Utilizar la gestión de inventarios de código abierto es más caro de lo que crees

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Si una empresa utiliza gestión de inventarios de código abierto, se ahorra costes de licencias. Sin embargo, conviene cuestionarse críticamente su uso. La idea del código abierto es publicar el código fuente de un programa para que desarrolladores libres puedan trabajar en él. Además, esto da a los investigadores de seguridad la oportunidad de comprobar si el software tiene lagunas de seguridad y también los principios de protección de datos.

Esto tiene sentido en muchas áreas de aplicación, por ejemplo, los navegadores web más populares. En cambio, utilizar código abierto para la gestión de inventarios sólo tiene sentido si los responsables de la empresa tienen la intención de que los expertos examinen el código fuente y lo adapten si es necesario. Probablemente éste no sea el caso en la mayoría de las empresas. Por tanto, les conviene más un producto comercial como Timly, que está respaldado por un equipo permanente de desarrolladores profesionales.

Pero hay otras razones para optar por una solución comercial. Entre ellas, la gama de funciones significativamente más amplia y la asistencia de personal cualificado.

Los proyectos de código abierto prosperan gracias a una gran comunidad que contribuye gratuitamente al desarrollo del software. Por eso estas constelaciones tienen especial éxito con aplicaciones muy extendidas. En el entorno corporativo, en cambio, cuentan otros factores. Utilizar código abierto para la gestión de inventarios restringe innecesariamente la gama de funciones. Normalmente sólo está disponible como “solución isla” para aplicaciones individuales.

Un sistema profesional de gestión de inventario como Timly está diseñado de forma que sea posible un registro holístico del inventario de la empresa, desde muebles hasta vehículos y máquinas. El software acompaña a un bien durante su vida útil en la empresa. Es un repositorio central para todos los datos relacionados con la gestión del inventario.

En concreto, esto significa que se almacenan las instrucciones de funcionamiento y los detalles técnicos, así como todos los parámetros dinámicos, como ubicaciones y responsables. El calendario de mantenimiento gestiona las próximas citas del equipo de trabajo y el modo de inventario soporta el inventario anual.

Los activos pueden marcarse con un código QR. El perfil de un activo puede consultarse desde cualquier lugar de trabajo con el escáner de código de barras. Quienes utilizan el código abierto para la gestión de inventarios prescinden de esta serie de funciones.

Es necesaria una compleja infraestructura informática para que se pueda acceder al stock de datos de un software de inventario desde cualquier lugar de trabajo, aunque se utilice código abierto para la gestión de inventarios. Timly ya está implementado como servicio en la nube. Los usuarios sólo necesitan un dispositivo final con conexión a Internet.

Esto aporta la ventaja de que toda la información está permanentemente a disposición de cada empleado autorizado. No importa si está en la oficina, en el taller o en la obra del cliente. Las herramientas pueden entregarse en la obra y los defectos pueden notificarse en tiempo real.

Los expertos de Timly se encargan de la configuración y administración de los servidores en la nube conforme a la GDPR. Un sistema de gestión de derechos implementado protege los datos de accesos no autorizados. Esta infraestructura de servidores debe ser configurada y mantenida por la propia empresa si se utiliza código abierto para la gestión del inventario. Es una tarea que ni siquiera el personal informático experimentado puede hacer “por su cuenta”.

Hay un escáner de códigos de barras integrado en la aplicación. Esto permite leer los códigos QR de los activos sin necesidad de hardware adicional. La información se puede capturar siempre en tiempo real. Los molestos pasos intermedios, como tomar notas, ya no son necesarios. Lo mismo ocurre con los mensajes a los empleados de la administración o del taller, que llevan mucho tiempo.

Si se utiliza el código abierto para una tarea importante como la gestión de inventarios, debe garantizarse la disponibilidad permanente del software. De lo contrario, se corre el riesgo de que los errores e incertidumbres que se produzcan entre los usuarios paralicen los procesos de trabajo y pongan en peligro los plazos.

Con un paquete de software profesional como Timly, ya se incluye la ayuda de un equipo de soporte formado y experimentado. Los desarrolladores se ocupan permanentemente del desarrollo del software. Se instalan regularmente mejoras funcionales y actualizaciones de seguridad. Esto crea la seguridad de planificación necesaria.

En lugar de utilizar la gestión de inventarios de código abierto, el uso de Excel es una alternativa posible. El software se utiliza de todos modos en la mayoría de las empresas, así que no hay costes adicionales. Sin embargo, los factores decisivos para la eficacia del software de inventario son la facilidad de uso y la disponibilidad constante.

Procesar grandes tablas en dispositivos móviles no es muy práctico. Aquí es donde una solución basada en bases de datos como Timly tiene ventaja. Ésta muestra dinámicamente al usuario sólo los datos necesarios, en función del contexto.

Funcionalidades como el mantenimiento del software, el calendario de mantenimiento o una administración de autorizaciones detallada deben realizarse con el programa genérico de hojas de cálculo mediante scripts adicionales. En Timly, éstas y otras herramientas ya están implementadas de forma nativa.

Con Timly, el lugar de trabajo actual de los empleados ya no juega ningún papel. Ya sea home office o asamblea, los recursos de trabajo se asignan de forma rápida y fiable. Las ubicaciones y las personas responsables permanecen transparentes en todo momento a través de Timly. La asignación puede realizarse mediante un código QR para evitar confusiones. Los empleados tienen acceso a la información necesaria in situ, y los responsables pueden controlar en todo momento el inventario asignado.

Cuando hay que hacer el inventario anual, el práctico autoinventario ayuda. Cada empleado simplemente escanea el inventario que se le ha asignado y queda registrado de forma legalmente segura. Si se utiliza el código abierto para la gestión del inventario, sería necesario acudir a la sede de la empresa.

Utilizar gestión de inventarios de código abierto tiene desventajas decisivas en comparación con un software de inventario profesional como Timly. La solución de inventario de Timly ha sido utilizada por numerosas empresas y autoridades durante años. En ella se ha adquirido una valiosa experiencia, que fluye regularmente hacia un mayor desarrollo.

El uso de Timly aumenta la eficacia de los procesos de trabajo. Además, el equipo de trabajo se utiliza de forma más eficaz y sostenible. Los costes ahorrados gracias a ello hacen que el uso de software libre deje de ser rentable en casi todos los casos.