Votre entreprise a besoin d’un logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres : découvrez pourquoi

Un logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres est un outil essentiel pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus d’inventaire. Mais comment fonctionne exactement un logiciel de gestion des stocks basé sur un système de code-barres ?

À première vue, il agit comme une base de données complète, enregistrant tous les actifs de l’organisation.

Le terme inventaire doit être compris de manière large, car il englobe :

• Le mobilier et les installations fixes dans les bâtiments
• Les machines et outils
• Le matériel informatique, les logiciels et autres équipements
• Les infrastructures technologiques des bâtiments
• Les consommables de toutes sortes
• Les matières premières et les matériaux de construction
• Les véhicules de tout type

Un bon logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres offre une grande flexibilité et permet de créer des catégories personnalisées adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Gestion des actifs allégée et flexible

Attribution et connexions

Un tel logiciel permet également de créer des « objets conteneurs », qui peuvent représenter des bâtiments, des pièces ou des véhicules. Tous les articles contenus dans ces espaces sont automatiquement reliés à leur conteneur, pour une organisation claire et un système facile à naviguer.

Fonctionnalités supplémentaires

Un logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres inclut souvent des options avancées, telles que :

• Les dossiers numériques des équipements : Stockez toutes les informations importantes sur les actifs, y compris les fiches techniques et les manuels d’utilisation.
• Un planificateur de maintenance : Planifiez et suivez les interventions pour assurer le bon état des équipements et éviter les interruptions.
• Un système de tickets : Signalez et gérez les réparations de manière transparente, de la déclaration des endommagés à la résolution du problème.

Mises à jour des données

Les informations stockées dans un logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres ne sont pas figées ; elles nécessitent des mises à jour régulières pour garantir leur précision. C’est là que les codes QR et les lecteurs de codes-barres entrent en jeu.

Grâce à un simple scan, les employés peuvent mettre à jour en temps réel l’emplacement, l’affectation ou l’état des actifs. Cette mise à jour instantanée fait que la base de données reste fiable et toujours à jour, ce qui facilite le contrôle et la gestion des stocks au sein de l’entreprise.

Choisir le bon lecteur (ou scanner) de codes-barres est essentiel pour optimiser le suivi des actifs et assurer un processus fluide. Selon vos besoins, trois types principaux de scanners sans fil ou filaires sont à considérer.

Les scanners portables dédiés

• Appareils spécialisés : Conçus exclusivement pour la lecture des codes-barres.
• Options de connectivité : Disponibles en versions sans fil ou filaires.
• Design robuste : Conçus pour un usage fréquent, avec une prise en main ergonomique.

Parfaits pour : Ces douchettes sont parfaites pour les entrepôts et le commerce de détail, où la rapidité et la fiabilité sont primordiales. La plupart peuvent reconnaître plusieurs formats de codes-barres pour une grande flexibilité d’utilisation.

2. Les scanners fixes

• Positionnement fixe : Installés de façon permanente à des emplacements stratégiques, comme les sorties d’entrepôt ou les zones de stockage.
• Fonctionnement mains libres : Les articles peuvent être scannés sans manipulation directe du lecteur, ce qui permet un gain de temps et réduit l’effort des employés.

Parfaits pour : Les entrepôts et centres de stockage où les produits sont régulièrement enregistrés à l’entrée ou à la sortie.

3. Les appareils multifonctions

• Les smartphones utilisés comme scanners : De nombreux smartphones modernes peuvent être utilisés comme lecteurs de codes-barres grâce à leur caméra intégrée.
• Intégration avec un logiciel : La lecture des codes-barres est facilitée par un logiciel de gestion d’inventaire dédié ou une application mobile.
• Personnalisation : Les smartphones sont souvent attribués à un utilisateur spécifique, ce qui simplifie le suivi des actifs.

Parfaits pour : Une solution économique et portable qui évite d’investir dans du matériel supplémentaire, tout en offrant une traçabilité efficace.

Différentes méthodes de scan par code-barres

• Codes QR individuels pour les emplacements et les employés : En attribuant des codes QR spécifiques à des lieux ou à des personnes, le suivi des articles devient plus facile grâce à un simple scan.
• Scanners attribués en permanence : Certains lecteurs de codes-barres sont liés à un emplacement ou à un utilisateur précis et stockent des identifiants uniques, ce qui réduit le nombre d’étapes nécessaires pour chaque lecture.

Chaque type de scanner présente des avantages spécifiques. Le choix idéal dépendra du processus mis en place dans votre entreprise et de l’ampleur de vos besoins en gestion de stock et en traçabilité.

Tout logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres repose sur un terminal pour traiter et gérer les informations. C’est particulièrement important pour la saisie des données et la consultation des détails des actifs.

Solutions basées sur PC

Solutions mobiles

Les opérations en mobilité nécessitent plus de flexibilité, et les smartphones sont la solution parfaite. Dotés d’un accès à Internet et d’une caméra intégrée, ils permettent d’éviter l’achat de matériel supplémentaire. De nombreuses solutions de logiciel de gestion d’inventaire sont disponibles sous forme d’applications mobiles, garantissant une fonctionnalité complète, quel que soit l’endroit où votre équipe en a besoin.

Intégration SaaS et Cloud

Mesures de sécurité essentielles

• Connexions cryptées: Toutes les transmissions de données doivent être sécurisées via des connexions cryptées, empêchant toute interception.
• Authentification sécurisée : Des mots de passe robustes et une authentification à deux facteurs (2FA) sont indispensables pour protéger les comptes utilisateurs.
• Conformité au RGPD : Pour les applications en mode SaaS, les données doivent être stockées sur des serveurs situés dans l’Union européenne, respectant les dernières normes de sécurité.

