Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ? Conseils pour choisir la solution informatique adaptée

Les logiciels de gestion des stocks aident les entreprises à suivre, gérer et optimiser les niveaux de stocks, facilitant ainsi le traitement des commandes, la gestion des magasins et l’utilisation des produits. En automatisant les tâches clés, il minimise les erreurs humaines et fournit une visibilité en temps réel des niveaux de stocks. Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions éclairées et améliorer la satisfaction de leurs clients.

Les fonctions essentielles d’un logiciel de gestion des stocks sont liées à quelques éléments, tels que le suivi des niveaux de stocks, la gestion des commandes, les prévisions, l’analyse et l’identification des stocks faibles ou excédentaires. Le logiciel fournit des analyses en temps réel et s’intègre à d’autres logiciels d’entreprise tels que la comptabilité ou l’ERP.

Dans le monde d’aujourd’hui, la plupart des entreprises gravitent autour des solutions basées sur le cloud car elles offrent de nombreux avantages, tels que l’accès ou la visualisation de détails à partir d’appareils mobiles ou d’un navigateur.

Il est important de choisir un bon logiciel de gestion des stocks ou un fournisseur tiers qui gère le logiciel pour vous. Il est donc primordial d’en choisir un qui offre une excellente qualité. En choisissant le bon fournisseur, vous pouvez réduire le fardeau de la gestion du logiciel. Il vous suffit donc de choisir le bon logiciel de gestion des stocks et de payer un abonnement mensuel ou annuel pour le type d’accès. Ce montant peut varier de 100 USD/mois à 3 000 USD/mois, selon qu’il s’agit d’une solution de base ou d’une solution avancée.

Voici comment fonctionne un logiciel de gestion des stocks :

• Il fournit des processus automatisés de saisie des données qui contribuent à réduire le taux de saisie manuelle des données. Cela permet de réduire le risque d’erreurs humaines et de présenter une mise à jour plus précise.
• Il aide à maintenir des niveaux de stocks appropriés, ce qui vous permet d’identifier les changements dans l’offre et la demande.
• La gestion des stocks permet aux entreprises de suivre les niveaux de stock et de recevoir des alertes lorsqu’il est temps de se réapprovisionner.
• Il est capable de fournir des prévisions sur les données et les tendances, ce qui permet d’anticiper la demande et d’aider les entreprises à se préparer à tout changement actuel ou futur.
• Il permet d’envoyer des notifications lorsque les stocks commencent à diminuer. Les entreprises peuvent ainsi agir et réduire les ruptures de stock.

Une saisie précise des données et des mises à jour en temps réel sont essentielles pour un suivi efficace des stocks en temps réel. Voici pourquoi :

• Les ruptures de stock sont réduites car les informations fournies sont précises et en temps réel. Cela permet de fournir les bons produits pour répondre aux demandes des clients.
• Il aide les entreprises à éviter le surstockage en leur fournissant des informations sur les articles qui ne sont pas vendus et en leur permettant ainsi d’ajuster le nombre d’articles stockés.
• En fournissant les éléments nécessaires dont le client a besoin. La satisfaction du client s’en trouvera accrue.

Les logiciels d’inventaire, ou logiciels de gestion des stocks, offrent des solutions qui permettent aux entreprises d’organiser, de suivre et de gérer l’ensemble des stocks et des processus. En voici les principales caractéristiques :

• Il indique la localisation des articles et le nombre de logiciels, fournissant ainsi des informations vitales et permettant la gestion des stocks.
• Avec des fonctionnalités améliorées, certains logiciels permettent de suivre la localisation des articles et offrent des informations en temps réel sur l’endroit où se trouve l’envoi. Toutefois, cela nécessite des fonctionnalités supplémentaires.

