Die permanente Inventur: Vorteile und Nachteile die sich für Ihr Unternehmen ergeben

Der Begriff der lästigen Pflicht passt wohl kaum auf eine Aufgabe so gut, wie die der Inventur. Viele Unternehmen und Kaufleute sind zur jährlichen Bestandsaufnahme im Rahmen ihres Jahresabschlusses verpflichtet. Dabei müssen, neben Guthaben auf Konten und Schulden, eben auch die Sachgüter eines Unternehmens festgestellt werden. Die ermittelten Werte fließen in die Bilanz des Unternehmens ein.

Die Mammutaufgabe der Inventur führt bei vielen Unternehmen zu Störungen des Betriebsablaufs. So muss häufig ein Großteil der eigenen Mitarbeiter eingebunden werden oder die Inventur ist sogar nur mit externen Mitarbeitern zu stemmen. Für manche Firmen kann die permanente Inventur Vorteile bieten und eine sinnvolle Alternative sein. Diese erlaubt es, die eigenen Bestände im Laufe des Jahres ständig auf dem aktuellen Stand zu halten, sodass diese nicht an einem Stichtag bestimmt werden müssen.

Die permanente Inventur ist allerdings an strenge Anforderungen gebunden. Hilfreich bei der Umsetzung ist eine Inventur-Software wie Timly.

Gibt es für die permanente Inventur gesetzliche Vorschriften?

Die Pflicht zur Inventur ergibt sich bekanntermaßen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Dort ist festgeschrieben, dass Unternehmen und Kaufleute ab einer bestimmten jährlichen Umsatzsumme einen Jahresabschluss durchzuführen haben. Hierbei müssen alle Werte des Unternehmens erfasst werden. Verbreitet ist die Stichtagsinventur. Diese wird an einem festen Zeitpunkt zum Ende des Bilanzjahres durchgeführt. Es werden dabei alle Sachwerte des Unternehmens zu diesem Zeitpunkt aufgenommen und verbucht.

Problematisch dabei ist, dass dieser Zeitpunkt mit zu erfüllenden Aufträgen oder Kundenandrang kollidieren kann. Daher erlaubt das HGB auch eine permanente Inventur. Vorteile bietet diese aber nicht nur, sie ist auch an bestimmte Voraussetzungen gebunden: Es muss der Bestand einmalig in ein Lagerbuch eingetragen werden. Zu- und Abgänge sind danach laufend zu dokumentieren. Zudem muss trotzdem einmal im Jahr eine körperliche Inventur durchgeführt werden. Hierbei ist der tatsächliche Bestand mit dem Lagerbuch manuell abzugleichen. Allerdings darf dieser Tag frei gewählt werden.

Die Verantwortlichen einer Firma können ihn etwa in auftragsärmere Zeiten legen oder im laufenden Betrieb nebenbei die körperliche Inventur durchführen. Auf Gegenstände, die etwa durch Verdunstung unkontrollierbare Abgänge haben, darf die permanente Inventur nicht angewendet werden. Ebenso nicht bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern, die vorratsmäßig gelagert werden.

Damit die permanente Inventur Vorteile im zeitlichen Ablauf bringt, muss diese möglichst einfach zu handhaben sein. Daher bietet sich eine spezialisierte Inventarisierungssoftware dafür an. Nur hiermit ist beispielsweise eine echte Mehrbenutzerfähigkeit mit einem zentralen Speicherort, etwa in der Cloud, darzustellen. Im Alltag können unterschiedliche Mitarbeiter damit permanent Ein- und Ausgänge buchen.

Permanente Inventur und Stichtagsinventur – Vorteile & Nachteile

Es ist natürlich von den Umständen abhängig, welche Variante für ein Unternehmen besser geeignet ist. Einige mögliche Argumente haben wir noch einmal für Sie zusammengefasst:

Stichtagsinventur

Vorteile:

Einmalige, konzentrierte Aktion zu einem festen Zeitpunkt

Aufwand im restlichen Jahr entfällt
Unterstützung durch Aushilfen möglich
Körperliche Inventur ist ohnehin einmal pro Jahr notwendig

Nachteile:

Normaler Geschäftsbetrieb unter Umständen nicht möglich
Fehlbestände fallen relativ lange nicht auf
Hoher Aufwand in kurzem Zeitraum, möglicherweise unter Zeitdruck

Gestresste und unmotivierte Mitarbeiter

Permanente Inventur

Vorteile:

Körperliche Inventur kann in auftragsarmen Zeiten oder parallel zum Geschäftsbetrieb erfolgen

Ständiger Überblick über den tatsächlichen Bestand

Arbeitsaufwand verteilt sich zeitlich und personell

Weiterer Vorteil der permanenten Inventur: Sie kann erfolgen, wenn die Bestände am geringsten sind

Nachteile:

Erhöhter Aufwand durch Führen eines Lagerbuchs und Verpflichtung zur körperlichen Bestandsaufnahme
Zugriff auf Lagerbuch muss möglichst durch mehrere Mitarbeiter im laufenden Betrieb möglich sein
Lagerbuch muss sicher verwahrt werden
Inventarsoftware von Timly kann für beide Arten der Inventur eingesetzt werden. Für die permanente Inventur Vorteile hat sie vor allem durch ihre Stärken, die Mehrbenutzerfähigkeit und die Cloud-Anbindung. Sie verfügt aber auch für Stichtagsinventuren über die benötigten Funktionen, beispielsweise den Inventur-Modus.
Die permanente Inventur Vorteile dargestellt

