Logiciel de gestion pour le service public : la solution pour rendre l’administration publique (encore) plus efficace

En France, l’administration publique désigne l’ensemble des activités menées par les organismes gouvernementaux pour servir les citoyens et atteindre les objectifs nationaux. Ces tâches sont gérées par les autorités exécutives, telles que les collectivités locales, les ministères et autres administrations publiques. L’administration publique n’inclut pas les corps législatifs ni les tribunaux, mais se concentre principalement sur la fourniture de services et le maintien de l’ordre.

L’efficacité est au cœur des préoccupations de nombreux travailleurs du secteur public, surtout avec les contraintes budgétaires persistantes et la pénurie de personnel. Les services publics doivent non seulement atteindre leurs objectifs, mais aussi rester accessibles et conviviaux, en faisant un meilleur usage des ressources limitées.

En introduisant des outils numériques efficaces, tels que des logiciels de gestion pour le service public, les autorités peuvent :

• Rationaliser les flux de travail
• Gagner du temps
• Fournir de meilleurs services au public
• Administration publique : La numérisation en demande

Pour les autorités publiques en France, les logiciels doivent répondre à un ensemble spécifique de critères afin de soutenir les opérations de manière efficace et sécurisée. L’accent est mis sur :

• Le maintien de l’indépendance
• La liberté de décision
• Des mesures de sécurité robustes
• Le respect des normes strictes de protection des données et des exigences légales
• L’indépendance

Les autorités publiques doivent avoir le contrôle sur les technologies qu’elles utilisent. Cela signifie choisir des logiciels transparents dans leur fonctionnement. Il ne doit pas y avoir de dépendance excessive vis-à-vis de certains fournisseurs, et il faut s’assurer que les systèmes peuvent être adaptés ou remplacés sans perturbations excessives.

Liberté de décision

Les autorités locales doivent avoir la liberté de choisir les technologies qui correspondent le mieux à leurs besoins. Cette flexibilité leur permet de sélectionner des outils comme des logiciels de gestion pour le service public, adaptés à leurs défis opérationnels, plutôt que de devoir se contenter de solutions universelles.

Sécurité

La sécurité est primordiale, en particulier pour un logiciel de gestion de service public. Les systèmes doivent respecter des exigences strictes pour protéger les données sensibles, conformément à la loi sur la protection des données. Cela inclut :

• Transmission des données chiffrée : Les données personnelles doivent toujours être chiffrées pour empêcher tout accès non autorisé.
• Réseaux sécurisés : Les employés qui accèdent aux systèmes internes à distance doivent utiliser un réseau privé virtuel (VPN) sécurisé pour créer un tunnel chiffré.
• Services cloud conformes : Si un stockage cloud est utilisé, le fournisseur doit respecter les normes reconnues.

Certifications et normes

En plus des pratiques de sécurité, les autorités doivent privilégier les logiciels qui répondent aux normes de certification approuvées. De la suppression sécurisée des données aux composants de réseau, chaque logiciel et matériel utilisé dans l’administration publique doit être soigneusement évalué. Respecter ces normes élevées garantit que les autorités publiques peuvent fonctionner efficacement, en toute sécurité et avec la confiance du public.

Il existe de nombreuses façons dont un logiciel de gestion pour le service publique peut être utilisé. Parfois, ce sont les petites améliorations progressives qui font gagner du temps, et d’autres fois, il s’agit de transformer complètement les flux de travail.

Voici quelques exemples clés :

• Systèmes d’enregistrement du temps : L’enregistrement manuel des heures de travail est chronophage et sujet aux erreurs. Les entrées oubliées et les divergences sont fréquentes, ce qui rend plus difficile la gestion des heures supplémentaires ou le suivi des congés. L’enregistrement du temps basé sur des logiciels simplifie ce processus, calculant automatiquement les heures, les heures supplémentaires et les allocations de congés.
• Plateformes d’échange de fichiers : Les transferts de fichiers volumineux peuvent poser un vrai défi, surtout lorsque les pièces jointes par e-mail sont trop limitées. Les salles de données sécurisées permettent de partager facilement des fichiers tout en garantissant la conformité légale. Ces plateformes enregistrent également toute l’activité, assurant un processus d’échange transparent et traçable.
• Distribution des tâches via un système de ticketing : Distribuer des tâches sans un suivi approprié peut entraîner des confusions et des délais manqués. Les systèmes de ticketing rendent la gestion des tâches plus transparente, permettant de suivre les statuts et de réduire les demandes. Des logiciels spécialisés sont disponibles à cet effet, et des fonctionnalités similaires sont souvent intégrées dans des outils de gestion de travail plus larges.
• Plateformes d’information : À mesure que le travail flexible devient plus courant, garantir une diffusion fluide de l’information devient essentiel. Que les employés travaillent à domicile ou selon des horaires flexibles, les plateformes d’information offrent un accès facile aux données clés. Le succès dépend de la clarté, de la facilité de recherche et de l’adhésion des employés, ce qui rend la convivialité primordiale.
• Gestion d’inventaire : La gestion d’inventaire devient indispensable pour les autorités publiques. Le suivi des équipements, l’attribution des responsabilités et la gestion des délais sont bien plus simples avec un logiciel spécialisé. Par exemple, dans la gestion des actifs informatiques, il est essentiel de suivre les termes des licences et les calendriers de mise à jour.

Les solutions comme le logiciel de gestion d’inventaire de Timly aident déjà de nombreuses autorités publiques à maintenir le contrôle de leurs ressources. Ces outils offrent une vue d’ensemble des lieux, des employés responsables et des délais à venir, garantissant que l’inventaire est toujours à jour et géré efficacement.

En mettant en œuvre ce type de logiciel, les gouvernements locaux peuvent économiser un temps précieux, améliorer les flux de travail et optimiser l’attribution des ressources.

Les solutions basées sur le cloud

Par exemple, le logiciel de gestion d’inventaire de Timly permet aux employés de gérer et de mettre à jour les informations d’inventaire depuis n’importe quel endroit. Le système respecte les exigences du RGPD, avec une gestion raffinée des utilisateurs pour assurer la protection des données. Il est important de noter qu’aucun VPN n’est nécessaire, car les employés peuvent accéder à la plateforme de manière sécurisée sans ouvrir le réseau interne de l’institution.

Augmentation de l’importance de la sécurité des réseaux

Les logiciels doivent inclure des interfaces comme des API pour l’échange automatisé de données ou des options d’importation via des fichiers CSV. Ces outils sont particulièrement importants lors de la configuration initiale, simplifiant le transfert des données existantes vers le nouveau système. Ils favorisent également la flexibilité à long terme. Si l’autorité change de fournisseur à l’avenir, la migration vers une autre application devient beaucoup plus facile.

Avec un logiciel de gestion d’inventaire, tous les actifs — de l’infrastructure informatique et du mobilier aux véhicules — peuvent être répertoriés et liés à des lieux, des salles ou des employés spécifiques.

En scannant un code QR attaché à un objet, le personnel peut accéder instantanément aux informations essentielles via son smartphone, telles que les calendriers de maintenance, les instructions de manipulation ou les spécifications. Cela réduit le besoin de requêtes chronophages et garantit que les délais à venir sont clairs pour tous.

Pour les administrateurs, les avantages sont tout aussi grands. Ils obtiennent une vue en temps réel de l’emplacement de chaque équipement et de la personne responsable. Les inventaires et audits peuvent être réalisés directement dans le système, économisant un temps précieux et réduisant les risques d’erreurs humaines.