Gestion des contrats : bien utiliser le logiciel

La gestion des contrats est au cœur toutes les activités commerciales, car les contrats sont nécessaires dans tous les domaines, qu’il s’agisse d’entreprises, d’administrations, d’associations… On retrouve par exemple :

• Contrats de vente
• Contrats de travail
• Contrats de location
• Contrats de maintenance
• Contrats de livraison

Il fût un temps, pas si lointain, où les contrats étaient essentiellement traités et classés sur papier. Avec l’avancée de la digitalisation, cette pratique n’est plus d’actualité. La digitalisation une étape essentielle pour pouvoir archiver les contrats de manière juridiquement sécurisée. Différentes solutions logicielles sont disponibles à cet effet. Certains se contentent de stocker les documents numérisés sur des lecteurs réseau. Mais il existe également des logiciels spécialisés dans la gestion des contrats.

Lors du choix d’une solution appropriée, il faut tenir compte de certaines exigences. Les questions suivantes sont importantes :

• Faut-il que plusieurs personnes travaillent avec le contrat ?
• Y a-t-il des dispositions légales à respecter ?
• Un accès permanent est-il nécessaire ?
• Est-il nécessaire de travailler à partir de différents endroits ?
• Des conditions juridiques particulières doivent-elles être respectées ?
• Les contrats contiennent-ils des informations sensibles ?

Il est préférable de n’utiliser qu’une seule solution pour la gestion des contrats. Celle-ci doit garantir que le même niveau d’information est disponible à tous les endroits.

Le traitement des contrats se divise en plusieurs phases. Elles se déroulent parfois en parallèle. Toutes les étapes ne sont pas nécessaires pour chaque type de contrat.

1. Traitement : les contrats sont rédigés et vérifiés. Des spécialistes et des juristes apportent leur aide à cet égard. En outre, un échange avec les parties contractantes est souvent nécessaire. Par exemple, un contrat peut leur être envoyé à l’état de projet.

2. Signature juridiquement valide : les contrats ne deviennent valides qu’après la signature des parties contractantes. Différentes procédures peuvent être utilisées à cet effet. Lorsque des contrats papier sont numérisés ultérieurement, une signature scannée est souvent suffisante. Il existe également des signatures numériques juridiquement valides. Ce point sera abordé plus en détail par la suite.

3. Remise des documents : Les contrats finalisés doivent être mis à la disposition des deux parties. Différentes formes d’envoi sont possibles. Elles vont de l’envoi par courrier électronique à l’utilisation d’espaces de données spécifiques.

4. Classement : d’une part, les contrats doivent être conservés en toute sécurité. Ils doivent pouvoir être retrouvés rapidement en cas de besoin. D’autre part, ils doivent être facilement accessibles et consultables.

5. Archivage : dans les relations commerciales, il existe des obligations de conservation des contrats. Même après la conclusion de transactions, celles-ci doivent être conservées pendant plusieurs années.

6. Contrôle de gestion : les contrats sont indissociables des processus de travail. C’est pourquoi ils doivent également être accessibles et pouvoir faire l’objet de recherches pour le contrôle de gestion. Mais il faut aussi se concentrer sur les délais et les durées.

Les exigences légales

Lors du traitement des contrats, de nombreuses lois doivent être respectées. Souvent, les exigences découlent directement de la législation spécifique au domaine. Par exemple, dans le domaine de la sécurité au travail, la documentation des maintenances liées à la sécurité est obligatoire. La gestion numérique des documents est principalement régie par le Code de commerce et le Code civil. Il est impératif de respecter tous les principes de la comptabilité adéquate. Cela comprend les principes reconnus dans la comptabilité :

• Traçabilité et vérifiabilité
• Exhaustivité et exactitude
• Enregistrement et comptabilisation en temps voulu
• Organisation
• Inaltérabilité

La sécurité des données est également une exigence essentielle. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) joue par exemple un rôle à cet égard.

Simplicité

Disponibilité

Gestion des droits

Automatisation

Communication

Documentation

Une documentation rigoureuse est nécessaire d’un point de vue légal. Les exigences varient selon les types de contrats. Par exemple, la gestion des contrats dans le domaine de la vente présente des exigences particulières. Il faut notamment conserver les contrats qui n’ont pas été conclus, afin de pouvoir prouver que les règles de passation des marchés ont été respectées. Dans la gestion des ressources humaines, des réglementations de sécurité plus strictes s’appliquent. Il est notamment nécessaire que chaque accès en lecture soit documenté. Les données personnelles bénéficient d’une protection légale particulière. Ainsi, les traitements doivent toujours rester traçables.

La gestion des contrats peut être organisée de différentes manières. Chaque variante présente des avantages et des inconvénients. Il n’est pas possible de dire de manière générale quelle est la bonne variante. Cela dépend des exigences concrètes d’une entreprise ou d’une administration.

