Système d’inventaire perpétuel : les principales fonctionnalités, avantages, différences et conseils

Un système d’inventaire perpétuel suit et gère l’inventaire en temps réel, permettant aux entreprises de mettre à jour les niveaux de stock. Cette méthode diffère d’autres systèmes de suivi des stocks, comme les systèmes d’inventaire périodique.

Les principales caractéristiques d’un système d’inventaire perpétuel sont :

• Offrir un suivi en temps réel pour que les entreprises disposent d’informations précises sur leurs actifs.
• Automatisation des tâches telles que la mise à jour et le suivi des stocks.
• Visibilité des niveaux de stock permettant aux entreprises de suivre les mouvements de stock et d’identifier d’éventuels problèmes.

La gestion d’inventaire perpétuel utilise des lecteurs de codes-barres et un logiciel de gestion d’inventaire pour suivre et enregistrer les stocks. Le système met à jour les informations les plus récentes dès qu’une vente est effectuée. Cela permet à l’organisation d’obtenir des informations sur la gestion de son inventaire, notamment sur le moment opportun pour commander du stock ou ajuster les prix.

Les avantages de l’inventaire perpétuel sont nombreux : il améliore la précision, fournit des données sur l’évolution de la demande, les ruptures de stock et les surstocks, réduit les coûts, améliore les prévisions, optimise les niveaux de stock, offre une meilleure visibilité de la chaîne d’approvisionnement, garantit une transparence en matière de conformité et d’audit, est évolutif et peut s’intégrer à d’autres systèmes.

L’inventaire perpétuel supprime le besoin de comptages physiques, garantissant ainsi des informations précises. Son processus repose sur plusieurs étapes :

• Attribution d’un identifiant unique, tel qu’un numéro de série ou une unité de gestion des stocks.
• Utilisation de l’intégration avec un système de point de vente pour envoyer des données au logiciel de gestion d’inventaire, qui met ensuite à jour les stocks.
• Suivi des articles en stock à l’aide de lecteurs de codes-barres et d’étiquettes RFID pour enregistrer les achats, les ventes et les retours.
• Traitement des informations par le logiciel de gestion d’inventaire, qui met à jour les niveaux de stock et conserve les enregistrements.

Un système d’inventaire perpétuel offre une visibilité en temps réel, permettant notamment de :

• Accéder à des informations précises, comme la disponibilité des stocks.
• Identifier les niveaux de stock et décider du réapprovisionnement des commandes.
• Utiliser les données historiques des ventes et les niveaux de stock en temps réel pour affiner les prévisions, tout en réduisant les risques de rupture ou de surstockage.

La technologie joue un rôle clé dans les systèmes d’inventaire perpétuel. Voici son importance :

• Intégration des données de vente avec le logiciel de gestion d’inventaire.
• Utilisation de lecteurs de codes-barres pour suivre les achats, les ventes et les retours.
• Exploitation d’un logiciel de gestion d’inventaire capable de traiter les données des systèmes POS et des lecteurs de codes-barres.
• Adoption de solutions basées sur le cloud pour un accès à distance, garantissant une collaboration fluide et une synchronisation des données.

La différence entre les systèmes d’inventaire perpétuel et périodique réside dans leur mode de suivi et de mise à jour de l’inventaire :

• L’inventaire perpétuel met à jour les stocks en temps réel après chaque vente et chaque achat. Ce système est précis et adapté aux entreprises avec un volume de ventes élevé.
• L’inventaire périodique met à jour les stocks à des intervalles définis, généralement à la fin du mois ou de l’année. Ce système est souvent utilisé par les petites entreprises.

L’avantage d’un système d’inventaire perpétuel est qu’il offre une visibilité en temps réel des stocks et facilite le suivi ainsi que l’approvisionnement. Cependant, il nécessite un logiciel de comptabilité, dont l’installation et la maintenance peuvent être coûteuses et complexes.

Le système d’inventaire périodique, quant à lui, est moins cher et plus simple à mettre en place. Toutefois, il ne permet pas un suivi précis en temps réel et présente un risque accru d’erreurs dans la gestion des stocks.

Les avantages de l’utilisation d’un système d’inventaire perpétuel sont qu’il permet un suivi précis du stock en temps réel, réduit les ruptures de stock afin que les organisations puissent prendre de meilleures décisions pour réapprovisionner leurs commandes d’inventaire, et s’avère être une amélioration de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

En revanche, les inconvénients sont le coût de mise en œuvre, la complexité du système et la dépendance à la technologie et aux bases de données. Ces éléments le rendent vulnérable aux pannes du système, aux violations de données et aux risques potentiels de piratage.

Un système d’inventaire perpétuel offre de nombreux avantages, mais sa mise en œuvre et sa maintenance nécessitent un examen attentif des coûts et des complexités qui y sont associés.

Pour suivre l’inventaire dans un système d’inventaire perpétuel, il est essentiel qu’il soit automatisé et constamment suivi. Voici comment cela fonctionne :

• L’intégration électronique des points de vente utilise des lecteurs de codes-barres ou des caisses enregistreuses pour envoyer des informations en temps réel au logiciel de gestion d’inventaire.
• La base de données d’inventaire est mise à jour à chaque vente, indiquant une diminution des niveaux de stock. Cela garantit que les informations sont toujours à jour.
• Le système ajuste les transactions en fonction des nouveaux articles reçus, des transferts d’articles entre différents emplacements, des retours ou échanges, ainsi que de l’élimination d’articles.
• Il fournit des rapports en temps réel sur les niveaux de stock, offrant ainsi une visibilité continue sur l’état de l’inventaire.

