Daten müssen weniger zwischen unterschiedlichen Tools ausgetauscht werden. Der Überblick wird verbessert. Mitarbeiter benötigen nur eine einheitliche Informationsquelle. Das fördert oftmals die Effizienz.