Protection des données et gestion des autorisations

Une gestion des stocks efficace passe par une protection des données, permettant uniquement aux utilisateurs autorisés d’accéder aux informations sensibles.

• Gestion des autorisations : Restreindre l’accès aux données en fonction du rôle de chaque utilisateur.
• Droits en lecture seule : Pour les contenus critiques, limiter les droits d’édition permet d’éviter toute modification accidentelle ou malveillante.
• Profils prédéfinis : Les logiciels modernes offrent des permissions détaillées basées sur les rôles, garantissant un contrôle précis des accès.

Un inventaire moins contraignant

Grâce aux lecteurs de codes-barres et à un système de gestion performant, dites adieu aux longues listes manuelles. Voici comment cela fonctionne :

• Scan instantané : Il suffit de scanner le code QR d’un article pour qu’il soit immédiatement enregistré dans le logiciel, assurant une gestion conforme et sans tracas.
• Mode inventaire intégré : De nombreux systèmes, comme Timly, proposent un mode dédié permettant d’enregistrer tous les actifs en temps réel.
• Suivi toute l’année : Si vous adoptez un système de gestion des stocks permanent, le logiciel joue également le rôle de registre de stock et enregistre automatiquement les entrées et sorties de produits.

Encouragez votre équipe à participer à l’inventaire

Pourquoi laisser l’inventaire entre les mains d’une seule équipe ? Avec la fonction d’auto-inventaire, Timly propose une solution collaborative :

• Facilité d’utilisation pour les employés : Un simple lien leur permet d’accéder à la liste de leur équipement attribué. Ils peuvent alors confirmer et enregistrer les articles en scannant les QR codes via l’application.
• Responsabilité et transparence : Le logiciel génère un journal numérique avec signature, puis l’envoie automatiquement à la personne responsable.

Cette approche flexible permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’impliquer toute l’équipe dans la mise à jour de l’inventaire. Avec ces outils, l’utilisation d’un lecteur de codes-barres ne simplifie pas seulement le processus, elle le rend bien moins stressant.

Lorsqu’il s’agit de gestion des stocks, l’idée d’utiliser un logiciel open source et gratuit peut sembler séduisante au premier abord. Mais en pratique, ce choix est rarement le plus adapté.

Pourquoi l’open source atteint ses limites

• Développement limité : Les logiciels de gestion d’inventaire open source sont souvent conçus à des fins de recherche, d’enseignement ou par des passionnés. Résultat : ils ne bénéficient pas des mises à jour régulières et des améliorations qu’offrent les solutions professionnelles.
• Risques de sécurité : Sans support dédié, corriger les failles de sécurité peut être long, voire impossible. Pour une entreprise, c’est un véritable problème.
• Coûts cachés : Avec une solution open source, l’utilisateur doit gérer lui-même l’hébergement du système, la maintenance et les mises à jour. Le temps et les ressources nécessaires pour ces tâches peuvent rapidement dépasser les économies initiales.

L’avantage du SaaS

À l’inverse, un logiciel de gestion d’inventaire avec code-barres professionnel offre une solution fiable et sans contrainte. Ces systèmes :

• Sont prêts à l’emploi : Aucun souci d’installation ou de maintenance.
• Restent sécurisés : Des mises à jour régulières et une équipe dédiée garantissent un fonctionnement optimal.
• Font gagner du temps : Les fournisseurs SaaS gèrent l’infrastructure serveur, permettant à votre équipe de se concentrer sur ses tâches essentielles.

Bien que les solutions open source puissent sembler économiques, leur manque de suivi et de support finit souvent par générer des coûts plus élevés et des inefficacités à long terme. Une solution SaaS professionnelle garantit la sécurité, la fiabilité et la traçabilité dont une entreprise a besoin pour assurer un fonctionnement fluide de ses opérations.

Comment fonctionne la RFID ?

La RFID utilise des ondes radio pour transmettre des données entre une étiquette et un lecteur. Une variante courante, la Near Field Communication (NFC), fonctionne par induction électromagnétique et permet un échange de données à quelques centimètres de distance.

Il existe deux types de tags RFID :

• Tags passifs : Peu coûteux (quelques centimes par unité), mais avec une portée limitée. Parfaits pour des applications à courte distance, comme l’enregistrement des articles à l’entrée ou à la sortie d’un entrepôt.
• Tags actifs : Plus onéreux (plusieurs euros par unité), mais capables de couvrir de plus grandes distances.

Quand choisir la RFID ?

• Idéale pour l’automatisation : La RFID est une solution efficace pour automatiser le suivi des produits, notamment sur les étagères ou dans les zones de stockage.
• Intégration avec l’IoT : Les tags actifs RFID peuvent fonctionner avec des systèmes IoT comme le Bluetooth LE ou ZigBee pour une couverture plus large. Cependant, cette technologie reste plus coûteuse.
• Considérations environnementales : L’humidité ou les surfaces métalliques peuvent perturber la RFID, ce qui la rend moins adaptée aux environnements difficiles.

Codes-barres : Fiables et économiques

Les codes-barres, y compris les codes QR, restent la solution la plus répandue pour le suivi des stocks, grâce à :

• Leur coût réduit : L’impression de codes QR est bien plus abordable que l’achat de tags RFID.
• Leur simplicité d’utilisation : Un simple lecteur de codes-barres ou un smartphone suffit pour effectuer une lecture rapide.
• Leur compatibilité étendue : Les codes-barres sont pris en charge par la majorité des logiciels de gestion d’inventaire existants.

Faire le bon choix

La simplicité, clé du succès