Il existe également quelques types de logiciels d’inventaire que nous pourrions examiner. Il s’agit de

• Basé sur le nuage, qui est hébergé sur le nuage. Le logiciel est accessible depuis n’importe quel endroit du monde et nécessite un accès à l’internet pour être utilisé.
• On-premises, c’est-à-dire installé sur le serveur de l’entreprise. Il convient aux entreprises qui préfèrent ou ont besoin d’un degré élevé de personnalisation et de contrôle.
• Les logiciels hybrides sont un amalgame de logiciels en nuage et de logiciels sur site. Il offre flexibilité et évolutivité.
• Les logiciels spécialisés sont davantage axés sur l’industrie, par exemple dans les secteurs de la santé, de la fabrication et de la vente au détail.

Voici une analyse des différents types de gestion des stocks et de leurs possibilités :

• Zoho Inventory : Ce logiciel d’inventaire aide les entreprises de toutes tailles à répondre à leurs besoins en matière d’inventaire. Il permet de suivre les commandes, les expéditions et de contrôler les entrepôts.
• Logiciel de gestion des stocks Timly : Ce logiciel permet de localiser et de rationaliser les actifs tout en facilitant le suivi. Les actifs peuvent être attribués aux employés et aux partenaires externes, et la solution offre un accès sécurisé aux utilisateurs. Il peut s’intégrer à des logiciels financiers tels que Quickbooks, ERP et d’autres logiciels pour répondre aux besoins de l’entreprise.

Les logiciels de gestion des stocks font souvent partie des logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de planification des ressources de l’entreprise (ERP). Les éléments opérationnels de base de ce logiciel sont qu’il permet au personnel de suivre l’inventaire, de gérer les commandes, d’avoir un contrôle des stocks, des rapports en temps réel et de s’intégrer à d’autres logiciels d’entreprise. En outre, il dispose de fonctions de gestion des utilisateurs telles que les contrôles d’accès et les autorisations des utilisateurs, et l’optimisation des stocks qui utilise l’apprentissage automatique pour améliorer les stocks.

Comment les entreprises peuvent-elles choisir le bon logiciel de gestion des stocks ?

Les entreprises peuvent choisir d’améliorer leur logiciel de gestion des stocks en tenant compte de quelques facteurs qui les aideront à rationaliser leurs opérations. Pour sélectionner la meilleure solution pour votre entreprise, assurez-vous de: :

• Identifier les besoins de l’entreprise qui sont les plus critiques et qui feront la plus grande différence dans les flux de travail et les opérations.
• Comprendre les fonctionnalités telles que le suivi des stocks, la gestion des commandes, l’intégration des logiciels et le déploiement dans le nuage.
• Déterminer si le logiciel peut contribuer à la croissance et à l’évolution de l’entreprise lorsque le stockage et les fonctionnalités commencent à augmenter.
• Vérifiez la capacité du logiciel à s’intégrer à vos systèmes existants, tels que les systèmes ERP et CRM.
• Évaluer l’interface utilisateur, l’expérience et le support client du fournisseur.
• Calculez le coût et la tarification du modèle de logiciel et identifiez les frais cachés. Vous devrez calculer les coûts de possession, de mise en œuvre, d’assistance et de maintenance.
• Veillez à prendre en compte la sécurité et la conformité, comme le contrôle d’accès, le cryptage des données et la conformité réglementaire.
• Vérifiez si le logiciel est personnalisable et capable d’importer et d’exporter des données à l’avenir.
• Évaluer les plans futurs et les expansions pour déterminer si le logiciel répond aux besoins de l’entreprise.

Lors du choix d’un système de gestion des stocks, il est essentiel d’identifier les fonctionnalités qui répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques caractéristiques essentielles à rechercher :

• Outils de planification de la demande permettant de suivre et d’analyser les informations en temps réel. Cela vous aide à prendre des décisions concernant la production et les niveaux de stocks.
• Fonctions d’analyse des données qui permettent de suivre les indicateurs clés de performance (KPI), les tendances actuelles et de prendre des décisions.
• Les rapports de données en temps quasi réel ou en temps réel fournissent des informations sur les stocks, les ventes et les mouvements d’actifs. Cela permet aux entreprises de changer ou de s’adapter aux changements du marché ou de rester en phase avec eux.
• L’intégration des points de vente (POS) garantit la tenue précise des registres des ventes et de l’inventaire en temps réel.