Organisation thématique : Les contrats sont parfois classés par domaine. Il peut s’agir par exemple de la gestion de parc informatique, ou de la gestion de flotte automobile. Les responsables des domaines spécialisés sont ainsi sollicités. Ils sont responsables de la gestion de leurs contrats et les classent au sein de leur système. Cela a l’avantage de garantir un traitement compétent. Les personnes sur place sont familiarisées avec leur système et peuvent agir efficacement. L’inconvénient est que la recherche d’informations peut être fastidieuse. Cela est particulièrement vrai dans les grandes entreprises.

Structure selon les domaines de travail : La répartition s’appuie sur les structures d’une entreprise. Tous les contrats relatifs à un domaine spécifique y sont gérés, quel que soit leur type. Cela permet d’avoir les informations là où elles doivent être utilisées. Cela simplifie les processus et réduit le nombre de demandes de clarification. Cependant, un inconvénient est qu’il n’y a pas de vue d’ensemble centrale. De plus, tous les types de contrats ne peuvent pas être traités de manière décentralisée. Un exemple à cet égard est la gestion des ressources humaines. Une spécialisation est également plus difficile à réaliser dans ce cadre.

Approche orientée objet : Dans ce cas, un contrat est classé à chaque fois dans l’objet. Cela est par exemple possible dans une gestion d’inventaire. Timly dispose par exemple de dossiers numériques uniques pour chaque objet. Ainsi, chaque document est directement enregistré dans le profil d’un objet. Des autorisations sont nécessaires pour l’accès. Celles-ci peuvent être attribuées à des interlocuteurs centraux, par exemple à la gestion des véhicules ou à l’administration informatique. De même que les responsables de chaque domaine de travail. Cela représente un mélange des deux autres approches et reprend à chaque fois les avantages.

Les responsables définissent d’abord les exigences. Ensuite, il faut trouver un logiciel adapté. Les solutions possibles sont :

• Systèmes de classement existants : Les contrats sont numérisés et classés dans des systèmes existants. Il peut s’agir de la gestion de fichiers sur des lecteurs réseau.
• Logiciel spécialisé dans la gestion des contrats : il existe de nombreux fournisseurs de logiciels spécialisés dans ce domaine. Ici, l’accent est mis sur les exigences particulières de la gestion des contrats. C’est pourquoi des fonctions telles que la documentation sont déjà incluses.
• Espaces de données numériques : les espaces de données ont été conçus pour des transactions particulièrement sensibles. Il peut s’agir par exemple de rachats d’entreprises. Les espaces de données ont une gestion des droits restrictive. En outre, chaque transaction est consignée. Des précautions particulières ont été intégrées pour la sécurité. Ainsi, les captures d’écran ou la copie de contenus sont techniquement interdites. Des filigranes permettent en outre de confondre les auteurs d’infractions.
• Des solutions logicielles globales : Les programmes universels réunissent une multitude de fonctions. Le logiciel d’inventaire de Timly en est un exemple. Il permet de saisir tous les objets de l’inventaire. Ceux-ci peuvent également être reliés dans l’espace. Il est ainsi possible, par exemple, de consulter tous les objets d’une pièce. Mais aussi l’inventaire d’un bâtiment. Des documents de toutes sortes peuvent être enregistrés dans le dossier numérique de chaque actif. La gestion intégrée des délais et le système de tickets automatisent de nombreux processus. En outre, la gestion du personnel est également intégrée. Les contrats de travail et les attestations de formation trouvent leur place dans le dossier numérique du personnel.

Les signatures sont un élément essentiel des contrats. Si la gestion des contrats se fait de manière numérique, des signatures électroniques sont nécessaires. Celles-ci existent sous différentes formes :

• Signature simple et numérisée : Il s’agit par exemple de signatures scannées. Il est également possible de signer numériquement sur des dispositifs d’entrée appropriés avec un stylet. Cette forme a la plus faible valeur probante, car elle peut être facilement falsifiée.
• Certificat : Les certificats numériques reposent sur des fonctions cryptographiques. Des chaînes de caractères infalsifiables sont générées. La véracité peut être vérifiée et calculée auprès de l’organisme émetteur.
• Signature qualifiée : Celles-ci ne peuvent être délivrées que par des organismes certifiés par l’État. Pour le traitement, des lecteurs de cartes à puce approuvés par l’Agence fédérale des réseaux sont nécessaires. À l’avenir, une option utilisant la carte d’identité électronique sera également mise en place.

Si différents systèmes sont utilisés, davantage de matériel est nécessaire. En cas d’incidents techniques, le dépannage devient plus complexe. Plus les applications sont nombreuses, plus il est difficile de garantir la sécurité. C’est pourquoi certains développeurs adoptent une approche globale. Une solution logicielle doit permettre de couvrir le plus grand nombre de tâches possible. Dans le domaine de la gestion des contrats, cette approche permet d’augmenter considérablement l’efficacité.