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Boîte à outils professionnels : les indispensables pour gérer son parc matériel

La gestion de parc matériel fait référence au processus systématique d’organisation, de contrôle et d’optimisation de l’utilisation des équipements et outils professionnels. Elle englobe des activités visant à garantir que les bons outils sont disponibles, dans le bon état, et au bon moment pour soutenir efficacement les processus de travail.

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La gestion du parc matériel comprend les éléments suivants :
  • Identification et catégorisation des outils : Identifier, catégoriser et répertorier correctement les différents outils et équipements utilisés dans les processus de fabrication en fonction de leurs spécifications, de leur utilisation et de leurs domaines d’application.
  • Suivi et surveillance des outils :: Suivre l’utilisation, la localisation et l’état des outils tout au long de leur cycle de vie, y compris lorsqu’ils sont en cours d’utilisation, inactifs et nécessitent de l’entretien ou un remplacement.
  • Entretien et calibration : Mettre en œuvre des plannings et des procédures d’entretien pour s’assurer que les outils sont correctement entretenus, calibrés et révisés conformément aux recommandations du fabricant ou aux normes de l’industrie.
  • Gestion d’inventaire : Gérer les niveaux de stocks d’outils, de pièces de rechange et de consommables pour garantir la disponibilité des approvisionnements nécessaires à la production tout en minimisant les coûts de stockage excessifs et les ruptures de stock.
  • Déploiement et attribution : Déployer et allouer stratégiquement les outils à des postes de travail spécifiques, des lignes de production ou des projets en fonction de la demande, des habitudes d’utilisation et des plannings de production afin d’optimiser l’utilisation des ressources et de réduire les temps d’arrêt.
  • Sécurité et conformité : Veiller à ce que les outils soient stockés, manipulés et utilisés en toute sécurité, conformément aux exigences réglementaires, aux normes de l’industrie et aux politiques organisationnelles pour éviter les accidents, les blessures et les risques sur le lieu de travail.

Pourquoi la gestion optimale des outils est-elle essentielle aux entreprises ?

La gestion efficace du parc matériel est essentielle pour maintenir des opérations de fabrication fluides et productives tout en minimisant les coûts, en garantissant la qualité du produit, en promouvant la sécurité au travail et en respectant les exigences réglementaires. Même dans l’enseignement supérieur tel que les programmes de master d’un an en gestion des opérations, l’efficacité est soulignée comme la clé d’une gestion efficace des ressources.

Certains avantages d’un système de gestion efficace du parc matériel comprennent :

  • Amélioration de la productivité : Une gestion adéquate des outils garantit que les bons outils sont disponibles lorsque nécessaire, ce qui réduit les temps d’arrêt et les retards dans les processus de production.
  • Minimisation des coûts : Une gestion efficace des outils aide à minimiser les coûts liés à l’acquisition, à l’entretien et au remplacement des outils.
  • Assurance qualité : Des outils bien entretenus et correctement calibrés contribuent à produire des produits de haute qualité avec des spécifications constantes.
  • Garantie de sécurité : Les pratiques de gestion des outils incluent le stockage, la manipulation et l’utilisation sécurisés des outils.
  • Conformité : Une gestion efficace des outils garantit la conformité avec les réglementations de l’industrie, aidant les fabricants à éviter les pénalités, les responsabilités légales et les dommages à la réputation associés à la non-conformité..

Pourquoi utiliser une checklist en ligne pour gérer le parc matériel ?

Le concept d’une liste de contrôle en ligne pour la gestion du parc matériel implique l’utilisation d’outils et de plateformes numériques pour rationaliser et améliorer la gestion des outils et équipements. Au lieu de s’appuyer sur des méthodes traditionnelles basées sur du papier ou manuelles, une liste de contrôle en ligne offre une solution centralisée et numérique pour suivre, surveiller et gérer divers aspects de l’utilisation des outils, de l’entretien et du contrôle des stocks. Selon le rapport sur l’adoption de l’IA dans le secteur manufacturier, à partir de 2023, 76 % des fabricants adoptent des outils numériques pour obtenir une transparence accrue dans leur chaîne d’approvisionnement.

