Aplicación de Gestión de Stocks: Aprovecha mejor tus recursos con Timly

El principio es sencillo: todo es inventario. Los materiales de trabajo, las máquinas y herramientas, así como los consumibles, utensilios de oficina y otros bienes, pertenecen a la aplicación de gestión de existencias. Cuando se adquiere algún artículo, se almacena en una base de datos central. El software de Timly garantiza que las categorías puedan adaptarse al activo correspondiente.

De esta forma, se puede almacenar toda la información necesaria sobre un elemento de inventario, y no se solicitan entradas sin sentido al usuario. Si se emite un elemento de trabajo, tu administración puede registrar fácilmente a quién y con qué fin se hizo. Esto permite ver en cualquier momento dónde se encuentran los distintos artículos del inventario. Además, es posible consultar cuándo y dónde se utilizaron los consumibles. Al actualizar constantemente los niveles de inventario, es posible hacer que se envíen mensajes de advertencia y avisos por correo electrónico cuando no se alcancen determinados niveles.

Se sabe que la responsabilidad personal garantiza un manejo más cuidadoso de los equipos de trabajo. También es más fácil ver si hay potencial de ahorro en áreas concretas. Además, el software de gestión de inventarios de Timly ofrece una serie de cómodas funciones para los empleados. Por ejemplo, se pueden almacenar las instrucciones de uso de las herramientas. Cualquier daño previo se documenta durante la entrega y las fechas próximas, como el mantenimiento, pueden ser vistas por todos los empleados. Cualquier defecto que se produzca puede ser notificado en tiempo real por cada empleado a través de su dispositivo, como un smartphone.

La gestión profesional de inventarios, llamada gestión de existencias, no es sólo cosa de grandes empresas con un sistema ERP dedicado. Incluso en las pequeñas empresas con pocos empleados, tiene sentido registrar digitalmente el inventario y los consumibles. Las empresas artesanales, en particular, suelen utilizar un gran número de herramientas y máquinas de alta calidad. No es fácil llevar un registro de los equipos comprados y entregados, ni de cuándo deben realizarse las citas de mantenimiento.

Las listas de inventario impresas no están actualizadas. Manipularlas en las obras, con poca luz y condiciones meteorológicas adversas, no es práctico. Estas tareas administrativas se perciben rápidamente como molestas y demasiado lentas. En consecuencia, aumenta el riesgo de no registrar los cambios ni informar de las pérdidas o el consumo.

Si te ves obligado a calcular bruscamente, una visión completa y actualizada diariamente del inventario utilizado y de los materiales consumidos puede ser muy útil para identificar centros de costes innecesarios. Por ejemplo, comprobando la eficacia de los procesos de trabajo. Además, con un sistema profesional de gestión de inventarios, tienes la opción de almacenar todas las reparaciones y el mantenimiento de cada equipo. Esto facilita la localización de equipos que requieren un mantenimiento desproporcionado.

El software es un factor de coste. Así que tiene sentido utilizar productos existentes con funciones genéricas también para otras tareas. Excel es muy adecuado para crear listas y resúmenes debido a su amplio uso y universalidad. Sin embargo, el programa de hoja de cálculo tiene varios puntos débiles que dificultan innecesariamente su uso como aplicación profesional de gestión de existencias.

La capacidad multiusuario aún no se ha implementado a día de hoy de la forma en que lo hace el software basado en bases de datos. Además, es difícil registrar claramente artículos de distintas categorías. Si hay que registrar entre sí tanto consumibles, por ejemplo guantes, como máquinas complejas, como una carretilla elevadora, esto sólo es posible con compromisos y a expensas de una categoría de inventario.

El mayor punto débil es la falta de idoneidad para las entradas dinámicas. Es difícilmente concebible que entradas como los defectos actuales o la asignación a un nuevo empleado se realicen en una tabla central de Excel, desde una obra. Es precisamente este tipo de información la que constituye el valor añadido de la gestión digital de almacenes (mediante el uso de una app de gestión de existencias).

Las buenas aplicaciones digitales de gestión de inventarios se caracterizan por un manejo intuitivo y que ahorra tiempo. Timly utiliza códigos de barras y códigos QR que ahorran espacio para llamar a un perfil de inventario. Al introducirlo, se puede adjuntar al dispositivo o al lugar de almacenamiento de un artículo consumible. Después, todos los empleados autorizados pueden acceder a la aplicación móvil de gestión de existencias del bien escaneando el código QR.

A continuación, se pueden realizar entradas allí, como la asignación a un empleado o la retirada del stock del almacén. Incluso en los talleres o en las obras, se garantiza que el acceso al perfil de un artículo del inventario sea posible sin largas entradas en el dispositivo terminal. Esto aumenta la aceptación del sistema de gestión por parte de los empleados y, por tanto, la eficacia de toda la solución de software para la gestión digital del inventario.