Tableau pour inventaire : avantages, optimisation et fonctionnement

Un tableau pour inventaire repose sur un référentiel centralisé qui stocke et organise les informations relatives aux stocks d’une entreprise, y compris les matières premières, les composants, les travaux en cours et les produits finis. Son objectif principal est d’assurer une visibilité et un contrôle en temps réel des niveaux de stock, des emplacements et des mouvements, permettant ainsi aux entreprises d’optimiser la gestion de leur chaîne d’approvisionnement.

L’optimisation des processus d’inventaire permet de :

• Éliminer la saisie manuelle et garantir l’exactitude des informations.
• Surveiller les stocks, détecter les ruptures ou les surstocks et prendre les décisions nécessaires.
• Générer des rapports et des analyses pour aider à la planification.
• Exploiter les données pour anticiper les tendances et ajuster l’inventaire.

Exemples d’avantages pour les entreprises :

• Un magasin de prêt-à-porter peut suivre son stock et réduire les ruptures et surstocks de 25 %, tout en optimisant la gestion des entrepôts et des fournisseurs, ce qui réduit les délais et les coûts d’inventaire de 15 %.
• Un distributeur alimentaire peut analyser les tendances et réduire les pertes liées au gaspillage de 40 % grâce à un tableau pour inventaire.

En intégrant le tableau pour inventaire à d’autres applications métier, comme les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) et les points de vente (POS), les entreprises peuvent synchroniser et mettre à jour leurs stocks en temps réel. Les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS) offrent également une visibilité sur les mouvements, le suivi et la génération de rapports.

Les composants essentiels d’un tableau pour inventaire comprennent :

• Des tables distinctes pour stocker différents types de données : produits, fournisseurs, niveaux de stock et transactions.
• Des relations bien définies entre les tables pour structurer les données.
• Un schéma de base de données englobant les tables, les relations et les types de données.

Exemples de tableurs :

• Un onglet pour les produits avec l’identifiant produit, le nom, la description, le prix et les commentaires.
• Un onglet pour les fournisseurs avec l’identifiant fournisseur, le nom, l’adresse et les coordonnées.
• Un onglet pour les niveaux de stock, incluant l’identifiant produit, la quantité et l’emplacement.
• Un onglet pour les transactions avec l’identifiant de transaction, la date, l’identifiant produit, la quantité et le type d’opération.

Les relations entre ces entités permettent de structurer les données :

• Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs, et un fournisseur peut proposer plusieurs produits.
• Chaque transaction est liée à un produit et à un fournisseur.
• Chaque niveau de stock est associé à un produit et à un emplacement spécifique.

Caractéristiques du tableau pour inventaire :

• Gestion de divers actifs : équipements informatiques, outils, machines, véhicules et mobilier.
• Catégorisation des articles sous forme de produits ou d’unités de gestion des stocks.
• Identification des emplacements où sont stockés les actifs : bureaux, entrepôts, chantiers.

L’indexation des clés numériques améliore la performance du tableau pour inventaire. Cela inclut l’utilisation de clés primaires et étrangères, de codes-barres, de SKU, d’identifiants d’emplacement et de dates. Ces fonctionnalités permettent un filtrage et un tri optimisés, réduisant le temps de recherche et améliorant les performances globales du tableau pour inventaire.

En optimisant votre tableau pour inventaire, vous bénéficierez de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

•  Il améliore la visibilité des stocks et le suivi des inventaires, des emplacements et des mouvements. Il fournit également des détails sur les niveaux de stock, réduisant ainsi les écarts.
• L’optimisation de l’inventaire permet de réduire les stocks excédentaires et le gaspillage. De plus, des notifications sont envoyées lorsque les niveaux de stock sont bas afin d’assurer leur réapprovisionnement.
• Il fournit des informations sur la prévision, la planification et la gestion des stocks dans la chaîne d’approvisionnement.
• Grâce aux analyses en temps réel, les entreprises peuvent identifier les tendances et les modèles d’inventaire. Cela leur permet de s’adapter à la demande et aux nouvelles tendances.
• L’intégration avec d’autres applications de gestion permet d’assurer une efficace gestion des stocks dans la chaîne d’approvisionnement. Elle assure également le suivi des inventaires dans différents entrepôts et centres tout en renforçant la collaboration avec les fournisseurs et prestataires.

Pour concevoir un modèle de base de données pour un système d’inventaire, il est important de prendre en compte les principes de conception, notamment la normalisation et les diagrammas entité-association.

• Les schémas de base de données sont normalisés pour éliminer toute redondance tout en améliorant l’intégrité des données.
• Les diagrammes entité-association sont utilisés pour visualiser les relations entre les entités de la base de données.

Pour concevoir un tableau pour inventaire, vous devrez :

• Identifier les entités impliquées dans votre solution de de gestion d’inventaire : produits, commandes, clients et fournisseurs.
• Définir les attributs de chaque entité, comme le nom du produit, la date de commande, le nom du client et les informations sur le fournisseur.
• Définir la relation entre les entités.

