L’inventaire permanent : avantages et inconvénients pour votre entreprise

Faire l’inventaire est souvent un symbole de mission énergivore et un brin agaçante. De nombreuses entreprises et commerçants sont obligés de procéder à un inventaire annuel dans le cadre de leur bilan annuel. En plus des soldes et des dettes, les actifs tangibles d’une entreprise doivent également être déterminés. Les valeurs déterminées sont inscrites au bilan de l’entreprise.

L’énorme tâche de l’inventaire entraîne des perturbations dans les activités commerciales de nombreuses entreprises. Souvent, une grande partie du personnel de l’entreprise doit être impliquée ou l’inventaire ne peut être effectué que par du personnel externe. Pour certaines entreprises, les avantages de l’inventaire permanent peuvent être une alternative utile. Cela permet de maintenir ses propres stocks constamment à jour tout au long de l’année, de sorte qu’ils n’aient pas à être déterminés à une date précise.

Cependant, l’inventaire permanent est soumis à des exigences strictes. Les logiciels de gestion d’inventaire tels que Timly sont utiles pour sa mise en œuvre.

Quelles sont les obligations légales de l’inventaire permanent ?

En France, l’inventaire est obligatoire. Toutes les valeurs de l’entreprise doivent être enregistrées. L’inventaire à la date de clôture est courant. Il est effectué à un moment fixe à la fin de l’exercice comptable. Tous les actifs corporels de l’entreprise sont enregistrés et comptabilisés à ce moment-là.

Le problème est que ce moment peut entrer en conflit avec les commandes à honorer ou la demande des clients. L’inventaire permanent n’offre pas que des avantages, il est également soumis à certaines conditions : le stock doit être saisi une fois dans un registre des stocks. Les ajouts et les cessions doivent être documentés en continu par la suite. De plus, un inventaire physique doit toujours être effectué une fois par an. Ici, le stock réel doit être comparé manuellement avec le registre des stocks. Cependant, ce jour peut être choisi librement.

Les responsables d’une entreprise peuvent, par exemple, le planifier pour des périodes où il y a moins de commandes ou effectuer l’inventaire physique pendant les opérations en cours. L’inventaire permanent ne peut pas être utilisé pour des articles ayant des pertes incontrôlables dues à l’évaporation, par exemple. Il en va de même pour les actifs particulièrement précieux qui sont stockés.

Pour profiter de tous les avantages de l’inventaire permanent en termes de timing, il doit être aussi facile à gérer que possible. Par conséquent, un logiciel de gestion d’inventaire spécialisé est le meilleur choix. Avec celui-ci, par exemple, une véritable capacité multi-utilisateur avec un emplacement de stockage central, comme dans le cloud, peut être représentée. Dans la vie quotidienne, différents employés peuvent l’utiliser pour enregistrer en permanence les entrées et les sorties.

L’inventaire permanent et l’inventaire annuel : avantages et inconvénients

Bien entendu, la solution qui convient le mieux à une entreprise dépend des circonstances. Nous avons résumé pour vous quelques arguments possibles :

Inventaire annuel

Avantages :

Action ponctuelle et concentrée à un moment précis

Pas de frais pour le reste de l’année

Possibilité de faire appel à du personnel temporaire

L’inventaire est de toute façon nécessaire une fois par an

Inconvénients :

Le fonctionnement normal de l’entreprise pourrait être affecté
Les déficits ne sont constatés que tardivement
Un gros travail dans un délai court, potentiellement sous pression

Des employés stressés et souvent peu motivés

Inventaire permanent :

Avantages :

L’inventaire physique peut avoir lieu pendant les périodes d’accalmie ou parallèlement aux activités de l’entreprise

Vue d’ensemble permanente du stock actuel

Charge de travail répartie en termes de temps et de personnel

Autre avantage de l’inventaire permanent : il peut être réalisé lorsque les stocks sont les plus bas

Inconvénients :

Effort accru dû à la tenue d’un livre de stock et à l’obligation de procéder à un inventaire physique

Dans la mesure du possible, l’accès au registre des stocks doit être possible pour plusieurs employés, constamment

