Inventaire permanent : qu’est-ce que c’est exactement ?
Inventaire permanent : définition
L’inventaire permanent est une méthode de gestion de stocks pour laquelle les quantités de produits en stock sont continuellement mises à jour à mesure. Le stock est par conséquent surveillé toute l’année et pas seulement lors d’un inventaire annuel. Cette méthode nécessite l’utilisation d’un système de suivi informatisé pour enregistrer les mouvements de stocks en temps réel.
L’inventaire permanent permet aux entreprises de surveiller plus efficacement leur niveau de stocks et d’optimiser leur approvisionnement en conséquence. Cela peut aider à éviter les surplus de stockage inutiles ou les ruptures de stock, ce qui peut entraîner des pertes financières pour une entreprise.
L’inventaire est, quoi qu’il en soit, dû une fois par an. Avec l’inventaire ou l’inventaire des stocks, le type, la quantité et la valeur de tous les actifs et dettes d’une entreprise sont enregistrés de façon claire. Dans la plupart des cas, l’état des articles est également documenté.
Les méthodes d’inventaire permanent sont principalement utilisées par les entreprises ayant des stocks changeants fréquemment, y compris les stocks de liquidités ainsi que les stocks de marchandises.
Quelles sont les conditions d'un inventaire permanent ?
Si une entreprise souhaite introduire l’inventaire permanent, un registre de contrôle de stock, est indispensable. Tous les articles avec leurs stocks et mouvements de stocks sont documentés dans ce dernier.
Faire un inventaire permanent
Lors de la prise d”inventaire, un inventaire physique doit être effectué une fois par an pour chaque article conservé et le stock réel de l’article doit être compté. Cet état réel et les écarts de stock associés sont ensuite documentés dans le registre des stocks, y compris l’heure de la détermination du stock.
Avec l’inventaire permanent, contrairement à l’inventaire annuel, il n’est pas nécessaire que tous les stocks soient saisis le même jour. ll peut avoir lieu à des dates différentes dans le cas de l’inventaire permanent et être réparti sur différentes dates.
Cependant, il ne doit pas se limiter à des échantillons aléatoires ou des échantillons représentatifs, mais doit toujours inclure l’ensemble du stock.
Gestion centralisée de l'inventaire
Configuration individuelle
Assignement et planification des objets
Scanner de code-barres intégré
Gestion de l'entretien et de la maintenance
Suivi des défauts
Gestion des utilisateurs et des rôles
Enregistrement des positions GPS
Un exemple d'inventaire permanent
Un magasin de sports d’hiver dispose suffisamment de temps pendant les mois d’été pour effectuer un inventaire précis de chaque article. Les entrées et sorties sont toutes documentées avec des reçus à la date de clôture de l’exercice, le 31 décembre, et enregistrées dans le système de gestion des marchandises. Les mises à jour sont maintenant incluses dans le bilan en fin d’année commerciale.
Lorsqu'un inventaire permanent est impossible
Si l’inventaire comprend des actifs particulièrement précieux, la procédure d’inventaire simplifié de l’inventaire permanent ne peut pas être réalisée. Cela s’applique également aux articles pour lesquels des pertes incontrôlables (par exemple en raison de la réduction, de la détérioration ou de l’évaporation) peuvent se produire ou qui sont facilement cassables.
Avantages de l’inventaire permanent
Flexibilité
Le plus grand avantage de l’inventaire permanent est probablement que le moment choisi pour le réaliser est libre. Il peut être réparti sur plusieurs périodes, au fil de l’année.
Sérénité
En raison de sa possibilité de répartition sur l’année, l’inventaire permanent est sans pression d’heure ni de temps. Le timing est donc toujours le bon, sans urgence, pour des résultats efficaces et moins d’erreurs.
Simplicité
La charge de travail de l’inventaire peut être minimisée en le réalisant lorsque les niveaux d’inventaire sont bas. Il va de soi que vous économisez efficacement des coûts en réduisant la main-d’œuvre.
Pas d'arrêts
L’inventaire permanent pouvant se dérouler en étapes individuelles signifie que l’activité de l’entreprise ne s’arrête pas et que les processus ne sont pas mis à l’arrêt pour une journée (ou plus).
(Carte de crédit non requise)
Inconvénients d’une telle procédure
Exigences accrues en matière de comptabilité
De hautes exigences sont placées sur les enregistrements comptables, qui peuvent cependant être minimisées par des systèmes de gestion des stocks et d’autres solutions techniques telles que Timly.
