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Hafen & Hof et la gestion d’inventaire par Timly

Hafen & Hof, complexe commercial moderne et innovant, est un emplacement polyvalent accueillant : 4 compagnies de bus, un atelier de véhicules utilitaires, la Citymarina Berlin avec un hangar à bateaux et location de bateaux et un chantier naval, une gastronomie de haute qualité, des appartements flottants et autres hauts lieux touristiques.

Il est souvent difficile de suivre tous les actifs, les systèmes techniques avec les dates de maintenance et les équipements saisonniers. C’est pourquoi l’équipe des installations de Hafen & Hof a opté pour la gestion numérique des actifs de Timly.

Hafen & Hof à Berlin

La zone commerciale berlinoise de Hafen & Hof utilise le logiciel de gestion d’inventaire Timly depuis 2020

Logo Hafen & Hof Berlin

Hafen & Hof Grundbesitz GmbH & Co.

Création

2008

Employés

317

Entreprises sur site

11 entreprises

Secteur

Gestion immobilière

Visites guidées en bateau

1 500 / an

Actifs

≈ 1 000 objets

Le challenge : des entreprises diverses, de nombreux actifs et parties prenantes – comment maintenir une vue d’ensemble ?

Le site commercial de Hafen & Hof abrite actuellement 11 entreprises, avec un flux de visiteurs 365 jours par an, 24 heures sur 24, ce qui entraîne des défis. Naturellement, un problème technique peut survenir à tout moment… “Qui peut aider ?” ou “Est-ce que quelqu’un sait ?” – cette approche était énergivore et pouvait être professionnalisée grâce à Timly.

Hafen & Hof gère ses actifs avec le logiciel d'inventaire de Timly

Avec un simple scan de l’étiquette QR code, les employés peuvent accéder à toutes les informations sur l’objet

Un autre problème était que les connaissances liées aux actifs étaient dispersées parmi les nombreux employés et pas pas accessibles à tous. Par exemple, ces questions se sont posées telles que :

➟ Où se trouve l’outil que nous recherchons ?

➟ Quand a eu lieu la dernière maintenance et y a-t-il encore une garantie sur l’outil ?

➟ Qui est le partenaire de service et le fabricant a-t-il une hotline ?

➟ Où se trouve un manuel d’entretien ou d’utilisation spécifique ?

➟ Y a-t-il encore suffisamment de vêtements de travail pour la cuisine du port ou faut-il en commander de nouveaux ?

Dans sa recherche d’une solution idéale qui pourrait répondre à ces défis à l’avenir, le chef de projet Matthias Prillwitz est alors tombé sur la gestion des actifs par Timly.

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Nous souhaitions simplement savoir où nos actifs se trouvent, en temps réel. Pour nous la réponse est simple : Timly. C’est innovant, informatisé (et donc sans paperasse) et cela nous permet de simplifier et réduire nos frais.

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Matthias Prillwitz
Chef de projet
Hafen & Hof Berlin

La solution : une gestion numérique des actifs avec un planificateur de maintenance et la gestion des défauts

Informations sur la gestion des actifs – Disponibles pour tout le monde, partout

Grâce à la gestion numérique des actifs de Timly, Hafen & Hof peut désormais gérer ses actifs, ses consommables et sa technique depuis n’importe où dans le monde. Que ce soit pour revendre un tabouret qui n’est plus nécessaire ou pour éliminer un grill défectueux, tout est rapidement effectué avec l’application Timly. Les employés responsables peuvent accéder aux informations de l’inventaire à tout moment à l’aide de leur smartphone, d’une tablette ou même depuis leur ordinateur de bureau.

Planification de la maintenance et gestion des défaits

La maintenance, les réparations et autres services sont désormais gérés avec Timly chez Hafen & Hof. Toutes les échéances de maintenance, par exemple des portes d’entrée, des climatiseurs ou des systèmes d’alarme, sont gérés dans le planificateur de maintenance. La personne responsable est informée à temps et peut faire effectuer la maintenance. Si un défaut ou une panne se produit, cela peut être signalé avec un simple scan du QR code et l’employé peut ajouter des photos si nécessaire. Un message automatisé est ensuite envoyé pour que le collègue responsable puisse initier la réparation.

Hafen & Hof scanne le QR code Timly

Timly permet l’exécution simple et efficace des actions de gestion des actifs – directement sur mobile

Fonctionnalités les plus utilisées :

Timly chez Hafen & Hof 2

Assignation des actifs

Les actifs sont assigés à différents employés, pièces, bateaux, entrepôts ou conteneurs. Grâce à la fonction d’assignement et de retour, tout est traçable historiquement. 

Timly chez Hafen & Hof 3

Gestion des documents

Des rapports d’inspection ou de maintenance jusqu’aux papiers des bateaux en passant par les instructions de nettoyage : chez Hafen & Hof, tous les documents importants sont consignés et accessibles depuis l’app Timly.

Le résultat : Timly fournit efficacement une clarté totale sur la gestion des actifs, des consommables et de la maintenance

Grâce à Timly, tout est plus clair pour les employés œuvrant chez Hafen & Hof à Berlin. Qu’ils soient cuisinier, responsable de flotte ou agent portuaire… Tout le monde peut utiliser son smartphone pour se connecter à Timly et gérer de façon optimisée les actifs qui leur sont attribués, que ce soit pour obtenir des informations ou bien en renseigner.

Hafen & Hof Berlin

De la location de bateaux au restaurant, Hafen & Hof gère l’ensemble de ses actifs avec Timly.

“Nous avons mis en place des processus de travail sur la marche à suivre lorsque quelque chose ne fonctionne pas, une solution intelligente pour nous réapprovisonner lorsque c’est nécessaire, et un moyen rapide de trouver qui est la bonne personne à contacter en interne. Tout grâce à Timly. Depuis lors, il n’y a plus de mails généraux avec des questions comme ‘Qui peut aider ?'”. Tout est clair.

Matthias Prillwitz (Chef de projet chez Hafen & Hof Berlin)

Des barbecues et réfrigérateurs,aux agents de nettoyage, tabliers de cuisine et autres consommables, en passant par les plantes, les lumières, les vêtements de travail et les bateaux – tout est géré dans le logiciel de gestion des actifs Timly. Les réapprovisionnements et la maintenance sont facilement planifiés et coordonnés via l’application. En conséquence, le chef de projet Matthias Prillwitz reçoit beaucoup moins de demandes d’informations et le personnel peut clarifier les questions qui se posent de manière indépendante.

“C’est un vrai soulagement que les connaissances précises et spécialisées ne se trouvent plus entre les mains de quelques personnes seulement mais soient accessible de façon centralisée. Il arrive encore que je reçoive des messages comme ‘Savez-vous où cela se trouve ?’. Dans 99 % des cas, ma réponse est : Oui, mais Timly le sait aussi.”

Timly est devenu la plateforme de connaissances numéro un chez Hafen & Hof à Berlin. Les employés y accèdent facilement avec leurs smartphones et disposent toujours de toutes les informations disponibles  de manière immédiate – où que se trouve l’actif. La gestion numérique des actifs permet ainsi d’économiser du temps et l’argent et de simplifier les processus internes.

Droits d’image : ©Hafen & Hof Grundbesitz GmbH & Co. KG

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