Le registre des stocks doit être conservé en toute sécurité

Timly est un outil idéal de gestion de l’inventaire permanent

les avantages et inconvénients de l'inventaire permanent sur tablette

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Application de gestion des actifs : l’outil idéal pour votre inventaire physique

Les cahiers d’inventaire, les listes et même les tableurs Excel ne conviennent pas vraiment à une utilisation avec un grand nombre d’employés. Il est préférable d’agir ici avec des appareils mobiles. L’utilisation de smartphones et de tablettes est particulièrement évidente, des dispositifs présents dans la plupart des entreprises de toute façon. Les logiciels d’inventaire proposent souvent une application optimisée à cet effet. Celle-ci peut être installée par les employés sur leur smartphone professionnel ou privé. Il est également possible d’attribuer les droits nécessaires pour accéder à la banque de données.

L’appareil photo de l’appareil mobile sert de scanner de code-barres. Voici quelques avantages de l’inventaire permanent : notre logiciel / application de gestion des actifs identifie les actifs gérés via des QR codes, qui sont ainsi connectés aux articles de l’inventaire, quels qu’ils soient (parc informatique, mobilier, véhicules, consommables…). Ensuite, chaque article peut être consulté simplement en scannant le QR code.

Vous n’avez pas à vous soucier de la connexion au réseau. Une connexion Internet suffit. Cela simplifie l’inventaire en extérieur ou dans les entrepôts et les installations de production où il n’y a pas nécessairement de connexion à son propre réseau. La connexion cloud offre des avantages, surtout pour l’inventaire permanent.

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L’inventaire permanent au quotidien avec Timly

L’inventaire permanent quotidien peut offrir une protection supplémentaire, en particulier dans les zones où la rotation du personnel est élevée, où l’on fait régulièrement appel à un employé externe ou où il y a du passage, et un inventaire permanent peut présenter des avantages, comme celui d’éviter les départs incontrôlables.

Les articles de toute nature sont enregistrés dans le logiciel d’inventaire lorsqu’ils sont pris en charge dans le stock de l’entreprise et marqués d’un QR code.

les avantages de l'inventaire permanent
Simplifiez votre inventaire permanent sans équipement supplémentaire avec Timly, logiciel de gestion d’inventaire

Il est possible à tout moment de dresser une liste individuelle de l’inventaire en fonction du type de jour et de la quantité. Si vous intégrez l’inventaire dans les processus de travail, par exemple au début ou à la fin des heures de travail, vous bénéficiez non seulement de l’inventaire permanent, mais aussi d’une mise à jour permanente des stocks actuels.

Les transferts et les remises, qui sont souvent nécessaires pour les outils, par exemple, peuvent être documentés en temps réel par les employés. De cette manière, il est également possible d’enregistrer les prêts, par exemple. Les fonctions de localisation intégrées sont utiles pour retrouver les stocks, grâce auxquelles il est possible d’appeler la dernière localisation connue. Cette forme d’inventaire physique permet d’éviter les ruptures de stock prolongées et les longues recherches de stocks introuvables.

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Les bons outils pour des résultats optimaux

Les avantages de l’inventaire permanent ne se limitent pas à un système de gestion. Disposer d’une vue d’ensemble constamment mise à jour de l’enregistrement de votre propre inventaire avec des mises à jour en temps réel augmente le professionnalisme d’une entreprise. La gestion des inventaires, notamment grâce à une gestion basée sur des logiciels, permet des requêtes simples selon certains critères en appuyant sur un bouton. Cette base de données répond également aux exigences d’un registre de stockage numérique, tel que requis pour l’inventaire permanent.

Les inconvénients de l’inventaire permanent et périodique sont particulièrement visibles lorsque la manipulation nécessite une quantité disproportionnée d’efforts. Seulement si cela peut être fait de manière intuitive et sans perturber les processus opérationnels habituels, cette simplification de l’inventaire aura l’effet désiré et des avantages apparaîtront grâce à l’inventaire permanent.

Contrairement à l’inventaire annuel, l’inventaire physique peut être effectué s’il correspond à la planification d’activité des employés. Si les conditions adéquates sont créées, les avantages de l’inventaire permanent l’emportent sur les inconvénients. Il peut ensuite être effectué presque automatiquement dans le cadre de votre propre gestion des inventaires.

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