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Timly x Der Spiegel : la gestion du matériel photo et vidéo d’une rédaction

C’est un média hambourgeois qui fournit toujours un travail journalistique exceptionnel et se caractérise par ses reportage indépendants. Le magazine DER SPIEGEL a été fondé en 1947 et atteint aujourd’hui environ 16 millions de personnes chaque semaine. Afin de maintenir sa qualité journalistique, les équipes travaillent avec des dispositifs hautement spécialisés – ceux-ci doivent être gérés efficacement.
Timly et DER SPIEGEL Intro

Le groupe SPIEGEL

Création

1947

Implantations

29 (9 en Allemagne)

CA

≈ 275M €

Secteur

Médias

Employés

≈ 1 300

Actifs

≈ 2 000 objects

Le challenge : plusieurs équipes utilisent les équipements à différents endroits

Dans le passé, il y avait souvent des difficultés à gérer les caméras vidéo et leurs accessoires. L’équipement est souvent utilisé dans différents endroits car les reportages ont toujours lieu sur place où se déroulent les événements.

le matériel vidéo est géré facilement dans Timly

Il arrive également souvent qu’il n’y ait tout simplement pas assez de temps pour remplir une liste manuscrite ou un fichier Excel avant la prochaine mission. Cela signifie que les informations sur les appareils sont perdues. On ne peut alors plus clairement retracer qui utilise actuellement quel équipement, où et jusqu’à quand. Cela prive d’un temps précieux pour le véritable cœur de métier.

Les équipes utilisent le matériel dans différents endroits – souvent avec des phases de planification à très court terme. Ce dont on avait besoin était une technique qui permettrait à la direction de poser rapidement et avec précision des questions clés sur les appareils (et d’obtenir les réponses) :

➟ Savoir ce qui est actuellement disponible et à quel endroit

➟ Suivre et optimiser les conditions de l’équipement

➟ Savoir qui utilise quoi où (historiquement traçable)

➟ Planifier qui a besoin de quel équipement, quand et où

➟ Obtenir des informations à partir de l’historique des données et en tirer des enseignements

La solution : une planification simple via scan du QR code Timly

Assignation et retour des actifs 

Timly est un logiciel qui résout ces problématiques. Avec la fonctionnalité d’assignation et de retour, les caméras et les équipements associés peuvent être facilement assignés aux employés puis retournés, le tout via un scan du QR code associé à chaque appareil.

Planification

L’étape suivante a consisté à définir la manière dont la planification peut avoir lieu. SPIEGEL peut désormais planifier avec précision quels actifs seront nécessaires et à quelles périodes (sur plusieurs emplacements). Ainsi, les questions “Qui a besoin de quoi, quand et où ?” trouvent toutes leur réponse dans Timly.

DER SPIEGEL a choisi l'inventaire avec scan code barre de Timly

“Une employé du groupe SPIEGEL planifie un objet en scannant simplement le QR code.”

Suivi des dommages

Avec un équipement de caméra hautement spécialisé, il est particulièrement important que les dispositifs restent fonctionnels en tout temps. En cas de rapport de dommage, les employés peuvent maintenant créer un ticket de façon rapide et pratique en utilisant l’application Timly, action avertissant automatiquement le service responsable chez SPIEGEL. Ainsi, si la caméra tombe pendant le tournage ou si une batterie est perdue, un scan de l’étiquette QR code permet une déclaration immédiate des dommages (possibilité de joindre des photos et d’autres informations). De cette manière, les dommages et défaillances peuvent être transmis à la personne appropriée de manière rapide et automatique. Ces données peuvent être consultées dans l’administration, donnant une vue d’ensemble de l’état des actifs.

Fonctionnalités les plus utilisées :

Timly chez DER SPIEGEL 1

Assignation des actifs

Grâce à un simple scan de l’étiquette QR code, l’équipement peut maintenant être assigné à des employés dans Timly et son utilisation future planifiée.

Timly chez DER SPIEGEL 2

Suivi des défaillances

Via l’application Timly, il est  possible de signaler rapidement les incidents liés aux appareils à la bonne personne, n’importe où et n’importe quand.

Interview d’Anne Martin (SPIEGEL)

Pourquoi avoir choisi Timly ?

Nous gérons nous-mêmes notre équipement de caméra. Autrefois avec des listes, des tableaux et autres outils semblables. La plupart du temps, nous écrivions sur notre discussion d’équipe que nous avions besoin d’une caméra et d’autres équipements pour certains jours, ou bien nous allions en magasin spécialisé et prenions ce qui était disponible.
Les batteries non chargées et les pièces manquantes ou défectueuses étaient une source d’agacement récurrente lors des emprunts. C’est ainsi qu’un petit groupe a cherché une solution digitale pour notre gestion de matériel. Nous avons préféré Timly car l’interface est moderne et épurée et il est facile pour les éditeurs de l’utiliser.

Suivi de l'équipement vidéo avec le logiciel Timly

Comment Timly vous aide-t-il et comment utilisez-vous cette solution ?

Timly nous aide à organiser notre matériel, que nous gérons nous-mêmes en équipe. Nous ne disposons pas d’un bureau de prêt en interne. Nous pouvons désormais réserver des appareils photo, des objectifs, des trépieds, etc. pour des tournages et les emprunter et les rendre nous-mêmes. Ainsi, tous les membres de l’équipe sont à jour lorsqu’ils consultent Timly.

Êtes-vous satisfait du produit et du service de Timly ?

Travailler avec l’équipe de Timly est toujours très agréable. Les demandes de changement sont acceptées et mises en œuvre. Les premières semaines d’utilisation se sont très bien passées.

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