Digitalisation des écoles avec le logiciel Timly

• Pourquoi choisir la digitalisation des écoles ?
• La digitalisation des écoles en Allemagne
• Suivi des équipements scolaires avec un logiciel de gestion d’inventaire
• Amélioration de la vie scolaire quotidienne grâce à des matériels et logiciels subventionnés

Pourquoi choisir la digitalisation des écoles ?

Pour gérer l’inventaire dans les écoles, une solution numérique est grandement nécessaire. Bien qu’en Allemagne, il y ait déjà plusieurs écoles gérant leur inventaire de manière numérique, la digitalisation des écoles s’est accélérée en France durant la pandémie de Covid-19.

Dans de nombreuses municipalités allemandes, les infrastructures et les appareils informatiques supplémentaires sont gérés de façon numérique. Les premiers succès se font sentir. Maintenant, de nombreux conseils scolaires et administrations municipales sont confrontés à de nouveaux défis : les programmes de financement nécessitent une administration pour laquelle beaucoup ne sont pas encore préparés.

Après avoir soumis la demande, de nombreux administrateurs ou directeurs d’école se rendent compte que les nouveaux appareils, réseaux, licences et contrats entraînent également des besoins de gestion étendus. Il faut donc une bonne stratégie de gestion pour suivre les commandes d’équipement et les engagements de financement.

Après tout, chaque agence de financement veut savoir à quoi ont été spécifiquement utilisées les finances. De plus, les bénéficiaires de subventions sont tenus de soutenir l’évaluation du financement (c’est-à-dire ce à quoi il sert et comment il améliore les processus quotidiens). Pour cela, des rapports et des documents doivent être rédigés et soumis. Ainsi, ceux qui gèrent leurs ressources numériques de manière administrativement conforme dès le début sont du bon côté de la digitalisation des écoles.

La digitalisation des écoles en Allemagne

Le Ministère de l’Éducation, de la Jeunesse et des Sports de Bade-Wurtemberg a développé des réglementations dans le cadre de la digitalisation des écoles. Les bénéficiaires de financement peuvent soumettre une preuve simplifiée d’utilisation à la Landesinvestitionsbank dans les trois mois suivant l’achèvement de la mesure. Tout ce qui est nécessaire est une confirmation dans la preuve que les subventions approuvées ont été utilisées à des fins prévues.

Pour garantir cela légalement, une documentation continue sur l’inventaire, son utilisation, son état et sa maintenance éventuelle doit être préparée. De plus, une preuve d’utilisation et des rapports factuels sont nécessaires. Investir dans un logiciel d’inventaire moderne et sécurisé peut donc être judicieux. Un exemple en provenance d’Allemagne illustre le fonctionnement d’un logiciel de gestion des actifs comme Timly.

La ville de Remseck am Neckar, au nord-est de Stuttgart, a planifié une demande de financement pour l’achat de nouveaux équipements informatiques pour les étudiants, après avoir mené un inventaire dans toutes les écoles en mai 2019. La ville a conclu un contrat avec la société suisse Timly Software AG pour la gestion sécurisée et traçable des ressources informatiques. Timly est un système de documentation moderne qui catalogue virtuellement des objets numériques et physiques.

Suivi des équipements scolaires avec un logiciel de gestion d’inventaire

Il est utile pour les autorités scolaires municipales et les écoles de réfléchir dès le début à la gestion des ressources informatiques. Même pendant la période de financement, un logiciel de gestion d’inventaire évite les efforts inutiles. Que ce soit pour les statistiques sur l’historique d’utilisation de l’équipement, les contrats de support, les licences de logiciels ou les réparations : un logiciel de gestion d’inventaire tel que Timly documente toutes les informations sur l’inventaire numérique scolaire en un seul endroit et réduit la charge de travail manuelle qui résulte des listes Excel conventionnelles.

Cela signifie que des questions telles que “Qui a quel équipemennt en ce moment ?”, “Dans quel état se trouve-t-il ?” ou “Quels sont les frais de licence ?” peuvent être répondues en appuyant sur un bouton. Ainsi, les directeurs d’école et les administrateurs municipaux obtiennent une vue d’ensemble centrale des dispositifs électroniques, des accessoires informatiques et des accords de licence. L’application en pratique est très simple : des étiquettes avec des QR codes contenant un numéro d’inventaire unique sont collées sur les objets achetés avec le financement.

Ces codes peuvent être scannés avec un smartphone ou une tablette standard. Maintenant, le logiciel permet diverses actions qui peuvent être attribuées individuellement à chaque partie de l’inventaire numérisé. Que ce soit pour interroger l’emplacement actuel, l’historique d’utilisation ou les besoins de réparation : les utilisateurs autorisés peuvent appeler ou mettre à jour toutes les informations à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Hashtag digitalisation des écoles.