Utiliser un logiciel de stock pour la gestion des inventaires : ce qu’il faut savoir

Il existe différentes solutions pour utiliser un logiciel de stock. Elles se distinguent déjà par leur approche. Ainsi, il est possible de créer de petites solutions isolées et claires pour une tâche. Cela n’occasionne que peu de frais. Les processus de l’entreprise restent légers.

D’autres applications couvrent des domaines de tâches entiers. Dans ce cas, par exemple, le circuit des marchandises dans l’entreprise. Cela permet de disposer de fonctions plus confortables. Parallèlement, les coûts d’introduction et d’utilisation augmentent.

L’approche orientée objet est une troisième branche assez récente. Elle répond à des exigences autour des actifs nécessaires dans l’entreprise. Le type d’article concerné n’a pas d’importance. Il peut s’agir d’articles de vente, mais aussi d’outils ou de consommables. L’idée derrière cette solution est de n’avoir besoin que d’une seule application pour l’inventaire et le matériel.

Pour les petites structures, les outils comme Excel peuvent suffire à gérer les stocks. Cependant, cette approche présente des limites :

• Risques de conflits lorsque plusieurs utilisateurs modifient le fichier en simultané.
• Gestion compliquée en cas de nombreux articles ou de stocks répartis sur plusieurs sites.
• Absence de fonctionnalités avancées, telles que les alertes automatiques ou les suivis en temps réel.

Pour des besoins plus complexes, un logiciel de stock dédié devient indispensable.

Il s’agit notamment de :

• Entrée de marchandises : chaque article entrant est enregistré. Le contrôle qualité, par exemple, peut être inclus. L’organisation des emplacements de stockage en fait également souvent partie.
• Sortie de marchandises : aucun article ne quitte l’entrepôt sans être sorti. La surveillance de l’état des stocks fait partie des fonctions clés. La gestion des commandes fait également partie de ce domaine.
• Préparation des commandes : la composition des livraisons peut être automatisée. Une automatisation partielle par l’affichage des emplacements de stockage est également possible.
• Expédition : cela comprend la gestion des adresses de livraison et l’impression des étiquettes d’expédition. Des interfaces avec la comptabilité et la vente y sont également souvent intégrées.

Un logiciel de stock qui permet de gérer les flux de l’entrepôt est idéal.

Un logiciel de gestion d’inventaire repose sur un principe simple mais puissant : il permet de créer des modèles adaptés à tous les types d’articles imaginables. Par exemple, les éléments d’aménagement fixes nécessitent moins d’attributs que des véhicules. Pour les consommables, le stock peut être ajusté facilement, et des alertes automatiques ou des commandes sont déclenchées lorsque des seuils critiques sont atteints. Les équipements de travail, eux, sont associés à une fiche numérique complète, incluant un calendrier d’entretien.

Par ailleurs, il est possible de créer des liens spécifiques entre les objets. Par exemple, on peut les associer à un site précis ou générer des tickets pour certains types d’articles. Ce système de tickets, idéal pour suivre des tâches ou des interventions, s’avère particulièrement utile dans le contexte de la maintenance.

La distinction entre les différents types d’applications permet de s’orienter. Parfois, les programmes ne peuvent pas être classés exactement dans l’une des catégories. Il est plus important de savoir comment se présente l’application pratique. Il existe plusieurs questions pertinentes à cet égard :

