Aplicación de Gestión de Activos: Trabaja de forma flexible con grabación y control móviles

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El reto anual de las empresas es el inventario. Al registrar todos los recursos operativos, el uso de una app de inventario puede suponer un ahorro en costes y tiempo de trabajo, lo que hace que esta moderna solución resulte atractiva para muchas PYMES. Mientras que los sistemas clásicos a menudo ya no están actualizados, una aplicación de gestión de activos para smartphones y tablets suele incorporar numerosas funciones.

Desde escáneres de códigos de barras hasta registro móvil de inventarios, todo está incluido para facilitar los procesos en la empresa. El cómodo manejo a través del propio smartphone o tableta también es un alivio para todos los empleados.

Un software de inventario debe tener un escáner de códigos QR para la asignación sin errores de artículos y productos. Esta función integrada permite registrar los mismos artículos de forma claramente reconocible para evitar la asignación duplicada de equipos de trabajo.

Mientras que el software clásico en el ordenador sigue teniendo que funcionar con un escáner de código de barras, las aplicaciones en Android, iOS y demás pueden funcionar con la cámara integrada. Por último, pero no por ello menos importante, esto facilita el trabajo a todos los empleados y garantiza una fácil accesibilidad y transmisión de los datos de inventario registrados.

Los códigos QR se pueden encontrar en cualquier equipo operativo y, por tanto, se pegan discretamente en las mesas, en la parte posterior de los equipos y en otros objetos. Con los dispositivos MDE, hace años que se sentaron las bases para el registro descentralizado de códigos de barras. Una app de inventario es la evolución inteligente de estos dispositivos, que rápidamente pueden plantear problemas de adquisición y funcionamiento.

Mediante el uso de smartphones compactos, los dispositivos propios de los empleados pueden integrarse en la rutina diaria de la empresa sin costes adicionales. Los dispositivos olvidados y las compras costosas son ya cosa del pasado. A partir de ahora, los equipos se pueden registrar rápida y fácilmente con códigos QR, lo que crea un inventario permanente en la empresa. Este aspecto también es apreciado por el controlling y la dirección.

Los empleados son el factor decisivo a la hora de introducir un software. Para una jornada laboral sin estrés y el ahorro de tiempo y otros recursos, un sistema de este tipo debe estar siempre orientado a las necesidades de los empleados. La aplicación de inventario, que puede utilizarse a través del navegador estándar de cualquier dispositivo, garantiza una fácil accesibilidad.

Aquí es donde se ponen de manifiesto los puntos fuertes de un sistema móvil para hacer balance, ya que se puede prescindir de los ordenadores fijos o de los dispositivos MDE. Aunque el software de un ordenador puede seguir funcionando sin restricciones, el núcleo de la recogida de datos reside en los dispositivos móviles de cada uno de los compañeros. Aquí es donde tiene lugar el registro de las transacciones comerciales, que se almacenan de forma descentralizada y en tiempo real.

Con el inventario móvil, no sólo la accesibilidad de los datos es un aspecto esencial: las funciones también hablan en favor de una facilitación en el negocio. Cuando se trata de recursos operativos, a menudo no se cumplen los plazos o se incumplen las devoluciones. En este caso, otros empleados calculan manualmente la duración del préstamo, mientras que la ayuda del software puede poner claramente remedio en este caso.

Así se puede planificar (programar) el inventario con horarios fijos para los empleados. Esto se hace simplemente a través del smartphone o la tableta del responsable correspondiente. Así se evitan conflictos en el proceso de asignación, ya que los empleados pueden solicitar y reservar un artículo por adelantado durante un periodo de tiempo determinado.

Una simple nube de inventario es todo lo que se necesita para transferir los datos capturados hoy a un sistema ERP o software similar. Los datos registrados durante el inventario informático pueden capturarse con una app escáner de números de serie (también: app escáner de códigos QR). Algunos proveedores de aplicaciones de inventario ya incorporan la función de escaneado de números de serie en la aplicación móvil.

De este modo, las capturas masivas, las asignaciones de inventario y las asignaciones son funciones integradas en el smartphone de los empleados. Este tipo de uso del escáner es especialmente demandado cuando el inventario se utiliza sobre el terreno o en el montaje. Si surgen ambigüedades, la aplicación de escáner del número de serie puede utilizarse para determinar fácilmente el empleado responsable de un dispositivo.

Las aplicaciones de escáner también son muy populares en el almacén o en el taller. La razón es el sencillo manejo de los ya familiares smartphones y tablets. En combinación con una app de gestión de activos fácil de usar, los empleados no se sienten abrumados.

Esto crea un entorno de trabajo eficiente y cómodo para toda la empresa. Una vez comprendidos, todos los niveles de la aplicación de gestión de activos pueden dominarse con facilidad. Ya se trate de informes de daños, visualización de documentos o inventario permanente, gracias a la intuitiva interfaz se puede llegar a todas las funciones con unos pocos clics.

Un aspecto decisivo es la seguridad de los datos, que es independiente del sector. A menudo, el alojamiento propio de la empresa es menos seguro que los centros de datos certificados, debido a la falta de un departamento informático. La recopilación de datos en la nube se nutre del hecho de que los empleados pueden acceder al conjunto de datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

GDPR y servidores con certificación ISO son las palabras clave aquí. En estas circunstancias, el uso de una app de inventario está garantizado por las copias de seguridad y es preferible a la solución on-premise en tu propia empresa. Evita esfuerzos innecesarios en tu departamento informático interno y confía en una solución eficaz de gestión de activos.