Software de planificación del mantenimiento: ¿cómo hace que las cosas funcionen sin problemas?

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Cuando se producen defectos en máquinas y sistemas, no es raro que se produzcan situaciones agitadas. ¿Es posible una reparación a corto plazo? ¿Puede organizarse una sustitución o se desviará el calendario del proyecto previsto? Los imprevistos suelen ir asociados a muchas molestias y costes.

Una gestión de inventarios profesional con planificador de mantenimiento integrado puede eliminar el horror de un escenario así por varias razones. Te facilita la planificación de cuándo es necesario realizar el mantenimiento de qué equipos operativos, máquinas y herramientas. El riesgo de que tú o tus empleados paséis por alto las fechas de mantenimiento e inspección en el ajetreo de la vida cotidiana se reduce al mínimo utilizando el software planificador de mantenimiento.

Un planificador de mantenimiento software debe hacer uso del conjunto de datos de tu gestión de inventario. El almacenamiento redundante de datos con distintos objetivos no está al día. Aparte de la carga de trabajo innecesaria que supone la doble entrada, aumenta el riesgo de que la información no se transmita entre las distintas áreas de trabajo.

Un software de inventario profesional como Timly está basado en la nube y gestiona todo el inventario de una empresa de forma centralizada. Cada nuevo activo recibe un código QR que ahorra espacio como pegatina cuando se registra. A continuación, cada persona autorizada de la empresa puede consultar el perfil del equipo de trabajo y ver y editar la información necesaria para su área. Un sistema de autorización detallado garantiza la protección de datos necesaria. El proveedor garantiza la conformidad con el Reglamento Alemán de Protección de Datos (GDPR).

Toda la información registrada sobre un activo crece con el tiempo hasta convertirse en un archivo digital. Además de los detalles técnicos y las instrucciones de funcionamiento, esto incluye inicialmente las inspecciones y el mantenimiento. Además, el software de planificación del mantenimiento puede utilizarse para documentar digitalmente todas las reparaciones e inspecciones de prueba realizadas.

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El acceso a la base de datos es posible a través de cualquier dispositivo final con conexión a Internet. Para uso móvil, Timly ofrece una aplicación optimizada para smartphones y tablets. De este modo, cuando se asigna una herramienta de trabajo, se muestra inmediatamente al encargado y al capataz de la obra cuándo está pendiente su mantenimiento. Al hacerse cargo de la herramienta, cada empleado puede comprobar a través de su app si está en buen estado.

Si se produce un defecto, el empleado lo comunica sin burocracia a través de la app. Aquí es donde la gestión centralizada del stock de datos merece la pena, porque Timly ofrece un sistema de tickets sobre esta base, a través del cual se puede iniciar una reparación de la forma más rápida y fluida posible. Si intervienen proveedores de servicios externos, pueden acceder a la información necesaria desde el sistema previa solicitud.

Otra ventaja de un software integral de inventario como Timly es que tú y tus empleados tenéis acceso a controles de seguridad documentados en caso de inspecciones, por ejemplo, de la oficina de supervisión comercial. Por supuesto, los archivos digitales del inventario están estructurados de tal forma que se puede filtrar la información para controlarla. De este modo, puedes determinar qué equipos de trabajo se averían con una frecuencia desproporcionada o provocan costes innecesariamente elevados por las reparaciones.

Las tiendas de aplicaciones de los principales fabricantes de smartphones ofrecen numerosas aplicaciones gratuitas. Los desarrolladores persiguen diferentes objetivos cuando ponen su software a disposición de forma gratuita. La financiación mediante publicidad o una restricción a las funciones básicas de la app está muy extendida. Si el usuario quiere utilizar la app sin publicidad o en toda su extensión, al final debe comprarla.

Esto no es muy práctico en el entorno profesional de una empresa. Lo que cuenta aquí es la fiabilidad, la previsibilidad y la asistencia permanentemente disponible. El inventario inicial de todos los equipos de trabajo representa una cierta cantidad de trabajo. Aquí no debes arriesgarte y optar por una solución semiprofesional. Con un software comercial de planificación del mantenimiento, puedes estar seguro de que el desarrollo posterior está garantizado durante años.

Otro aspecto importante de las soluciones basadas en la nube es la selección del lugar de almacenamiento de los datos. Por protección de datos razones, sólo el almacenamiento gestionado directamente por el proveedor del software es una opción. La seguridad también desempeña un papel importante en la selección del software de planificación del mantenimiento.

Al fin y al cabo, la base de datos de un programa correspondiente contiene datos internos de tu empresa, posiblemente datos personales de empleados y clientes. Con una solución profesional como Timly, estás en el lado seguro. Cada versión se prueba exhaustivamente -también desde el punto de vista de la seguridad- y las actualizaciones de seguridad están disponibles con regularidad.