Utiliser Excel ou un logiciel d’inventaire pour le tableau d’inventaire ?

Il peut être utile d’utiliser Excel pour le tableau d’inventaire. L’application est simple et claire. En revanche, les logiciels d’inventaire ont souvent des fonctionnalités plus étendues. Cela peut faire gagner du temps et donc de l’argent. Différentes variantes sont tout à fait envisageables. Chacune d’entre elles présente des avantages et des inconvénients. Il convient donc de commencer par choisir la procédure la plus appropriée. Ce n’est qu’ensuite qu’il faut chercher le logiciel approprié.

Le Code de commerce fait foi. Il en résulte la notion d’inventaire. Celui-ci comprend les actifs, les valeurs comptables et les liquidités, mais aussi les dettes et les créances ouvertes. Les valeurs correspondantes doivent être relevées une fois au début de l’activité commerciale. Ensuite, un inventaire doit être réalisé à la fin de l’exercice. L’inventaire doit ainsi rester à jour. Cela fait partie des principes de la bonne tenue des comptes.

Les types d’inventaire suivants sont prévus :

• Inventaire à jour fixe : dans ce cas, l’inventaire est réalisé en même temps que la fin de l’exercice comptable. Cela correspond également à la fin de l’année civile. Il s’agit en quelque sorte de la forme classique d’inventaire. Ainsi, dans les temps anciens, il était souvent courant que les magasins ferment en fin d’année. L’inventaire pouvait ainsi être réalisé de manière concentrée en peu de temps.
• Inventaire différé : il n’est pas toujours possible pour un magasin de fermer à la fin de l’année. Dans ce cas, il est possible d’opter pour l’inventaire différé. L’inventaire est réalisé jusqu’à trois mois avant ou après la fin de l’année. Il doit toutefois permettre de calculer le stock à la date de clôture du bilan.
• Inventaire permanent : il s’agit d’une autre alternative. Dans ce cas, l’inventaire physique peut être réalisé à n’importe quel moment de l’année en cours. Cela est par exemple possible pendant les vacances de l’entreprise ou dans le cadre de la maintenance. La condition préalable est toutefois que l’inventaire soit documenté en permanence.

Cette documentation peut également être réalisée sous forme numérique. L’inventaire est réalisé par comptage, mesure ou pesée. S’il n’est pas possible de faire autrement, une estimation est également autorisée. Pour ce faire, des méthodes mathématiques reconnues doivent être utilisées.

L’inventaire permanent est une forme particulière de gestion d’inventaire. Elle répond aux exigences légales. Elle présente de nombreux avantages pour les entreprises. L’activité commerciale n’est que très peu perturbée. L’inventaire peut être vérifié au moment opportun. Les responsables ont de toute façon intérêt à comparer régulièrement l’inventaire actuel. Les entrées et sorties de stocks sont documentés en permanence. Les ruptures de stock sont immédiatement visibles. La coordination des ressources est également simplifiée. Les matières premières sont de plus en plus rares et les outils de travail de plus en plus chers. Le contrôle permanent de l’inventaire augmente la gestion durable dans tous les domaines.

Cela implique toutefois quelques exigences en matière de gestion de l’inventaire :

• L’enregistrement de l’inventaire doit être simple et faire gagner du temps.
• Le système utilisé doit être disponible sur tous les lieux de travail.
• Le stock doit être rassemblé en un lieu central
• Le système doit être juridiquement sûr

La tenue numérique d’un registre de l’inventaire n’a pas d’alternative. Les listes imprimées ou les livres de stock classiques ne sont plus d’actualité. Les calculs n’y sont pas effectués automatiquement. Il n’y a pas d’interfaces avec les logiciels de comptabilité et autres systèmes. Le travail en commun sur un ensemble de données n’est guère possible avec des listes. De plus, il n’existe pas de copies de sécurité en cas de perte des exemplaires physiques. Si Excel est utilisé pour le tableau d’inventaire, il couvre déjà de nombreuses exigences. Il vaut néanmoins la peine de comparer l’étendue des fonctions d’un logiciel d’inventaire.

