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Gestion numérique des actifs pour une entreprise de logistique en Europe

Fiege Logistik (Suisse) fait partie du groupe FIEGE, qui s’est étendu de l’Allemagne à l’Europe et à l’Extrême-Orient depuis 1873, ce qui en fait l’une des principales entreprises de logistique en Europe. Se réinventer sans cesse et proposer une logistique innovante, voici leur devise.

Fiege Logistik Suisse utilise Timly

FIEGE Switzerland

Création

1873

Implantations

5 en Suisse

Pays (FIEGE Group)

13 en Europe et Asie

Secteur

Transport et logistique

Employés

480 (Suisse)

Actifs

≈ 1 500 actifs

Le challenge : surveiller l’équipement dans tous les lieux et respecter les délais

Lorsque FIEGE Switzerland est venu pour la première fois chez Timly, leur principale question était : qu’avons-nous réellement et dans quel état ? L’objectif était de cartographier numériquement l’équipement et l’infrastructure. De cette manière, l’administration souhaitait créer plus de transparence, car la protection contre l’incendie et la sécurité au travail doivent être régulièrement inspectées ou approuvées par des inspecteurs externes. En tant que locataire, il y a une responsabilité partagée pour la maintenance de l’infrastructure. FIEGE Suisse s’est intéressé à améliorer la transparence ici : Quelles inspections sont encore en attente ? Quelles exigences doivent être remplies pour rester “conforme” à long terme ?
FIEGE et le planificateur de gestion de la maintenance de Timly

Depuis le début de l’année 2021, FIEGE Switzerland numérise ses implantations avec le logiciel de gestion des actifs Timly

À cette époque, FIEGE gérait ses actifs au moyens de (longues) listes Excel. Une méthode très chronophage et énergivore qui rendait le suivi desdits actifs particulièrement complexe. Il n’y avait pas de processus standardisé dans les différentes implantations, ce qui a parfois conduit à des ambiguïtés et à un manque de transparence. Cela a également rendu difficile la transmission de rapports sur la situation actuelle à la direction de l’entreprise.

Le service financier était également en recherche d’une solution pour optimiser ses processus de gestion des actifs. Il n’était plus tout à fait possible de comprendre quand un système ou une machine avait été transporté à un autre endroit ou éliminé. En conséquence, il y avait parfois des « données mortes » dans le système qui n’existaient plus dans la réalité.

Il fallait donc un inventaire complet et une vue d’ensemble dynamique. En choisissant de numériser ses actifs avec Timly pour les gérer facilement de façon digitale, FIEGE a dit adieu aux informations erronnées ou perdues et bonjour à une vue d’ensemble claire en toute transparence !

La solution : une vue d’ensemble de tous les actifs ainsi qu’un planificateur de maintenance avec attribution des tâches

Gestion numérique des établissements et planification de la maintenance

Le principal domaine dans lequel le logiciel de Timly aide désormais FIEGE Switzerland est celui de la gestion des installations. Tout ce qui concerne l’infrastructure a été catalogué – en particulier les équipements techniques et les machines installées en permanence dans les bâtiments qui doivent être inspectés et entretenus.

Les équipements logistiques et les chariots élévateurs sont également gérés avec Timly, ainsi que les systèmes d’alarme incendie et les équipements de premiers secours tels que les défibrillateurs, les systèmes de chauffage et tout ce qui est soumis à des inspections obligatoires en raison de l’Ordonnance sur les installations électriques à courant faible (Suisse).

Comme les actifs sont situés dans différentes zones – dans l’entrepôt ou dans les bureaux – Timly parfaitement adapté pour globaliser la gestion des actifs. Tout employé peut scanner le QR code apposé sur l’appareil souhaité et bénéficie ainsi de toutes les réponses à ces questions importantes :

➟ Est-il en bon état ?

➟ Quand / par qui a-t-il été révisé pour la dernière fois ?

➟ Quand est prévue la prochaine maintenance ?

➟ Quel est l’historique de performances de cet appareil ?

Gestion des équipements avec le logiciel d'inventaire avec scan code barres

Les employés de FIEGE Switzerland ont simplement à scanner le QR connecté à l’actif pour visualiser et gérer les informations

Lorsque la prochaine maintenance est due, elle peut être effectuée directement et enregistrée dans Timly. Les rapports n’ont plus besoin d’être créés manuellement, mais peuvent être remplis numériquement et stockés dans le système sous forme de fichier si nécessaire.

Des rapports simples pour les finances et la gestion

L’arrivée de Timly chez FIEGE Switzerland a permis la réalisation d’un inventaire complet. Tous les équipements et machines ont été pourvus de QR codes Timly, permettant ainsi une mise à jour en temps réel des actifs. Ce qui n’a pas été enregistré dans Timly a pu être supprimé du système SAP, car il s’agissait simplement d’un enregistrement de données pour lequel il n’y avait plus d’équipement existant.

Cela a également permis une déclaration précise des immobilisations au service financier, avec un détail des coûts et valeurs de chacune des implantations. Ces informations ont été exportées de Timly en un dossier clair, créant une vraie valeur ajoutée en termes de transparence et de communication.

Contacts et fichiers stockés dans le logiciel de gestion des actifs

La gestion des utilisateurs de Timly aide FIEGE Switzerland à attribuer des rôles et des tâches aux utilisateurs. Le Facility Manager de chaque site est enregistré comme responsable de l’objet et des délais. Il peut ensuite déléguer des tâches à son équipe en fonction des besoins.