Caractéristiques et fonctions clés

Les caractéristiques et fonctions clés de la gestion des stocks sont importantes pour rationaliser les opérations et l’efficacité de l’entreprise. Voici quelques caractéristiques et fonctions à prendre en compte :

• Les entreprises tirent profit du suivi des stocks en utilisant le suivi des inventaires, qui fournit des informations sur les niveaux de stock, le suivi des commandes et la possibilité de mettre en évidence toute anomalie.
• Les logiciels de lecture de codes-barres et d’inventaire par lecteur de codes-barres offrent une plus grande précision et réduisent les erreurs manuelles.
• L’utilisation des numéros de série pour le suivi des produits aide les entreprises à localiser certains produits et à gérer les stocks.
• Des fonctions de commande telles que la commande automatisée, qui permet de paramétrer les niveaux de stock, la gestion des commandes, qui permet de suivre, d’approuver et d’exécuter les commandes.
• L’enregistrement automatisé permet de maintenir les niveaux de stock et de s’assurer que les entreprises ne sont jamais en rupture de stock.
• Des fonctions de prévision qui utilisent des données historiques pour optimiser les stocks et réduire les déchets.
• Les prévisions d’inventaire analysent les délais, les modèles de demande et la fiabilité des fournisseurs afin d’éclairer les décisions en matière d’inventaire.
• Les prévisions de la chaîne d’approvisionnement permettent d’identifier les perturbations et les goulets d’étranglement potentiels. Les entreprises peuvent ainsi gérer leurs stocks de manière proactive et réduire les risques.

Fonctionnalités avancées et automatisation

Lorsque l’on évalue les fonctions avancées et l’automatisation des logiciels de gestion des stocks, il est important de noter qu’elles sont essentielles si les entreprises veulent rationaliser les rapports et les alertes sur les stocks. Cela permet de s’assurer que les bons produits sont fournis pour satisfaire les clients. Les avantages sont donc les suivants : une plus grande précision qui permet de suivre et de mettre à jour les stocks en temps réel, une efficacité accrue grâce à la réduction de la saisie manuelle des données, et une meilleure visibilité qui facilite la prise de décision et la gestion des stocks

Il existe quelques programmes de gestion des stocks gratuits ou bon marché sur le marché. Toutefois, il ne s’agit pas d’applications logicielles, mais d’options qui peuvent être utilisées comme solution de contournement. Il s’agit des programmes suivants

• Microsoft Excel peut être utilisé comme outil gratuit de gestion des stocks. Cet outil est destiné aux personnes qui démarrent leur activité et qui ont besoin d’une simple feuille de calcul pour suivre leurs stocks, leurs ventes et leurs achats. Toutefois, au fur et à mesure que l’entreprise se développe, cela peut devenir un problème parce que ce serait très contraignant et que vous ne seriez pas en mesure de fournir des mises à jour en temps réel ou un suivi automatisé.
• RightControl est un logiciel d’inventaire gratuit qui permet de suivre les niveaux de stock, les ventes et les achats. La lecture de codes-barres est l’une des fonctions supplémentaires que vous pouvez utiliser, mais elle est soumise à des restrictions et n’est disponible que dans certains lieux et pour un seul utilisateur.
• ABC inventory est un autre outil gratuit de gestion des stocks qui offre des fonctionnalités telles que le suivi, les ventes et les achats. Vous pouvez programmer vos paramètres pour envoyer des notifications lorsqu’il est temps de passer une nouvelle commande ou lorsque les stocks sont faibles. Toutefois, comme il s’agit d’un outil gratuit, un seul utilisateur est autorisé à l’utiliser sur un même site.

Puis-je utiliser Excel pour la gestion des stocks et des matériaux ?