Excel est universel et simple. C’est sur ce point que repose le succès de ce logiciel établi depuis des décennies. Il est parfois surprenant de voir l’étendue des fonctions que les utilisateurs peuvent tirer de ce produit. Le tableur utilise ce que l’on appelle des classeurs. Il est possible d’y créer presque autant de tableurs que l’on veut. Dans leur forme brute, il ne s’agit que de listes vides qui s’organisent en colonnes et en lignes. Le logiciel offre toutefois de nombreuses possibilités de formatage et de structuration. Il est possible d’accéder à chaque colonne et de la relier à d’autres. Des opérations arithmétiques et d’autres fonctions peuvent être appliquées à des éléments individuels. Il est également possible d’établir des liens entre différents tableaux.

Il est en outre possible d’intégrer des scripts. Il est ainsi possible d’établir des listes très simples de stocks. Avec un travail préparatoire adéquat, il est également possible d’appliquer des calculs et des comparaisons complexes. Ainsi, les stocks peuvent être bien gérés numériquement avec Excel. La saisie se fait le plus souvent au clavier dans les colonnes correspondantes. Cela est intuitif pour les utilisateurs, car cela correspond à une saisie dans des listes analogues. Il est donc tout naturel d’utiliser Excel pour le tableau d’inventaire.

La simplicité fait partie des grandes forces d’Excel. Il existe de nombreux modèles pour différents cas d’application. Il est donc facile d’utiliser Excel pour le tableau d’inventaire. Dans presque toutes les entreprises, les licences nécessaires sont de toute façon utilisées. Les collaborateurs sont généralement familiarisés avec son utilisation, car ils connaissent déjà le produit standard. Excel est le plus souvent utilisé dans le cadre de la formation et des études. Pour l’utiliser, il suffit généralement d’un PC ou d’un ordinateur portable. Il existe désormais des versions pour d’autres plateformes, par exemple pour les appareils mobiles.

Grâce à son universalité, le logiciel est assez flexible. Les fonctions nécessaires peuvent généralement être ajoutées. Grâce à la diffusion, il y a toujours suffisamment de programmeurs capables de créer des scripts. De plus, l’utilisation du logiciel est à l’épreuve du temps. Les programmes Office font partie des produits phares de Microsoft. Les utilisateurs n’ont donc pas à craindre que les logiciels ne soient pas développés. La fourniture de mises à jour de sécurité est également garantie.

La question de savoir si Excel suffit pour le tableau d’inventaire est également une question de stratégie d’entreprise. Le tableur adopte une approche universelle. Le logiciel d’inventaire spécialisé est optimisé de manière ciblée pour l’objectif de l’application. Les développeurs se sont demandés au préalable quelles étaient les exigences de l’inventaire. Les points définis ont été systématiquement mis en œuvre. Cela présente généralement l’avantage que le logiciel fonctionne “out-of-the-box”. Aucun autre outil n’est nécessaire pour le transfert des données. Cela permet de gagner du temps et de simplifier la réalisation de l’inventaire.

Un autre aspect est que l’inventaire n’est qu’une partie de la gestion de l’inventaire. Lorsque l’inventaire est dressé, il peut être saisi numériquement dès le départ. Ensuite, tous les paramètres importants sont relevés et mis à jour en permanence. Il s’agit notamment des sites, des responsables et, par exemple, de l’historique de la maintenance. Au moment de l’inventaire, on dispose déjà d’une liste actualisée de tous les actifs. Il ne reste plus qu’à la traiter. Le logiciel Timly propose un mode d’inventaire spécial pour simplifier les choses. Lorsque ce mode est activé, il suffit de scanner les équipements de travail pour qu’ils soient enregistrés de manière légale.

L’une des conditions les plus importantes est la possibilité de saisir tous les actifs de manière uniforme. Il doit être possible de gérer différents articles et outils de travail. Timly dispose pour cela de profils librement adaptables. Des modèles sont créés, auxquels les attributs nécessaires peuvent être attribués. Il est ainsi possible de saisir aussi bien des articles de stock simples que des machines et installations complexes. Un autre point important est la disponibilité du logiciel. Si vous utilisez Excel pour le protocole d’inventaire, il peut y avoir des conflits d’accès. Un logiciel stocké sur une base de données est en revanche optimisé pour une utilisation parallèle.

