Por qué el software gratuito de inventario no es adecuado para todas las empresas

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La gestión empresarial moderna también incluye una gestión digital profesional y eficaz de los recursos operativos. Idealmente, debería ser posible rastrear qué inventario está disponible y dónde se encuentra en cada momento. Sin embargo, según el tipo y el tamaño de tu empresa, existen diferencias en los requisitos del software utilizado.

Una red es necesaria si tienes varias sedes. Si muchos empleados necesitan acceso regular, tiene sentido integrar también dispositivos móviles con lectores de códigos de barras. Además, se puede concebir una gran variedad de categorías de inventario, por ejemplo, desde software a equipos de oficina, pasando por máquinas para las que hay que tener en cuenta los intervalos de mantenimiento.

Nos gustaría analizar la cuestión de si un software de inventario gratuito es capaz de satisfacer estos complejos requisitos y qué razones hablan a favor de un software de pago como Timly.

Excel es una aplicación potente y consolidada que, de todos modos, se utiliza en la mayoría de las empresas. Los usuarios ingeniosos suelen diseñar tablas complejas con una asombrosa gama de funciones. En el caso de empresas muy pequeñas con un inventario correspondientemente pequeño, las hojas de cálculo de Excel pueden servir para trazar algunas necesidades de lo que en realidad es un software de inventario gratuito.

Sin embargo, el enfoque genérico de estas aplicaciones suele ir en detrimento de requisitos especiales. La capacidad multiusuario está integrada, pero en la práctica pueden surgir problemas si varios empleados acceden a la base de datos al mismo tiempo y realizan entradas. Además, la claridad se resiente mucho cuando hay que ver tablas extensas en pantallas pequeñas.

En concreto, resulta engorroso modificar posteriormente la estructura de la tabla si se necesitan campos de datos adicionales para una categoría. Además, la clasificación y las consultas sólo son posibles con Excel para inventario informático de forma limitada o con los conocimientos adecuados. El software creado específicamente para este fin suele ofrecer más comodidad y flexibilidad que el software de inventario gratuito implementado con Excel.

Cuando utilices aplicaciones gratuitas, debes cuestionarte la intención del editor. Hay entusiastas que publican software de forma desinteresada y ponen a disposición grandes productos de forma gratuita. Sin embargo, tienes que conceder a tales desarrolladores que no siempre pueden reaccionar con prontitud ante los errores o las lagunas de seguridad que se conozcan. Además, siempre es posible que se interrumpa el desarrollo por falta de tiempo u otras razones.

La versión gratuita de otros programas de gestión de inventarios tiene una gama limitada de funciones. Los desarrolladores confían en que, con el tiempo, los usuarios descubran que les faltan funciones y las adquieran a precio de coste. Por supuesto, las aplicaciones que se financian con publicidad difícilmente son adecuadas para un entorno profesional. Las interfaces existentes y las opciones de exportación son de especial importancia.

Si es necesario cambiar a otro producto, debe ser posible exportar los datos en un formato común. Así que debes examinar detenidamente el software gratuito de inventario antes de utilizarlo para una función clave tan importante en tu empresa. Un software de inventario eficaz ofrece funciones sencillas de importación y exportación de tus datos.

En tiempos difíciles como los actuales, a ti, como responsable de una empresa grande o pequeña, sin duda te conviene mantener bajos los costes corrientes. En algunas áreas puede tener sentido utilizar software libre.

Sin embargo, siempre que la carga de trabajo aumente desproporcionadamente debido a formatos incompatibles o a un software cuyo uso no sea intuitivo, puede resultar más económico recurrir a un producto comercial.

El software gratuito de gestión de inventarios sólo suele cartografiar satisfactoriamente un área parcial de la gestión del capital circulante. La adaptación a las necesidades individuales, por ejemplo la capacidad de funcionar en diferentes plataformas, requiere una cantidad nada desdeñable de trabajo por parte del desarrollador. Además, los tiempos de los productos de software estáticos -que se desarrollan una vez y no se modifican después- se han acabado en el sector profesional.

En la mayoría de los casos, son necesarias actualizaciones periódicas. Especialmente en el caso de las aplicaciones en red, por ejemplo, los desarrolladores tienen que reaccionar de vez en cuando a las vulnerabilidades de seguridad de módulos de terceros que se han dado a conocer. En este caso, la cooperación con un socio fiable para el software en la nube merece la pena rápidamente.

Tampoco hay que subestimar el soporte integrado de un proveedor como Timly, que el software de inventario gratuito normalmente no puede ofrecer. Gracias a la experiencia disponible en un equipo de soporte profesional, es posible reaccionar rápidamente a sugerencias, deseos y problemas.

Esto te ahorra un valioso tiempo de trabajo, que tus empleados pueden utilizar más eficazmente para gestionar tu negocio principal.