Qu’est-ce qu’un numéro d’inventaire ?

Le numéro d’inventaire est petit et discret, mais il a une grande importance. Le numéro de votre bien permet d’identifier clairement un objet. Sans lui, beaucoup de choses peuvent rapidement mal tourner car il assure l’ordre et la traçabilité. Par exemple, si vous trouvez un équipement dans l’atelier le matin sans numéro d’inventaire, vous ne savez pas initialement qui va l’utiliser aujourd’hui ou dans quel état il se trouve. Vous devez alors compter sur un collègue qui passe par là et qui en sait plus.

Sur cette page, vous pouvez tout lire ce que vous devez savoir sur les numéros d’objets et comment notre logiciel peut simplifier l’inventaire dans votre entreprise.

numéro d'inventaire Timly pour une gestion efficace des immobilisations

Qu’est-ce qu’un numéro d’inventaire ?

Le numéro d’inventaire est petit et discret, mais il a une grande importance. Le numéro de votre bien permet d’identifier clairement un objet. Sans lui, beaucoup de choses peuvent rapidement mal tourner car il assure l’ordre et la traçabilité. Par exemple, si vous trouvez un équipement dans l’atelier le matin sans numéro d’inventaire, vous ne savez pas initialement qui va l’utiliser aujourd’hui ou dans quel état il se trouve. Vous devez alors compter sur un collègue qui passe par là et qui en sait plus.

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5.0

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Timly est plébiscité par les entreprises du BTP

Un numéro d’inventaire, à quoi ça sert ?

Bien sûr, chaque objet et chaque licence a une désignation en soi. Mais cela peut se produire plusieurs fois dans une entreprise, voire dans un département. Par exemple, vous pouvez posséder trois machines de forage d’un certain modèle ou vingt licences d’un an pour un logiciel de CAO. Un numéro d’inventaire qui ne se produit qu’une fois, en revanche, peut être comparé à une signature de livre dans une bibliothèque ou à une carte d’identité.

Si chaque objet reçoit son propre numéro d’inventaire unique, vous pouvez suivre cet objet de manière professionnelle. Pour une identification claire de vos équipements, attribuez-leur un numéro d’inventaire. Ceux-ci peuvent généralement se composer de nombres, de chiffres et de caractères spéciaux. 

Un logiciel d’inventaire typique peut être configuré pour attribuer automatiquement le numéro de l’actif. Lorsqu’un nouvel objet d’inventaire est saisi, un numéro séquentiel approprié peut donc apparaître automatiquement qui s’insère dans le schéma de numéro précédent. En principe, un numéro d’inventaire peut apparaître sur des listes papier ou dans des tableaux Excel. Mais ces procédures classiques ont des désavantages que vous n’avez plus à accepter à l’ère des applications mobiles et des logiciels basés sur le cloud.

Après tout, la gestion d’inventaire est loin d’être terminée avec la simple attribution du numéro à l’objet. Pour une gestion rapide et pratique, les numéros d’inventaire doivent également être enregistrés et utilisés dans un système d’inventaire efficace. Une telle vue d’ensemble bien pensée dans la gestion d’inventaire réduit les pertes d’équipement et les pannes, donc vous ne devriez en aucun cas renoncer à l’attribution de numéros d’objet clairement assignés.

Usage du numéro d’inventaire : exemple dans le secteur de la construction

Unique inventory numbers are the key to successful tool management. Thanks to labelling the company’s own inventory objects with specific numbers, many failures and losses as well as unnecessary search efforts can be avoided.

Le numéro d’inventaire est la clé d’une gestion des outils efficace. L’attribution de numéros spécifiques aux objets de l’inventaire de l’entreprise permet d’éviter de nombreux échecs et pertes ainsi que des recherches inutiles.

Gestion centralisée de l'inventaire

Configuration individuelle

Assignement des actifs

W

Scanner de code-barres intégré

Gestion de la maintenance et de l'entretien

Suivi des performances et des défauts

Gestion des rôles des utilisateurs

Suivi des localisations GPS

gestion des stocks avec numéro d'inventaire

Certaines entreprises du secteur du BTP utilisent déjà des étiquettes classiques avec un numéro d’inventaire sur l’outillage. Ce numéro doit être trouvé sur le tableau dans les fichiers Excel dédiés. Cependant, surtout pour les numéros longs dans les grandes entreprises, ils peuvent être difficiles à lire à l’œil nu. Il peut y avoir une confusion de chiffres lors de la lecture et de la comparaison dans le tableau numérique ou sur le tableau d’affichage magnétique dans l’entrepôt. Vous poussez rapidement l’aimant dans la mauvaise colonne ou attrapez la ligne avec un nombre similaire mais erroné.

Pour éviter que la meuleuse ou l’échelle ne soit accidentellement considérée comme étant dans le chariot d’un autre employé, l’enregistrement électronique du numéro d’objet peut aider. Si le numéro est intégré dans le QR code, par exemple, il vous suffit de le scanner avec votre smartphone ou votre tablette lorsque vous empruntez ou retournez un outil.

Avec un bon logiciel de gestion des actifs (immobilisations, stocks, outils, consommables…), le numéro d’inventaire donne accès au suivi complet du cycle de vie de l’outil ou du véhicule. Après l’achat, un numéro d’objet unique est attribué et les données de performance sont enregistrées, et les instructions d’utilisation et les dates de maintenance peuvent être stockées. À l’avenir, chaque employé pourra scanner le numéro d’inventaire et accéder à ces données.

