Cuento de Inventarios: Cómo el software simplifica una tarea compleja

La necesidad de que una empresa cuente sus existencias se deriva de los principios de una contabilidad adecuada, en la que deben contabilizarse todos los activos y pasivos de la empresa, independientemente del tipo de activo. Como ya se ha mencionado, tradicionalmente las empresas realizaban un recuento anual para conocer sus existencias.

Para una captura exhaustiva de todos los activos -independientemente de su tipo, cantidad o valor- existen tres tipos de inventarios:

– Inventario físico: Se refiere a todos los artículos tangibles y muebles. Piensa en las típicas herramientas, equipos de trabajo y consumibles. Se evalúan contando, midiendo y pesando, es decir, el inventario tangible.

– Inventario contable: Se ocupa de los valores contables de la empresa, como los saldos de cuentas, las obligaciones de pago pendientes y los cobros pendientes de transacciones. Es esencialmente un cálculo y una lista puramente contables.

– Inventario de Activos: Abarca todos los bienes que no entran en las categorías anteriores. Incluye tanto los activos financieros como los inmobiliarios y otras formas de activos tangibles, como vehículos y máquinas. El inventario de activos puede ser especialmente difícil, ya que los componentes incorporados no suelen registrarse de forma coherente y precisa.

El equipo que está detrás de la solución de seguimiento de inventario de Timly ha diseñado una herramienta que te permite hacerte cargo de todos los aspectos de tu proceso de inventario. Con funciones inteligentes, por ejemplo, la gestión de todo el inventario fijo de una sala u oficina concreta, todo ello habilitado por la tecnología QR, tu recuento de inventario se vuelve más preciso, sencillo y ágil.

A la hora de realizar un recuento de inventario de tus activos, un enfoque integral garantizará la eficacia en todo momento. Imagina tener a tu disposición una herramienta totalmente personalizable, que te permita capturar los detalles de prácticamente cualquier artículo de tu inventario.

Con Timly puedes hacer precisamente eso. Para cada registro de activos, puedes asignar todos los atributos que creas convenientes, lo que significa que puedes seguir y gestionar exactamente la información que necesitas. Además, puedes cargar en cada registro de activos cualquier tipo y número de archivos, incluidos registros de compras y registros de mantenimiento.

Pero eso no es todo: también puedes designar contenedores raíz para organizar mejor tus activos. Estos contenedores pueden abarcar una serie de elementos, como habitaciones, oficinas, armarios o vehículos, y puedes vincular los activos individuales que contienen. Al organizar y categorizar tus activos, puedes ver fácilmente el inventario de una habitación o zona concreta, independientemente de sus categorías, lo que te proporciona una visión global en un instante.

Al acceder a la interfaz de Timly, de fácil uso, descubrirás prácticas opciones de filtro que simplifican la gestión del inventario. Cuando llegue el momento de hacer recuento de inventario, sabrás de forma clara y concisa qué activos deben estar presentes en una zona concreta.

Al ofrecer una única plataforma en la que se puede guardar y seguir toda la información de tu inventario, Timly minimiza la carga administrativa previa a la realización de un inventario de activos, garantizando un proceso profesional y eficiente. Sea cual sea el nivel de personalización por el que decidas decantarte, el equipo de Timly estará a tu disposición para ayudarte a organizar adecuadamente tus activos, de modo que puedas sacar el máximo partido a tu cuenta de Timly.

Es importante tener en cuenta que la forma de hacer el recuento de inventario no es inamovible. Lo que realmente importa es el resultado: la precisión. Con Timly, puedes realizar un inventario conforme a la ley sin necesidad de hardware ni sistemas informáticos adicionales. No sólo registrar, controlar e informar de tu inventario es tan sencillo como hacer unos pocos clics, sino que todos los datos se almacenan de forma segura en la nube, lo que permite acceder a la información de tu inventario desde cualquier lugar a través de Internet. Los sistemas de Timly garantizan el pleno cumplimiento de la GDPR para la seguridad de los datos.

En lo que respecta al proceso de inventario propiamente dicho, tienes la opción de utilizar códigos QR, tanto los tuyos como los proporcionados por Timly. Sólo tienes que adjuntarlos a cada activo del que quieras hacer un seguimiento y, utilizando la cámara integrada de tu dispositivo inteligente, puedes escanear el código QR. Esta acción creará automáticamente un nuevo registro de activos o te llevará al registro de activos existente si ya existe.

Como la aplicación Timly está basada en la nube y no requiere instalación, cualquier usuario con permiso puede acceder a la información de los activos o crearlos y gestionarlos. No hay límite en el número de usuarios que puedes tener en tu cuenta de Timly, ya que nuestro objetivo es que tu organización tenga total flexibilidad en este sentido.

Los recuentos de inventario suelen exigirse anualmente, coincidiendo con la conclusión del año fiscal y natural. Sin embargo, este proceso puede requerir mucho tiempo y recursos, y el personal puede dedicar días o incluso semanas a completar el recuento. En estos casos, adoptar un enfoque de conteo cíclico resulta una alternativa más eficaz. Este enfoque implica la supervisión continua de los niveles actuales de inventario, lo que permite realizar recuentos físicos de inventario de forma continua a lo largo del año.

Una vez más, las soluciones de software como Timly agilizan considerablemente todo el proceso. Mediante un simple escaneado, puedes capturar sin esfuerzo los datos de tu inventario, obteniendo información inmediata sobre tus herramientas, equipos, maquinaria, sus custodios actuales y todos los detalles relevantes para tus necesidades de elaboración de informes. Timly proporciona un historial completo de las transacciones, haciendo un seguimiento tanto de las salidas como de las devoluciones, junto con marcas de tiempo. Además, facilita la documentación de defectos, registros pertinentes y acciones pendientes.

Además, con Timly puedes supervisar eficazmente los artículos consumibles. Esta funcionalidad permite supervisar en tiempo real los niveles de existencias, garantizando la reposición oportuna mediante la realización de nuevos pedidos a medida que se agotan las existencias.

Como se desprende de lo anterior, la época de los cierres prolongados de la empresa o de los tiempos de inactividad para realizar el recuento anual de inventarios puede ser ahora realmente cosa del pasado, gracias a las soluciones inteligentes de software de seguimiento de activos.

Utilicemos Timly como ejemplo ilustrativo: Cuando se trata de programar inventarios para determinados plazos o categorías, Timly ofrece la funcionalidad de enviar notificaciones por correo electrónico al personal designado a través de tu cuenta de Timly, instándoles a realizar las tareas necesarias. También puedes establecer protocolos y listas de comprobación, almacenándolos cómodamente en Timly para que estén fácilmente disponibles.

Pensemos en el caso de SodaStream, líder mundial en la producción de refrescos. Nos enorgullece contar con SodaStream como caso de éxito en la utilización eficaz de las funciones de inventario de Timly, de fácil uso, que permiten a sus empleados de diversas ubicaciones y centros realizar un seguimiento y una gestión eficaces del inventario.