L’application est en outre simplifiée par l’intégration dans le réseau. Si vous utilisez Excel pour la gestion d’inventaire, le tableau doit être partagé. Dans certains cas, cela peut poser des problèmes pratiques. Par exemple, lorsqu’il n’y a pas d’accès au réseau à l’extérieur. Il en va de même lorsque les actifs doivent être saisis sur des chantiers ou en extérieur. En revanche, un logiciel d’inventaire basé sur le cloud comme Timly ne nécessite qu’une connexion Internet. L’application web permet même d’utiliser des appareils mobiles tels que les smartphones pour l’inventaire.

Les employés de nombreuses entreprises travaillent régulièrement à partir d’autres sites. Il peut s’agir de chantiers changeants. De même, le travail sur des projets chez différents clients est à l’ordre du jour. De plus, le télétravail a trouvé sa place dans la vie professionnelle. De nombreux collaborateurs travaillent à la journée ou en permanence depuis chez eux. Si un inventaire est prévu, cela pose également des problèmes logistiques. Les employés devraient se rendre sur le site de l’entreprise uniquement à cette fin.

Pour éviter les dépenses inutiles, il existe l’auto-inventaire. Les logiciels d’inventaire modernes comme Timly contiennent une fonction spécifique à cet effet. Les collaborateurs reçoivent par e-mail une demande d’inventaire. Ils doivent scanner une seule fois les équipements de travail qui leur sont attribués. La procédure se termine de manière légale par une signature numérique. Ils n’ont pas besoin d’un compte utilisateur sur le cloud. L’enregistrement peut également se faire dans un espace externe protégé.

La saisie globale de l’inventaire offre un confort supplémentaire dans certains domaines. Des capteurs innovants et intelligents aident par exemple à la détection de l’emplacement ou au contrôle du niveau de remplissage. L’Internet des objets met en réseau les objets du quotidien et les outils de travail. Des batteries longue durée et des cartes SIM IoT optimisées permettent également une mise en réseau ultérieure. Il est ainsi possible de suivre les outils de travail et de surveiller automatiquement les stocks. Plus l’aperçu de son propre stock est actuel, plus l’inventaire est simple. Mais les processus de travail en général sont également simplifiés. L’automatisation permet d’économiser des tâches de contrôle répétitives.

En matière de gestion d’inventaire, opposer logiciel et Excel n’est pas une comparaison facile. Les coûts engendrés sont certainement un facteur essentiel. Il faut toutefois faire la distinction entre les frais de licence purs et les frais de suivi. Les frais de licence sont dus pour l’acquisition et l’exploitation de logiciels commerciaux. Dans ce domaine, les abonnements sont devenus courants. Les entreprises disposent souvent d’un nombre suffisant de licences Excell. Les packs Office existants contiennent généralement aussi Excel. Il est également possible de les acheter à un prix relativement bas. L’utilisation d’Excel pour la gestion d’inventaire a des conséquences. Le logiciel doit être appelé de nombreuses fois par jour. Cela prend du temps et demande de l’attention à l’utilisateur. Des saisies erronées peuvent entraîner des recherches d’erreurs coûteuses.

Un logiciel d’inventaire intuitif est généralement plus cher à l’achat. Mais il permet d’économiser régulièrement un temps de travail précieux grâce à ses nombreuses fonctions de confort. Les profils peuvent être consultés en scannant des codes QR dans l’application web. Les entrées se font sur des surfaces tactiles optimisées. L’utilisation est possible même dans de mauvaises conditions d’éclairage. Ainsi, les informations sont saisies immédiatement lorsqu’elles sont nécessaires. Une transmission n’est pas nécessaire. Les données sont disponibles en temps réel. Les possibilités de filtrage et de consultation simplifient la planification et la gestion. Ainsi, l’utilisation d’un logiciel d’inventaire spécialisé est rentable dans presque tous les cas. Des calculateurs spéciaux de retour sur investissement sont disponibles pour illustrer ce point.

Utiliser Excel pour le tableau d’inventaire peut être une bonne décision. En fin de compte, cela dépend de l’orientation stratégique. La solution consiste à utiliser de nombreux petits outils pour des tâches individuelles.

En face, il y a l’approche globale. Toutes les tâches liées à la gestion de l’inventaire sont couvertes par un seul logiciel. Cela permet de réduire le nombre d’interfaces. Les données doivent moins être échangées entre différents outils. La vue d’ensemble est améliorée. Les collaborateurs n’ont besoin que d’une seule source d’information uniforme. Cela favorise souvent l’efficacité.