Suivi d’inventaire : méthodes, bonnes pratiques et stratégies d’optimisation

Le suivi d’inventaire peut se faire de différentes manières, notamment par des systèmes manuels et automatisés. Les systèmes manuels permettent de mettre à jour les niveaux de stock et l’inventaire à l’aide de méthodes manuelles. Pour les très petites entreprises, cette méthode peu coûteuse repose sur l’utilisation de papiers ou de tableurs. Toutefois, elle est plus sujette à des erreurs humaines et demande beaucoup de temps. Les systèmes automatisés, quant à eux, permettent de gérer le suivi d’inventaire, vérifier et mettre à jour les stocks. Cette méthode est plus efficace et moins vulnérable aux erreurs.

Les avantages et inconvénients des systèmes manuels et automatisés sont les suivants :

• Les avantages des systèmes manuels sont leur faible coût et leur simplicité d’installation. Les inconvénients sont qu’ils sont chronophages et sujets aux erreurs.
• Les avantages des systèmes automatisés sont leur efficacité et la fourniture de données en temps réel. Les inconvénients sont la complexité de leur mise en place et l’investissement initial important en termes de coûts et de main-d’œuvre.

Savoir quand passer d’un système manuel à un système automatisé est essentiel. Les systèmes automatisés peuvent accompagner la croissance de l’entreprise et offrir une meilleure gestion et un meilleur suivi d’inventaire. Il est donc crucial de prendre en compte le type et la taille de l’entreprise ainsi que l’inventaire à suivre. Par conséquent, il est nécessaire de bien peser les avantages et inconvénients de chaque méthode avant de décider de passer à un système automatisé.

Voici quelques étapes pour assurer le suivi d’inventaire de manière manuelle :

• Établissez une liste des articles en stock, à l’aide d’un registre, de carnets ou d’un tableur.
• Enregistrez manuellement chaque vente effectuée dans le système.
• Mettez à jour l’inventaire en fin de journée en fonction des ventes réalisées et de l’inventaire restant.
• Préparez une feuille récapitulative de tous les articles, incluant les matières premières et les produits finis.

Il est important de souligner que le suivi manuel de l’inventaire peut devenir problématique lorsqu’une entreprise gère un grand volume de produits. Cela peut entraîner des erreurs d’inventaire, des difficultés à évoluer et une perte de temps significative. Pour surmonter ces difficultés, il peut être utile d’utiliser un tableur Excel, de mettre en place un cycle de comptage pour recenser une petite portion de l’inventaire et de se pencher sur la façon d’améliorer la gestion des stocks.

Les petites entreprises peuvent assurer le suivi d’inventaire en utilisant des méthodes manuelles, des fonctionnalités de logiciels de gestion d’inventaire basés sur le cloud, par exemple. Examinons quelques méthodes simples que vous pouvez envisager :

• Optez pour un suivi manuel, tel que des tableurs ou un registre simple, pour enregistrer les achats et ventes d’inventaire.
• Choisissez un logiciel de gestion d’inventaire basé sur le cloud avec une version d’essai ou gratuite, afin de tester ses fonctionnalités principales et déterminer s’il est adapté.
• Recourez à la méthode de dropshipping pour éviter de conserver de l’inventaire. Le fournisseur expédie directement le produit au client.

Cependant, il est crucial d’adopter un système de suivi d’inventaire afin de faire croître une petite entreprise. Un tel système permet de réduire les coûts en évitant les excédents et ruptures de stock, d’améliorer la précision, de prendre des décisions plus éclairées sur les achats et les prix, et de renforcer la satisfaction des clients.

Les entreprises peuvent tirer parti du suivi d’inventaire en temps réel en :

●Améliorant la gestion des stocks dans la chaîne d’approvisionnement. Cela permet de suivre les niveaux de stock depuis le moment de la vente jusqu’à l’achat et l’expédition. Il facilite également l’intégration avec les systèmes de gestion d’entrepôt, la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et la gestion du transport.
●Optimisant leurs opérations pour accélérer l’exécution des commandes, réduire les délais de traitement et améliorer le suivi des stocks. Cela permet d’éviter les ruptures de stock et les excédents, réduisant ainsi les coûts non souhaités.