Les contacts et les partenaires de services sont également enregistrés dans le système de gestion des actifs. Les coordonnées et les contrats de maintenance sont stockés pour les installations où des installateurs ou des experts externes doivent effectuer des inspections, des travaux de maintenance ou des réparations. Cela signifie que tout le monde sait qui est responsable et comment les contacter.

Fonctionnalités les plus utilisées :

Timly chez FIEGE Suisse 1

Planification de la maintenance

FIEGE Switzerland dispose désormais d’une vue globale des dates de maintenance de ses actifs. Les rapports de test et les protocoles sont toujours à jour. Les informations sont collectées de manière décentralisée, pour une vue d’ensemble centrale.

Timly chez FIEGE Suisse 2

Suivi des dommages

Via Timly, les employés signalent les dommages dès qu’ils se produisent. Le responsable du secteur en est informé de façon automatique et décide si l’appareil peut continuer à être utilisé, doit être réparé ou éliminé.

Le résultat : une gestion des actifs matériels hyper efficace !

Nous avons commencé à utiliser Timly début 2021 et, en quelques mois, son usage a été progressivement étendu à 4 des 5 sites suisses. La gestion des objets dans les bâtiments est désormais totalement gérée via Timly. Il a également été possible de réfléchir aux processus internes et de les optimiser. Cela ne serait pas arrivé si la FIEGE Switzerland n’avait pas introduit le système de gestion des actifs Timly.

Tabea Zieger (Responsable de l’assurance qualité et de la conformité) explique :

“Mon collègue du service comptable a également été ravi de pouvoir mettre de l’ordre dans le SAP et d’obtenir de précieuses informations. […] Nous n’aurions jamais réalisé un inventaire vraiment complet comme celui-ci, ou alors seulement avec beaucoup plus d’efforts et probablement de ressentiment. Et maintenant, cela fonctionne parfaitement et simplement. C’est rangé et vous pouvez travailler sur les problèmes de manière relativement efficace ou voir où il y a encore un problème – localement et centralement.”

Gestion des équipements avec le planificateur de maintenance de Timly

Grâce à Timly, les employés responsables peuvent désormais garder un œil sur la maintenance et les inspections à tout moment

Il y a donc maintenant de la transparence dans l’entreprise : quel genre d’objets avons-nous ? Qu’avons nous à faire? Où en sommes-nous ? Sommes-nous conformes ? L’entretien et les vérifications ne sont plus un sujet fastidieux…

Il y a des sujets qui se devaient d’être abordés… Des travaux de maintenance, des contrôles, une inspection visuelle, etc. Avec Timly et ses QR codes, c’est de nouvelles opportunités qui s’ouvrent. Les employés trouvent que le système est cool, sophistiqué, convivial, super simple et très intuitif. S’il faut se réhabituer, c’est relativement rapide pour tout le monde.

Ce qui aujourd’hui est un système de notifications pour la maintenance et l’entretien, grâce à Timly, était autrefois une longue liste de feuilles Excel aux délais serrés par manque de prévision. Désormais, avec le planificateur de maintenance intégré à Timly, tout est visible à tout moment. L’aperçu des délais apporte de la transparence et plus de sécurité.

Les responsables locaux y voient également une valeur ajoutée (pas seulement nous du côté central). Ils ont une meilleure vue d’ensemble de ce qu’ils doivent faire, comment le planifier, comment le programmer. Ils peuvent maintenant tout voir au premier coup d’œil et être notifiés par le système : qu’est-ce qui est en retard ? As-tu oublié quelque chose ?

L’application est configurée de manière très individuelle dans l’entreprise. FIEGE Switzerland a mis à disposition de ses collaborateurs des tablettes pour accéder à Timly. Dans la pratique, c’est toutefois à eux de décider s’ils travaillent avec leur smartphone ou leur tablette. Un collaborateur ne veut accéder à Timly que par son PC ? C’est également possible ! D’autres scannent les actifs directement sur place avec leur téléphone portable. Chacun fait comme il le souhaite, telle est notre devise.

Gestion des dommages avec le planificateur de maintenance Timly

FIEGE Switzerland valorise aussi particulièrement le service client de Timly : les questions sont répondues rapidement et les feedback écoutés. Au début, les employés ont fait des suggestions d’amélioration concernant la structure de l’interface utilisateur et les options de filtrage. Celles-ci ont été rapidement mises en œuvre par l’équipe de Timly, conformément à leurs souhaits.

Je trouve formidable que de nombreuses questions et demandes aient été traitées et mises en œuvre très rapidement. Vous avez toujours des mises à jour régulières, donc beaucoup de choses se passent encore. Je trouve cela très positif, car j’ai eu d’autres expériences avec des fournisseurs de logiciels ou de solutions informatiques.

Nicole Waldner (Assurance qualité et conformité)

De la logistique à la gestion des installations en passant par le département financier, tout le monde chez FIEGE Switzerland a ressenti une valeur ajoutée grâce à l’introduction de Timly. L’accent est mis avant tout sur la transparence nouvellement acquise et sur le fait que tout est documenté de manière centralisée et ne dépend plus d’une poignée d’individus. Il est ainsi plus facile de répondre aux questions de l’extérieur, mais aussi de la direction. Le planificateur de maintenance facilite grandement les choses et les délais sont respectés, sans tableaux Excel ni papier.

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Gestion d’inventaire :

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