Cela facilite la vérification sur le chantier de la disponibilité des accessoires pour l’outil utilisé dans l’entreprise. Les questions sur les données techniques de l’outil ou son âge peuvent désormais également être clarifiées en déplacement.

Le logiciel de gestion d’inventaire Timly à l’usage sur le chantier de la “gare de Berne du futur” 🚧 ⛓ 🛠

gestion des outils avec numéro d'inventaire sur smartphone et tablette

Assignez un numéro d’inventaire à votre outil et gérez-le dans Timly

(Carte de crédit non requise)

Les bonnes pratiques pour optimiser la gestion des actifs

En ce qui concerne l’inventaire du mobilier, du parc informatique ou automobile, des licences, des équipements ou des outils, même les entreprises d’autres secteurs aiment encore s’appuyer sur des outils analogiques ou des listes numériques qui ne sont disponibles que sur certains ordinateurs de bureau. Ainsi, tous les employés doivent toujours se rendre d’abord dans une salle spéciale pour la gestion des stocks. Mais si l’inventaire est si difficile d’accès, la tentation de saisir des modifications ultérieures augmente.

Lorsqu’il s’agit d’inventorier des meubles, des véhicules, des licences, des équipements ou des outils, même les entreprises d’autres secteurs aiment toujours s’appuyer sur des outils analogiques ou des listes numériques qui ne sont disponibles que sur certains ordinateurs de bureau. Ainsi, tous les employés doivent toujours se rendre d’abord dans une pièce spéciale pour la gestion de l’inventaire. Mais si l’inventaire est si difficile d’accès, la tentation de saisir des modifications plus tard augmente.

Si un membre du personnel emprunte un équipement à un collègue “pour une courte période” et ne veut pas descendre trois étages jusqu’à la pièce avec la liste d’inventaire, par exemple, les chances augmentent qu’elle finisse par l’oublier ou le prêter à quelqu’un d’autre. Si un autre collègue souhaite utiliser le même appareil, elle consulte la liste d’inventaire mais ne trouve que l’emplacement obsolète. Ainsi, il y a un numéro d’inventaire sur l’appareil, mais pour le découvrir, il faudrait d’abord demander dans l’entreprise pour connaître l’emplacement réel.

Avec un logiciel mobile de gestion d’inventaire, en revanche, la capture du numéro d’inventaire est rapide. L’indication qu’un objet est emprunté ou retourné n’est qu’à quelques “clics” sur le téléphone mobile de travail. Parce que contribuer à maintenir la base de données cloud de l’inventaire est si facile avec des logiciels tels que Timly, la transparence totale sur la localisation et l’état des articles de l’inventaire est plus susceptible d’être atteinte qu’avec des outils rigides et traditionnels. Un inventaire numérisé accessible via un cloud rend de nombreux processus de travail plus efficaces.

Timly Asset Management Software GDPR
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Numéro d’inventaire : une attribution judicieuse avec un logiciel intelligent

Exit Excel, exit les longues listes papier : aujourd’hui, les numéro d’inventaire sont connectés à des QR codes faciles à scanner. Ces étiquettes sont collées sur les équipements, les meubles, les véhicules, etc. et sont scannées avec un téléphone portable ou une tablette lorsqu’un changement doit être enregistré pour l’objet inventorié. En tant que client de Timly, vous pouvez utiliser notre application de gestion des actifs, disponible pour iOS/iPhone/iPad ainsi que pour les appareils Android.

gestion des stocks avec numéro d'inventaire et scan code barre

Le numéro d’inventaire permet d’accéder au dossier numérique d’un outil dans Timly

Gérez efficacement vos actifs grâce aux numéros d’inventaire :

U

Aperçu de l'inventaire n'importe où, n'importe quand

Compatibilité avec les appareils mobiles tels que les smartphones ou les tablettes

Scanner de code-barres et QR codes intégré

Inventaire de masse facile à réaliser

Assignement des équipements aux employés et à des lieux

o

Stockage de fichiers, dossiers et contacts

Suivi de la localisation GPS avec historique

Pourquoi choisir un logiciel de gestion des actifs ?

Notre logiciel professionnel et complet connecte les numéros d’inventaire aux les données sur les équipements, les outils, les véhicules et plus encore. Timly offre non seulement une application mobile mais également une interface web pour une utilisation du logiciel dans le navigateur. Ainsi, la gestion des actifs peut être effectuée de manière plus sécurisée, moderne et rapide que avec des solutions conventionnelles et sujettes aux erreurs.

Gestion infaillible de vos actifs

Notre logiciel de gestion des actifs avec numéro d’inventaire vous offre un large éventail de fonctions sophistiquées. Votre inventaire est ainsi numérisé de manière simple et fiable.

Gérez vos actifs

Qu'il s'agisse de ressources informatiques, d'outils, de machines, de parc automobile, de mobilier ou bien de contrats : tout est dans Timly.

Accessible partout depuis mobile

Localisez les actifs de votre inventaire avec le scanner de codes-barres intégré à l'app, accessible depuis tout appareil mobile (smartphone, tablette).

Attribution intelligente

Attribuez facilement vos actifs à des personnes, des projets, des locaux, des structures ou encore des prestataires externes.

n
Gestion numérique des fichiers

Stockez numériquement les informations importantes : fichiers, documents, pistes d'audit et contacts de vos actifs.

Suivi GPS

Enregistrez la localisation GPS exacte de vos biens en un seul scan. Toutes les données GPS sont historiquement vérifiables.

Gestion de la maintenance

Documents liés aux réparations, à la maintenance et à la gestion des délais : tout est connecté à l'actif.

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