Le suivi d’inventaire en temps réel aide les entreprises à éviter les ruptures de stock en leur permettant de suivre les niveaux de stock en temps réel. Ainsi, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées concernant leur inventaire et s’assurer que les produits sont toujours en stock. Elles peuvent également identifier les pénuries de stock et ajuster leurs commandes dans la chaîne d’approvisionnement.

Un suivi d’inventaire efficace améliore la satisfaction client, car les produits sont disponibles, le temps d’attente est réduit et l’expérience globale lors de l’achat est optimisée. Ainsi, le logiciel de suivi d’inventaire Timly facilite ces processus en assurant une visibilité en temps réel, en automatisant la gestion des commandes, en offrant des prévisions précises, en garantissant une intégration fluide, la possibilité de personnalisation et en mettant l’accent sur la sécurité des données de l’entreprise.

Pour choisir le bon système de suivi d’inventaire, vous devrez prendre en compte :

• La taille de l’entreprise. Cela déterminera le type de système de suivi d’inventaire à utiliser. Les petites entreprises bénéficieront d’un système de gestion des stocks simple, abordable et basique. Plus l’entreprise est grande, plus les options robustes et évolutives seront nécessaires.
• Le secteur d’activité. Cela nécessite une gestion différente pour les produits périssables et les taux de volume plus élevés afin de prévenir la détérioration.
• Le taux de rotation des stocks. Ce critère est important car il reflète la vitesse à laquelle les produits sont vendus et renouvelés. Un taux de rotation élevé signifie que les biens se déplacent plus rapidement qu’un taux de rotation faible.

La scalabilité et la personnalisation sont essentielles, car un logiciel évolutif peut s’adapter aux changements sans nécessiter une refonte importante. Cela garantit que le système reste efficace et performant à mesure que l’entreprise se développe. En ce qui concerne la personnalisation, aucun système n’est adapté à tous les types d’inventaire. Il est donc primordial de personnaliser le système de suivi d’inventaire en fonction des besoins de l’entreprise.

Choisir le bon système de suivi d’inventaire implique d’identifier les coûts, la facilité d’utilisation et les besoins en formation. Examinons les options disponibles : systèmes manuels, automatisés et hybrides.

• Les systèmes manuels gèrent l’inventaire à l’aide de registres physiques et de tableurs. Ils sont peu coûteux, mais prennent beaucoup de temps et sont sujets aux erreurs humaines.
• Les systèmes automatisés gèrent les commandes, les ventes et les livraisons. Ils fournissent des analyses en temps réel et des prévisions de demande, ce qui peut être coûteux, mais permet de réduire les coûts sur le long terme. En raison de la complexité du logiciel, une formation est nécessaire.
• Les systèmes hybrides combinent à la fois des approches manuelles et automatisées. Ils peuvent être flexibles et rentables, mais nécessitent un équilibre dans la formation pour les processus manuels et automatisés.

Il est donc essentiel de prendre en compte les coûts, la facilité d’utilisation et les besoins en formation lors du choix d’un système de suivi d’inventaire.

Les problèmes de communication et de logistique doivent être pris en compte lors du suivi d’inventaire dans plusieurs emplacements. Voici quelques éléments clés à considérer.

• Les barrières logistiques, comme les retards de transport, peuvent entraîner des ruptures de stock ou des excédents de stock.
• Les problèmes de communication peuvent inclure des malentendus, des problèmes de coordination, des divergences de stock liées à des erreurs humaines, des systèmes de suivi obsolètes et des retards dans les transferts d’inventaire.

De plus, une mauvaise communication, un système de suivi obsolète et des erreurs humaines peuvent entraîner des divergences de stock et des retards. Les ruptures de stock dans les magasins ou en production peuvent également provoquer des retards, affectant ainsi les opérations et la satisfaction client.

