Augmenter l’efficacité de son entreprise avec un logiciel de gestion des délais

L’importance du suivi des échéances est prouvée. Mais, par où commencer ? Si l’on souhaite utiliser un logiciel de gestion des délais, il faut d’abord régler les détails.

• Qu’entend-on par délai ?
• Quel est le cercle de personnes à impliquer ?
• Quels types de contrats et d’obligations peuvent être intégrés ?
• Comment les responsables doivent-ils être informés ?

La liste des questions possibles n’est évidemment pas exhaustive. Par délais, on entend généralement toutes sortes de dates à venir. Il s’agit en priorité des délais dont le non-respect entraîne des inconvénients pour l’entreprise. Il peut s’agir par exemple de délais de préavis non respectés. Il en va de même pour l’expiration des droits de garantie en raison d’un entretien non effectué dans les délais. Il est toutefois possible d’intégrer d’autres délais. Par exemple, le renouvellement des contrats arrivant à échéance. La gestion de la formation continue du personnel est également un thème possible.

Le logiciel de gestion des délais doit être conçu de manière à ce que le stock de données soit géré de manière centralisée. En même temps, tous les collaborateurs impliqués doivent y avoir accès. Les notifications peuvent se faire de différentes manières. Le rappel par e-mail est simple. Si des applications sont utilisées, les échéances à venir peuvent également y être affichées. Il est souvent judicieux d’intégrer nativement des prestataires de services externes à ce stade. Mais il ne faut pas non plus oublier la disposition. Les responsables doivent savoir quand les outils de travail ne sont pas disponibles. Les exigences posées à un logiciel de gestion des délais deviennent donc rapidement relativement complexes.

Différentes approches sont envisageables pour intégrer un logiciel dans la gestion des délais. Celles-ci devraient dépendre de la mise en œuvre pratique de la gestion des délais dans l’entreprise. L’organisation peut envisager des mises en œuvre très différentes. Nous examinons trois solutions possibles :

1. Gestion des délais centralisée : les délais dans l’entreprise sont gérés à un endroit central. Les informations sont à chaque fois dirigées vers les espaces de travail.

2. Gestion des délais en fonction du domaine : tous les délais à venir sont traités dans le domaine de travail correspondant. Il en résulte une responsabilité décentralisée.

3. Gestion des délais orientée objet : les outils de travail disposent de leur propre calendrier numérique. Toutes les dates de référence et les échéances y sont inscrites. Tous les domaines de travail concernés par les échéances en question y ont accès.

Dans l’idéal, le logiciel choisi devrait s’adapter aux processus de travail existants. Dans certains cas, l’utilisation d’un logiciel peut aussi être l’occasion d’optimiser des processus.

Le service administratif d’une entreprise est le point de convergence de toutes les activités. C’est là que l’essentiel s’opère ; de la gestion du personnel aux achat des équipements de travail en passant par la programmation des inspections obligatoires. Il est donc logique d’y placer la gestion des délais. Les collaborateurs de l’administration peuvent contrôler et coordonner les délais selon des cycles prédéfinis. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble centralisée.

Le principal avantage de cette approche est la simplicité. Il y a quelques interlocuteurs fixes. Ceux-ci sont en général bien familiarisés avec les procédures. Tout le monde dans l’entreprise connaît les responsabilités. Le regroupement des informations en un seul endroit permet d’augmenter l’efficacité.

La centralisation des informations constitue en outre le principal inconvénient. Il faut beaucoup de communication interne, ce qui prend du temps. Plus l’entreprise est grande, moins cela est pratique. En outre, il faut veiller à ce que des solutions de repli soient disponibles. Dans le cas contraire, l’absence de collaborateurs peut avoir des conséquences désagréables.

La gestion des délais centralisée des délais s’adresse en priorité aux petites entreprises. L’administration y est souvent composée de personnes polyvalentes. Ils ont généralement des tâches transversales et sont de toute façon des personnes de contact. De plus, l’échange régulier d’informations est plus facile à garantir.

L’approche décentralisée délègue les responsabilités aux différents secteurs de travail. L’atelier s’occupe de la gestion des délais de ses collaborateurs et de tous les outils de travail. Le collaborateur responsable d’un véhicule de service après-vente garde un œil sur les délais de ses machines. Si, par exemple, une maintenance est prévue, elle peut néanmoins être commandée par l’administration. Là, on réagit aux messages correspondants des espaces de travail. Le contrôle des délais se fait directement sur place. Les collaborateurs ont quotidiennement leurs outils de travail entre les mains. Ils sont généralement les mieux informés de l’état et des problèmes.

Ici, l’efficacité est un grand avantage. De plus, la responsabilité personnelle est renforcée. Dans le cadre des contrôles techniques de sécurité, les dates d’échéance devraient également être remarquées.

L’inconvénient est qu’il n’est pas possible d’effectuer un contrôle centralisé. En cas de négligence dans un domaine, il est possible que cela ne se remarque pas immédiatement. De plus, il faut beaucoup de communication entre les services spécialisés et l’administration.

