Organiser son atelier de manière optimale : L’importance d’un logiciel de gestion

Organiser son atelier ne se limite pas à la simple gestion de l’espace ou à l’agencement des outils. Cela inclut également la gestion de la maintenance des équipements, des stocks de consommables et des ressources humaines. Un système de gestion informatisé permet de centraliser toutes ces informations pour une meilleure visibilité.

Les outils de travail doivent être disponibles en bon état pour garantir une productivité maximale. Bien que les collaborateurs soient généralement attentifs à la manipulation de leurs outils, la mise en place d’un logiciel de gestion des outils est une étape essentielle pour éviter les pertes de temps et de ressources. Ce système doit être intuitif et facilement accessible pour que le rangement des outils devienne une routine évidente.

Dans un environnement de travail dynamique, où les outils doivent souvent être déplacés, partagés avec des sous-traitants ou utilisés dans des lieux changeants, il est difficile pour un responsable de garder une vue d’ensemble sans une solution numérique. Un logiciel de gestion d’inventaire adapté permet de suivre en temps réel l’affectation des outils, la localisation des équipes et le statut des équipements, réduisant ainsi les risques de pertes ou de mauvais usage.

Pour pouvoir organiser son atelier ou son cabinet d’outillage, une infrastructure adéquate est nécessaire. Pour cela, plusieurs conditions sont importantes :

1. Des systèmes de rangement efficaces : L’utilisation de boîtes de rangement, de coffres à outils et d’étagères permet d’assurer à la fois l’ordre et la sécurité des équipements. Il est important de prévoir un espace de stockage suffisant, ainsi qu’un système de marquage intuitif pour faciliter l’identification des outils. Ces solutions doivent être déployées non seulement dans l’atelier, mais aussi dans les véhicules de service, afin de maintenir une gestion cohérente à chaque étape du travail.

2. Des règles claires et bien définies : Pour éviter les malentendus, il est essentiel d’établir des règles claires et de les formaliser par écrit. Ces règles doivent être facilement compréhensibles et respectées par tous les collaborateurs. Le respect de ces directives devient alors une évidence et permet de maintenir un environnement de travail structuré.

3. Contrôle et suivi rigoureux : La mise en place d’un contrôle régulier est nécessaire pour assurer que les règles sont bien respectées. Ce suivi peut se faire grâce à un logiciel de gestion des outils, qui offre une visibilité en temps réel sur l’utilisation des équipements, et permet ainsi d’identifier rapidement les écarts.

4. Maintenance et entretien : Les outils de travail doivent toujours être rendus dans un état conforme aux prescriptions techniques et de sécurité. La gestion des entretiens et des réparations des outils est essentielle pour garantir qu’ils restent fonctionnels et sûrs à utiliser. Un logiciel de gestion d’inventaire permet de suivre les périodes d’entretien et de planifier les maintenances de manière centralisée.

L’un des principaux défis lorsqu’il s’agit d’organiser son atelier est de trouver un système de rangement des outils efficace. Le choix du système de rangement dépendra de plusieurs facteurs, notamment de la taille de l’atelier, des types d’outils utilisés et des processus de travail.

1. Classement par domaine ou par espace : Il est possible d’organiser les outils en fonction des zones de travail. Par exemple, les outils spécifiques à un type de travail (menuiserie, électricité, etc.) peuvent être rangés dans des zones dédiées. L’autre approche consiste à organiser les outils par espace physique, en fonction de leur emplacement dans l’atelier ou sur le chantier.

2. Responsabilité individuelle : Attribuer à chaque collaborateur un équipement personnel a prouvé son efficacité, notamment dans les métiers artisanaux. Chaque collaborateur prend alors en charge ses outils, veillant à leur bon état, ce qui encourage la responsabilité individuelle et améliore la longévité des équipements.

3. Rangements professionnels : Un rangement efficace n’est pas seulement basé sur l’espace, mais aussi sur la fonctionnalité. Les caisses à outils, les étagères et les armoires bien pensées permettent de garder une organisation optimale tout en facilitant l’accès aux équipements.

Un logiciel permet de centraliser toutes les informations relatives aux équipements : état des outils, besoins de maintenance, dates de disponibilité, etc. Cela permet aux responsables de planifier efficacement et d’optimiser l’utilisation des ressources disponibles.

La gestion numérique des outils présente de nombreux avantages, mais elle nécessite une infrastructure adaptée. Voici les principales conditions pour une gestion optimale :

• Accès mobile et cloud : Les outils doivent pouvoir être consultés et gérés en temps réel, directement sur le terrain. Un système de gestion des outils basé sur le cloud permet à tous les collaborateurs d’accéder aux données depuis n’importe quel terminal mobile, ce qui facilite la gestion en déplacement.
• Terminaux mobiles adaptés : L’utilisation de smartphones et de tablettes robustes est idéale pour accéder aux informations depuis n’importe quel endroit, même dans des environnements difficiles. Ces appareils sont faciles à utiliser, même en cas de faible luminosité ou avec des gants.
• Technologie de lecture de code-barres et QR codes : Les logiciels modernes permettent de scanner les codes QR ou les codes-barres des équipements pour accéder rapidement à leur historique, état et besoins de maintenance. Cela permet un suivi précis et en temps réel des outils.
• Sécurité et autorisations : Un système d’autorisation garantit que seuls les collaborateurs autorisés ont accès à certaines informations sensibles. Cela renforce la sécurité et la confidentialité des données relatives à l’inventaire.

En complément, un système de ticketing permet de suivre l’état des réparations et de l’entretien des équipements. Chaque ticket contient toutes les informations nécessaires pour suivre l’évolution de la tâche et savoir quand l’outil sera à nouveau disponible.

L’internet des objets est devenu un outil de tous les jours. Les appareils IoT sont de plus en plus abordables. Une technique économe en énergie et des batteries de longue durée sont synonymes de flexibilité. Les capteurs IoT peuvent également être installés sur des appareils sans alimentation électrique propre. Des cartes SIM IoT intégrées assurent par exemple la connexion au réseau de téléphonie mobile. Cela ouvre d’autres possibilités d’organiser efficacement les outils. Les traceurs GPS offrent la possibilité de suivre les emplacements en temps réel. Les géofences définissent les zones autorisées. Si un outil de travail est retiré de la zone prescrite, un avertissement est émis. D’autres capteurs IoT surveillent par exemple les niveaux de remplissage des moyens de production ou la pénétration d’humidité. Le logiciel d’inventaire de Timly dispose d’une option permettant d’intégrer une telle technologie intelligente. Une coopération avec adnexo a été mise en place à cet effet. L’entreprise suisse dispose de la technologie IoT professionnelle nécessaire.

• Le profil de l’appareil contient toutes les informations pertinentes.
• Le dossier numérique de l’appareil devient le point de collecte de tous les documents qui doivent être produits.
• Le planificateur de maintenance contient toutes les dates à venir pour l’équipement de travail.
• Les sites et les responsables sont documentés en permanence. L’historique de l’utilisation reste compréhensible.
• Les dépendances entre les outils de travail peuvent être représentées par des conteneurs numériques.
• Des fonctions de gestion étendues permettent d’évaluer des indicateurs tels que l’utilisation et les coûts de maintenance.

L’objectif est d’obtenir une vue d’ensemble complète des ressources disponibles. Cela permet une répartition optimale des moyens de travail. De plus, cela facilite les décisions de gestion, par exemple en calculant les coûts et les bénéfices.