inventaire Timly par un employé sur smartphone et tablette

Les entreprises peuvent économiser beaucoup d’efforts grâce à un logiciel d’inventaire

L’inventaire : définition et notions essentielles

L’inventaire fait référence à l’ensemble des actifs d’une entreprise et fait partie des principes de comptabilité correcte prescrits par la loi. L’objectif est de garantir la fiabilité des transactions commerciales et des échanges de biens entre les entreprises.

Pour cette raison, tout commerçant doit établir et documenter l’état exact des actifs de son entreprise lorsqu’il commence ses activités commerciales. Cela nécessite la détermination de tous les actifs et dettes. Le commerçant est ensuite tenu de mettre à jour son inventaire à la fin de chaque exercice commercial.

Ceci est obligatoire pour les entreprises dans lesquelles la comptabilité en partie double est requise et où un simple compte de profits et pertes n’est pas suffisant. Un logiciel d’inventaire professionnel tel que Timly est conçu pour fournir le meilleur soutien possible aux responsables de la gestion des ressources opérationnelles dans les entreprises. C’est par exemple parce qu’il permet aux utilisateurs d’obtenir une vue d’ensemble permanente et mise à jour quotidiennement de leur propre inventaire.

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Inventaire : les variantes autorisées

La loi prévoit diverses possibilités quant à la manière dont la transaction commerciale peut être réalisée. Cela tient compte des différentes préoccupations des entreprises. Selon l’objectif commercial, il est possible qu’une entreprise soit particulièrement chargée de trafic client à la fin de l’année commerciale. Dans ce cas, les personnes responsables peuvent, par exemple, opter pour l’inventaire différé.

Les types d’inventaire les plus importants sont :

 

Inventaire à la date de clôture de l’exercice :

Il s’agit de la forme “classique” d’inventaire. La date de clôture est basée sur la fin de l’année commerciale, qui est généralement le 31 décembre d’une année. Cependant, il est possible que l’inventaire soit réalisé jusqu’à 10 jours avant et après la date de clôture de l’exercice. Cela doit permettre de calculer l’inventaire à la fin de l’année.

Inventaire permanent :

L’inventaire permanent est réalisé au fil de l’année. Il s’agit ici d’enregistrer systématiquement les entrées et les sorties des stocks. Si cela est garanti, l’entreprise est autorisée à effectuer l’inventaire physique à tout moment de l’année. En pratique, cela peut être fait pendant les congés de l’entreprise ou dans le cadre des travaux de maintenance.

Plus précisément, il est nécessaire de réaliser un inventaire physique selon le type, la quantité et la valeur, en comptant, mesurant et pesant. De plus, il y a l’inventaire comptable et celui des actifs. Dans le cas de l’inventaire comptable, les actifs et les passifs sont enregistrés. L’inventaire des actifs comprend finalement tous les stocks, y compris les équipements de bureau, les composants installés, les machines et les outils, ainsi que les produits finis.

Malgré une comptabilité appropriée, cet inventaire complet des actifs par type, quantité et valeur demande beaucoup d’efforts de la part des responsables et des employés des entreprises. Cela perturbe considérablement les processus de travail dans les entreprises. Les dépenses en personnel pour la préparation et la mise en œuvre entraînent généralement des coûts élevés.

C’est pourquoi la revendication holistique des logiciels tels que Timly inclut la fourniture d’un soutien approprié pour tous les types d’inventaire. Par exemple, la création de listes d’inventaire est totalement inutile si les actifs d’une entreprise ont déjà été enregistrés. Timly offre également toutes les conditions nécessaires pour tenir un registre de stocks numérique, qui est la base de la gestion permanente des stocks, plus efficace dans de nombreux cas. Les développeurs de Timly ont accordé une attention particulière à cet aspect.

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Comment SodaStream a simplifié ses processus d’inventaire avec Timly

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Gestion numérique des stocks : suivez vos ressources

Un logiciel de gestion d’inventaire doit pouvoir prendre en compte toutes les caractéristiques nécessaires d’un actif. Timly propose une catégorisation flexible qui peut être précisément adaptée à chaque élément de l’inventaire. Les informations minimales requises peuvent être enregistrées, telles que le fabricant, le type et l’emplacement. Il est également possible de stocker des informations détaillées complètes telles que des fiches techniques et des rapports d’entretien dans le profil d’un actif. Des objets conteneurs flexibles, qui à leur tour peuvent contenir d’autres objets, assurent un meilleur assignement.

