Crear un sistema inteligente de gestión de almacenes con Timly

Cada vez más, un sistema dinámico de gestión de almacenes está sustituyendo al almacenamiento clásico que fue habitual en muchas empresas durante décadas. En él, el capataz del almacén era el único responsable de la entrada y salida de mercancías, así como del control del inventario. La documentación se hacía a menudo en libros de existencias o mediante documentos de salida.

La logística y el almacenamiento han cambiado y se han vuelto aún más importantes. La gestión optimizada de la mano de obra y la mejora de los procesos de trabajo exigen que las mercancías y los materiales estén en el lugar adecuado, en el momento adecuado y en cantidades suficientes. Como consecuencia, el trabajo diario del empleado de almacén se ha vuelto mucho más complejo. Por regla general, el trabajo se reparte entre varios hombros y diferentes ubicaciones.

Esto conlleva nuevos retos. Un sistema moderno de gestión de almacenes (SGA) como Timly garantiza el registro sin fisuras de todas las existencias imaginables de materiales e inventarios. El flujo de trabajo del software SGA está orientado a los requisitos de la práctica. Con Timly, todos los empleados tienen una visión completa de los movimientos y procesos en el almacén, incluidas las funciones de control para el jefe de almacén. El proceso de picking, embalaje y envío es muy fácil de seguir gracias al seguimiento del inventario de una solución informática inteligente.

Para mapear los procesos internos del almacén en entornos complejos, hay que imponer ciertos requisitos al software de gestión de almacenes. Los datos deben almacenarse de forma centralizada y ser accesibles desde distintas ubicaciones con la mayor facilidad posible. El sistema de gestión de inventarios de Timly ha resuelto esto con un sistema basado en la nube. Los usuarios no tienen que preocuparse de la administración y la seguridad de la red. Timly garantiza el cumplimiento de la normativa GDPR y, con su sistema de autorización granular, proporciona una herramienta para cumplir los requisitos de protección y seguridad de datos.

Y lo que es más importante, sólo se necesita una conexión a Internet para utilizar el SGA basado en la nube de Timly. Esto permite a los empleados manejar el sistema de gestión de almacenes incluso desde lugares de trabajo cambiantes y desde la oficina en casa. En el sistema se pueden crear categorías flexibles de mercancías y materiales. Se puede almacenar información y documentación compleja para los artículos del inventario. Los artículos a granel pueden declararse como consumibles y se definen principalmente por el número de artículos en stock. Esto también permite ver y analizar con gran precisión las necesidades de material de la empresa.

Para consultar el perfil de un grupo de materiales, existen códigos QR que se pueden pegar como adhesivos en el almacén o en mercancías de gran valor. Cuando se trasladan mercancías, todos los empleados autorizados del almacén escanean el código QR y documentan sin esfuerzo las entregas a personas, los traslados a otras ubicaciones y las entradas de mercancías. Esto también evita errores humanos, ya que no hay que anotar datos a mano.

En el sistema se almacena un historial para cada categoría gestionada. Esto significa que siempre es posible rastrear cuándo se expidió qué material y a quién. Si una categoría de mercancías alcanza un nivel de llenado crítico, se pueden enviar notificaciones automáticas al personal responsable o a los proveedores de servicios externos. De este modo, se elimina el laborioso control de existencias y se optimiza el funcionamiento del almacén. El riesgo de interrupciones del trabajo por falta de material se reduce casi a cero.

Los teléfonos inteligentes y las tabletas se han aceptado como dispositivos multifuncionales en muchos ámbitos. Como la mayoría de los empleados ya tienen un dispositivo móvil, Timly ofrece una aplicación de inventario para acceder a los datos del sistema de gestión de almacenes. La cámara del dispositivo móvil también sirve como lector de códigos de barras con el que se lee un código QR y se llama al perfil almacenado. Esto permite a los empleados de las obras de montaje o construcción documentar el consumo de material en tiempo real.

Como Timly también permite definir un vehículo de servicio al cliente como un supuesto contenedor de materiales asignados, el montador in situ no tiene que preocuparse de los niveles de llenado de los consumibles. El software de gestión de almacenes le envía automáticamente una notificación a él o a los empleados responsables en el almacén. Al mismo tiempo, se documenta qué piezas se han instalado en un lugar de trabajo. No es necesario un sistema ERP adicional para poder planificar todo el flujo interno de materiales y tener a la vista la gestión de la cadena de suministro.

 

Durante mucho tiempo, Excel se consideró el programa definitivo para la gestión avanzada de una gran variedad de información. Las fórmulas y las macros automatizaban las entradas y los cálculos que hasta entonces se realizaban manualmente. Pero el programa se remonta a la época en que los PC autónomos eran el estado del arte técnico. La visualización en los dispositivos móviles es apenas razonable. Cuanto más extensos son los registros de datos, más confusas son las tablas.

Un sistema de gestión de almacenes basado en la nube como el Software de Gestión de Activos de Timly está diseñado para la capacidad multiusuario. La visualización dinámica de la información se genera en tiempo real a partir de la base de datos. Los usuarios sólo ven la información necesaria. Los paneles de control de la aplicación están diseñados para ser utilizables incluso en condiciones meteorológicas y de visibilidad difíciles in situ. Esto reduce la tasa de errores en el día a día y garantiza la aceptación necesaria entre los empleados. Si los procesos de introducción son complicados, provocan interrupciones en los procesos de trabajo. Aumenta el riesgo de que no se lleve a cabo la documentación prescrita de los movimientos de mercancías por falta de tiempo.

La introducción de un sistema profesional de gestión de almacenes ocasiona costes adicionales. Los responsables de las empresas tienen la obligación de llevar a cabo un control constante y una optimización de los gastos corrientes. Dado que existen varios tipos de sistemas de gestión de almacenes, el uso de software libre es una alternativa que debe examinarse antes de introducir un nuevo sistema. Si la funcionalidad de un software supera cierta complejidad, el software gratuito o de código abierto deja de ser competitivo. Los sistemas que incluyen almacenamiento en la nube gestionado de forma responsable y segura cuestan dinero.

Si un software se utiliza también para una función clave, como la administración de la gestión de mercancías en una empresa, son indispensables un desarrollo constante y la disponibilidad de asistencia profesional. El suministro puntual de actualizaciones periódicas de seguridad y la adaptación de las funciones a los requisitos actuales son una norma mínima no negociable en el entorno profesional.

Si, por el contrario, un software de inventario no cubre toda la gama de funciones necesarias, su uso se vuelve antieconómico, porque la gestión de varios inventarios de datos en distintos sistemas complica y ralentiza los procesos de trabajo y, por tanto, provoca en última instancia costes más elevados que los que se producen con sistemas profesionales de gestión de almacenes como Timly.