Software de Inventario: Gestiona eficazmente los activos informáticos

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En esta entrada del blog nos gustaría mostrarte cómo puedes gestionar mejor los activos informáticos de todo tipo con el software de inventario informático. Ya sea en la oficina, en el almacén o sobre el terreno, lo cierto es que te lo encuentras en todas partes.

El inventario informático abarca desde dispositivos clásicos como ordenadores y portátiles, incluido el software instalado, hasta terminales de entrada y escáneres de códigos de barras, pasando por teléfonos inteligentes. El registro completo del inventario informático aporta muchas ventajas. Mantienes una visión constante de los recursos existentes, su ubicación y su estado actual. Esto facilita la planificación y el cálculo.

El registro digital también fomenta el uso sostenible de valiosos activos informáticos. Por ejemplo, en un software de inventario informático como Timly, se pueden almacenar los empleados personalmente responsables. Al mismo tiempo, tienes la opción de realizar evaluaciones sobre la durabilidad y susceptibilidad de reparación de grupos de productos individuales. Son factores cada vez más importantes en tiempos de materias primas escasas y caras.

Las estaciones de trabajo informáticas constan de hardware y software. A primera vista, gestionarlos parece más trivial de lo que realmente es. Además de los componentes, como la torre, el monitor, el teclado y el ratón, también intervienen una gran variedad de activos de software. Estos últimos suelen ser la causa de gran parte de los costes incurridos.

Los sistemas operativos, por ejemplo Windows, Linux o MacOS, suelen ir acompañados de un costoso software especial, in situ o en el modelo de software como servicio. Las máquinas virtuales y otros programas informáticos, como las licencias de acceso a los sistemas operativos de servidor Windows necesarias para un Directorio Activo, también tienen condiciones diferentes y están sujetas a condiciones independientes.

De este modo, una carpeta de archivos se llena rápidamente de información necesaria. Un software de inventario informático es capaz de almacenar y vincular de forma centralizada todos los datos necesarios de los activos informáticos. A continuación, los datos registrados pueden emitirse en cualquier contexto necesario.

Así, es posible visualizar todas las licencias pertenecientes a un puesto de trabajo. Del mismo modo, puedes generar listas generales de categorías para toda tu TI. Las fechas de caducidad de las licencias o las fechas de servicio, como la comprobación electrónica del hardware, se muestran en los resúmenes. La gestión de activos informáticos es posible en su totalidad con la ayuda de un inventario informático. Esto se debe a que tanto las licencias caducadas como el hardware defectuoso perturban innecesariamente los procesos de trabajo.

Por supuesto, el inventario informático no es un fin en sí mismo. Más bien representa una forma de profesionalizar los procesos. El principio subyacente es que cualquier equipo de las infraestructuras informáticas permanece registrado en el inventario software informático durante toda su vida útil.

En el momento de la puesta en marcha, cada activo recibe un código QR, que se adjunta al dispositivo o, en el caso del inventario de software, a los documentos asociados mediante una pegatina que ocupa poco espacio. Todos los datos necesarios se introducen en el software de inventario informático.

El alcance depende de las necesidades concretas y puede manejarse con flexibilidad. Las categorías posibles incluyen información del fabricante, datos técnicos, instrucciones de funcionamiento y notas de mantenimiento. Los datos se almacenan de forma centralizada en una nube alojada por el proveedor. La seguridad necesaria se garantiza mediante precauciones de protección de datos conformes con la GDPR y una gestión de derechos detallada.

A cada empleado sólo se le conceden los derechos absolutamente necesarios en el software de inventario informático. Un perfil simple, por ejemplo, sólo permite consultar la información necesaria para el funcionamiento de un sistema. Los posibles derechos ampliados son la asignación de responsables y ubicaciones o la introducción de citas de servicio.

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Una gran ventaja del almacenamiento basado en la nube es la accesibilidad desde casi cualquier lugar imaginable. Los empleados pueden utilizar dispositivos móviles para acceder al conjunto de datos de un activo informático sobre el terreno o en viajes de negocios. Esto permite informar inmediatamente de defectos u otros problemas.

De esta forma, el estado de una herramienta de trabajo que se ha entregado puede registrarse en el software de inventario IT y documentarse con una foto. Existe una aplicación optimizada para dispositivos móviles. En este caso, la cámara de un smartphone o tableta actúa como escáner del código QR, que puede utilizarse para consultar el registro de datos de un dispositivo.

Se trata de una simplificación que tus empleados agradecerán, por ejemplo, cuando trabajen en una sala de servidores confusa. Está demostrado que la gestión de los equipos de trabajo debe diseñarse de la forma más sencilla posible para que no se omita por comodidad o falta de tiempo. Por otra parte, un funcionamiento intuitivo del software de inventario IT favorece el registro automático de todos los hechos relevantes.

¿Por qué pagar por algo que también está disponible gratuitamente? Esta pregunta está ciertamente justificada, siempre que el ámbito funcional de los productos comparados sea idéntico. Las tareas administrativas, como registrar el inventario o comprobarlo, no suelen ser populares entre tu propio personal. Las tareas aburridas suelen posponerse y son propensas a cometer errores por falta de concentración y motivación.

Sin embargo, una vez que los datos de una lista de inventario están obsoletos o son incorrectos, se requiere un gran esfuerzo para volver a depurarlos. Por tanto, es importante no ejecutar varias soluciones de software en paralelo para poder cubrir todas las funciones necesarias. Si es posible, una adquisición sólo debería ser necesaria una vez. Después, cualquier actualización debe ser lo más sencilla e intuitiva posible.

Hoy en día, casi todos los empleados llevan un smartphone y pueden acceder al perfil de un artículo del inventario simplemente escaneando el código QR. A los empleados con conocimientos informáticos, en particular, les puede parecer una característica interesante tener toda la información necesaria del software de inventario informático al alcance de la mano de esta forma. La aceptación de esta función también fomenta el uso regular del producto.

El software de código abierto ofrece programas apasionantes que prometen la máxima transparencia mediante la divulgación del código fuente. A menudo se crean como proyectos de investigación en entornos universitarios o son el producto de programadores ingeniosos.

Sin embargo, si el trabajo descansa sobre los hombros de sólo unos pocos desarrolladores, siempre existe el peligro de que se interrumpa el desarrollo posterior por falta de tiempo o por una orientación diferente de los propios planes.

Además, la provisión de correcciones de errores y parches de seguridad no puede tener lugar con la misma frecuencia que con un equipo profesional de desarrolladores. El soporte para el software de código abierto suele limitarse a foros en los que otros usuarios proporcionan consejos más o menos valiosos.

El uso de un software informático de inventario abarca un área tan esencial de una empresa que debe hacerse una selección cuidadosa. La asistencia profesional y la revisión permanente del software son algunos de los aspectos básicos de los que no debes prescindir.