Software de Gestión de Activos para Escuelas: Gestiona eficazmente los equipos informáticos nuevos y existentes

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El software de gestión de activos escolares se ha vuelto cada vez más útil en los últimos años: los portátiles y los proyectores han sustituido a los clásicos retroproyectores, existen tabletas de préstamo para los alumnos en las fases de escolarización en casa y la pizarra digital está ampliando las posibilidades de la enseñanza en muchos lugares. Por muy contentos que estén muchos profesores y directores con la financiación de la digitalización, la administración de los nuevos equipos informáticos escolares a menudo parece dar mucho trabajo.

En los programas de financiación denominados DigitalPakt, el gobierno federal y los gobiernos estatales proporcionan fondos a las escuelas públicas e independientes para que inviertan en equipos informáticos, infraestructura de red y servicios de apoyo adecuados. Este nuevo inventario escolar debe gestionarse con especial cuidado. Por un lado, porque el organismo financiador y las autoridades locales quieren saber exactamente cómo se utiliza el dinero. En segundo lugar, a medida que aumenta el número de artículos inventariados, seguirles la pista puede convertirse en todo un reto.

Las escuelas que gestionan su inventario fuera de línea o con soluciones rudimentarias suelen perder información. Se supone que las listas estáticas en papel o Excel mantienen las cosas ordenadas, pero desgraciadamente a menudo causan confusión entre las partes interesadas. Las celdas pequeñas de las tablas, por ejemplo, no permiten registrar con claridad datos necesarios y diversos. Las notas en papel o las variantes con pizarras magnéticas son susceptibles de sufrir garabatos u otros pequeños accidentes.

Sin embargo, estas soluciones DIY (do it yourself, hazlo tú mismo) para el inventario escolar no tienen por qué utilizarse durante mucho tiempo, porque ya existe un software de inventario probado para escuelas a precios justos (posiblemente incluso subvencionable). Con este software individualizado, el esfuerzo administrativo de los informáticos escolares se minimiza de forma fiable y significativa.

Las administraciones escolares que intentaron realizar inventarios fiables de forma tradicional tuvieron que asignar al menos a dos personas para que lo hicieran dos veces al año. En cada caso, había que actualizar la lista de inventario, por ejemplo una lista de Excel para el inventario escolar, utilizando el principio de doble control. Para ello, los encargados del inventario buscaban cada equipo u objeto y lo registraban. Este flujo de trabajo requiere mucho tiempo y es poco flexible.

En cambio, con una solución digital basada en la nube, el inventario se convierte en una tarea continua en la que pueden participar varios miembros del personal de la escuela. De este modo, las entradas incorrectas se detectan y corrigen más rápidamente. Una característica importante del inventario escolar digital es la asignación de equipos a los alumnos o al personal docente, que se almacena de forma que sea posible hacer un seguimiento histórico de quién tomó prestado algo y cuándo. Esto facilita la recuperación, pero también la localización de fuentes de daños.

En Timly creas un código QR para cada objeto de inventario, que se adjunta mediante una etiqueta. Éste es el enlace directo a la entrada de la base de datos correspondiente en el software de inventario. Así, por ejemplo, un profesor que encuentra un cuaderno en un aula puede averiguar directamente con su smartphone quién fue la última persona que tomó prestado el dispositivo que se dejó. Entonces puede encontrar a la persona o introducir en la aplicación Timly que él mismo tomará prestado el dispositivo o lo devolverá al almacén.

Además de los equipos informáticos, también puedes registrar y gestionar en Timly otros elementos del inventario escolar. Pueden ser sillas para las aulas, cajas de salto del gimnasio u objetos de laboratorio para las clases de biología y química.

Incluso los objetos intangibles pueden gestionarse, pero en estos casos sin código QR. Piensa, por ejemplo, en las licencias de software para los PC de profesores y secretarias. En secundaria, también se necesitan licencias para las clases de informática, y hay que avisar a tiempo de su caducidad. Los contratos de soporte son importantes para la financiación, pero también para que el inventario escolar funcione correctamente a largo plazo. También pueden gestionarse en Timly y asignarse a los respectivos objetos.