Inventario digital: ventajas, consejos de gestión y pasos de mantenimiento

El inventario digital utiliza la tecnología para rastrear y gestionar los niveles de inventario, ayudando a las empresas a reducir la necesidad de procesamiento manual y de recuento físico. También incorpora software que permite la automatización, el seguimiento y la supervisión de la gestión de inventario en tiempo real. Esto proporciona a las empresas información actualizada sobre sus existencias, lo que les permite tomar decisiones fundamentadas y optimizar las operaciones de la cadena de suministro.

La diferencia entre el inventario digital y el físico radica en el método utilizado para su seguimiento y gestión. El inventario físico requiere que el personal realice el conteo manual de los activos, lo que consume tiempo, puede generar errores y presenta ciertas limitaciones. En cambio, el inventario digital emplea sistemas automatizados y datos en tiempo real para ofrecer información más precisa de manera eficiente.

Las ventajas de utilizar un inventario digital incluyen:

• Reducción del riesgo de error humano y mayor precisión en los niveles de existencias.
• Aumento de la eficiencia mediante la automatización de procesos; los datos en tiempo real permiten a las empresas responder con agilidad a los cambios en la oferta y la demanda.
• Mejora de la visibilidad al permitir consultar los niveles de inventario en distintas ubicaciones.
• Reducción de costes asociados al personal encargado del recuento manual, el almacenamiento y la gestión de inventarios.
• Escalabilidad a medida que la empresa crece, facilitando el manejo de grandes volúmenes de información.

La importancia de disponer de un inventario digital radica en:

• Seguir y comunicar información actualizada, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones con conocimiento de causa.
• Automatizar procesos que permiten cumplir los pedidos, realizar el seguimiento del inventario, comprobar las rutas de envío y reducir los costes de mano de obra y los errores.
• Aumentar la resiliencia de la cadena de suministro e identificar cuellos de botella, lo que contribuye a una mayor eficacia operativa.
• Mejorar la satisfacción del cliente al garantizar la disponibilidad constante de los productos deseados.
• Cumplir los pedidos con eficacia, reduciendo los plazos de entrega y mejorando la puntualidad de las entregas.

El comercio minorista, la fabricación, la producción de eventos y los equipos audiovisuales son ejemplos de industrias que utilizan sistemas digitales.

El uso de un inventario digital ofrece numerosas ventajas, como la mejora de la previsión de la demanda, el aumento de la eficiencia y la reducción de costes. Las operaciones se agilizan al optimizar los procesos y minimizar los errores, por lo que se ha convertido en una herramienta clave para muchas empresas.

El inventario digital permite mejorar la eficiencia mediante el seguimiento automatizado del inventario, el cálculo preciso de los pedidos y la previsión de picos en la demanda de mercancías. Esto contribuye a reducir las roturas de stock, el exceso de existencias y el riesgo de errores humanos. Asimismo, facilita la previsión de la demanda mediante el análisis de existencias, ventas e historiales previos, comparándolos con tendencias del mercado para anticipar necesidades actuales y futuras. Para ello, se emplean tecnologías como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, que permiten identificar patrones y tendencias con mayor precisión.

Además, el inventario digital contribuye a reducir los costes al disminuir los gastos de transporte vinculados al almacenamiento y mantenimiento del inventario. De esta forma, se mitiga el riesgo de exceso de existencias y de desabastecimiento, lo cual reduce el desperdicio y las consecuencias financieras asociadas a las existencias obsoletas. Por ello, resulta fundamental que las empresas conozcan cómo mejorar la gestión del inventario.

¿Cómo contribuye la gestión digital de inventarios a la optimización de existencias?

La gestión digital del inventario mejora la optimización de las existencias mediante el uso de tecnología para automatizar y agilizar los procesos. Esto resulta fundamental para garantizar niveles de inventario óptimos y disponer de información en tiempo real, lo que permite prever la demanda con mayor precisión y asegurar una reposición eficiente del inventario.

