Gestión eficaz de licencias de software con Timly

En esta página encontrarás información sobre los siguientes temas:

La gestión de licencias de software se está convirtiendo cada vez más en un reto para los departamentos de informática. Muchos fabricantes de software comercial se están alejando del modelo de licencias de por vida que pueden adquirirse una vez y luego utilizarse indefinidamente.

Cada vez más, las licencias de software se ofrecen en un modelo de suscripción con plazos variables. El vencimiento de un plazo puede tener consecuencias desagradables si dejan de funcionar programas que se necesitan con urgencia. Por eso, los responsables de los departamentos informáticos deben tener una visión lo más completa posible del software instalado en su empresa.

Con Timly, es posible cartografiar exhaustivamente incluso infraestructuras informáticas muy heterogéneas. El registro de ubicaciones, las asignaciones personales y un calendario independiente para cada activo son sólo algunas de las cómodas funciones que simplifican la gestión de las licencias de software.

La gestión de activos de software consiste en considerar los sistemas operativos y las aplicaciones que se ejecutan en el hardware utilizado como elementos independientes. Un ejemplo es el sistema operativo Microsoft Windows, que a menudo se entrega con un ordenador o portátil como licencia OEM. Si, por ejemplo, se planifica aquí una actualización interna de la empresa de Windows 10 a Windows 11, resulta laborioso y lento determinar qué licencias están activadas en qué dispositivos.

Con el intuitivo software de inventario de Timly, es posible registrar cada programa y cada sistema operativo con todos los datos relevantes justo en el momento de la instalación. Se pueden crear contenedores lógicos para asignar el software instalado en un hardware. Las fechas de caducidad de las licencias se introducen en el calendario. Los responsables reciben recordatorios por correo electrónico con tiempo suficiente antes de que expiren los periodos de renovación. Si se planifican actualizaciones o parches, los administradores informáticos pueden ver claramente en la gestión de licencias de software de Timly dónde se encuentra cada dispositivo y quién es la persona de contacto.

La norma ITIL para la gestión de servicios informáticos enumera siete principios básicos que deben guiar a la organización y, por tanto, también a las soluciones de gestión de licencias. Los principios más importantes que influyen directamente en la gestión de licencias de software son los siguientes

– Empieza donde estás: Las soluciones existentes deben integrarse y reutilizarse en la medida de lo posible.

– Visión holística: Todas las medidas deben tener siempre en cuenta los efectos en las áreas de trabajo vecinas y en toda la empresa.

– Sencillez y practicabilidad: Los procesos deben diseñarse de la forma más intuitiva posible en la vida cotidiana. No deben complicar innecesariamente los procesos de trabajo.

– Optimización y automatización: Las tareas recurrentes deben automatizarse siempre que sea posible para aliviar a los empleados y reducir las fuentes de error.

El software de inventario de Timly ayuda a cumplir los principios y normas. El registro estructurado de todos los activos utilizados en la empresa facilita a los responsables la generación y combinación de la información necesaria.

Especialmente en la gestión de licencias de software, la facilidad de gestión y las funciones inteligentes alivian a los empleados. Cuando se programan auditorías de software como parte de las certificaciones, es un signo de profesionalidad que todos los datos necesarios estén disponibles “pulsando un botón” en todo momento.

El software de gestión de inventarios de Timly funciona como un servicio basado en la nube. En última instancia, se puede acceder a él desde cualquier dispositivo final. El archivo digital de personal de Timly, especialmente adecuado para smartphones y tablets, garantiza una mejor usabilidad. Los activos también se pueden marcar con códigos QR. Esto significa que basta con escanear un código QR en el lector de códigos de barras de la aplicación para llamar al perfil de un activo.

De este modo, los empleados pueden obtener una visión completa del software instalado en un PC o servidor administrado en la gestión de licencias de software ahorrando tiempo. Las entradas se pueden añadir o actualizar al momento. Las prácticas funciones de filtro y las vistas generales del calendario ayudan a los administradores informáticos en su trabajo diario.

Si, por ejemplo, se conoce una vulnerabilidad de seguridad en un software en uso, se pueden identificar los dispositivos afectados sin mucho esfuerzo. Las decisiones estratégicas pueden tomarse siempre sobre la base de la información completa disponible.

La gestión de licencias de software no requiere ninguna intervención manual tras la configuración inicial. Si vence una renovación, el sistema lo notifica automáticamente al grupo de personas definido. La integración de proveedores de servicios externos también es posible en este punto. Por ejemplo, los procesos automáticos de pedido pueden vincularse a plazos fijos.

El riesgo de pasar por alto licencias que caducan se reduce prácticamente a cero. Además, los empleados ya no tienen que buscar laboriosamente los vencimientos de las licencias en los documentos o en los distintos elementos del menú del software. Basta con echar un vistazo a la aplicación Timly para disponer de la información necesaria sobre el software instalado.

Cuando se trata de gestionar datos estáticos, Excel es la primera opción en muchas empresas. Sin embargo, si una infraestructura informática supera cierta complejidad, el programa de hoja de cálculo deja rápidamente de ser suficiente. La capacidad multiusuario está insuficientemente implementada. El acceso desde dispositivos móviles es difícilmente practicable.

Debido a las oficinas en casa y a los cambios en la ubicación del trabajo, los dispositivos finales administrados a menudo ya no están dentro del rango de acceso de los administradores de TI. En cambio, la gestión de licencias de software basada en bases de datos de Timly está diseñada para escenarios de aplicaciones dinámicas. Todos los empleados autorizados pueden trabajar con la base de datos en tiempo real y en cualquier lugar.

Los enlaces y las acciones inteligentes se implementan de forma nativa en el software y no tienen que realizarse posteriormente mediante scripts VBA críticos para la seguridad.

Implantar la gestión de licencias de software con una solución de código abierto puede ser una alternativa rentable. Sin embargo, en el entorno profesional de una empresa, esto conlleva algunos riesgos. Por ejemplo, no se puede reclamar soporte ni correcciones de errores.

Con la aplicación de inventario de Timly, en cambio, el cliente adquiere un producto maduro y probado en la práctica. El equipo de soporte ayuda con preguntas y problemas. Los experimentados desarrolladores trabajan constantemente para mejorar el software. En el proceso, los deseos y sugerencias de los clientes siempre se incorporan a las nuevas funciones. El acceso basado en la nube también requiere que los servidores utilizados sean seguros. En cuanto se procesan datos personales, se aplican las estrictas normas del Reglamento Alemán de Protección de Datos (DSGVO) y el GDPR.

Los expertos de Timly garantizan la implementación segura del cifrado y la configuración de los servidores en la nube conforme a la DSGVO y la GDPR. De este modo, los empleados de los clientes se ven aliviados y pueden concentrarse en la infraestructura informática de la empresa.