Procédures d’inventaire : les avantages et inconvénients en un coup d’œil

Avant de plonger dans les détails des différents procédures d’inventaire, clarifions ce que signifie réellement l’inventaire. En essence, il s’agit du processus de compilation et de mise à jour de la liste complète des actifs d’une entreprise. Cela peut inclure :

• Terrains et bâtiments
• Actifs financiers comme les liquidités, les investissements, les dettes et les créances en suspens
• Actifs tangibles, tels que les équipements, les stocks et autres ressources

En France, l’obligation d’effectuer un inventaire relève du Code du Commerce, et en particulier de l’article L123-12, lequel stipule “Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant (…) doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.”

Cependant, certaines entreprises peuvent être exemptées de cette obligation ; notamment les micro-entrepreneurs.

Les procédures d’inventaire sont basées sur les 4 types d’inventaire :

• Inventaire annuel : Il s’agit de la méthode la plus simple et la plus traditionnelle. L’inventaire est réalisé à la date de bilan, généralement à la fin de l’année financière, ce qui coïncide souvent avec l’année civile. Couramment utilisée dans le secteur de la vente au détail, où les comptages physiques étaient historiquement effectués en fermant les magasins pendant un jour ou plus.

  Avantage : Facile à aligner avec les états financiers annuels.
  Inconvénient : Peut perturber les opérations pendant une période chargée, en particulier dans des secteurs comme la vente au détail, où les ventes de fin d’année sont élevées.

• Inventaire périodique : L’inventaire périodique consiste à effectuer un comptage physique des stocks à intervalles réguliers, choisis par l’entreprise, plutôt que de suivre les mouvements en temps réel.

  Avantage : Les frais de gestion sont peu élevés.
  Inconvénient : Les risque d’erreurs et d’inefficacité dû à l’absence de mise à jour en temps réel sont en revanche élevés.

• Inventaire cyclique : Cette méthode consiste à réaliser des comptages partiels des stocks de manière régulière tout au long de l’année, plutôt que de tout faire en une seule fois. Chaque section de l’inventaire est vérifiée à des moments spécifiques, de sorte que l’ensemble des stocks est contrôlé sur une période donnée (par exemple, chaque trimestre ou chaque mois).

  Avantage : Les opérations quotidiennes sont peu perturbées.
  Inconvénient : La gestion logistique et des ressources humaines dédiées pour s’assurer que tous les articles sont comptabilisés à tour de rôle peut être complexe.

• Inventaire permanent (ou inventaire perpétuel) : L’inventaire permanent consiste à suivre en temps réel les entrées et sorties de stock à l’aide de systèmes informatisés. Chaque mouvement de marchandise est enregistré immédiatement, ce qui permet une vision précise des stocks en tout moment. Cette méthode est souvent utilisée par les entreprises ayant des stocks plus importants et nécessitant un contrôle constant.

  Avantage : Le suivi en temps réel, ce qui réduit les risques d’erreurs et permet une gestion optimisée des stocks.
  Inconvénient : La mise en place d’un logiciel de gestion d’inventaire peut se révéler coûteuse, selon les solutions.

Quels sont les types de procédures d’inventaire ?

Différents types de procédures d’inventaire sont nécessaires pour tenir compte de la variété des actifs que peut détenir une entreprise. Ces processus permettent de s’assurer que chaque actif est correctement enregistré, qu’il soit un stock physique ou une ressource immatérielle. Voici les principales options disponibles :

• Inventaire comptable : Ce processus suit les actifs non physiques, y compris :
  • Soldes créditeurs
  • Dettes et créances en suspens
  • Investissements et autres actifs financiers

  L’inventaire comptable se concentre sur la documentation de ces éléments immatériels pour fournir une image complète de la situation financière de l’entreprise.

• Inventaire des actifs : L’inventaire des actifs concerne les actifs tangibles, tels que les machines, les véhicules et autres équipements de travail. En plus de confirmer leur présence, ce processus enregistre également des détails comme :
  • L’âge de l’actif
  • La valeur actuelle
  • La durée de vie utile pour la planification opérationnelle et financière
• Inventaire physique : Le type d’inventaire le plus familier, l’inventaire physique, consiste à compter, mesurer ou peser les biens et consommables. Cette méthode est généralement utilisée pour les articles en stock tels que les matières premières, les produits finis et les fournitures.

Chacun de ces processus joue un rôle crucial dans le maintien d’un processus de gestion d’inventaire précis et fiable, garantissant que tous les types d’actifs sont correctement pris en compte.

Les logiciels modernes de gestion d’inventaire facilitent l’enregistrement et la gestion de tous types d’actifs. Par exemple, des outils comme Timly permettent aux entreprises de :

• Suivre les emplacements des actifs, assigner des responsabilités et surveiller les conditions en temps réel.
• Accéder aux données d’inventaire de n’importe où à l’aide d’outils intuitifs comme des applications web.
• Stocker les données de manière sécurisée dans le cloud, garantissant un accès fluide à travers plusieurs lieux de travail.

Focus sur la gestion de parc informatique

Timly ne se limite pas à l’inventaire physique. Il simplifie également la gestion de parc informatique, y compris des ressources virtuelles comme les licences logicielles. Celles-ci peuvent être facilement attribuées à du matériel ou des espaces de travail spécifiques, offrant une vue d’ensemble complète des actifs physiques et numériques.

Pour plus d’efficacité, des outils comme Lansweeper peuvent scanner automatiquement le réseau de l’entreprise pour détecter le matériel et les composants logiciels. Une fois identifiés, ces actifs peuvent être intégrés de manière transparente dans Timly, simplifiant les procédures d’inventaire informatique et garantissant qu’aucun article ne soit négligé.

Focus sur la gestion d’inventaire pour les petites entreprises

Pour les petites entreprises, la gestion d’inventaire peut sembler complexe, mais elle est cruciale pour la croissance et la rentabilité. Les petites entreprises peuvent ne pas disposer des ressources nécessaires pour des systèmes complexes de gestion d’inventaire, mais des solutions simples peuvent faire une grande différence.
Voici quelques conseils pour gérer l’inventaire dans une petite entreprise :

• Utiliser des outils adaptés : Des logiciels de gestion d’inventaire peu chers, voire gratuits, peuvent offrir un bon point de départ pour automatiser le suivi des stocks.
• Mettre en place des processus simples : Un système clair et une bonne organisation sont essentiels, même pour une petite entreprise.
• Analyser les tendances de vente : Connaître les produits qui se vendent le mieux et ajuster les stocks en fonction de ces informations.

Bien que la gestion d’inventaire puisse sembler complexe, une fois que les procédures d’inventaire sont en place, elle devient plus facile à gérer et peut aider une petite entreprise à éviter les erreurs coûteuses.

• L’intelligence artificielle (IA) : L’IA permet de prédire la demande en fonction des tendances de consommation, d’optimiser les commandes et de minimiser les excédents.
• L’Internet des objets (IoT) : Des capteurs IoT peuvent être utilisés pour surveiller en temps réel l’état et l’emplacement des stocks, offrant ainsi une visibilité complète.
• La blockchain : La blockchain peut être utilisée pour garantir la traçabilité et l’intégrité des informations liées à la chaîne d’approvisionnement, réduisant ainsi les risques de fraude et d’erreurs.

Ces technologies permettent non seulement de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité, mais elles offrent également une meilleure visibilité des stocks et une prise de décision plus éclairée.