Las herramientas y técnicas utilizadas incluyen:

• Los sistemas de inventario permanente, que registran las ventas, las compras y el uso del inventario. Un ejemplo son los sistemas de punto de venta o el software de planificación de recursos empresariales (ERP).
• Los modelos de cantidad económica de pedido (EOQ), que optimizan el inventario y reducen los costes asociados a los pedidos, la recepción y el mantenimiento.
• El análisis ABC, que ayuda a priorizar el inventario según su importancia y rentabilidad. Los artículos se agrupan en las categorías A, B y C para enfocar tiempo y recursos en los productos más críticos.
• La reposición continua (RC), que consiste en reponer las existencias de forma periódica, reduciendo la necesidad de grandes espacios de almacenamiento.
• El reaprovisionamiento en función de la demanda, que utiliza datos de demanda para determinar la cantidad adecuada de inventario. Esta información proviene de ventas, encuestas a clientes y estudios de mercado, ayudando a evitar tanto el exceso como la escasez de existencias.
• La supervisión del rendimiento de los proveedores, que permite evaluar la fiabilidad, la calidad y la capacidad de respuesta de los proveedores.
• Los niveles de reposición automática periódica, que activan pedidos de reposición automáticamente cuando las existencias alcanzan un umbral. Esto permite reponer con eficacia los productos más vendidos.

Los inventarios digitales presentan ventajas e inconvenientes que influyen en la forma en que las empresas optimizan sus operaciones.

Los beneficios del inventario digital son:

• Permite un acceso eficiente a los archivos, lo que reduce el tiempo dedicado a buscar documentos físicos específicos.
• Utiliza control de versiones y seguimiento de revisiones para garantizar la precisión e integridad de los archivos digitales, minimizando errores o discrepancias.
• Proporciona accesibilidad a inventarios digitales compartidos entre equipos, lo que resulta útil al colaborar con proveedores o socios, mejorando la comunicación y la coordinación.
• Reduce la necesidad de grandes espacios de almacenamiento físico, liberando zonas y disminuyendo los costes asociados al almacenamiento.

Los retos de utilizar inventarios digitales son:

• Requiere costes iniciales y mano de obra considerables para escanear, categorizar y organizar los archivos existentes. Este proceso puede ser especialmente complejo en empresas con grandes volúmenes de activos o información.
• Exige mantenimiento continuo para asegurar que los archivos estén actualizados, correctamente clasificados y sean pertinentes. Sin un mantenimiento adecuado, con el tiempo pueden surgir errores y desorganización.
• Necesita una gestión rigurosa de los datos, ya que errores o discrepancias pueden afectar negativamente la producción o la toma de decisiones.
• Es vulnerable a ciberataques, por lo que es fundamental implementar medidas de seguridad y restringir el acceso únicamente al personal autorizado, a fin de evitar accesos no autorizados o violaciones de datos.

Para crear y configurar un inventario digital, es fundamental seguir una serie de pasos estructurados. Deberás realizar las siguientes acciones como preparación para la digitalización:

• Verificar el recuento físico del inventario: Es necesario asegurarse de que los registros existentes sean precisos. Para ello, debe comprobarse que la descripción, el estado y la ubicación de los artículos coincidan con los datos registrados.
• Normalizar la información del inventario: La estandarización de los datos evita repercusiones por discrepancias e incoherencias, lo que facilita una digitalización uniforme.
• Convertir los datos del inventario a formato digital: Este proceso suele realizarse mediante herramientas como Excel y debe efectuarse de forma sistemática y diaria para garantizar la actualización continua.
• Asignar identificadores digitales a cada artículo: La incorporación de códigos de barras o códigos QR es esencial para permitir un seguimiento y supervisión precisos.
• Integrar con otros sistemas digitales: Es recomendable conectar el inventario digital con soluciones como ERP o programas de contabilidad para centralizar la información y optimizar la gestión.

Una vez completada la fase de preparación, debe seleccionarse un sistema escalable y compatible, reconocido por su facilidad de uso y rentabilidad. Este sistema debe permitir gestionar eficazmente niveles bajos de existencias, así como ofrecer funciones avanzadas de registro, generación de informes, análisis y medidas de seguridad robustas.