• Stockage des données : s’agit-il d’une solution locale ou utilise-t-elle le réseau ? Souvent, le logiciel de stock ne doit pas être disponible en un seul endroit. C’est pourquoi la capacité en réseau assure une plus grande flexibilité. Une alternative intéressante est l’externalisation dans le cloud. Dans ce cas, le fournisseur fournit l’infrastructure nécessaire. Dans ce cas, l’administration n’est pas non plus nécessaire dans une large mesure.
• Systèmes d’enregistrement : la saisie manuelle du nombre de pièces est fastidieuse et source d’erreurs. Différentes techniques peuvent alléger cette tâche. Les puces RFID enregistrent de manière autonome les mouvements d’entrée et de sortie d’une zone. Si des articles ou des conteneurs en sont équipés, les enregistrements peuvent être effectués de manière entièrement automatique. Les codes QR et les scanners de codes-barres sont une solution plus économique et plus simple. Le simple fait de scanner le petit code-barres suffit pour enregistrer les articles. Une technologie prometteuse est la surveillance des niveaux de remplissage au moyen de la technologie IoT. Des capteurs en réseau enregistrent les moindres changements et envoient des informations via des interfaces réseau intégrées.
• Exigences en matière de matériel : Pour pouvoir effectuer des réservations, les collaborateurs ont besoin de terminaux adaptés. Dans les entrepôts fixes, cela peut se faire via des PC traditionnels ou des appareils embarqués. Cela devient plus difficile à l’extérieur ou pour les réservations sur des lieux de travail externes. Le logiciel en tant que service (SaaS) est ici une solution innovante. La gestion de l’entrepôt se trouve entièrement sur un serveur en nuage. Les utilisateurs s’y connectent à l’aide d’une application web. Grâce à celle-ci, ils disposent de toutes les fonctionnalités sur leur terminal mobile. Il peut également s’agir de smartphones et de tablettes. L’appareil photo de ces appareils fait alors office de lecteur de codes-barres.
• Inventaire : l’inventaire doit être effectué régulièrement pour le stock. C’est pourquoi une fonction correspondante devrait déjà être incluse. Timly propose à cet effet un mode d’inventaire. Si celui-ci est activé, il suffit de scanner le code QR pour procéder à l’inventaire. Les signatures numériques assurent la sécurité juridique nécessaire. Dans ce domaine, l’auto-inventaire est une nouvelle fonctionnalité. Les lieux de travail sont de plus en plus souvent éloignés durablement du site de l’entreprise. Le télétravail, par exemple, a renforcé cette tendance. Les collaborateurs peuvent recevoir une demande d’auto-inventaire. Ils doivent alors scanner une fois tous les actifs qui leur ont été attribués et les saisir de cette manière.
• Évolutivité : même après une expansion, le logiciel doit répondre aux besoins. De même, il peut être nécessaire de réduire les exigences. Par exemple, lorsque les pics de commandes ont été traités. Le système de stockage utilisé doit alors être adaptable. Là encore, le SaaS joue de sa flexibilité. En règle générale, les fournisseurs peuvent facilement augmenter la puissance du serveur en cas de besoin. Les petites “pannes” sont de toute façon absorbées.

Dans de nombreux domaines, des logiciels gratuits ou open source sont proposés. Il convient toutefois de faire une distinction. Les logiciels gratuits n’offrent souvent que des fonctionnalités réduites. Les développeurs veulent d’abord fidéliser les clients. Les options nécessaires ne sont alors débloquées que plus tard, contre paiement. Les restrictions en matière de durée de fonctionnement sont également courantes. Les logiciels à source ouverte sont souvent issus de travaux de recherche ou de développeurs privés. Ils mettent leur code source à disposition. Les personnes intéressées peuvent l’utiliser et le modifier.

Les deux variantes ne conviennent que de manière limitée aux entreprises Dans l’idéal, le développement du logiciel de stock doit être assuré pour des années. Les corrections d’erreurs et les mises à jour de sécurité doivent également être mises à disposition rapidement. Lorsque de nombreux utilisateurs travaillent avec un produit, des questions surgissent. Un support professionnel apporte généralement une aide rapide et compétente. Dans le cas contraire, le temps de travail des collaborateurs de l’entreprise est souvent déjà plus cher.

Certains secteurs ont des exigences très spécifiques. Le secteur du BTP en fait partie. Les lieux de travail en constante évolution, la saleté et les intempéries y sont particulièrement difficiles à gérer. En revanche, il est nécessaire de disposer en permanence de suffisamment de matériel et d’outils de travail. Dans l’idéal, une connexion directe à la gestion des stocks est nécessaire. La consommation est ainsi enregistrée en temps réel. Les commandes sont passées dès la journée et pas seulement après les heures de travail. Un système de ticketing aide à coordonner les réparations et les commandes de remplacement. Si l’on peut utiliser des terminaux mobiles, il n’est pas nécessaire de recourir à du matériel sensible. La commande par écran tactile sur des écrans éclairés facilite en outre beaucoup de choses. C’est pourquoi des solutions comme celle de Timly sont particulièrement adaptées dans ce domaine. L’application est basée sur le cloud et l’application web est optimisée pour les petits terminaux.

Les hôpitaux et les établissements de santé sont soumis à des règles juridiques strictes. Les dispositifs médicaux doivent être contrôlés avec un soin particulier. La documentation joue un rôle important à cet égard. En outre, la disponibilité suffisante de matériel est ici essentielle. L’automatisation peut aider le personnel, souvent très sollicité. Il est donc utile que les documents soient enregistrés numériquement dans le profil d’un produit. Le personnel peut ainsi voir rapidement si, par exemple, un certificat est disponible. Des notifications automatisées devraient également faire partie des fonctions du logiciel de stock. Les stocks doivent également être signalés en temps réel. Si cela se fait de manière automatisée, cela permet également d’économiser un temps de travail précieux.