Les méthodes standards de vérification des stocks sont les suivantes :

• Surveillance des niveaux d’inventaire grâce à un suivi automatisé.
• Comptages périodiques utilisés pour vérifier et identifier d’éventuelles divergences dans le système. Cela permet de détecter, d’identifier et de valider l’exactitude des données.
• Audits périodiques visant à assurer la précision et la conformité des enregistrements. Cela permet de maintenir des données à jour dans le système et d’aider les organisations à prendre de meilleures décisions en matière d’inventaire.

Comment les systèmes d’inventaire perpétuel améliorent l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement

Les avantages d’un système d’inventaire permanent résident dans l’amélioration de la chaîne d’approvisionnement en offrant une visibilité accrue sur l’entreprise et en permettant à l’organisation d’optimiser et d’anticiper son inventaire. Voici comment cela fonctionne :

• Il assure un suivi continu et en temps réel des variations de stock, des ventes et des retours.
• Il utilise l’analyse des données et l’apprentissage automatique pour examiner les tendances et prévoir les évolutions futures. Cela permet aux organisations d’ajuster leur inventaire et de réduire les ruptures de stock ainsi que les surstocks.
• Il déclenche des alertes automatiques lorsque les niveaux de stock descendent en dessous d’un seuil défini. Cela permet aux équipes de réapprovisionner les articles à temps, minimisant ainsi les ruptures de stock.
• Il s’intègre à d’autres systèmes pour améliorer la communication avec les fournisseurs et les partenaires logistiques. Cela facilite les échanges et optimise la satisfaction client.
• L’accès aux données d’inventaire basées sur le cloud permet une prise de décision plus efficace et réduit le temps nécessaire pour accéder aux informations sur les stocks.
• Il automatise les processus, améliorant ainsi la gestion des commandes, les mises à jour des stocks et les notifications d’expédition.

Un système d’inventaire perpétuel améliore également la communication avec les fournisseurs. En exploitant des données d’inventaire en temps réel, il optimise la planification, la production, l’expédition et les prévisions. De plus, il envoie des notifications automatiques aux fournisseurs lorsque les niveaux de stock atteignent un certain seuil.

Le logiciel de gestion d’inventaire de Timly permet aux organisations d’optimiser leurs opérations et de faire évoluer leur activité. Il aide également à améliorer la précision des données, à réduire les coûts et à renforcer la visibilité, facilitant ainsi la prise de décision des parties prenantes.

Les défis quotidiens liés à l’utilisation d’un système d’inventaire permanent sont les suivants :

• Des données incorrectes sont enregistrées, ce qui impacte les rapports et la prise de décision. L’organisation doit donc s’assurer que le personnel est formé, mettre en place des mesures de validation des données et effectuer des audits réguliers pour corriger les erreurs.
• La mise à jour et la maintenance des données pour refléter les variations des achats et des ventes. Un manque de précision peut entraîner des rapports inexacts, une gestion inefficace des stocks et de mauvaises prévisions.
• L’intégration avec d’autres systèmes logiciels, tels que les ERP et les systèmes POS, est essentielle. Toutefois, des défis peuvent survenir, notamment des formats de données incompatibles, des capacités API limitées et un manque de formation des équipes informatiques.
• Les mises à jour, la maintenance et le suivi réguliers sont nécessaires pour limiter ces problèmes et garantir l’efficacité du système.

De plus, les considérations financières doivent être prises en compte, en particulier pour les petites et moyennes entreprises, notamment :

• Les coûts de mise en œuvre.
• Les frais d’abonnement ou de licence.
• Le besoin d’investissements en matériel ou en infrastructure.

La comptabilité dans un système d’inventaire perpétuel est mise à jour en continu. Les transactions sont enregistrées en temps réel à l’aide de terminaux, de scanners et de logiciels pour suivre les achats et les ventes et maintenir des informations précises.

Le coût des marchandises vendues est calculé comme suit :

• Valeur totale des marchandises – Valeur de l’inventaire initial

Les écritures comptables sont effectuées en fonction des transactions enregistrées dans le système d’inventaire perpétuel :

• Les achats sont comptabilisés comme une augmentation de l’inventaire (débit) et une augmentation des comptes fournisseurs (crédit).
• Les ventes sont enregistrées comme une augmentation du coût des marchandises vendues (débit) et une augmentation des comptes clients (crédit).

Un système de comptabilité garantit que chaque transaction est enregistrée deux fois, une fois dans la section débit et une fois dans la section crédit. Cela permet de gérer l’augmentation ou la diminution des actifs et des passifs, tandis que l’équité est affectée par les transactions.

Les ventes et les achats sont suivis à la fois dans l’inventaire et dans les journaux comptables.

Les étapes pour mettre en place un système d’inventaire perpétuel consistent à définir les besoins de l’entreprise, choisir un logiciel d’inventaire perpétuel, configurer le système et fournir une formation complète au personnel. L’intégration avec d’autres systèmes, tels que les ERP, les WMS (systèmes de gestion d’entrepôt) et les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, est également cruciale. Il est essentiel de développer et valider les données, ainsi que de réaliser des comptages cycliques pour vérifier l’exactitude de l’inventaire et identifier d’éventuelles divergences.