Los flujos de trabajo deben actualizarse para agilizar las operaciones. Para automatizar estos procesos, las empresas deben implementar el escaneado de códigos de barras, utilizar software basado en la nube y emplear algoritmos de aprendizaje automático que extraigan información de datos históricos. Estas tecnologías permiten prever la demanda, optimizar los pedidos y evitar tanto la falta de existencias como el exceso de inventario. También es fundamental asegurar la integración con los sistemas de almacén para garantizar la eficiencia en el embalaje, la recogida y el envío de artículos. Por lo tanto, resulta esencial conocer cómo configurar adecuadamente el inventario en los almacenes.

El inventario digital de Timly se destaca por su sistema de seguimiento automatizado y por ofrecer una arquitectura sólida, que permite a las empresas escalar y racionalizar la gestión de su inventario. Ofrece funcionalidades como actualizaciones en tiempo real, seguimiento centralizado de activos e inventario, así como protección de datos para brindar una mayor seguridad. Así, las empresas pueden gestionar eficazmente su inventario, reducir los costes de transporte y las roturas de stock, y maximizar sus beneficios.

Consideraciones básicas para implantar el inventario digital

Para implantar con éxito un sistema de inventario digital, es esencial tener en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:

• Organización de los datos: Es clave tanto en el almacenamiento físico como en los sistemas digitales. Una estructura bien organizada garantiza que la información esté siempre accesible y lista para respaldar una toma de decisiones eficaz.
• Formación del equipo: La capacitación adecuada del personal es crucial para asegurar una implantación exitosa del software. Esta formación debe abarcar la introducción de datos, los procesos de reordenamiento y los procedimientos de almacenamiento.
• Compatibilidad del sistema: El software de inventario digital debe integrarse sin problemas con otras herramientas utilizadas por la empresa, como sistemas de contabilidad, ERP y otras soluciones digitales.

Teniendo en cuenta estas consideraciones básicas, las empresas pueden realizar una transición fluida hacia un sistema de inventario digital. Esto permite reducir errores, mejorar el acceso a los datos y garantizar el uso efectivo de la información en la toma de decisiones.

Para crear flujos de trabajo eficaces en la gestión del inventario digital, es fundamental seguir una serie de pasos que permitan agilizar los procesos y mejorar la eficiencia operativa:

• Identifica los objetivos que deben alcanzarse con la gestión del flujo de trabajo de inventario. Estos pueden incluir la reducción del exceso de existencias y de las roturas de stock, así como la mejora en el cumplimiento de los pedidos.
• Crea un diagrama de flujo de las etapas del proceso e incluye los productos, la recepción del pedido, el procesamiento del pago, la preparación del pedido, el envío y la satisfacción del cliente.
• Integra el sistema de inventario con sistemas de gestión de contenidos (CMS), plataformas de automatización de marketing, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), herramientas de gestión de proyectos y otros programas empresariales.
• Automatiza las tareas dentro del flujo de trabajo para minimizar errores manuales y aumentar la eficiencia.
• Utiliza el seguimiento en tiempo real para controlar las existencias y saber cuándo es necesario reponer el inventario.
• Emplea aprobaciones dentro del flujo de trabajo de inventario para tener visibilidad del proceso.
• Supervisa las métricas clave y los KPI para identificar las áreas que deben optimizarse.
• Ofrezce formación a los empleados para asegurar que comprenden el flujo de trabajo y se reduzca el tiempo necesario para aprenderlo.

Estos pasos constituyen una guía práctica para estructurar flujos de trabajo sólidos, orientados a una gestión eficiente y precisa del inventario digital.

Existen diversas herramientas diseñadas específicamente para facilitar la gestión digital de inventarios, entre las que destacan:

• La gestión de inventarios de Timly permite a las empresas automatizar el seguimiento, y su robusto sistema ofrece una vía eficaz para escalar y optimizar sus operaciones. Puedes estar seguro de que tu empresa está en buenas manos gracias a las actualizaciones en tiempo real, el control centralizado del inventario y la protección de datos.
• Zoho Inventory es reconocido por sus sólidas capacidades de generación de informes y gestión. Ofrece funciones de autorrelleno y se integra fácilmente con otros programas, lo que lo convierte en una opción confiable para las empresas que buscan optimizar sus operaciones.

