Gestión de Inventario en la Nube: Fácil e inteligente con Timly

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La gestión de inventarios en la nube se está convirtiendo cada vez más en la norma en empresas de todos los tamaños y en todos los sectores de la economía. La obligación de elaborar todo el inventario de la empresa y de actualizar las existencias al final del ejercicio sigue planteando grandes retos a los responsables. El objetivo es garantizar la fiabilidad de las transacciones comerciales. Los clientes y contratistas deben poder confiar en la solvencia de una empresa registrada oficialmente.

Pero determinar el número diario de todos los activos de una empresa está definitivamente plagado de problemas en la actividad diaria. Las herramientas y máquinas pueden estar en obras o en montaje, los activos informáticos asignados permanentemente a los empleados en la oficina central. Detener todas las actividades a final de año para realizar el inventario tranquilamente difícilmente puede permitírselo el propietario de una empresa. Por tanto, se necesitan otras soluciones.

Timly, como uno de los pioneros de la gestión de inventario basada en la nube, también aborda el inventario digital con su solución de software. Numerosas empresas se benefician de ello en la práctica. Ahorran tiempo y dinero en el cierre de fin de año.

La necesidad de rastreo de herramientas y la obligación de inventariar los activos y deudas de una empresa conducen a la tarea de hacer inventario. Esto puede llevarse a cabo de varias formas prácticas. En última instancia, sin embargo, el inventario físico de todos los activos de una empresa siempre es necesario. Con Timly, no es ningún problema registrar todo el inventario de una empresa de forma significativa. El almacenamiento está basado en la nube, en una ubicación central. Esto permite mantener actualizados los parámetros necesarios de los activos durante todo el año con muy poco esfuerzo.

Timly se basa en una moderna aplicación optimizada para su uso en teléfonos inteligentes y tabletas. Escaneando el código QR de un artículo, todos los empleados autorizados pueden acceder al perfil correspondiente. Esto permite añadir permanentemente información importante, como la ubicación y el estado in situ. Para los artículos a granel, el software de inventario Timly ofrece funciones adicionales, como el registro como “gemelo” digital y la gestión por niveles de los consumibles.

No importa qué forma de inventario decidan los responsables: con Timly todo es posible. Para llevar a cabo la forma clásica de inventario, la aplicación puede ponerse en modo inventario. Después, basta con escanear el código QR para la gestión del inventario en la nube. No es necesario proporcionar dispositivos MDE especiales.

Para el inventario permanente, Timly ofrece todos los requisitos necesarios para llevar en él un libro de existencias digital. El inventario físico con escáner, que debe realizarse una vez al año, puede llevarse a cabo en cualquier momento, por ejemplo, durante las citas de mantenimiento que deban realizarse de todos modos. En definitiva, Timly puede utilizarse en cualquier momento del año para determinar dónde está el inventario y en qué condiciones se encuentra.

Sin duda, se trata de una información que no sólo es necesaria para la gestión de inventarios en la nube. También permite la gestión profesional de activos de todo tipo desde el punto de vista de la sostenibilidad y la optimización de los procesos de trabajo.

Existen ciertos requisitos para la forma del inventario y su registro. Incluyen información que debe recopilarse, como descripciones de los artículos, números individuales, cantidades y estado actual. De todas formas, Timly proporciona esta información para cada activo registrado.

Por tanto, lo único que falta para completar la lista de inventario para la gestión de inventario en la nube es la fecha del inventario físico. Ésta se establece automáticamente en el modo de inventario cuando se escanea el código QR. De este modo, una entrada por escáner equivale a cualquier otro método de entrada. El uso de listas impresas poco prácticas y anticuadas es por fin cosa del pasado con Timly y se sustituye por la más eficaz gestión de inventario basada en la nube.

Para poder integrar la gestión de inventarios en la nube en los propios procesos de trabajo sin interrupciones, debe ser lo más intuitiva posible. Para los empleados de una empresa, el uso de una aplicación de inventario ofrece muchas ventajas. Tienen fácil acceso a información que facilita su trabajo diario. Esto incluye instrucciones de uso digitales, documentación y la posibilidad de solicitar equipos de trabajo en línea.

La experiencia ha demostrado que esto crea la aceptación necesaria para el uso activo de la gestión de inventario basada en la nube. Escanear el equipo de trabajo para el inventario digital en modo inventario antes o después de un paso de trabajo habitual no representa un esfuerzo adicional significativo. Los responsables y los empleados se benefician de ello por igual y el inventario se convierte al mismo tiempo en una tarea rutinaria.

Hace sólo unos años, era una excepción que los empleados fijos trabajaran permanentemente desde casa. Esto ha cambiado radicalmente en poco tiempo. Las oficinas en casa y el teletrabajo se han convertido en la norma en empresas y administraciones públicas.

Esto conlleva nuevos retos en la gestión de los equipos de trabajo asignados, que, por así decirlo, desaparecen de la esfera de influencia directa de los responsables. Timly ha reaccionado a este problema en muy poco tiempo. Junto con SodaStream, el principal fabricante mundial de sistemas de agua con gas, se desarrolló el autoinventario.

Esto permite enviar a los empleados una solicitud de inventario físico. Después, sólo tienen que escanear los códigos QR de todos los equipos de trabajo de los que se han hecho cargo y la gestión del inventario en la nube se completa de forma legalmente segura. Ya no son necesarios los largos desplazamientos a las instalaciones de la empresa, que se perciben como molestos. Por supuesto, el autoinventario de la oficina en casa es igualmente adecuado para registrar los bienes que llevan los empleados sobre el terreno o en el montaje.

La conversión y posterior procesamiento de conjuntos de datos es problemática en muchos casos. A los fabricantes de software les gusta utilizar formatos propietarios para atar a los clientes a su propio producto. La filosofía de Timly es simplificar la gestión de inventarios. En consecuencia, durante el desarrollo se tuvo cuidado de crear interfaces con los sistemas de gestión de inventarios existentes en el mercado y no de crear una solución aislada.

En consecuencia, también es posible integrar información de otros sistemas o utilizar soluciones para la exportación y el tratamiento posterior de los datos necesarios. Por cierto, los expertos de Timly prestan apoyo en este ámbito previa solicitud y ayudan tanto en la conversión como en la migración. El resultado de un inventario físico puede transferirse directamente al sistema ERP existente una vez finalizado. No es necesaria la doble entrada ni ningún otro tipo de reelaboración.