Les avantages et inconvénients des différentes approches commerciales sont les suivants :

• Les avantages et inconvénients d’un système de gestion d’inventaire centralisé :
  • Les avantages sont une visibilité améliorée en temps réel, un réapprovisionnement efficace permettant de maintenir des stocks optimaux et des économies de coûts.
  • Les inconvénients sont que la mise en place du système nécessite des coûts initiaux élevés et qu’il est complexe à gérer si l’entreprise dispose de nombreuses lignes de produits.
• Les avantages et inconvénients d’un système de gestion d’inventaire décentralisé :
  • Les avantages sont qu’un contrôle local sur certains magasins permet de mieux répondre aux demandes régionales, et qu’ils sont plus petits et plus faciles à gérer.
  • Les inconvénients sont un manque de visibilité, ce qui rend difficile d’obtenir une vue d’ensemble, ainsi qu’un risque accru de divergences de stock.

Un système centralisé peut améliorer la supervision grâce à des fonctionnalités telles que des analyses en temps réel, des processus automatisés de gestion des stocks, et une intégration avec la RFID.

Pour assurer un suivi d’inventaire optimal dans les entreprises à activité saisonnière, il est indispensable de surveiller les variations des besoins en stock et les tendances des ventes. Cela comprend l’analyse des risques d’un stock excédentaire ou insuffisant, l’estimation de la demande en se basant sur les données de ventes historiques, la gestion de l’espace de stockage supplémentaire pendant les périodes de forte demande, et la prise en compte des risques d’une gestion d’inventaire déséquilibrée. Ces stratégies permettent aux entreprises saisonnières d’optimiser leur gestion d’inventaire, de diminuer leurs coûts et d’augmenter leur rentabilité.

Pour garantir l’exactitude de l’inventaire, il est essentiel de réaliser des audits réguliers, car cela permet d’identifier et de corriger les écarts dans les enregistrements d’inventaire. Les contrôles périodiques des stocks, tels que les comptages cycliques et les comptages complets, offrent aux entreprises la possibilité de vérifier l’exactitude de leurs enregistrements d’inventaire et d’éviter que les erreurs ne s’accumulent au fil du temps. La réalisation des comptages d’inventaire suit un processus étape par étape, incluant la préparation du comptage, le comptage des stocks, et la réconciliation des résultats avec les enregistrements d’inventaire. Parmi les stratégies visant à minimiser les erreurs, il convient d’adopter les meilleures pratiques telles que l’utilisation de systèmes de gestion d’inventaire, la formation du personnel, ainsi que la révision et la mise à jour régulières des enregistrements d’inventaire pour maintenir leur exactitude et prévenir les erreurs.

Voici les erreurs fréquentes commises par les entreprises en matière de suivi d’inventaire :

• Les entreprises accumulent trop de stock, entraînant des pertes de produits et des coûts de stockage élevés. Ce phénomène génère des pertes financières dues à l’augmentation des investissements en capital et à l’obsolescence des articles.
• Les entreprises ne parviennent pas à maintenir les niveaux de stocks nécessaires, risquant ainsi de manquer des ventes et de se retrouver en rupture de stock. Cela génère une insatisfaction client.
• Les erreurs de saisie ou des données incomplètes peuvent entraîner la perte de dossiers d’inventaire et compliquer la gestion des stocks.
• Des prévisions inexactes rendent difficile la gestion des niveaux d’inventaire. Cela peut mener à des ruptures ou des excédents de stock, affectant la rentabilité de l’entreprise.
• En l’absence d’audits réguliers, les entreprises risquent de ne pas repérer les pénuries ou excédents, ce qui peut provoquer des ruptures ou un excédent de stock.