Restrictions
Les possibilités d’application de l’inventaire permanent ne peuvent pas être appliquées à tous les groupes de produits.
Retrouvez les avantages et inconvénients de l’inventaire permanent ici .
Timly : la solution pour gérer ses stocks toute l’année
Comme mentionné précédemment, l’inventaire permanent est également associé à des exigences élevées en termes de comptabilité. La création de listes d’inventaire est déjà une tâche importante, et de manière conventionnelle, des tableaux Excel élaborés doivent être créés. Idéalement, cela se fait selon le principe de double contrôle. C’est élaboré et chronophage.
Cependant, la digitalisation joue en notre faveur ici et rend la création de listes d’inventaire plus facile que jamais. Avec le logiciel de gestion d’inventaire Timly, l’inventaire peut être géré facilement et efficacement, et tout en ligne. La gestion de l’inventaire est également entièrement utilisable via smartphone et tablette.
Avec un logiciel effficace, l’inventaire permanent est simplifié pour vos employés
Des catégories et des champs de saisie librement définissables peuvent être créés et Timly dispose de pages détaillées étendues avec des documents, des services, des emplacements, des données d’utilisation et l’historique des affectations. Les données peuvent être facilement stockées sur le cloud, lequel est sauvegardé quotidiennement, sécure et (bien sûr) conforme au RGPD.
De plus, des interfaces vers des systèmes courants sont disponibles, ce qui facilite l’intégration de Timly dans les systèmes de gestion existants et permet de bénéficier d’effets de synergie. Découvrez le logiciel de gestion d’inventaire qui simplifie votre inventaire permanent :
Aperçu de l'inventaire partout, à tout moment
Compatibilité mobile pour les smartphones et tablettes
Scanner de code-barres / QR codes intégré
Inventaire en grande quantité simplifié
Assignement de l'inventaire à des personnes / des lieux
Enregistrement de documents, dossiers, contacts
Suivi des localisations GPS avec historique
Optimisez la gestion de vos actifs grâce à un logiciel performant
(Carte de crédit non requise)
Gestion d’inventaire avec Timly : comment ça marche
L’inventaire est simple et efficace avec Timly. Par exemple, dans le secteur du BTP, tous les machines et équipements peuvent être munis de QR codes Timly. Ces derniers permettent, en un seul scan, d’accéder au dossier numérique de l’objet scanné dans Timly (pour planifier son utilisation par exemple). Si une liste d’inventaire existe déjà, elle peut facilement être importée dans Timly et poursuivie.
Le smartphone ou la tablette peuvent être utilisés en “mode inventaire” comme une sorte de scanner. De cette manière, chaque employé peut facilement utiliser son téléphone portable pour l’inventaire et enregistrer l’équipement informatique, les tables, les machines, etc. Les inventaires fréquemment présents dans l’entreprise, tels que les chaises et les tables, peuvent être facilement inventoriés en masse avec le scanner de Timly. Un inventaire physique est ainsi effectué en un rien de temps.
Dans l’aperçu des rendez-vous de Timly, les dates d’inventaire, d’inspection et de maintenance peuvent être enregistrées et tout dommage aux machines ou à l’équipement peut être enregistré avec une photo. De cette manière, plusieurs dates d’inventaire peuvent être fixées pour un inventaire permanent et ne sont jamais oubliées. La liste d’inventaire est créée de manière astucieuse et efficace sans beaucoup d’efforts. Avec Timly, gérez votre inventaire encore plus efficacement.
Gestion intuitive de vos actifs avec Timly
Timly vous donne accès à un inventaire perpétuel plus efficace. De nombreuses fonctions sophistiquées vous permettent de numériser facilement votre inventaire.
Gérez vos actifs
Qu'il s'agisse de ressources informatiques, d'outils, de machines, de parc automobile, de mobilier ou bien de contrats : tout est dans Timly.
Accessible partout depuis mobile
Localisez les actifs de votre inventaire avec le scanner de codes-barres intégré à l'app, accessible depuis tout appareil mobile (smartphone, tablette).
Assignement intelligent
Assignez facilement vos actifs à des personnes, des projets, des locaux, des structures ou encore des prestataires externes.
Gestion numérique des fichiers
Stockez numériquement les informations importantes : fichiers, documents, pistes d'audit et contacts de vos actifs.
Suivi GPS
Enregistrez la localisation GPS exacte de vos biens en un seul scan. Toutes les données GPS sont historiquement vérifiables.
Gestion de la maintenance
Documents liés aux réparations, à la maintenance et à la gestion des délais : tout est connecté à l'actif.
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