Además, la integración de sistemas desempeña un papel clave en la gestión digital del inventario. Facilita la colaboración entre departamentos, mejora la visibilidad en tiempo real y permite una mejor toma de decisiones mediante el análisis de datos. También optimiza los procesos logísticos, refuerza la gestión del inventario en la cadena de suministro y garantiza la coherencia de los datos entre plataformas, reduciendo así errores y discrepancias.

¿Cómo pueden las herramientas de inventario digital evitar la falta de existencias?

Las herramientas digitales de inventario utilizadas para evitar la falta de existencias son:

• Información histórica sobre ventas, tendencias del mercado, estacionalidad y factores económicos. Esto permite prever la demanda.
• APIs que facilitan el intercambio de datos. Esto garantiza niveles de existencias precisos y permite reaccionar a tiempo ante los cambios en la demanda.
• Evaluación y ajuste periódicos de los modelos predictivos. Para ello, se actualizan los datos semanalmente y se asegura una visión actualizada.

Al analizar los sistemas de inventario digitales y tradicionales, hay que tener en cuenta numerosos retos y ventajas:

Ventajas:

• Los sistemas digitales de inventario ofrecen un seguimiento en tiempo real, permiten automatizar tareas y mejoran la precisión.
• Los sistemas tradicionales de inventario presentan un enfoque simple y de bajo coste para la gestión de existencias.

En cuanto a los retos:

• El inventario digital implica costes iniciales, una implantación compleja y la necesidad de formar al personal. La integración con la infraestructura y los procesos existentes también puede representar un desafío.
• Los sistemas tradicionales consumen mucho tiempo, son propensos a errores y carecen de escalabilidad.

En última instancia, la elección entre inventario digital y tradicional depende de los objetivos y necesidades de la empresa. Por lo tanto, las organizaciones deben evaluar cuidadosamente los pros y los contras de cada enfoque y decidir cuál se adapta mejor a sus requerimientos.

Es fundamental integrar el inventario digital con otros sistemas empresariales. Esto contribuye a garantizar la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

• La integración con herramientas de gestión de la cadena de suministro permite a las empresas agilizar el procesamiento de pedidos, reducir costes y mejorar la experiencia del cliente.
• Se conecta con los retos de las ventas para asegurar un seguimiento preciso en tiempo real y unas operaciones fluidas. Facilita la reposición de artículos para mantenerlos siempre disponibles y disminuye la tasa de insatisfacción del cliente.

Estas integraciones permiten que las empresas funcionen como un engranaje bien engrasado, donde la tecnología optimizada mejora el servicio al cliente e impulsa los resultados financieros.

Para evaluar el rendimiento del inventario digital se necesitan varias métricas clave, como la rotación y los costes de mantenimiento. Veamos ambas.

• La rotación de inventario indica con qué frecuencia se ha vendido o reemplazado el inventario en un periodo determinado. Si dicha rotación es alta, significa que la gestión del inventario es eficiente. Para reducir el riesgo de exceso de existencias y obsolescencia, se calcula de la siguiente forma:

Rotación de inventario = inventario medio / coste de los bienes vendidos (COGS).

Esta métrica se supervisa y optimiza mediante análisis en tiempo real y un sistema automatizado de gestión de inventarios.

• Los costes de mantenimiento están relacionados con la conservación y el almacenamiento de las existencias. Incluyen el espacio de almacenaje, los seguros, los impuestos y el coste del capital asociado al inventario. Calcular estos costes es esencial para evaluar su impacto financiero. Una vez determinado, las empresas pueden liberar capital que puede invertirse en otras áreas del negocio.

Por lo tanto, la rotación del inventario y los costes de mantenimiento son fundamentales para garantizar la eficiencia y la salud financiera del sistema de inventario digital. Esto puede contribuir a reducir costes, optimizar los niveles de existencias y mejorar la satisfacción del cliente.