Étapes à suivre pour prévenir les erreurs

Afin de prévenir les erreurs en entreprise, il est primordial de :

• Réaliser des audits réguliers pour identifier les dysfonctionnements et les pistes d’amélioration.
• Former les employés à l’utilisation du système d’inventaire, afin de minimiser les erreurs humaines. Il est également essentiel qu’ils maîtrisent la gestion des risques liés à la cybersécurité, la sécurité informatique et les exigences de conformité.
• Intégrer des technologies pour renforcer la fiabilité des processus et limiter les sources d’erreur.
• Analyser la performance afin de suivre les indicateurs clés, repérer les écarts et identifier les tendances.
  Favoriser une amélioration continue en optimisant les méthodes de travail, stimulant l’innovation et accueillant de nouvelles perspectives.

Il existe plusieurs solutions gratuites pour assurer un suivi d’inventaire, notamment à l’aide de feuilles de calcul disponibles en ligne ou sur le marché. Par exemple :

• Vous pouvez télécharger et utiliser des modèles gratuits, personnalisés et faciles à prendre en main sur Microsoft Excel. Ces modèles permettent de suivre les stocks, de surveiller les ventes et de gérer les seuils de réapprovisionnement.
• Vous pouvez gérer votre inventaire à l’aide de Google Docs ou d’une feuille de calcul comme Google Sheets. Ces outils offrent des fonctionnalités comme le suivi des niveaux de stock, la gestion des fournisseurs et la génération automatique de rapports.
• Pour un inventaire limité à 50 objetss ou moins, vous pouvez utiliser un registre papier afin d’effectuer un suivi manuel. Toutefois, cette méthode reste peu efficace et devient rapidement complexe pour les entreprises cherchant à se développer.

Bien que ces solutions gratuites existent, elles présentent certaines limites, notamment en matière d’évolutivité et de fonctionnalités comme le suivi en temps réel, l’enregistrement automatique, les analyses avancées, la sécurité et l’intégration des données. Opter pour une solution payante permet non seulement de pallier ces contraintes, mais aussi d’intégrer d’autres systèmes essentiels à l’entreprise, tels que les logiciels de comptabilité et de gestion de la relation client (CRM).

Pour suivre l’inventaire et les ventes de manière intégrée, il est crucial d’utiliser des outils adaptés qui offrent une vision d’ensemble. Parmi eux, on retrouve :

• Netsuite, qui repose sur un système ERP, permet de centraliser les informations liées aux commandes et d’assurer un suivi fluide entre les services, de la vente à la comptabilité.
• Timly, avec son système de gestion d’inventaire basé sur le cloud, offre une visibilité en temps réel sur les articles, une analyse avancée des stocks et un suivi multi-sites. Après chaque vente, les stocks peuvent être ajustés et synchronisés avec d’autres logiciels.

L’intégration des données de vente à la gestion d’inventaire permet de disposer d’informations en temps réel sur les niveaux de stock et les performances commerciales, d’optimiser la disponibilité des articles, de réduire les ruptures et les surstocks, de limiter les pertes et les coûts de stockage, et d’améliorer les prévisions et la planification stratégique. Cette approche favorise une gestion efficace des ventes et de l’inventaire.

Pour prévoir l’inventaire et optimiser les niveaux de stock, il est essentiel d’analyser les tendances et les fluctuations du pouvoir d’achat des clients. Ces variations peuvent être observées selon les saisons ou sur des périodes spécifiques. Par exemple, une analyse des séries chronologiques permet d’étudier les ventes passées afin d’identifier les tendances, la saisonnalité et les fluctuations cycliques. Lorsque les données sont limitées, la prévision qualitative, basée sur des études de marché, peut également être utilisée.

Pour garantir un réapprovisionnement optimal, il est nécessaire de définir des alertes qui se déclenchent lorsque les niveaux de stock descendent sous un seuil critique, indiquant ainsi le moment où une commande doit être passée. Une gestion optimisée de l’inventaire, fondée sur des prévisions précises et une administration efficace, permet de réduire les coûts, d’améliorer la satisfaction client, de fluidifier la chaîne d’approvisionnement et d’accroître la performance globale de l’entreprise.