Guía de recuento de existencias: Buenas prácticas para hacer inventario

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El recuento de existencias, también conocido como inventario o recuento de existencias, es simplemente el acto de contar y registrar todos los bienes e inventarios que posee una empresa u organización. Puede hacerse a intervalos regulares, como trimestral o anualmente, o de forma continuada.

La realización de inventarios es una práctica empresarial fundamental, generalmente necesaria para la valoración y la divulgación de información de la empresa -a departamentos fiscales y otras entidades gubernamentales, inversores, miembros del consejo de administración y otros- y es crucial que se mantenga un inventario exacto y verificable.

Es más, tener una imagen clara de los activos de tu empresa puede aumentar notablemente la productividad, reducir los costes y mejorar tus operaciones a muchos niveles.

Aunque no es lo que podríamos llamar “lectura ligera”, el Consejo de Información Financiera ha publicado una directriz completa para la rendición de cuentas y la publicación de inventarios en el Reino Unido e Irlanda, en su Norma de Información Financiera FRS 102.

Sin embargo, ese documento va mucho más allá del alcance de nuestro tema actual, así que echemos un vistazo más sencillo y centrado en la realización de inventarios, y en cómo gestionar mejor esta importante tarea en tu propia empresa u organización.

En realidad es lo mismo que hacer inventario, pero el recuento de existencias físicas puede referirse más específicamente al proceso de contar y registrar todos y cada uno de los artículos físicos que posee actualmente una empresa. Pero los activos de una empresa no sólo incluyen las existencias físicas, sino también los activos digitales, como el software, los registros de la empresa, los instrumentos financieros y otros activos que no pueden contarse físicamente, pero que también puede ser necesario incluir en el inventario.

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Si no estás seguro de qué es lo mejor para tu empresa, debes ponerte en contacto con tu asesor o departamento jurídico o contable.

El recuento cíclico en inventario suele referirse a dividir los recuentos de inventario en módulos o grupos más manejables, en lugar de abordar todo el inventario de una vez.

Mediante este proceso, los activos y el inventario suelen desglosarse en categorías, como por ejemplo

∗ Mercancías y bienes vendibles

∗ Equipos informáticos

∗ Muebles

∗ Herramientas y equipos de mantenimiento

∗ Maquinaria

∗ Vehículos y flotas

…o cualquier grupo o categoría que tenga sentido para esa empresa u organización.

Un grupo o categoría de existencias se cuenta de una vez, y las tareas de recuento más pequeñas se distribuyen a lo largo del año. En el momento en que todos los grupos se cuentan cíclicamente, la empresa tiene una imagen bastante precisa de su inventario completo.

El recuento perpetuo de existencias, que también suele denominarse seguimiento continuo del inventario, es un enfoque más preciso y proactivo del control de existencias, que consiste en actualizar continuamente el registro de inventario de una empresa a medida que se adquieren, venden, retiran o descartan existencias.

Este enfoque es beneficioso en muchos sentidos, pero generalmente no es factible utilizando procedimientos manuales de recuento de inventario, y realmente requiere una tecnología y automatización más avanzadas y/o el uso de algún tipo de plataforma o servicio de gestión de inventario.

Sin embargo, incluso para las pequeñas empresas, un único recuento de existencias al final del año puede ser una empresa grande e inmanejable, y a menudo está plagada de dificultades logísticas e imprecisiones, por lo que muchas empresas u organizaciones pueden optar en su lugar por recuentos más frecuentes o por un proceso cíclico de recuento de existencias.

Los sistemas holísticos de gestión de inventarios, como la aplicación de seguimiento de activos de Timly, pueden hacer que todo esto sea mucho más fácil, preciso y completo, pero si se siguen las mejores prácticas, incluso hacer el inventario manualmente puede ser manejable, y el recuento puede ser suficientemente completo y preciso.

Cómo planificar un inventario

∗ Fijar una hora – como puede ser necesario suspender ciertas operaciones, elige una hora para realizar el recuento de existencias que sea la menos ajetreada o perturbadora, y que funcione bien para todo el personal implicado.

∗ Registra de forma sencilla y coherente – Diseña un formulario en papel que sea claro, sencillo y fácil de entender, y si utilizas tabletas o teléfonos, asegúrate de que todo el mundo tenga exactamente el mismo software, que sea igualmente limpio y fácil de usar.

∗ Informa a tu personal – todos los miembros del personal deben utilizar métodos idénticos, y debe quedarles claro quién es responsable de qué área y de qué proceso concreto: preparación, recuento, recopilación, limpieza. Celebra una única reunión, en la que esté presente todo el personal implicado y se presente a todos la misma información.

∗ Comprueba los requisitos legales, estatutarios y de otro tipo: asegúrate de que sabes no sólo a quién hay que revelar los informes de inventario -organismos gubernamentales y reguladores, inversores y miembros del consejo de administración, servicios contables/legales internos y externos, etc.-, sino exactamente qué hay que contar, cuándo y cómo.

Cómo preparar el recuento de existencias

∗ Suspende las actividades y operaciones: durante el recuento de existencias debe suspenderse cualquier proceso que pueda afectar a la cantidad, ubicación o disponibilidad de las mismas.

∗ Prepara el espacio físico – despeja físicamente las zonas alrededor del trabajo de recuento de existencias, de modo que se pueda ver claramente el inventario, con señales o etiquetas si es necesario, y sea obvio lo que se ha contado y lo que no.

∗ Compra pizza – vale, no hace falta que sea pizza, pero mantener a tus empleados hidratados, bien alimentados y contentos durante un inventario es bastante importante. Eso sí, evita distracciones como la música alta o el alcohol.

Las listas anteriores para planificar y preparar un recuento de existencias satisfactorio en realidad sólo cubren los puntos clave, y todo el proceso puede ser tan desalentador como crítico. Por eso muchas empresas y organizaciones recurren a la tecnología para mejorar y simplificar el recuento de existencias.

Esto puede incluir software propietario, comprado o desarrollado internamente, escáneres de códigos de barras o aplicaciones para escanear inventarios, almacenamiento en la nube y mucho más. Aun así, este software, hardware y servicios pueden ser caros, y configurarlos puede llevar mucho tiempo y ser frustrante, y puede que aún así no conduzcan a una solución de inventario idealmente clara y manejable.

Por eso, las plataformas de gestión de activos son cada vez más populares para el recuento de inventarios. Las mejores aplicaciones de gestión de inventarios utilizarán la tecnología más actualizada, ofrecerán el proceso más completo y exhaustivo, y permitirán a tu empresa mantener el control, el acceso y la confidencialidad totales; y, sin embargo, pueden ser significativamente más fáciles y económicas que cualquier otra opción.