Weniger Aufwand bei der Verwaltung Ihres Inventars – mit Inventarsoftware von Timly

Die Inventur App als Hilfsmittel für die körperliche Inventur

Ausgedruckte Lagerbücher, Listen und auch Exceltabellen sind nicht wirklich gut geeignet, um mit einer Vielzahl an Mitarbeitern daran zu arbeiten. Besser ist es, wenn Sie hier mit mobilen Endgeräten agieren können. Besonders naheliegend ist die Verwendung von Smartphones und Tablets, also Geräten, die in den meisten Firmen ohnehin vorhanden sind. Inventarsoftware bietet hierfür häufig eine optimierte App an. Diese kann von den Mitarbeitern auf ihr dienstliches oder privates Smartphone installiert werden. Für den Zugriff auf den Datenbestand ist es zudem möglich, die notwendigen Rechte zu vergeben.

Die Kamera des mobilen Gerätes fungiert hierbei als Barcode-Scanner. Dies bietet für die permanente Inventur Vorteile: Inventarsoftware identifiziert die verwalteten Assets über QR-Codes, die als platzsparender Aufkleber auf Inventargegenständen aller Art angebracht werden können. Danach kann jeder Datensatz einfach durch das Einscannen des QR-Codes aufgerufen werden. Geschieht dies im Inventur-Modus, so reicht dieser Vorgang bereits aus, um den Gegenstand zu erfassen und abzuhaken. Dies ist gleichermaßen zeitsparend und wenig fehleranfällig.

Um die Anbindung an das Netzwerk müssen Sie sich dabei nicht kümmern. Eine Internetverbindung genügt hierfür völlig. Dies vereinfacht die Inventur im Außenbereich oder in Lager- und Produktionsstätten, wo nicht zwingend eine Anbindung an das eigene Netzwerk vorhanden ist. Die Cloud-Anbindung bietet insbesondere für die permanente Inventur Vorteile.

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Tägliche Inventur mit Inventar-Software

Gerade in Bereichen mit hoher Fluktuation bei eigenen Mitarbeitern, beim regelmäßigen Einsatz von einem externen Mitarbeiter oder Publikumsverkehr, kann eine tägliche Inventur zusätzlichen Schutz bieten und eine permanente Inventur Vorteile haben, etwa unkontrollierbare Abgänge zu vermeiden. Gegenstände jeglicher Art werden mit Übernahme in den Bestand des Unternehmens in der Inventar-Software erfasst und mit einem QR-Code gekennzeichnet.

Permanente Inventur Vorteile ohne zusaetzliche Geraete
Die permanente Inventur können Sie ohne zusätzliche Geräte effizient durchführen – mit einer Inventar Software

Dabei können Profile für unterschiedliche Assets angelegt werden. Danach ist es jederzeit möglich, das Inventar einzeln nach Tag Art und Menge aufzulisten. Integrieren Sie die Bestandsaufnahme in Arbeitsabläufe, etwa jeweils zu Beginn oder Ende der Arbeitszeit, haben Sie nicht nur für die permanente Inventur Vorteile, sondern nebenbei auch den Nutzen einer permanenten Fortschreibung der aktuellen Bestände.

Übernahmen und Übergaben, wie sie beispielsweise bei Werkzeugen häufig nötig sind, können in Echtzeit von den Mitarbeitern dokumentiert werden. Auf diese Weise ist es etwa auch möglich, Leihen zu erfassen. Hilfreich beim Auffinden von Inventar sind integrierte Ortungsfunktionen, mit denen die letzten bekannten Aufenthaltsorte aufgerufen werden können. Diese Form der körperlichen Bestandsaufnahme vermeidet länger unentdeckte Fehlbestände und langwierige Suchaktionen von nicht auffindbarem Inventar.

Nur ein Schritt zu Ihrer permanenten Inventur – Software-gestützt!

Permanente Inventur zur Optimierung – auf die richtigen Werkzeuge kommt es an

Sie haben nicht nur durch die permanente Inventur Vorteile. Einen ständig aktuellen Überblick über das eigene Inventar zu haben, erhöht die Professionalität eines Unternehmens. Gerade eine softwarebasierte Verwaltung ermöglicht einfache Abfragen nach bestimmten Kriterien auf Knopfdruck. Dieser Datenbestand erfüllt auch die Anforderungen an ein digitales Lagerbuch, wie es für die permanente Inventur gefordert ist.

Die Nachteile der permanenten Inventur fallen besonders dann ins Gewicht, wenn die Handhabung einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeutet. Nur wenn dies intuitiv und ohne Störungen der gewohnten Betriebsabläufe möglich ist, entfaltet diese Vereinfachung der Bestandsaufnahme seine gewünschte Wirkung und es entstehen durch die permanente Inventur Vorteile.

Im Gegensatz zur Stichtagsinventur kann die körperliche Inventur durchgeführt werden, wenn sie den Mitarbeitern in die eigene Tätigkeitsplanung passt. Sind die richtigen Voraussetzungen geschaffen, überwiegen für die permanente Inventur Vorteile in der Betrachtung gegenüber den Nachteilen. Sie ist dann nahezu automatisch im Rahmen der eigenen Inventarverwaltung durchführbar.

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Mit Timly erhalten Sie Zugang zu einer effizienten Inventar-Software für die permanente Inventur. Ein breites Spektrum an ausgeklügelten Funktionen ermöglicht die einfachste Digitalisierung Ihres Inventars – egal für welche Branche.

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