Logiciel de gestion de maintenance : la solution efficace pour économiser du temps, des ressources et de l’argent

• Bon fonctionnement : Pour que les opérations se déroulent sans encombre, l’équipement doit être fiable. Les pannes perturbent non seulement les flux de travail, mais peuvent aussi entraîner des retards coûteux. La maintenance régulière et prédictive permet de s’assurer que l’équipement reste en bon état, réduisant ainsi le risque de pannes inattendues.
• Maintien de la valeur : Vos actifs représentent probablement un investissement important, et les remplacer en urgence n’est pas toujours possible. L’entretien régulier, comme le remplacement des pièces usées et la prise en charge des problèmes mineurs tôt, aide à maintenir la valeur de l’équipement au fil du temps. Cela ralentit la dépréciation et maximise le potentiel de revente.
• Sécurité au travail : Un équipement défectueux n’est pas seulement gênant, il est aussi dangereux. Les défauts peuvent présenter des risques sérieux pour les employés et entraîner des émissions incontrôlées ou d’autres dangers. Les contrôles réguliers garantissent que tout fonctionne de manière sûre et conforme aux normes réglementaires.
• Conformité légale : Certaines industries, comme la santé, ont des exigences strictes en matière de sécurité. Des inspections et une maintenance régulières sont souvent obligatoires pour répondre aux normes réglementaires ou maintenir les garanties des fabricants. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des amendes ou l’annulation des garanties.

• Réparation : On entend par là la réparation de dommages ou de défauts. Elle vise à rétablir la fonctionnalité.
• Inspection : Il s’agit de l’examen visuel d’un équipement de travail. L’état actuel doit être constaté et évalué. Il s’agit par exemple de tests de fonctionnement et de mesures de niveaux.
• Maintenance : Elle vise à réduire l’usure des machines et des installations. Les pièces d’usure sont remplacées avant qu’elles ne soient défectueuses. De plus, des mesures préventives telles que le graissage des pièces mobiles sont comprises. Il en va de même pour le remplissage des consommables secondaires.
• Amélioration : Il s’agit de remplacer des parties fonctionnelles par des composants plus performants. Dans la technologie de l’information, par exemple, pour augmenter la bande passante. Cela permet de maintenir les machines et les installations à jour.

Selon la définition, l’entretien n’est donc qu’une partie de la maintenance. Dans la pratique, les termes sont toutefois souvent utilisés comme synonymes.

Cette définition est complétée par la norme DIN EN 13306, qui s’oriente sur les objectifs de la maintenance. On distingue ainsi

• Maintenance préventive : Tâches planifiées, telles que les inspections et le remplacement des pièces, conçues pour prévenir les pannes avant qu’elles ne surviennent.
• Maintenance axée sur l’état : Basée sur la surveillance en temps réel pour résoudre les problèmes dès qu’ils surviennent. Cela implique le remplacement des pièces défectueuses ou la mise à niveau des composants obsolètes, souvent déclenchée par des données provenant de capteurs IoT ou de mesures de performance.

Au total, les exigences sont nombreuses. Un logiciel de gestion de maintenance doit les satisfaire dans la mesure du possible. Les actifs à saisir peuvent être très différents. Les lieux de travail varient. Les délais doivent être coordonnés de manière à perturber le moins possible les processus de travail. C’est pourquoi tous les équipements de travail d’une entreprise doivent être saisis par le logiciel de gestion de maintenance. Il est également utile d’utiliser des filtres et des liens de manière flexible. Cela permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble. Il est facile de déterminer quels composants se trouvent dans une zone.

• Enregistrer et suivre tous les actifs, quel que soit leur type ou leur emplacement.
• Coordonner les tâches de maintenance pour minimiser les perturbations dans les flux de travail.
• Utiliser des filtres flexibles et des données liées pour identifier rapidement les équipements nécessitant une maintenance dans des zones spécifiques.

Cela garantit que les entreprises peuvent maintenir leur équipement efficacement, réduisant au minimum les temps d’arrêt et les risques opérationnels.

Enregistrement des actifs

Planification

• Afficher toutes les dates limites et les rendez-vous pertinents.
• Offrir des options de filtrage par type d’actif ou emplacement.
• Envoyer des rappels automatisés pour garantir que les délais ne soient jamais manqués.

Un système de billetterie intégré ajoute une couche de transparence supplémentaire en permettant aux tâches d’être clairement décrites, assignées et suivies tout au long de leur cycle de vie.

Exécution des tâches

Pour garantir que la maintenance soit effectuée correctement, les employés doivent avoir des instructions claires et accessibles. Le logiciel compatible avec les appareils mobiles est particulièrement utile, permettant au personnel de :

• Accéder et mettre à jour les tickets sur place.
• Suivre des listes de contrôle numériques pour des procédures cohérentes.

Cela réduit le risque d’oubli de tâches importantes et favorise une approche standardisée dans toute l’entreprise.

Documentation

Une documentation complète est essentielle pour la transparence et la conformité. Les dossiers de maintenance permettent à :

• Les gestionnaires de vérifier les tâches terminées.
• Les travailleurs de vérifier l’état actuel de la maintenance de leur équipement.
• Les auditeurs ou inspecteurs de confirmer que la maintenance respecte les exigences réglementaires.