Un exemple d’entreprise utilisant un système de gestion d’inventaire robuste pour suivre et surveiller un inventaire est Amazon. L’organisation utilise des données centralisées pour intégrer des programmes tels que les systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), les systèmes de gestion des commandes, les fonctionnalités logicielles de gestion d’inventaire et les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Amazon utilise également le suivi en temps réel pour surveiller, identifier et optimiser les stocks tout en utilisant des analyses avancées pour prévoir la demande et réduire les stocks obsolètes. De plus, la gestion des stocks évolue avec la croissance de l’entreprise, permettant ainsi de gérer d’énormes quantités de stock et d’offrir une personnalisation pour gérer les catégories de produits, les canaux de vente et les régions, garantissant ainsi une optimisation des niveaux d’inventaire.

Pour garantir les bonnes pratiques lors de la construction d’un tableau pour inventaire, il est essentiel de recueillir des informations sur les processus métier, les entités de données, les relations et les parties prenantes. L’étendue de la gestion d’inventaire doit également être déterminée, y compris les actifs, les emplacements et les utilisateurs.

• Il est nécessaire de sélectionner un système de gestion de base de données approprié, tel que PostgreSQL ou MySQL , et de s’assurer de sa scalabilité, de sa fiabilité et de sa sécurité des données.
• Organiser la base de données en modules responsables du suivi des actifs, des niveaux de stock, des transactions, des utilisateurs et des calendriers de maintenance.
• Cela réduira la redondance des données et améliorera leur intégrité. Il garantira que chaque information est stockée et mise à jour en un seul endroit.
• Adapter la base de données pour qu’elle puisse évoluer en fonction de l’inventaire et des besoins croissants.
• Valider les règles et contraintes pour garantir l’exactitude et la cohérence des données.
• Intégrer la gestion d’inventaire aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP), de gestion de la relation client (CRM) et de comptabilité et finance.
• Utiliser un système de gestion d’inventaire par code-barres et RFID.
• Concevoir un processus de suivi des performances de la base de données, identifier les problèmes et effectuer une maintenance régulière, incluant les mises à jour et les sauvegardes.

La manière la plus efficace de suivre et de gérer un inventaire est de s’assurer que les enregistrements sont précis. Cela permet un suivi et une gestion optimisés, ce qui peut être réalisé à l’aide d’un tableau pour inventaire. Il est également possible d’utiliser des fonctionnalités telles que la lecture de codes-barres et l’intégration RFID pour un suivi en temps réel et une meilleure précision.

Il est également essentiel d’effectuer des audits réguliers afin d’identifier et de corriger les problèmes. Cela contribue à une gestion efficace de l’inventaire. Les contrôles cycliques réguliers sont tout aussi importants pour garantir l’exactitude des données et identifier les axes d’amélioration. L’intégration des codes-barres et de la RFID permet également de rationaliser la gestion de l’inventaire. Cela réduit les risques d’erreurs manuelles, améliorant ainsi la précision et l’efficacité opérationnelle.

Les problèmes courants en gestion d’inventaire incluent les erreurs humaines, les ruptures de stock et le surstockage. Des stratégies de gestion adaptées, telles que la gestion en flux tendu, peuvent aider à atténuer ces problèmes. Le système de gestion d’inventaire de Timly permet aux entreprises de suivre et gérer leur inventaire en toute simplicité. Grâce à sa plateforme robuste, elles peuvent centraliser leurs données, suivre les mouvements de l’inventaire automobile, planifier des alertes et choisir d’intégrer la lecture de codes-barres.

Les fonctionnalités en temps réel peuvent améliorer la gestion d’inventaire en permettant de suivre et de surveiller les niveaux, les mouvements et l’état des stocks. Elles aident également les entreprises à prendre des décisions et à s’adapter aux variations de la demande et de l’offre.

Parmi ces fonctionnalités figurent :

• Une visibilité instantanée sur les niveaux d’inventaire
• L’utilisation de codes-barres, de balises RFID ou de QR codes pour garantir le suivi des mouvements d’inventaire, tout en réduisant les risques d’erreurs manuelles
• La mise à jour des niveaux de stock en temps réel, permettant de refléter les modifications liées aux mouvements, aux ventes et aux retours
• L’utilisation de données historiques et d’algorithmes de machine learning pour prévoir la demande et optimiser les niveaux de stock
• L’envoi d’alertes en cas de niveaux de stock bas, de ruptures ou de surstockage

Les avantages incluent une meilleure prise de décision pour le réapprovisionnement, l’attribution et la tarification. Cela améliore également la satisfaction client et réduit les coûts liés à l’inventaire. De plus, les technologies permettant une gestion de l’inventaire en temps réel incluent les systèmes de gestion d’inventaire basés sur le cloud, la RFID et la lecture de codes-barres, les dispositifs IoT, l’apprentissage automatique et les intégrations API.