La troisième possibilité d’organiser une gestion des délais est la solution orientée vers l’objet. Chaque outil de travail est géré numériquement. Dans ce cadre, les rendez-vous sont également saisis dans un calendrier lié à l’objet. Celui-ci est à la disposition de tous les secteurs de travail. Les collaborateurs y voient sur place si des rendez-vous sont prévus. L’atelier de réparation automobile peut par exemple s’informer de manière ciblée sur tous les véhicules. L’administration a accès aux informations nécessaires. Des notifications automatisées peuvent être envoyées à tous les domaines de travail impliqués.

Le principal avantage est ici la transparence. Il y a moins d’échanges d’informations. Les collaborateurs compétents voient les rendez-vous à venir et peuvent les filtrer en fonction de leurs besoins. Cependant, tous les domaines de travail disposent toujours du même niveau d’information.

L’inconvénient réside dans les exigences élevées posées à une solution logicielle correspondante. Le logiciel doit être en mesure de saisir les données du personnel et les outils de travail les plus divers. De plus, les données doivent pouvoir être consultées et traitées depuis différents lieux de travail.

Le suivi des délais orienté vers l’objet fait donc souvent partie d’une gestion d’inventaire entièrement numérique. Toutes les informations pertinentes concernant un actif y sont saisies et gérées de manière centralisée. Il est également possible d’y intégrer une gestion du personnel. Cette forme de gestion des délais convient aux entreprises de différentes tailles. Les logiciels correspondants, tels que Timly, sont modulables à volonté.

Il existe différentes applications permettant d’organiser la gestion des délais à l’aide d’un logiciel. Dans leur forme la plus simple, les tableurs comme Excel peuvent être utilisés. Ils constituent en quelque sorte un carnet numérique des délais. Celui-ci peut par exemple être organisé par thème. Les délais y sont simplement notés et restent triables. La gestion avec Outlook est un peu plus confortable que le suivi des délais avec Excel. Des calendriers spéciaux peuvent y être définis et validés. Il est en outre possible de mettre en place des rappels automatisés. Ainsi, le travail collaboratif est possible sans trop de difficultés.

Un logiciel de gestion des délais affine encore cette approche. Ainsi, les logiciels de comptabilité intègrent souvent une gestion des contrats. Il en va de même pour les programmes de gestion des outils. On y trouve souvent des fonctions permettant de coordonner les dates de maintenance. Le logiciel GMAO de Timly offre une approche transversale. Il permet de gérer des actifs de tous types. Les attributs de chaque type d’objet sont librement adaptables. Par conséquent, il est possible de gérer différents actifs dans une seule application. Peu importe qu’il s’agisse de véhicules, de machines, de matériel… Chaque objet dispose de son propre calendrier. En outre, des pièces ou des zones peuvent être définies comme conteneurs. Un calendrier est alors également disponible pour eux.

Un bon logiciel de gestion des délais doit disposer d’un système de ticketing. Cela permet de centraliser les missions et délais liées aux objets de l’inventaire. Cela permet à toutes les personnes concernées de s’informer en permanence. Si nécessaire, des informations peuvent être ajoutées. Parallèlement, le ticket peut documenter les étapes de traitement. Il peut s’agir de l’engagement d’un prestataire de services ou de la clôture réussie. Les tickets complétés peuvent également être recherchés. Cela permet une transparence maximale dans la gestion des délais.

Il est important que le logiciel de gestion des délais puisse être utilisé partout. Sur les chantiers ou les lieux de montage, il est important de pouvoir consulter les dates de maintenance. Les réparations doivent également être commandées le plus rapidement possible. Le système de ticketing n’est efficace que si tous les collaborateurs peuvent l’utiliser. Il est donc judicieux de prévoir une utilisation via des appareils mobiles. Software-as-a-Service offre des conditions idéales pour cela. L’application proprement dite fonctionne sur un serveur central sur le cloud. C’est également là que se trouve le stock de données. Les utilisateurs se connectent via une connexion cryptée. Ils ont ensuite accès à certaines fonctions en fonction des droits qui leur ont été accordés. Une application de gestion d’inventaire peut être mise à disposition pour une utilisation simple. Toutes les informations peuvent ainsi être consultées sur place via un appareil de travail. Les tickets peuvent y être créés, consultés et mis à jour. L’app signale également en temps voulu les rendez-vous à venir.

Si un logiciel de gestion des délais doit être utilisé pour surveiller les différentes échéances, les détails sont importants. Les voies de communication jouent un rôle important. Des solutions globales, comme un logiciel de gestion d’inventaire, offrent des conditions idéales. Il est de toute façon prévu de saisir l’ensemble de l’inventaire avec ce logiciel. Les délais et la documentation des entretiens en font logiquement partie. Le choix d’un logiciel de gestion des délais approprié dépend également de sa conception. Les solutions mobiles sont avantageuses dans de nombreux secteurs. Il existe en outre des fonctions de confort importantes. Il s’agit par exemple de la gestion par des capteurs IoT.