Les principales caractéristiques d’une liste de contrôle en ligne pour la gestion du parc matériel peuvent inclure :

  • Identification et catégorisation des outils : La liste de contrôle permet aux utilisateurs d’identifier et de catégoriser facilement différents types d’outils en fonction de leurs spécifications, de leur utilisation et de leur emplacement dans l’installation.
  • Suivi de l’utilisation et de l’entretien des outils : Les utilisateurs peuvent suivre l’historique d’utilisation des outils, y compris quand ils ont été utilisés pour la dernière fois, par qui, et dans quel but. Il facilite également la planification et le suivi de l’entretien.
  • Gestion des stocks : La liste de contrôle aide à maintenir un inventaire précis des outils et des pièces de rechange, y compris les quantités en stock, les points de réapprovisionnement et les niveaux de stock.
  • Mises à jour et notifications en temps réel : Une liste de contrôle en ligne fournit des mises à jour et des notifications en temps réel, alertant les utilisateurs sur des événements importants tels que les tâches de maintenance à venir, les niveaux de stock faibles, ou les dysfonctionnements des outils.
  • Accessibilité et collaboration : En tant qu’outil basé sur le web, une liste de contrôle en ligne permet aux utilisateurs d’accéder et de mettre à jour les informations à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Elle favorise la collaboration et la communication entre les membres de l’équipe.
employée qui gère son parc matériel avec Timly

Les challenges d’utiliser un système traditionnel comme Excel pour gérer le parc matériel

Selon une enquête de Deloitte, la fabrication devrait générer environ 1 812 pétaoctets de données chaque année, ce qui signifie que le besoin de technologie capable de gérer d’énormes quantités de données sera inestimable. Les systèmes traditionnels de gestion du parc matériel, souvent basés sur des processus manuels et une documentation papier, présentent plusieurs inconvénients par rapport aux solutions modernes et numériques :

 

  • Visibilité et suivi limités : Les systèmes traditionnels peuvent manquer de visibilité en temps réel sur l’utilisation, la localisation et l’état des outils. Cela rend difficile le suivi précis de la localisation et du statut des outils, entraînant des inefficacités et des pertes potentielles.
  • Données et rapports inexactes : La saisie manuelle des données augmente le risque d’erreurs, d’incohérences et d’inexactitudes dans les dossiers de gestion des outils. Cela peut conduire à des rapports peu fiables, rendant difficile pour les décideurs d’évaluer les tendances d’utilisation des outils.
  • Efficacité et productivité réduites : Les processus manuels inhérents aux systèmes traditionnels de gestion des outils peuvent contribuer à réduire l’efficacité et la productivité. Les retards dans la localisation des outils, les comptages d’inventaire inexacts et les tâches de maintenance manquées peuvent entraîner des perturbations de la production, des temps d’arrêt et une production réduite.
  • Risques de conformité et d’audit : Les processus de documentation manuelle posent des risques en termes de conformité aux exigences réglementaires et de vérifiabilité. Les organisations peuvent avoir du mal à démontrer leur conformité aux réglementations en matière de sécurité, aux normes de qualité et aux autres exigences de l’industrie.

Plus de 500 entreprises, écoles et villes font confiance à Timly

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Les avantages d’opter pour la gestion du parc matériel en ligne

La transition vers un système de liste de contrôle en ligne pour la gestion du parc matériel offre de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles basées sur du papier :

 

  • Efficacité améliorée : L’automatisation réduit les efforts manuels, minimise les erreurs et accélère les flux de travail, ce qui se traduit par une efficacité et une productivité accrues dans les opérations de fabrication.
  • Visibilité et suivi améliorés : Les systèmes de liste de contrôle en ligne permettent de prendre des décisions proactives, réduisent le risque de perte ou de vol d’outils et garantissent que les outils sont disponibles lorsque nécessaire.
  • Gestion centralisée des données : La gestion centralisée des données améliore la précision des données, réduit la duplication des efforts et facilite la collaboration entre les membres de l’équipe.
  • Personnalisation et flexibilité : Les utilisateurs peuvent configurer des modèles de liste de contrôle, définir des rôles et des autorisations d’utilisateur, et adapter le système pour répondre à des exigences uniques.
  • Accès à distance et collaboration : Cette accessibilité à distance favorise la collaboration entre les équipes distribuées, facilite la communication en temps réel et améliore l’efficacité de la prise de décision.
  • Conformité et reporting améliorés : Les utilisateurs peuvent générer des rapports, suivre les indicateurs de conformité et démontrer le respect des directives en matière de sécurité, de qualité et de réglementation de manière plus efficace.
employés qui gèrent leur parc matériel avec Timly depuis leur ordinateur

Les fonctionnalités d’une checklist en ligne pour gérer l’outillage

Comme d’autres solutions de GMAO, une liste de contrôle en ligne efficace pour la gestion du parc matériel devrait incorporer divers composants et fonctionnalités pour rationaliser les processus, améliorer l’efficacité et optimiser l’utilisation des outils. Certains composants et fonctionnalités clés comprennent :

 