Oui, les entreprises peuvent utiliser Excel pour la gestion des stocks et des matériaux. Toutefois, il est important de comprendre que cela présente des limites. Pour les entreprises en phase de démarrage ou les organisations disposant d’un stock limité, il peut s’agir d’un bon point de départ. En revanche, elle n’est pas forcément avantageuse pour les organisations de grande taille ou complexes.

Les entreprises peuvent donc gérer leurs stocks en créant une feuille de calcul pour suivre les informations relatives aux stocks, aux produits et aux ventes. Pour ce faire, il faut.. :

• Créez une feuille de calcul avec des lignes et des colonnes qui contiendront le nom du produit, la quantité et le prix.
• Utiliser des formules pour calculer le total, le pourcentage et les variations des stocks.
• Utilisez la mise en forme conditionnelle pour fournir des informations sur les bas niveaux de stock.
• Trouver des moyens de générer un tableau de bord simple qui puisse fournir des mesures clés de base.

Les logiciels de contrôle des stocks sont importants pour les entreprises qui dépendent de la gestion des stocks pour fonctionner efficacement. Voici quelques techniques et stratégies de contrôle des stocks :

• Le suivi des lots est utilisé pour les produits périssables dont la date de péremption est dépassée. Vous pouvez suivre les articles par numéro de lot afin de déterminer la qualité et la conformité du produit.
• Le cross-docking permet de réduire les stocks et les coûts initiaux. Vous n’aurez pas besoin d’un entrepôt car les stocks sont expédiés aux clients une fois que les articles ont été reçus du fournisseur.
• L’analyse DAV est une technique qui permet de classer les articles en stock selon qu’ils sont vitaux, essentiels ou souhaitables. Cela permet aux entreprises de maintenir des niveaux optimaux.
• La quantité de commande économique (QCE) permet de calculer la quantité nécessaire pour minimiser les coûts en tenant compte des coûts de production, du taux de demande et d’autres variables.
• L’inventaire juste à temps (JAT) est un système qui commande et reçoit des stocks en temps voulu pour répondre aux besoins des clients. Ce système permet d’éliminer les stocks, le stockage et les déchets.
• La prévision de la demande utilise des informations historiques pour déterminer ce dont le client pourrait avoir besoin à l’avenir. Ces informations sont utilisées pour mettre à jour les stocks.
• La quantité minimale de commande (QMC) est une stratégie courante qui consiste à acheter des articles en gros pour réduire les coûts.
• L’analyse ABC permet de répartir les stocks en trois catégories (A, B et C). Cette répartition est basée sur la valeur, le volume ou d’autres variables qui aideront à gérer les stocks critiques.

Plusieurs entreprises ont tiré des avantages significatifs de la mise en œuvre de logiciels et de stratégies de contrôle des stocks. C’est le cas, par exemple, de

Amazon a transformé la façon dont elle gère ses stocks : elle a étendu ses opérations d’inventaire, proposé des livraisons en deux jours, mis en place des commandes récurrentes et assuré un suivi en temps réel. La technique de lecture des codes-barres a permis de suivre avec précision les produits qui entraient et sortaient des entrepôts. Cela a permis à l’organisation de conserver des informations exactes et, par conséquent, d’améliorer la précision.

Économies de coûts et efficacité de la chaîne d’approvisionnement

Les logiciels de gestion des stocks peuvent vous aider à réduire les erreurs et à garantir la sécurité en améliorant l’efficacité de la gestion de la chaîne d’approvisionnement et en

augmentant la satisfaction des clients. En tant que tel, il est capable d’atteindre ces objectifs grâce à :

• Développer une stratégie de planification de la demande en étudiant les besoins des clients et en élaborant des protocoles qui contribuent à rationaliser les opérations et à les rendre plus efficaces.
• Mettre en œuvre des systèmes flexibles et adaptables, qui permettent de répondre aux changements, tels que les besoins des clients et les processus de fabrication.
• Investir dans des systèmes automatisés qui facilitent la préparation des commandes et le tri, l’emballage et le traitement, et qui réduisent le temps nécessaire pour atteindre le client.