Les bases de données pour la gestion d’inventaire :

• MySQL : Open source, adapté aux petites et moyennes entreprises
• SQL Server : Utilisé par les grandes entreprises
• Oracle : Doté de fonctionnalités avancées pour les entreprises de grande envergure

Les logiciels de gestion d’inventaire avec fonctionnalités intégrées de base de données :

• Timly : Solution basée sur le cloud permettant un suivi en temps réel, des affectations automatisées et des rapports personnalisables
• Zoho Inventory : Autre logiciel cloud intégrant suivi, reporting et connectivité avec d’autres plateformes

Les technologies émergentes pour le suivi de l’inventaire incluent les bases de données cloud telles qu’Amazon Aurora, Google Cloud SQL et Microsoft Azure. L’IA et l’IoT sont des technologies émergentes qui sont utilisées dans les bases de données cloud.

Pour choisir entre Excel et Access pour la gestion d’inventaire, il est important de prendre en compte la complexité et l’échelle du système de gestion d’inventaire. Examinons les avantages et les inconvénients.

Le suivi d’inventaire avec Excel

• Les avantages sont que la plupart des gens sont familiers avec Excel, qu’il est économique, qu’il possède une interface conviviale et qu’il offre des fonctionnalités de reporting de base.
• Les inconvénients sont une évolutivité limitée, un manque de normalisation des données qui peut entraîner des incohérences, l’absence de sécurité intégrée et l’absence de workflows automatisés.

Et avec Microsoft Access

• Les avantages sont qu’il est évolutif, qu’il permet la normalisation des données, qu’il offre des fonctionnalités de sécurité, des workflows automatisés ainsi que des outils de reporting et d’analyse.
• Les inconvénients sont que son utilisation nécessite une meilleure compréhension technique, qu’il engendre des coûts supplémentaires et qu’il est plus complexe à utiliser.

Les utilisateurs peuvent utiliser Excel de manière temporaire ou ponctuelle pour la gestion d’un inventaire de petite à moyenne taille. Microsoft Access est essentiel pour les entreprises gérant un inventaire important et complexe, nécessitant des fonctionnalités avancées comme des rapports détaillés, des analyses et des workflows automatisés. Il est également indispensable lorsque les organisations ont besoin de fonctionnalités de sécurité et d’intégrité des données.

Lorsqu’il s’agit de choisir entre Excel et Access, il est important de prendre en compte la taille de l’entreprise, la complexité des données et les besoins en reporting.

Les petits détaillants, les entreprises de commerce électronique et les startups sont des exemples d’entreprises qui bénéficieraient de l’utilisation d’Excel pour gérer leur inventaire. Microsoft Access conviendrait également aux entreprises de taille moyenne, aux fabricants ainsi qu’aux entreprises ayant plusieurs sites et entrepôts nécessitant une gestion centralisée de l’inventaire.

A real-world example of inventory database development would be using a robust and scalable platform for tracking and managing inventory, orders, and sales. A custom inventory management system was developed for a medicine manufacturer in North America. This allowed the company to integrate with their party hardware and enabled intuitive UI designs.

SaaS modules will ensure a robust and scalable platform for tracking and managing inventory levels, orders, and sales. It will simplify inventory management, provide visibility into inventory and operations, and automate inventory tracking.

Moreover, for large-scale implementation for 1,700 store retailers, it is important to use a centralized inventory management system that provides visibility into inventory levels and operations, automated tracking, and reporting. Real-world implementation has taught us that customizing, scaling, and integrating are essential for greater growth and profitability. By leveraging these lessons and Timly’s inventory management expertise, businesses can optimize their operations, improve accuracy, and increase efficiency.

Un exemple concret de développement d’un tableau pour inventaire consiste à utiliser une plateforme robuste et évolutive permettant de suivre et de gérer les stocks, les commandes et les ventes. Un système de gestion d’inventaire personnalisé a été développé pour un fabricant de médicaments en Amérique du Nord. Cela a permis à l’entreprise d’intégrer son matériel tiers et de bénéficier d’une interface utilisateur intuitive.

Les modules SaaS assurent une plateforme performante et évolutive pour la gestion des niveaux de stock, des commandes et des ventes. Ils permettent de simplifier la gestion de l’inventaire, d’offrir une visibilité sur les stocks et les opérations et d’automatiser le suivi des stocks.

De plus, dans le cadre d’une implémentation à grande échelle pour une chaîne de distribution comptant 1 700 magasins, il est primordial d’adopter un système de gestion centralisé garantissant une visibilité sur les niveaux de stock et les opérations, ainsi qu’un suivi et un reporting automatisés. L’expérience du terrain nous a appris que la personnalisation, l’évolutivité et l’intégration des technologies sont essentielles pour favoriser la croissance et la rentabilité. En tirant parti de ces enseignements et de l’expertise de Timly en matière de gestion d’inventaire, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations, améliorer leur précision et accroître leur efficacité.