  • Identification et catégorisation des outils : La liste de contrôle devrait permettre aux utilisateurs d’identifier et de catégoriser facilement différents types d’outils en fonction de leurs spécifications, de leur utilisation et de leur emplacement dans l’installation.
  • Suivi de l’utilisation et de l’entretien de l’outillage : La liste de contrôle devrait inclure des fonctionnalités pour suivre l’historique d’utilisation des outils, y compris quand les outils ont été utilisés pour la dernière fois, par qui et dans quel but. Elle devrait également faciliter la planification et le suivi des tâches de maintenance telles que les inspections, les réparations et l’étalonnage pour garantir que les outils restent en bon état.
  • Gestion des stocks : La liste de contrôle devrait fournir des outils pour gérer l’inventaire des outils, y compris le suivi des quantités en stock, la définition de points de réapprovisionnement et la surveillance des niveaux de stock.
  • Mises à jour et notifications en temps réel : Une liste de contrôle en ligne efficace devrait fournir des mises à jour et des notifications en temps réel pour alerter les utilisateurs sur des événements importants tels que les tâches de maintenance à venir, les niveaux de stock faibles ou les dysfonctionnements des outils.
  • Interface conviviale : La liste de contrôle devrait avoir une interface conviviale facile à naviguer et intuitive afin que les utilisateurs puissent accéder rapidement aux informations de gestion des outils et les mettre à jour.
  • Options de personnalisation : La liste de contrôle devrait offrir des options de personnalisation, y compris la définition des rôles et des autorisations des utilisateurs, la configuration des alertes et des notifications, ainsi que d’autres besoins spécifiques et flux de travail de l’installation de fabrication.
  • Intégration avec d’autres systèmes : La liste de contrôle devrait s’intégrer de manière transparente avec d’autres systèmes et outils utilisés dans les opérations de fabrication, tels que la gestion des stocks, la planification de la production et les systèmes de gestion de la maintenance.
  • Rapports et analyses : La liste de contrôle devrait fournir des capacités de reporting et d’analyse pour analyser les données de gestion des outils, identifier les tendances et générer des insights exploitables.

L’entreprise Schwizer explique comment elle gère son parc matériel avec Timly

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Procédure pour implémenter et intégrer un système de checklist en ligne

Selon les perspectives de l’industrie manufacturière de 2024, 83 % des dirigeants de l’industrie manufacturière conviennent que les solutions d’usine intelligente seront les principaux moteurs de la compétitivité au cours des cinq prochaines années. Mettre en œuvre et intégrer un système de liste de contrôle en ligne pour la gestion du parc matériel implique plusieurs étapes pour assurer une transition fluide et une utilisation efficace.

1. Évaluer les processus actuels
Menez une évaluation approfondie des processus de gestion des outils existants. Identifiez les points de douleur, les inefficacités et les domaines d’amélioration qui peuvent être résolus en mettant en œuvre un système de liste de contrôle en ligne.

2. Définir les besoins
Identifiez les exigences et les objectifs du système de liste de contrôle en ligne. Déterminez les fonctionnalités spécifiques, les fonctionnalités et les options de personnalisation nécessaires pour répondre aux besoins de l’installation de fabrication et de ses utilisateurs.

3. Sélectionner un système approprié
Recherchez et évaluez différents systèmes de liste de contrôle en ligne disponibles sur le marché. Prenez en compte des facteurs tels que la facilité d’utilisation, la scalabilité, les capacités d’intégration, les services de support et le coût lors de la sélection du système.

5. Personnaliser et configurer
Une fois qu’un système de liste de contrôle en ligne approprié a été sélectionné, travaillez avec le fournisseur ou l’équipe informatique interne pour personnaliser et configurer le système selon les besoins spécifiques et les flux de travail de l’installation de fabrication.

6. Fournir une formation
Fournissez des sessions de formation complètes, des manuels d’utilisation et des ressources pour garantir que les employés comprennent comment naviguer dans le système, saisir les données avec précision et utiliser ses fonctionnalités pour rationaliser les processus de gestion des outils.

7. Tester en pilote et déployer
Conduisez un test pilote du système de liste de contrôle en ligne avec un petit groupe d’utilisateurs pour identifier les problèmes, recueillir des commentaires et apporter les ajustements nécessaires avant de déployer le système dans toute l’organisation.

8. Surveiller et évaluer
Surveillez et évaluez continuellement les performances du système de liste de contrôle en ligne après le déploiement. Recueillez les commentaires des utilisateurs, suivez les indicateurs de performance clés et identifiez les domaines nécessitant une amélioration ou une optimisation supplémentaire.

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Maximisez l’efficacité et les performances avec une checklist en ligne pour la gestion du parc matériel

La mise en place d’une checklist (ou liste de contrôle) en ligne pour la gestion du parc matériel est impérative pour les structures qui cherchent à optimiser leur efficacité et leurs performances. En fournissant un suivi en temps réel, des processus rationalisés et une visibilité accrue sur l’utilisation des outils, leur entretien et leur inventaire, une liste de contrôle en ligne permet aux organisations de réduire les temps d’arrêt, les coûts, de garantir la conformité réglementaire et, finalement, d’atteindre l’excellence opérationnelle.

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