Software de mantenimiento: ¿Qué funciones debe incluir?

Las herramientas y máquinas deben funcionar de forma fiable. El requisito previo para ello es un mantenimiento regular y el cumplimiento de las inspecciones prescritas. Las paradas imprevistas suelen costar dinero cuando la gestión de las órdenes de trabajo y las actividades de mantenimiento dejan de funcionar.

Existen varios enfoques para garantizar un flujo de trabajo lo más fluido posible. Entre ellos, llevar listas de inventario y asignar responsabilidades personales sobre los equipos de trabajo asignados. Puedes ayudar a tus empleados proporcionándoles una potente herramienta digital: Un software de mantenimiento como el software de seguimiento de activos basado en web de Timly. A continuación, queremos mostrarte las ventajas que conlleva.

El término inventario debe interpretarse de la forma más amplia posible. En última instancia, incluye todos los objetos muebles e inmuebles, así como los equipos técnicos que son necesarios para el cumplimiento de tus tareas. Empieza con el mobiliario de oficina, sigue con la infraestructura informática e incluye todas las herramientas, máquinas y vehículos de tu empresa.

Por supuesto, todos los bienes y equipos deben cumplir ante todo su finalidad. Para ello, deben ser funcionales y estar en buenas condiciones. Además, existen requisitos de inspección derivados de una amplia gama de leyes y reglamentos.

Algunas de las normativas también incluyen una obligación de documentación. Por eso tú y tus empleados debéis tener una visión de conjunto permanente para poder responder a las siguientes preguntas:

• ¿Dónde está mi inventario?
• ¿En qué condiciones está?
• ¿Para cuándo son las citas de mantenimiento o inspección?
• ¿Qué trabajos se realizaron (exactamente) durante el mantenimiento o la reparación?

La documentación en tiempo real de las operaciones de mantenimiento y las reparaciones también es importante desde el punto de vista económico. Registrar los trabajos y el mantenimiento de las instalaciones realizados y los costes resultantes te facilita identificar los equipos de trabajo no rentables y sustituirlos si es necesario.

Si hicieras el esfuerzo de asignar los activos utilizados en tu empresa a una subcategoría, el resultado sería probablemente una lista impresionante. Si a esta lista le añadieras una columna para la información necesaria y los próximos plazos, el resultado sería, casi con toda seguridad, una colección confusa que dejaría de ser útil.

Las ayudas basadas en software, como las tablas de Excel o programas especiales, por ejemplo los planificadores de mantenimiento, pueden ser de gran ayuda. Sin embargo, cuantos más productos de software utilices, mayor será el riesgo de duplicar información en un tiempo de trabajo valioso.

Del mismo modo, utilizar software diferente para cada tarea puede crear retos innecesarios para tu personal. Cuanto más complicados sean los flujos de trabajo, más tiempo llevarán y más propenso a errores será el trabajo. En el peor de los casos, se olvidan u omiten entradas debido a la presión del tiempo.

Pero si hay lagunas en tu documentación, todo el sistema queda rápidamente inutilizable. Por tanto, merece la pena utilizar una herramienta multifuncional para la gestión de inventarios, como Timly. Su flexibilidad y variedad de funciones permiten recopilar toda la información necesaria sobre una herramienta de trabajo de forma clara en un solo lugar. Su funcionamiento intuitivo fomenta la aceptación de uso entre tus empleados.

Un sistema de gestión de activos empresariales como Timly acompaña a cada artículo introducido durante toda su vida útil. Cuando el activo se introduce por primera vez, recibe una pegatina que ahorra espacio con un código QR. Las categorías de cada equipo de trabajo son flexibles y pueden adaptarse a las necesidades individuales.

Además de la información general, se pueden registrar, por ejemplo, instrucciones de funcionamiento, instrucciones de mantenimiento y asignaciones fijas o temporales a los empleados. Si se desea, una entrada también puede convertirse en un archivo digital de un artículo del inventario. Se pueden introducir registros completos de uso, mantenimiento, reparaciones y fechas de inspección.

Los datos se almacenan de forma centralizada en una nube administrada por el proveedor. Por supuesto, esto cumple los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y dispone de un sistema de autorización y autenticación de gran precisión. Esta forma de almacenamiento de datos ofrece numerosas ventajas: Las existencias de datos pueden consultarse en cualquier momento desde cualquier lugar de trabajo con un dispositivo con acceso a Internet.

Esto significa que los empleados en las obras o sobre el terreno tienen acceso a información importante, pero también pueden actualizarla en cualquier momento. De este modo, los informes de defectos llegan al responsable del taller en tiempo real y las piezas de repuesto necesarias pueden adquirirse inmediatamente.

Es casi imposible pasar por alto las próximas citas de mantenimiento. El director de la oficina recibe la información pertinente cuando asigna los dispositivos y el empleado in situ ve los próximos plazos cuando se hace cargo de un dispositivo.

Timly ofrece una aplicación de inventario fácil de usar para dispositivos móviles, como smartphones o tablets, especialmente para el acceso in situ, en obras y en naves de producción. Gracias a las aplicaciones móviles, la cámara de tus dispositivos también sirve como escáner para el código QR. Esto hace que sea muy fácil para tus empleados utilizar activamente el software de mantenimiento y gestión de inventarios.

De este modo, siempre tienen a mano en el bolsillo toda la información necesaria sobre instalaciones y máquinas.
Por cierto: Las funciones presentadas son sólo una parte de las posibilidades que tienes con Timly. El paquete también incluye otras funciones como un modo de inventario, una administración de personal en la que se pueden gestionar los certificados de competencia necesarios, y una administración de material.

El código abierto y el software gratuito tienen su encanto. Los desarrolladores aficionados y las empresas de nueva creación a veces ofrecen su software de forma gratuita o incluso de código abierto para establecerse en el mercado. Sin embargo, si quieres confiar en ese software para tareas individuales, siempre debes tener en mente una alternativa, por ejemplo si el desarrollo se interrumpe repentinamente o los desarrolladores no pueden reaccionar con prontitud ante las vulnerabilidades de seguridad que se conozcan.

El uso de almacenamiento en la nube, el desarrollo permanente de un producto y, por último pero no menos importante, un soporte competente y siempre disponible cuestan dinero. El software gratuito no suele estar en condiciones de ofrecer un servicio de este tipo si los costes en que se incurre no pueden cubrirse de otro modo, por ejemplo, mediante la publicidad.

En la mayoría de los casos, el software profesional de pago es muy superior en cuanto a su gama de funciones, de modo que los costes de licencia resultantes se amortizan con el ahorro de tiempo de trabajo de tu personal y el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.