Apoyando profesionalmente las responsabilidades de los responsables de seguridad con Timly

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Una de las responsabilidades más importantes del responsable de seguridad es actuar como persona de contacto experta para todas las cuestiones relativas a la seguridad en la empresa. El responsable de seguridad debe ser seleccionado y nombrado entre los propios empleados de la empresa. Sirve de multiplicador para los demás empleados y también es la persona de contacto de la empresa para la aplicación de las medidas de salud y seguridad necesarias.

Para desempeñar eficazmente las tareas de un responsable de seguridad, lo ideal es que la persona designada para este puesto tenga una visión completa de todas las cuestiones relevantes para la seguridad en la empresa. Con un software de inventario holístico como Timly, es posible crear expedientes digitales sobre los equipos de trabajo. Además, Timly puede vincularse a los expedientes electrónicos del personal. Es la base perfecta para que el responsable de seguridad compruebe los procesos de trabajo y realice evaluaciones relevantes para la seguridad sin perder mucho tiempo.

Para entrar en detalle en las responsabilidades de los responsables de seguridad, este artículo se centra en las leyes y requisitos alemanes.

La obligación de designar un responsable de seguridad está establecida en la normativa del Seguro Social Alemán de Accidentes (DGUV). Según el artículo 20 de la Normativa 1 del DGUV, es obligatorio en empresas con más de 20 trabajadores. El número de empleados que debe seleccionarse depende de las circunstancias concretas.

Los criterios son:

– la presencia de riesgos de accidente y salud en la empresa

– la proximidad del representante de seguridad a los trabajadores en términos de espacio y tiempo

– una proximidad técnica al ámbito de empleo

– el número total de empleados

Esto significa que sólo se puede considerar que un empleado de la propia especialidad que esté regularmente en la obra cumple las tareas de responsable de seguridad.

A diferencia de las actividades de los médicos del trabajo y los especialistas en seguridad laboral, las tareas de un responsable de seguridad son voluntarias. Se trata de una persona de la propia plantilla de la empresa que vela por el cumplimiento de la normativa necesaria durante la realización de las actividades normales y sensibiliza sobre los posibles riesgos de accidente y para la salud. Por ejemplo, una de las tareas de un delegado de seguridad es garantizar que se pongan a disposición de los trabajadores los dispositivos de protección y los equipos de protección individual prescritos.

También forma parte de las obligaciones de un representante de seguridad representar los intereses de los trabajadores en el ámbito de la seguridad laboral, pero también trabajar para que se apliquen las normativas adecuadas para prevenir los riesgos para la salud relacionados con el trabajo. El representante de seguridad también debe recibir la formación necesaria para realizar las tareas asignadas.

La autoridad para dar instrucciones en el ámbito de las tareas de un representante de seguridad no se deriva del Reglamento DGUV. Sin embargo, el cumplimiento del Reglamento 1 del DGUV es obligatorio en las empresas. Las infracciones son, en la mayoría de los casos, faltas administrativas. Básicamente, el representante de seguridad no está concebido como un órgano de control, sino como un asesor. Debe tener una visión global de las medidas para prevenir los accidentes y enfermedades laborales en la empresa y señalar las deficiencias relacionadas con la seguridad.

Aquí es donde entra en juego el software de gestión de inventarios de Timly. En él se pueden registrar todos los equipos de trabajo. La información importante se almacena directamente en el perfil de un activo, como las instrucciones relevantes para la seguridad en el manejo de las máquinas. El enlace al expediente personal digital de Timly, en el que se almacena información sobre los empleados y sus cualificaciones, permite al responsable de seguridad tener una visión completa.

Esto se aplica no sólo al buen estado de las herramientas, sino también, por ejemplo, a la formación necesaria y a la prueba de manejo de herramientas.

La aplicación concreta de las tareas de un agente de seguridad con Timly puede ejemplificarse bien con los complejísimos requisitos del sector asistencial. Timly implementa su solución de inventario según el concepto de software como servicio. La aplicación real se ejecuta en un servidor en la nube.

Ni que decir tiene que está protegido según las normas técnicas más recientes. El proveedor garantiza el tratamiento de datos conforme a la GDPR. En consecuencia, la red muy sensible de una consulta o clínica no tiene que abrirse al exterior. No obstante, los empleados autorizados, como el responsable de seguridad, pueden acceder al almacén de datos desde cualquier lugar. Sólo necesita un dispositivo terminal con acceso a Internet.

Los perfiles de los bienes a registrar son flexibles y pueden rellenarse con la información necesaria en cada caso. Documentos como los certificados de pruebas del Control Técnico de Seguridad (STK) o del Control Técnico Médico (MTK) pueden almacenarse directamente en el perfil de un elemento del inventario. De este modo, están disponibles para su inspección en cualquier momento.

Para acceder fácilmente a la información, Timly proporciona una aplicación de inventario optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas. Con ella se pueden llamar las pegatinas con códigos QR de los artículos registrados, que sirven para identificarlos. Cada elemento tiene un calendario de mantenimiento que notifica las próximas citas a las personas responsables y, si se desea, al agente de seguridad.

Existe una transparencia absoluta para todos los empleados en relación con el equipo de trabajo utilizado. La simple posibilidad de comprobar el estado de mantenimiento de un equipo médico es el requisito ideal para cumplir las tareas de un responsable de seguridad.

Considerar la seguridad operativa siempre incluye información personal sobre la mano de obra. ¿Se dispone de los certificados de cualificación necesarios? ¿Hay que ofrecer cursos de reciclaje para determinadas actividades? Para poder responder a estas preguntas en las investigaciones de accidentes y enfermedades profesionales, es importante un archivo estructurado de los hechos relevantes.

Timly ofrece un software de gestión de la formación especial para mantener un expediente digital del personal. Esto permite verificar en cualquier momento las cualificaciones y certificados necesarios. La función de calendario se utiliza para gestionar las citas personales. Antes de asignar a los empleados tareas específicas, los responsables pueden comprobar si se cumplen los requisitos personales necesarios.

Por regla general, la aplicación de las medidas de seguridad y salud en el trabajo debe documentarse. En este caso, son útiles el registro digital y el procesamiento de formularios, así como las listas de comprobación. La inspección de máquinas para detectar deficiencias relacionadas con la seguridad y otras medidas para garantizar la seguridad y la salud en el trabajo pueden archivarse con Timly directamente con el dispositivo final utilizado.

Los formularios PDF importados y rellenables son adecuados para este fin. De este modo, se crea un historial permanente de las inspecciones realizadas.

Las asociaciones patronales de seguros de responsabilidad civil en distintos ámbitos especializados publican a menudo directrices y formularios que tratan, por ejemplo, de la evaluación de riesgos en ámbitos laborales especiales, como la enfermería. Aquí se distingue entre peligros en el contexto de la asistencia ambulatoria o en régimen de hospitalización, pero también en otros ámbitos especializados, como la veterinaria.

Gracias a su universalidad, Timly es adecuado para proporcionar información transversal. De este modo, los responsables pueden apoyar a sus propios empleados que asumen las tareas de un responsable de seguridad.