La documentation du travail est également essentielle pour les demandes de garantie et pour résoudre les litiges avec les fabricants.

Stockage centralisé

Toutes les données de maintenance doivent être stockées dans un emplacement centralisé, facilement accessible. Cela garantit que :

• Les historiques de maintenance sont facilement disponibles pour révision.
• La performance et l’efficacité à long terme des actifs peuvent être évaluées.
• Les exigences légales de conservation sont respectées.

En offrant un accès depuis n’importe quel poste de travail nécessaire, le stockage centralisé permet à tout le monde de rester informé et garantit qu’aucune information importante n’est perdue.

Les tableurs

Des outils comme Excel et Outlook sont polyvalents et largement utilisés. Vous pouvez les utiliser pour suivre les tâches de maintenance et les rendez-vous. Cependant, leur flexibilité a aussi des limites :

• Ils manquent de fonctionnalités spécialisées en maintenance, comme les rappels automatisés ou un système de billetterie.
• L’accès mobile est limité, ce qui les rend moins pratiques pour les travaux sur le terrain.

Cette option peut fonctionner pour les petites entreprises avec un nombre limité d’actifs, mais elle devient rapidement inefficace à mesure que l’échelle des opérations augmente.

Les solutions dédiées à la GMAO

Les logiciels de maintenance spécialement conçus offrent des fonctionnalités avancées, telles que :

• La planification automatisée et les rappels.
• La gestion documentaire intégrée pour stocker les manuels, les rapports d’inspection et les journaux de maintenance.

Ces outils sont très efficaces pour gérer de grands volumes d’équipement et peuvent réduire considérablement les temps d’arrêt. Cependant, ils comportent une courbe d’apprentissage et peuvent nécessiter du matériel supplémentaire. Malgré les coûts initiaux, les économies à long terme en temps et en ressources justifient souvent l’investissement.

Les solutions complètes de gestion d’inventaire

Pour les entreprises recherchant une solution tout-en-un, un logiciel de gestion d’inventaire avec des capacités de maintenance offre une flexibilité maximale. Des solutions comme Timly adoptent une approche holistique :

• Chaque actif se voit attribuer un calendrier unique et un fichier numérique pour le suivi de la maintenance.
• Des liens logiques permettent de regrouper les actifs par emplacement, section de production ou véhicule, simplifiant la planification et la coordination.
• Les codes QR permettent un accès rapide aux profils numériques via des appareils mobiles, ce qui facilite la mise à jour des dossiers ou la récupération des instructions de maintenance sur site.

• Des profils d’actifs flexibles, avec des attributs personnalisés pour tout type d’équipement, des machines au matériel de bureau.
• Un stockage de données centralisé, accessible via tout appareil connecté à Internet, y compris les PC, les smartphones et les tablettes.
• L’intégration de codes QR pour un accès instantané aux profils des actifs et aux plans de maintenance.

Le système de ticketing de Timly permet aux équipes de suivre et de mettre à jour facilement les tâches, tandis que son planificateur de maintenance simplifie la programmation et garantit que les délais ne sont jamais manqués. En numérisant et en automatisant les processus de maintenance, Timly aide les entreprises à rester efficaces, conformes et proactives.

Pourquoi la maintenance logicielle est-elle aussi importante que la maintenance matérielle ?

À mesure que les entreprises deviennent plus dépendantes de la technologie, la maintenance logicielle est essentielle pour garantir la sécurité et l’efficacité. De nombreux appareils sont désormais connectés à Internet, ce qui augmente leur vulnérabilité aux cyberattaques. De plus, les applications logicielles, en particulier celles qui dépendent de modules tiers, nécessitent des mises à jour régulières pour corriger les bogues et combler les failles de sécurité.

Des solutions comme Lansweeper analysent et surveillent tous les appareils d’un réseau pour détecter les versions logicielles obsolètes ou vulnérables, en émettant des avertissements lorsque des mises à jour sont nécessaires. Grâce à son intégration native avec Timly, la base de données de Lansweeper peut être intégrée sans problème à votre système de gestion de la maintenance, garantissant que tant le matériel que le logiciel sont à jour.

Les capteurs IoT : un bonus pour la GMAO

Les capteurs intelligents sont équipés de leur propre alimentation et utilisent des cartes SIM spécialement conçues pour la mise en réseau. Grâce à leur faible consommation d’énergie, les batteries peuvent durer plusieurs années. Ces capteurs fournissent des données en temps réel sur divers paramètres, notamment :

• Les niveaux de remplissage des consommables ou des matériaux de fonctionnement, déclenchant des alertes lorsque les niveaux descendent en dessous d’un certain seuil.
• La localisation des véhicules et le kilométrage, aidant à automatiser la planification de la maintenance en fonction de l’utilisation.

En intégrant ces capteurs avec un logiciel de gestion de maintenance, votre entreprise peut automatiser de nombreuses tâches de surveillance. Cela améliore non seulement la sécurité en détectant les problèmes plus tôt, mais économise également un temps précieux en réduisant le besoin de vérifications manuelles.