Surtout dans le domaine de l’informatique, les entreprises doivent souvent gérer de nombreux actifs virtuels, tels que des licences logicielles ou des serveurs virtualisés. Timly facilite leur association à un emplacement réel et à un matériel réel. Tous les actifs reçoivent un QR code lors de leur première saisie. Celui-ci les identifie dans le système à partir de ce moment-là.

Étant donné que Timly stocke les données sur le cloud, les employés ayant les autorisations nécessaires peuvent consulter le profil d’un élément en scannant son QR code. Pour plus de commodité, Timly se décline en une application de gestion d’inventaire optimisée pour les smartphones et les tablettes est déjà incluse dans le package logiciel.

Ce degré élevé de flexibilité permet d’intégrer l’enregistrement permanent des ajouts et des cessions, ainsi que l’affectation à des personnes, des lieux et d’autres objets, dans les flux de travail des entreprises sans effort supplémentaire significatif. Si l’inventaire est utilisé de manière cohérente, le nombre, les emplacements et l’état de toute catégorie d’inventaire peuvent être consultés à tout moment.

Timly propose également un mode d’inventaire pour la prise de stocks physiques. Si celui-ci est activé, il suffit de scanner le QR code d’un actif pour l’inventorier. Il n’est pas nécessaire de fournir du matériel supplémentaire, tel que des scanners de code-barre.

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Vue d’ensemble : gérez vos stocks en un seul endroit

Un défi majeur pour les gestionnaires est que les activités commerciales d’une entreprise ne peuvent que rarement être limitées à un emplacement étroitement défini. La gestion des marchandises est souvent externalisée, les employés sont en déplacement et sur le terrain. Le télétravail fait partie intégrante du monde du travail. Cette tendance a, par exemple, établi la visioconférence en peu de temps. Les réunions classiques deviennent de plus en plus rares.

Pour la même raison, un registre des stocks classique et le tableur Excel sur l’ordinateur de l’atelier deviennent obsolètes pour la gestion des stocks. Seul un logiciel de gestion de matériel spécialisé peut garantir une gestion dynamique des actifs pour les entreprises de manière à ce que la charge de travail liée à la gestion des ressources ne devienne pas disproportionnée. Le stockage basé sur le cloud avec un concept d’autorisation permet de travailler en permanence avec l’inventaire des données, indépendamment de l’emplacement de travail des employés individuels.

Utilisation concrète d’un système performant

SodaStream le leader mondial du marché des machines à eau pétillante, fait partie des heureux clients de Timly. Cette entreprise est un exemple parfait d’une entreprise performante et active à l’échelle mondiale, avec des pratiques de travail flexibles. L’enregistrement complet des actifs informatiques de l’entreprise a permis une simplification considérable de leur gestion de parc informatique.

Pour la mise en œuvre pratique de l’inventaire, Timly a développé, en collaboration avec SodaStream, une nouvelle fonctionnalité innovante : l’auto-inventaire.

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L’auto-inventaire de Timly aide SodaStream à améliorer son efficacité

Cela permet d’envoyer aux employés une demande de réalisation de l’inventaire des équipements de travail fournis à la date prévue. Les employés qui ne se trouvent pas sur le site peuvent simplement scanner eux-mêmes leurs biens. La présence sur place n’est plus une nécessité.

Maximisez votre professionnalisme tout en minimisant les coûts avec un logiciel d’inventaire

Simplifier l’inventaire n’est qu’un aspect du logiciel Timly. L’inventaire, incluant tous les actifs d’une entreprise, garantit une plus grande efficacité et soutient les principes d’une comptabilité appropriée. Il n’est plus nécessaire de créer plusieurs listes d’inventaire. Les objectifs tels que la collecte d’informations, la planification de la maintenance et des inspections nécessaires, ainsi que l’inventaire annuel des stocks, permettent des gains de temps et une approche professionnelle de la gestion des équipements de travail.

Les responsabilités individuelles et la disponibilité des informations “d’un simple clic” réduisent les coûts liés à la gestion des ressources. Les logiciels tels que Timly démontrent leurs points forts notamment lors de l’établissement des états financiers annuels, car les informations requises sont stockées dans le système quotidiennement, en temps réel. 

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